Um departamento resiste à mudança para o prontuário eletrônico do paciente (PEP). Ninguém se recusa a usá-lo. O problema é que o trabalho rotineiro ficou mais lento. Uma tarefa que levava um minuto na tela antiga agora exige quatro cliques e uma busca, e a unidade já está com pouco tempo. Os funcionários concluíram o treinamento e se lembram de que lhes mostraram as novas telas. O que não lhes foi pedido foi para executarem as tarefas do seu próprio turno no novo sistema e relatarem o que atrapalha.
Esta é uma situação ilustrativa, não um caso documentado de um cliente. Ela descreve a lacuna que o treinamento em gestão de mudanças de EHR (Registros Eletrônicos de Saúde) visa preencher: a distância entre ter visto um novo fluxo de trabalho e ser capaz de praticá-lo, com feedback, de uma forma que também revele as barreiras que impedem as pessoas de adotá-lo.
Este guia destina-se a diretores de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) hospitalares e aos responsáveis pela informática ou conformidade que trabalham com eles. Ele aborda como descrever o problema de desempenho, diagnosticar lacunas de aprendizagem e contexto, planejar a preparação e a prática, analisar um caso e avaliar a transferência do conhecimento. Trata-se de planejamento de treinamento. Não substitui testes de usabilidade, redesenho de fluxos de trabalho ou o programa de mudanças da sua organização, e não garante resultados.
O que é treinamento em gestão de mudanças em EHR (Registros Eletrônicos de Saúde)?
O treinamento em gestão de mudanças de EHR prepara as pessoas que utilizam o registro para trabalhar em um sistema ou fluxo de trabalho modificado. Sua função é praticar novos fluxos de trabalho e identificar barreiras à adoção. O participante realiza uma tarefa realista para sua função, recebe feedback e relata onde o fluxo de trabalho, as ferramentas ou as políticas dificultaram a sua execução. A segunda parte é tão importante quanto a primeira. A prática que apenas verifica se as pessoas conseguem seguir os passos ignora as barreiras que determinam se elas o farão.
Fatos rápidos
| Questão | Resposta curta |
|---|---|
| Qual é a tarefa? | Pratique novos fluxos de trabalho e identifique as barreiras à adoção. |
| Qual é a sua pontuação? | Proficiência na tarefa e um registro de barreiras não resolvidas no fluxo de trabalho. |
| Uma demonstração seguida de um teste é suficiente? | Pode demonstrar pré-requisitos. Não demonstra que alguém consegue executar as tarefas do seu cargo com rapidez. |
| Quem valida o conteúdo? | Um profissional de informática ou de conformidade, que utiliza casos inventados ou anonimizados. |
| O que o treinamento não consegue corrigir? | Uma tela lenta, um pedido incompleto, uma política pouco clara ou pouco tempo da equipe. |
| Como você sabe que funcionou? | Um novo caso, nunca antes visto, avaliado segundo critérios previamente acordados, além das barreiras que ainda persistem após o treinamento. |
1. Descreva o problema de desempenho.
Comece com a tarefa: pratique novos fluxos de trabalho e identifique as barreiras à adoção. Duas partes são essenciais. Praticar significa executar o trabalho da função, não apenas observá-lo. Identificar as barreiras significa que o treinamento fornece informações sobre o que está dificultando o trabalho das pessoas, para que alguém com autoridade possa agir.
Escreva uma frase para cada função e peça a um responsável pela área de informática para revisar: "Dada uma tarefa típica para esta função, como admitir um paciente, documentar uma transferência de informações ou fazer um pedido padrão, o aprendiz a executa no novo fluxo de trabalho, registra os pontos de atrito e indica qual suporte seria útil."
As funções são diferentes. Um enfermeiro, um auxiliar administrativo e um médico utilizam partes diferentes do prontuário, portanto, uma única sessão genérica não abrange nenhuma de suas tarefas reais. Uma revisão exploratória de programas de treinamento em prontuário eletrônico para enfermeiros de internação (30 estudos) lista "não dividir as sessões de treinamento por tipo de função" (Nguyen e colegas, JAMIA, 2024A revisão abrange enfermeiros em ambientes hospitalares, portanto, leia-a como um guia para o planejamento e compare-a com a sua própria população.
