Como treinar gerentes de restaurantes para usar análises automatizadas de rastreamento de desperdício de alimentos para redesenhar as rotinas de preparação na cozinha.

Imagine uma cozinha cujo relatório de desperdício mostra 13% mais comida no lixo do que no mês anterior. O gerente geral quer reduzir a lista de preparo. O chefe de cozinha diz que a culpa é do prato especial do fim de semana. O departamento financeiro aponta que o número de clientes aumentou em cerca de 8%. Todos estão olhando para o mesmo gráfico e chegando a conclusões diferentes.

Este é um cenário ilustrativo, não um incidente documentado. Trata-se da situação para a qual o treinamento em análise de desperdício de alimentos visa preparar os gerentes: analisar os dados de rastreamento quando o número de clientes atendidos e a variedade do cardápio também mudaram e, em seguida, decidir o que tentar na cozinha. Este guia é destinado a diretores de treinamento em hotelaria e líderes de operações de restaurantes ou hotéis. Ele aborda como diagnosticar a lacuna, como planejar a prática, como conduzir e avaliar um caso e o que o treinamento não pode resolver. Peça a um líder de operações que conheça suas cozinhas para validar o caso e os critérios antes de utilizá-los.

Fatos rápidos

1. Descreva o problema de desempenho.

Comece pela tarefa, não pelo curso. Um gerente que analisa dados de rastreamento de desperdício de alimentos precisa decidir o que os números significam, escolher uma mudança na rotina de preparo e elaborar um teste que demonstre se a mudança funcionou. Isso é análise e julgamento, não apenas entrada de dados.

Seja específico sobre a decisão. O desperdício aumentou porque a equipe preparou comida em excesso, porque um prato vendeu menos do que o previsto, porque o estoque estragou no depósito ou porque os pratos voltaram com restos de comida? Cada causa exige uma mudança diferente. Nomeie os indicadores mensuráveis ​​com os quais o gerente deve trabalhar: peso do desperdício por categoria, desperdício por período do dia, número de refeições consumidas, itens vendidos e quantidades preparadas.

Há um motivo comercial para levar isso a sério. O relatório Champions 12.3 sobre restaurantes analisou 114 restaurantes em 12 países. Constatou-se que, em média, os restaurantes economizaram US$ 7 em custos operacionais para cada US$ 1 investido na redução do desperdício de alimentos na cozinha, e reduziram esse desperdício em uma média de 26% em um ano. As medidas incluíram a medição e o monitoramento do desperdício e o treinamento da equipe em novos procedimentos de manuseio e armazenamento. Você pode ler as conclusões no relatório. Relatório dos restaurantes Champions 12.3 ea sua comunicados à CMVMEsses valores são médias de um estudo realizado em locais que optaram por participar, portanto, considere-os como um incentivo para analisar o desperdício, e não como uma garantia para as suas cozinhas.

2. Diagnosticar as lacunas de aprendizagem e de contexto

Antes de elaborar um treinamento, compare a tarefa com o que os gestores fazem hoje. Se o treinamento atual consiste em uma demonstração de software de uma hora e um questionário ao final do módulo, a tarefa e a avaliação não são compatíveis. Em seguida, verifique se a causa das decisões equivocadas é realmente a falta de conhecimento.

Verifique a demanda cognitiva. Recordar o significado de uma categoria de desperdício é uma demanda de baixo nível. Interpretar um pico quando outras coisas mudaram exige que os gestores analisem. Escolher entre duas alterações de preparação e defender a escolha exige que avaliem. Criar um teste exige que criem. Um curso que testa apenas a memorização pouco lhe dirá sobre qualquer uma dessas habilidades. A taxonomia de Bloom revisada (Anderson e Krathwohl, 2001) é uma maneira prática de nomear o nível necessário.

Verifique os dados. Treinar gestores para confiarem em dados imprecisos os ensina a cometer erros por convicção. Pergunte quem registra o desperdício, em que momento do turno e se as categorias têm o mesmo significado em todas as unidades. Se metade do desperdício nunca chega à balança, o gráfico não está refletindo a realidade.

Verifique as ferramentas e os procedimentos. Existe uma balança e um recipiente identificado em cada estação onde os resíduos são gerados? O registro faz parte da rotina de fechamento ou é uma tarefa extra no final de um turno longo? Existe uma lista de preparação que os gerentes podem alterar?

