Nos negócios, é um tabu perder prazos. Cumprir os prazos é essencial para manter um fluxo de trabalho eficaz e produtivo e manter relacionamentos com empregadores e clientes. Então, como você pode cumprir os prazos de maneira fácil e eficaz? O gerenciamento de prazos é uma arte. Não se trata apenas de habilidades de gerenciamento de tempo, mas também de liderança e outras qualidades. Vejamos 14 maneiras comprovadas de ajudá-lo a cumprir rigorosamente os prazos com resultados de alta qualidade.
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Dicas do AhaSlides
Por que é importante cumprir os prazos?
Existem vários motivos pelos quais os prazos são importantes e temos que cumpri-los.
- Certifique-se de terminar seu trabalho: Muitas pessoas tendem a procrastinar o maior tempo possível. Para ser sincero, os prazos nos motivam a fazer mais em um tempo limitado. Comprometer-se com prazos é a primeira forma de garantir que você tenha um objetivo claro e o senso de urgência pode levá-lo a agir imediatamente.
- Ganhe respeito e confiança: muitas vezes o descumprimento de prazos deixará uma imagem negativa sobre a pessoa e a empresa para a qual trabalha. No longo prazo, ninguém quer trabalhar e cooperar com quem sempre perde prazos porque isso afeta a produtividade do trabalho e o desempenho das equipes, o relacionamento entre as empresas e os clientes.
- Evite consequências adversas: Muitos setores exigem um gerenciamento rigoroso de prazos, pois o não cumprimento deles resultará em violação da lei e poderá resultar em penalidades financeiras.
- Descubra os problemas com antecedência: assim que terminar suas tarefas antes dos prazos, você terá mais tempo para verificar novamente, o que melhora a qualidade do trabalho e obtém o reconhecimento de seus gestores.
14 maneiras eficazes de cumprir os prazos
Para ajudá-lo a cumprir seus prazos, aqui estão algumas dicas úteis a serem seguidas:
Conheça o seu prazo
A primeira coisa a fazer se você quiser cumprir os prazos é entender os requisitos para terminar o trabalho dentro do prazo, quantos dias faltam, se são suficientes para terminar o trabalho no prazo, quantas pessoas precisam concluir as tarefas, e assim por diante. Se os projetos não tiverem datas de término claras, não hesite em perguntar imediatamente.
Negocie um prazo claro
A ambigüidade é inimiga da produtividade. Como gestor, é fundamental ter clareza nos prazos que você dá aos seus funcionários. Em termos de colaboradores, se achar que o prazo é inaceitável, tente negociar ou ter uma comunicação aberta com os seus empregadores. Prazos muito apertados ou sobrecarga podem levar a um trabalho e desempenho de baixa qualidade.
Nunca se comprometa demais
Seja realista sobre o que pode ser realizado dentro de um determinado prazo. O comprometimento excessivo pode levar ao estresse, comprometimento da qualidade e perda de prazos. Definir metas alcançáveis garante um ritmo de trabalho mais saudável, reduz o estresse e promove resultados consistentemente de alta qualidade.
Priorizar tarefas
Para cumprir os prazos quando várias tarefas têm de ser realizadas ao mesmo tempo, comece por identificar as tarefas com base na urgência e importância. A priorização garante que os elementos críticos sejam abordados primeiro, minimizando o risco de ignorar os principais componentes. Essa abordagem ajuda a manter um foco estratégico durante todo o projeto.
Identifique dependências de tarefas
Também é importante reconhecer as interdependências entre as tarefas. Em um projeto, algumas tarefas precisam ser realizadas antes de passar para outro, enquanto outras podem ser realizadas de forma independente. É papel do gestor entender como cada tarefa se relaciona com as outras para ajudar a criar um fluxo de trabalho lógico e eficiente. Lidar com tarefas dependentes sequencialmente evita gargalos e promove uma progressão suave.
Crie uma lista de verificação
Antes de agir, criar um checklist pode trazer muitas vantagens. Uma lista de verificação é uma ferramenta valiosa para se manter organizado e focado, acompanhando seu progresso e atividades não realizadas. Você pode criar uma lista de verificação pela manhã ou no final do dia.
Deixe de lado quaisquer distrações
Uma das dicas mais eficazes para cumprir o prazo é manter o foco o máximo possível, sem interrupções, como notificações constantes por e-mail, alertas de redes sociais e reuniões desnecessárias. Você pode considerar o uso do efeito Pomodoro para implementar pequenos períodos de trabalho intenso seguidos de breves pausas ou reorganizar o espaço de trabalho sem distrações desnecessárias.
Faça um orçamento do seu tempo
Tudo pode dar errado sem um plano cuidadoso. Tente planejar seu tempo meticulosamente desde o início do projeto. Desenvolver um orçamento de tempo abrangente envolve dividir todo o projeto em tarefas gerenciáveis, estimar o tempo necessário para cada uma e alocar recursos criteriosamente.