2. Diagnosticar as lacunas de aprendizagem e de contexto
Antes de construir qualquer coisa, compare a tarefa com o que seu programa atual pratica e avalia. Três perguntas geralmente diferenciam uma lacuna de treinamento de outros problemas:
- A prática atual utiliza a tarefa real? Se o programa demonstrar as telas e terminar com um teste de memorização, os alunos terão praticado o reconhecimento da interface, e não concluído o trabalho do seu turno.
- Qual é a demanda cognitiva? Na taxonomia revisada de Bloom, executar um procedimento em uma nova situação e analisar por que ele deu errado estão acima da memorização. A correspondência entre as atividades e esses níveis é abordada em nosso guia. Alinhar as atividades de aprendizagem à Taxonomia de Bloom.
- Existe algo além da habilidade que está atrapalhando? Verifique a equipe, as ferramentas e os procedimentos antes de prescrever treinamento. Se uma tela estiver lenta, se um conjunto de pedidos necessário estiver faltando ou se a política exigir uma entrada duplicada, uma sessão melhor não mudará o que acontece na enfermaria. Relate essas causas às pessoas que podem resolvê-las.
A mesma revisão de escopo lista o acesso à prática entre os fatores identificados: "não poder praticar em um ambiente de simulação" aparece como uma barreira e "permitir que os enfermeiros pratiquem no prontuário eletrônico após o treinamento" como um facilitador. Se seus alunos não têm um ambiente seguro para praticar, isso é uma lacuna de contexto, não um problema de motivação.
3. Preparação e prática do projeto
Depois de identificar as lacunas que o treinamento pode preencher, atribua uma função específica a cada etapa. Nosso guia para Criar um processo de integração de EHR que reduza a carga de documentação. Esta seção aborda o planejamento das primeiras semanas. Já esta seção trata da mudança em si.
Preparação. Verifique os pré-requisitos com um breve diagnóstico: as diferenças entre as versões antigas e novas que afetam cada função, os termos usados pela sua organização e onde obter ajuda no dia. O estudo individualizado e direcionado é adequado para esta etapa. Uma verificação de memória apenas confirma os pré-requisitos.
Prática. Utilize projetos interdisciplinares de aprimoramento da qualidade e prática de casos baseada em funções. Profissionais de diferentes áreas trabalham juntos na jornada de um paciente, por exemplo, admissão, prescrição de medicamentos, transferência de informações e alta, cada um desempenhando seu papel em um ambiente prático. Observar onde a transferência de informações entre as funções trava frequentemente revela um problema no fluxo de trabalho que nenhuma função isoladamente identificaria. Observe tarefas representativas e registre erros e dificuldades ao longo do processo.
Feedback. Associe isso às decisões tomadas, em vez de uma pontuação total. "Você encontrou o pedido correto, mas escolheu o caminho mais longo e optou por contornar o alerta em vez de perguntar" ensina mais do que "3 de 5". Inclua caminhos errados plausíveis que expliquem por que eles tentam as pessoas. Nosso guia para Projetando práticas interativas com feedback útil Mostra como redigir feedback que esteja relacionado às decisões tomadas.
Entrada ao vivo ou revisão assíncrona? O acompanhamento ao vivo agrega mais valor quando a tarefa é ambígua, quando as funções precisam ser coordenadas e quando as pessoas precisam apontar o que não está funcionando. A revisão assíncrona é suficiente para comparar os passos registrados pelo aluno com um modelo de fluxo de trabalho anotado. Muitas equipes utilizam ambos: primeiro, preparação individualizada e, em seguida, sessões facilitadas para os fluxos de trabalho mais complexos.
Tempo. A revisão de escopo relata barreiras como excesso de conteúdo em um curto período e um longo intervalo entre o treinamento e a entrada em operação. Planeje o treinamento prático próximo ao momento em que as pessoas usarão o fluxo de trabalho e divida-o em sessões curtas o suficiente para que possam assimilar o conteúdo.
