Bem-vindo ao mundo das reuniões produtivas! Como profissionais, todos sabemos como as reuniões são importantes para gerar resultados, tomar decisões e manter o foco. No entanto, nem todos são de boa qualidade e são os preferidos.
Freqüentemente, quando questionadas sobre reuniões, muitas pessoas reagem balançando a cabeça ou suspirando exasperados devido à sua ineficiência. Eles ficam presos em sessões improdutivas que esgotam sua energia e tempo. É por isso que hoje vamos aprender como fazer uma boa reunião!
Vamos começar!
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O que faz uma boa reunião?
As reuniões são inegavelmente uma parte essencial de qualquer negócio ou organização. Eles são uma plataforma para indivíduos se reunirem, trocarem ideias, tomarem decisões e trabalharem em prol de um objetivo comum.
Uma boa reunião é aquela que é bem organizada, produtiva, alcança os resultados desejados e faz com que todos os participantes se sintam ouvidos e valorizados.
Aqui estão alguns fatores que criam uma boa reunião:
- Tem um propósito claro. Uma boa reunião começa com uma agenda clara que indica o seu propósito, juntamente com os objetivos da reunião e os resultados esperados, o que ajuda a manter a reunião no caminho certo e garante que todos os participantes estejam cientes das suas tarefas.
- Promove uma comunicação eficaz. Uma boa reunião requer uma comunicação eficaz. Todos os participantes terão oportunidades de expressar seus pensamentos e ideias, e a discussão deve ser incentivada com escuta ativa e diálogo respeitoso.
- Tem resultados claros e ações de acompanhamento. Sem eles, a reunião é improdutiva e ineficaz, pois os participantes não terão certeza de seus próximos passos. A partir daí, é difícil trazer eficiência para qualquer reunião de acompanhamento.
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8 dicas para ter uma boa reunião
Claro que para ter uma boa reunião como a acima e não desperdiçar o tempo e esforço dos participantes, é preciso considerar a preparação e o acompanhamento antes, durante e depois da reunião. Tomar nota dessas etapas garantirá um resultado tranquilo e bem-sucedido.
Antes do encontro - Tenha uma boa reunião
1/ Defina o objetivo e o tipo de reunião
A finalidade, os objetivos e o tipo da reunião devem ser definidos e garantidos que sejam compreendidos por todos os participantes. Ninguém quer chegar a uma reunião por 10 minutos e ainda não ter consciência de sua responsabilidade e qual é o ponto de discussão aqui. Alguns tipos de reuniões servem apenas a propósitos específicos, como
- Reuniões de decisão. Eles são conduzidos quando decisões e ações são necessárias.
- Reuniões de resolução de problemas. Eles são chamados para encontrar uma solução para um problema/crise.
- Reuniões de brainstorming. Eles são um lugar para coletar novas ideias inovadoras com contribuições dos membros.
2/ Tenha uma agenda
Certifique-se que tem uma reunião agenda e envie-o antes da reunião a todos os participantes, o que os ajudará a entender o propósito, as metas e os resultados esperados da reunião. Ele também serve como um guia para ajudá-los a coletar informações e documentos necessários de forma proativa, como relatórios, dados, apresentações ou outros documentos relevantes.
3/ Estabeleça as regras básicas
As regras básicas são diretrizes ou normas previamente acordadas por todos os participantes e ajudam a criar um ambiente produtivo e respeitoso para discussão. Eles podem incluir encorajar a escuta ativa, respeitar a diversidade, ter tempo limitado para discussão, etc.
Durante o encontro - Tenha uma boa reunião
4/ Comece com um jogo de quebra-gelo
Começando com um quebra-gelo criativo é uma ótima maneira de aliviar a tensão e deixar todos no clima certo para uma reunião de equipe. Quebrar os momentos constrangedores de silêncio no início de uma reunião pode ajudar a definir o tom para uma sessão produtiva e agradável.
Em vez de depender de coisas desatualizadas, você pode participar de debates alegres, conversas casuais ou um teste ao vivo que pode ser altamente divertido, criativo, competitivo e facilmente criado em questão de minutos. Então, por que não tentar algo novo?
5/ Crie um espaço para colaboração
Uma reunião de equipe é uma oportunidade valiosa para discutir e tomar decisões em grupo. Em vez de tentar apresentar novas ideias no local, os membros da equipe devem trazer seus relatórios, ideias e perspectivas preparados para a mesa. Dessa forma, a equipe pode trabalhar em conjunto para chegar a uma decisão final bem pensada e sólida.
A equipe pode então considerar a realização de uma pesquisa ao vivo das ideias discutidas e coletar feedback em tempo real por meio de pesquisas ao vivo com perguntas de múltipla escolha ou abertas AhaSlides.
Usando um código QR ou link exclusivo, os membros da equipe podem acessar e fornecer informações instantaneamente, e os resultados serão exibidos diretamente na tela. Isso ajuda a evitar perda de tempo e garante que todas as ideias sejam capturadas de maneira justa.
6/ Mantenha sua equipe engajada
Não dê aos participantes a oportunidade de se distrair, mantendo-os envolvidos durante a reunião. Você pode organizar uma “mesa redonda online” onde todos possam participar e contribuir. Com pessoas tímidas? Não se preocupe. Anônimo Dúvidas vai resolver esse problema.
Além disso, não se esqueça de permitir algum espaço para a espontaneidade. Porque uma reunião saudável e ativa é o local ideal para surgirem novas soluções e inovações. Quebrar a atmosfera lenta e estressante, incentivando os participantes a pensar criativamente com palavra nuvem será uma atividade interessante e eficaz. Experimente e veja.
Depois da reunião - Tenha uma boa reunião
7/ Termine com ações de acompanhamento e cronogramas claros
Para encerrar a sessão estratégica, certifique-se de que cada participante tenha clareza sobre os próximos passos.
Faça com que os departamentos discutam:
- Quais métricas demonstrarão seu progresso? Seja específico para que o progresso possa ser acompanhado.
- Quais parceiros multifuncionais precisam de coordenação para ter sucesso? Uma colaboração forte é fundamental.
- Que tipo de atualizações as reuniões de acompanhamento exigirão? Relatórios? Apresentações? Pense nos resultados com antecedência.
- Quando podemos esperar resultados ou informações preliminares? Estabeleça prazos ambiciosos, mas alcançáveis, para manter o ritmo.
8/ Ter atas de reuniões
Sempre precisa de informações detalhadas, completas, claras e fáceis de entender atas da reunião para enviar aos participantes, ao conselho de administração, aos líderes seniores e àqueles que não puderem comparecer. Não são apenas documentos, uma base de conteúdo para as próximas reuniões, mas também uma base jurídica (em caso de necessidade).
Principais lições
Espero que as dicas para ter uma boa reunião que AhaSlides compartilhados acima não são muito complicados. Lembre-se de que reuniões produtivas são aquelas em que todos se sentem valorizados, ouvidos e incentivados a falar. A reunião deve produzir um resultado definido e servir ao propósito pretendido. Após a reunião, todos aceitam seus papéis e se comprometem a seguir os planos discutidos.