Adicionar tempo de buffer
“Apenas 37% das equipes concluem os projetos no prazo, na maioria das vezes.” Portanto, outra ótima maneira de garantir que você sempre cumpra o prazo é adicionar tempo de buffer, o que significa alocar tempo adicional além da duração estimada para cada tarefa. O tempo de buffer oferece flexibilidade para se adaptar às mudanças nas circunstâncias sem comprometer o prazo do projeto. Permite ajustes sem criar efeito dominó de atrasos nas tarefas subsequentes.
Busque motivações
Motivações, como recompensas tangíveis ou intangíveis, são de grande ajuda para incentivá-lo a cumprir os prazos. Identifique aspectos do projeto que se alinham com sua paixão e interesses. Concentrar-se no que você ama no trabalho pode reacender o entusiasmo e a motivação. Se possível, encare os desafios como experiências de aprendizagem, onde você pode desbloquear seu potencial e habilidades.
Use seus pontos fortes primeiro
Ao fazer o plano ou priorizar tarefas, determine tarefas que se alinhem com suas habilidades e conhecimentos. Lidar com tarefas nas quais você se destaca inicialmente cria confiança, estabelece impulso e dá um tom positivo para o resto do projeto. À medida que os pontos fortes são demonstrados, fica mais fácil abordar aspectos mais desafiadores com uma sensação de realização, em vez de um fardo.
Trabalhe quando você for mais produtivo
De certa forma, é verdade dizer que quando seu cérebro está renovado e energizado, você trabalha de forma mais produtiva. O pico de produtividade varia para pessoas diferentes. Quer você seja uma pessoa matinal ou mais eficaz à tarde, alinhar seu trabalho com seu relógio biológico aumenta a eficiência, garantindo que as tarefas sejam concluídas com foco e energia ideais.
Aproveite as ferramentas
Nunca perca a chance de aproveitar as vantagens das ferramentas. Por exemplo, identifique tarefas repetitivas dentro do seu fluxo de trabalho e busque ferramentas de automação para agilizar esses processos. Algumas tarefas podem ser realizadas com economia de tempo e custo com o apoio de ferramentas gratuitas. Por exemplo, usando ferramentas de apresentação online como AhaSlides para ajudá-lo a desenvolver slides, reuniões, quebra-gelos e eventos envolventes e interativos.
Peça ajuda
Para cumprir os prazos de forma eficaz, não hesite em pedir ajuda aos seus colegas de equipa e profissionais experientes. Buscar assistência é uma forma estratégica e proativa de superar desafios, gerenciar cargas de trabalho e garantir o sucesso do projeto. Observe que, ao solicitar ajuda, você deve comunicar claramente a assistência específica de que necessita. Forneça contexto, detalhes e quaisquer informações relevantes para garantir que a pessoa entenda a natureza da tarefa ou desafio.
Principais lições
💡Se você está se preparando para o próximo evento de última hora ou o prazo está próximo, experimente AhaSlides. Esta ferramenta de apresentação interativa é um kit de ferramentas perfeito para ajudá-lo a criar quebra-gelos virtuais memoráveis, brainstorming, questionários e muito mais.
Perguntas Frequentes:
Como você demonstra sua capacidade de cumprir prazos?
A capacidade de cumprir os prazos pode ser descrita através de vários atributos e comportamentos-chave, como discernir entre tarefas com base na sua urgência e impacto nos objetivos gerais do projeto, manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional, atenção meticulosa aos detalhes, excelência em adaptabilidade e resolução de problemas. resolvendo e muito mais.
Como posso trabalhar melhor com prazos?
- Use o temporizador de efeito Pomodoro
- Crie um espaço de trabalho ideal
- Planeje uma lista de tarefas gerenciável - e cumpra-a
- Evite multitarefa
- Deixe as tarefas difíceis para depois
- eliminar as distrações
Como você lida com respostas a prazos apertados?
Durante as reuniões, organizar sessões de perguntas e respostas é uma atividade comum, e muitas delas são organizadas com prazos rígidos, tempo gasto em cada pergunta, tempo para coletar perguntas e muito mais. Então, usando ferramentas de perguntas e respostas online como AhaSlides pode ajudar a agilizar esse processo e aumentar a eficiência geral de suas reuniões. Os participantes podem enviar suas dúvidas diretamente pela plataforma, dispensando a necessidade de cartões físicos de perguntas ou de levantar a mão. Isto não só poupa tempo, mas também garante que todos os participantes tenham oportunidades iguais de contribuir, promovendo um ambiente mais inclusivo e colaborativo.
Ref: de fato | ferramentas mentais