4. Analise um exemplo realista.
Exemplo ilustrativo. Um responsável pela área de informática ou conformidade deve validar o caso e os critérios de resposta antes de utilizá-los.
O caso. Uma unidade médico-cirúrgica adotou um novo fluxo de trabalho de documentação para a passagem de plantão. Os funcionários dizem que o processo leva mais tempo do que antes. A política exige que a nota de passagem de plantão esteja completa antes da saída do(a) enfermeiro(a) que está saindo do turno.
A tarefa. O aluno realiza a transferência de informações para um paciente de treinamento no novo fluxo de trabalho, registra cada ponto de atrito, descreve o que faria a respeito e indica de quais informações ou suporte adicionais precisa.
Uma primeira tentativa. O aluno preenche a anotação, mas omite dois campos que "ninguém lê" e não registra nenhuma dificuldade. Ele diz que o novo método é "apenas mais lento". A anotação está incompleta, contrariando as normas, e a dificuldade é descrita como uma opinião sem detalhes.
Feedback e tentativa novamente. O instrutor destaca que os dois campos fazem parte da política e pede ao aluno que localize cada um na tela e identifique quanto tempo cada etapa leva. Na segunda tentativa, o aluno deve preencher a anotação novamente e registrar, para cada ponto de atrito, o que fez, quanto tempo levou e o que poderia tornar o processo mais rápido.
Uma tentativa mais robusta. "Preenchi todos os campos. O resumo da medicação exige uma busca separada a cada vez, o que acrescentou cerca de dois minutos. Não o ignorei porque a política exige. O resumo poderia ser preenchido automaticamente ou existe um atalho aprovado? Não sei se isso já foi relatado, então vou mencionar ao superusuário da unidade e à equipe de informática." Esta resposta atende à política, registra evidências específicas e utiliza um método aprovado.
Por que cada resposta é defensável ou incompleta. Avalie cada caso de acordo com os critérios aprovados, e não com a preferência do instrutor. A primeira tentativa é uma resposta comum a uma tarefa mais lenta, mas ignora as diretrizes e não oferece nada para corrigir no projeto. A tentativa mais robusta respeita as diretrizes, mantém-se dentro do papel do aluno e transforma uma reclamação em evidência. Os dois minutos mencionados no exemplo são um valor hipotético para ilustrar o tipo de detalhe a ser registrado, e não um parâmetro de referência.
5. Avaliar a capacidade e planejar a transferência.
A demonstração de capacidade consiste no desempenho em um caso que o aluno não tenha visto antes. Avalie a proficiência na tarefa e mantenha um registro separado das barreiras não resolvidas no fluxo de trabalho. Uma rubrica simples utiliza uma escala de 0 a 2 para cada critério:
| Critério | Evidências observáveis |
|---|---|
| Execução de tarefa | Conclui o novo fluxo de trabalho e registra a ação e as evidências que a sustentam. |
| Raciocínio | Explica as restrições relevantes, as alternativas e o que permanece incerto. |
| Limites | Utiliza procedimentos aprovados e busca ajuda quando as informações ou a autoridade são insuficientes. |
Critérios de avaliação: 0 significa ausente ou sem justificativa, 1 significa parcial com omissões relevantes e 2 significa completo e justificado de acordo com os critérios acordados. Defina erros críticos separadamente, como a omissão de um campo obrigatório pela política, para que a pontuação geral não os oculte. Esta rubrica é uma proposta, não um padrão de prontidão validado. Adapte-a com um responsável pela área de informática ou conformidade e realize um teste piloto.
Planeje a transferência de forma cuidadosa. Depois que os aprendizes retornarem ao trabalho por um tempo, inclua um breve acompanhamento, como uma reunião rápida da equipe, onde cada pessoa traz uma tarefa real, sem detalhes, e demonstra como a executam atualmente. Observe uma amostra de trabalho real, se as normas da sua organização permitirem.