Verificar a equipe e a autoridade. Um gerente que percebe que o tempo de preparação está muito alto, mas não pode alterar a lista sem a aprovação da matriz, não tem uma lacuna de treinamento. Leve isso ao conhecimento do proprietário.

3. Planeje preparação e prática com propósito.

Utilize três etapas, cada uma adequada ao objetivo que precisa alcançar.

Preparação: confirme os pré-requisitos. Utilize um breve diagnóstico individual sobre o vocabulário e os conceitos básicos: o que significa cada categoria de desperdício, como as embalagens e os itens vendidos se relacionam com as quantidades preparadas e como interpretar o relatório gerado pelo sistema. Uma verificação de conhecimento como essa confirma apenas os pré-requisitos. Ela não demonstra que qualquer pessoa consegue interpretar um gráfico confuso, portanto, não a utilize como uma pontuação de competência.

Prática: tomada de decisões com feedback. Apresente aos gerentes casos com complicações reais. Mostre uma semana de dados de desperdício juntamente com as coberturas e uma alteração no cardápio, e pergunte o que eles acham que está acontecendo, quais evidências sustentam essa hipótese e o que eles testariam. O feedback deve abordar dois aspectos separadamente: a qualidade da interpretação e a qualidade do teste proposto. Um gerente pode interpretar bem os dados e ainda assim propor um teste que não forneça nenhuma informação útil.

Análises de cardápio e auditorias de desperdício devem ser consideradas como material de pesquisa. Uma análise de cardápio mostra quais pratos vendem bem e quais vendem mal, enquanto uma auditoria de desperdício mostra o que realmente está sendo descartado e por quê. Utilize dados anonimizados de seus próprios estabelecimentos para que os casos pareçam reais e verifique-os com o departamento financeiro antes de compartilhá-los.

Revisão e transferência: viva onde o discernimento é necessário. O acompanhamento ao vivo é mais eficaz quando um caso é ambíguo, por exemplo, quando duas explicações se encaixam igualmente bem nos dados. A revisão assíncrona é suficiente para verificações de interpretação simples. Enquetes interativas, questionários e slides com cenários curtos podem ser realizados em uma reunião de equipe ou concluídos individualmente, permitindo que gerentes em diferentes turnos e locais pratiquem da mesma forma.

4. Analise um exemplo realista.

Aqui está uma pequena tarefa que você pode adaptar. Ela é meramente ilustrativa, e um líder de operações deve validar os números e o gabarito.

O caso. Um restaurante monitora o desperdício por peso na área de preparo e na estação de serviço. Ao longo de quatro semanas, o desperdício na estação de preparo aumentou de 38 kg para 43 kg por semana, um aumento de cerca de 13%. No mesmo período, o desperdício nas coberturas aumentou cerca de 8% e um novo prato especial da estação, que utiliza muitas ervas frescas e vegetais já cortados, foi adicionado ao cardápio. O desperdício nos pratos permaneceu estável.

Tarefa do aluno. Analise os dados. Descreva o que está acontecendo, quais evidências sustentam sua opinião, o que você mudaria na rotina de preparação, como você a testaria e de quais informações adicionais você precisaria.

Escolhas e feedback dos alunos.

1. "O desperdício aumentou 13%, então reduza cada quantidade de preparo em 13%." Incompleto. Isso ignora que as coberturas aumentaram e trata todo o aumento como excessivo. Sugestão: compare o desperdício por cobertura, não apenas o total, e observe quais itens de preparo impulsionam o aumento.
2. "O novo especial é a causa, então remova-o." Em parte correto. O aluno identificou um fator plausível, mas ainda não há provas e remover o prato pode prejudicar as vendas. Sugestão: pergunte quanto do desperdício de preparo provém dos ingredientes do prato especial e se as aparas poderiam ser reaproveitadas.
3. "O desperdício por pessoa aumentou apenas um pouco, e os restos de ervas e vegetais são o principal item novo. Durante duas semanas, altere o preparo do prato especial para lotes menores duas vezes ao dia e compare o desperdício por pessoa com as duas semanas anteriores, mantendo as demais listas de preparo inalteradas." Forte. Ele ajusta as coberturas, encontra um possível jogador de ataque, altera um único fator e indica como avaliará o resultado.