Onde a entrega interativa ajuda
Os formatos interativos são úteis quando todos devem se comprometer antes de ouvir a resposta. Em uma sessão ao vivo, um facilitador pode apresentar um breve caso, pedir a cada pessoa que escolha seu próximo passo e descreva o nível de atrito que esperaria, e então mostrar a distribuição antes da discussão. Respostas anônimas podem facilitar a admissão de que um fluxo de trabalho não está funcionando. O mesmo caso pode ser apresentado em ritmo próprio para preparação. O AhaSlides oferece suporte ao aprendizado interativo e à transição entre apresentações ao vivo e em ritmo próprio. Evite incidentes reais e informações de pacientes, verifique qualquer função específica de autoria, feedback ou relatório que você planeja utilizar em relação ao seu próprio fluxo de trabalho e considere IA, simuladores e integrações com EHR como externos ou não confirmados até que você os tenha visto em funcionamento. Para obter orientações sobre a escolha de formatos, consulte nosso artigo sobre Quando usar o aprendizado adaptativo, interativo e ao vivo.
Meça o que mudou.
Decida antecipadamente o que demonstraria que os alunos conseguem realizar a tarefa. Compare a proficiência na tarefa e o registro de barreiras em um caso não visto com uma linha de base e mantenha o registro de barreiras aberto após o treinamento como uma medida independente. Defina quem está incluído, o denominador e o período. Se os resultados melhorarem, verifique o que mais mudou no mesmo período, como uma atualização de software, uma mudança na equipe ou uma reformulação do fluxo de trabalho, antes de creditar o treinamento.
Restrições que podem permanecer
- Usabilidade. Se uma tela exigir muitos passos, o treinamento pode ensinar o atalho, mas não pode eliminar os passos.
- Recursos humanos e tempo. A prática não adianta se não houver um tempo reservado para ela.
- Clareza da política. Um processo não pode resolver uma política que duplica entradas ou é ambígua. Corrija a política.
- Cobertura do caso. Um caso isolado ilustra um fluxo de trabalho específico. Uma pontuação não descreve o desempenho geral de uma pessoa.
- Transferência. O desempenho em um caso simulado não é o mesmo que o desempenho com uma enfermaria lotada e o telefone tocando.
Informe esses problemas aos patrocinadores o quanto antes e planeje soluções específicas. O treinamento aprimora as habilidades dos alunos, mas não altera as condições que envolvem a tarefa.
Perguntas frequentes
O que é treinamento em gestão de mudanças em EHR (Registros Eletrônicos de Saúde)?
Prepara a equipe para trabalhar em um sistema de registro eletrônico de saúde (EHR) ou fluxo de trabalho modificado por meio de práticas baseadas em funções e feedback, além de coletar as barreiras reveladas pela prática para que se possa agir sobre elas.
A aprovação no treinamento significa que a equipe adotou a mudança?
Não. Uma pontuação mostra como uma pessoa lidou com um caso de treinamento. A adoção se manifesta no trabalho real e depende da usabilidade, da equipe disponível, das políticas da instituição e também da habilidade do indivíduo.
Como avaliar a prontidão para um novo fluxo de trabalho?
Apresente um caso que o aluno não tenha visto e avalie a proficiência na tarefa de acordo com os critérios acordados, registrando em seguida as dificuldades que persistirem. Um teste de revisão apenas confirma os pré-requisitos.
É possível usar casos reais de pacientes para praticar?
Somente com detalhes removidos e a aprovação do seu responsável pela conformidade. Casos fictícios baseados em fluxos de trabalho comuns são mais seguros, e informações do paciente devem permanecer fora das ferramentas de treinamento.
Por onde começar
Escolha um fluxo de trabalho que, segundo relatos, tenha se tornado mais lento. Elabore a descrição de desempenho para cada função, peça a um responsável pela área de informática ou conformidade que valide um caso hipotético e os critérios de resposta, e crie uma rubrica com três critérios em uma escala de 0 a 2, uma lista de erros críticos e um registro de obstáculos. Teste com um pequeno grupo antes de implementar em larga escala.
Para ver como um caso pode ser simulado ao vivo com sua própria equipe e reutilizado posteriormente em seu próprio ritmo, explore o AhaSlides.