A nova tentativa. Apresente um segundo caso com a mesma estrutura, mas com uma causa diferente, como uma alteração na entrega que levou a pedidos em excesso. Observe se o aluno transfere o raciocínio em vez de repetir a primeira resposta.

5. Avaliar a capacidade e planejar a transferência.

Avalie um caso novo e inédito usando uma rubrica curta, de 0 a 2 para cada critério, em comum acordo com o seu líder de operações.

Critérios de avaliação: 0 significa ausente ou sem suporte, 1 significa parcial com omissões relevantes, 2 significa completo e justificado de acordo com os critérios acordados. Defina erros críticos separadamente, por exemplo, agir com base em dados sabidamente não confiáveis ​​ou alterar um procedimento de segurança alimentar para evitar desperdício. A pontuação geral não deve ocultar uma falha crítica. Esta rubrica é um ponto de partida proposto, não um padrão de prontidão validado, portanto, adapte-a com o especialista do seu setor.

Acompanhamento no local de trabalho. Verifique a transferência de dados assim que os gerentes tiverem tido tempo para utilizá-los. Compare uma linha de base com casos de acompanhamento não vistos e com os experimentos que os gerentes de fato realizaram. Defina a população, o denominador (por exemplo, desperdício por pessoa por semana) e o cronograma antes de começar. Analise mudanças simultâneas, como um novo cardápio, uma mudança de fornecedor ou uma alteração na equipe, antes de atribuir qualquer melhoria ao treinamento.

O que o treinamento não vai resolver

• Dados de baixa qualidade. Resíduos que não são pesados, ou categorias que diferem entre locais, tornam qualquer análise não confiável.
• Equipamento desaparecido. Sem balança ou recipiente na estação, nenhum registro.
• Não há autoridade para alterar a lista de preparação. Um gerente não pode testar uma alteração que não está autorizado a fazer.
• Equipe e ritmo de trabalho. Um fechamento apressado significa que o registro de logs será ignorado.
• Causas externas. A qualidade da entrega, o tamanho das embalagens dos fornecedores e os erros de previsão estão fora do alcance da cozinha.
• Limites do sistema. Este guia não pressupõe que seu sistema de rastreamento de resíduos esteja conectado a qualquer outra ferramenta. Verifique as funcionalidades do seu sistema.

Informe os proprietários sobre esses problemas logo no início e defina quem será o responsável por cada um deles. O treinamento aprimora a capacidade dos gerentes de interpretar e tomar decisões. No entanto, ele não fornece equipamentos, tempo ou autoridade.

Perguntas frequentes

O que é treinamento em análise de desperdício de alimentos?

Treinamento que ensina gestores a interpretar dados de rastreamento de desperdício de alimentos, identificar as causas de uma mudança e elaborar um pequeno teste de uma rotina de preparo diferente. Trata-se de prática com feedback, não de um tutorial de software.

O que os gerentes de restaurantes devem analisar nos dados sobre desperdício?

Desperdício por categoria e período do dia, comparado com o número de clientes atendidos, itens vendidos e quantidades preparadas. O desperdício por cliente atendido geralmente é mais justo do que o total bruto quando o volume de negócios varia.

Qual a duração ideal de um experimento preparatório?

Tempo suficiente para observar mais de uma semana normal, mantendo as demais alterações estáveis. De duas a quatro semanas é um ponto de partida razoável para um canteiro de obras movimentado, mas converse sobre isso com o responsável pelas operações.

Os gestores precisam de um sistema automatizado?

Não. Uma balança, recipientes etiquetados e um registro consistente são suficientes para praticar a habilidade. A automação pode economizar tempo no registro, mas a tarefa de treinamento de interpretar os dados e elaborar um teste permanece a mesma.

Por onde começar

Escolha uma cozinha com registros de desperdício razoavelmente confiáveis. Elabore um argumento a partir do seu padrão real, abordando pelo menos uma outra mudança, como a substituição de toalhas ou a inclusão de um novo item no cardápio. Peça a um líder de operações que valide os critérios de resposta e, em seguida, faça um teste piloto com uma equipe de gerentes antes de implementá-lo em larga escala.

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