6 regras de etiqueta em reuniões para aumentar a eficiência das reuniões de equipe

Você provavelmente reuniu um monte de ideias criativas para tornar suas reuniões de equipe uma experiência interativa e envolvente. No entanto, você ainda acha que suas reuniões de equipe estão faltando alguma coisa? A eficiência será o ponto-chave aqui, então vamos verificar algumas delas AhaSlides etiqueta de reunião!

Você pode "hackear" a eficiência de suas reuniões de equipe agora usando essas dicas práticas sobre como obter o desempenho máximo de sua equipe com um local bem facilitado, uma atmosfera que promove uma atitude aberta, criativa e comprometida entre os atendentes, e uma linha do tempo que obtém todas as tarefas discutidas corretamente.

Conteúdo

• O que é etiqueta em reuniões?
• 6 dicas de etiqueta em reuniões que todos deveriam saber
  • #1 – Enfatize a importância da reunião
  • #2 – Organize-se em um espaço para reuniões com logística facilitada
  • #3 – Estabeleça regras básicas para cada membro
  • #4 – Crie uma agenda por ordem de importância
  • #5 -Incentivar o envolvimento ativo dos colegas de equipe
  • #6 -Tomar decisões finais e atribuir deveres individuais
• O que você deve evitar na etiqueta das reuniões
• Considerações Finais

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O que é etiqueta em reuniões?

As boas maneiras nas reuniões são mais importantes do que você imagina. Esteja você trabalhando em uma start-up prática ou em uma organização voluntariamente, existe um conjunto não escrito de regras para fazer o negócio funcionar. Imagine isto: você está participando de uma importante reunião com um cliente. Várias partes interessadas importantes estarão presentes, muitas das quais você ainda não conheceu. Como você garante que causará a melhor impressão possível e que a reunião será um sucesso? É aí que entra a etiqueta nas reuniões.

Etiqueta de reunião é o código de conduta não escrito que mantém as interações profissionais polidas e produtivas. As regras podem parecer enfadonhas, mas seguir boas maneiras de reunião promove o foco, o respeito e o relacionamento. Coisas como chegar cedo mostram que você valoriza o tempo dos outros. Mesmo que você se considere uma pessoa descontraída, seguir a etiqueta nas reuniões pode facilitar importantes funções de trabalho, especialmente com estranhos.

6 dicas de etiqueta em reuniões que todos deveriam saber

#1 - Enfatize a importância da reunião

Se seus colegas de equipe não reconhecerem os valores das reuniões de equipe, eles se sentirão forçados e sem vontade de se envolverem. Então, em primeiro lugar, mostre-lhes as vantagens do encontro. Muitas decisões não podem ser tomadas sem uma discussão profunda e cara a cara, pois é o processo de falar e perguntar que sonda o caminho para escolhas racionais. Além disso, reuniões de equipe eficazes permitem conversas abertas que aproveitam as perspectivas e conhecimentos dos membros para resolver problemas com base em suas habilidades e conhecimentos. Eles também melhoram as relações interpessoais e a compreensão entre colegas de equipe.

#2. - Organize em um espaço de reunião com logística facilitada

O espaço para reuniões afeta profundamente as emoções e o intelecto dos participantes, portanto, leve isso em consideração ao escolher o local. Dependendo do tema pretendido e do ambiente da reunião, você pode escolher um espaço adequado. Pode transmitir uma vibração aconchegante, monótona ou distante, que fica a critério da sua equipe. A sala de reuniões deve estar equipada com instalações essenciais (ar condicionado, assentos confortáveis, água/chá, etc.) e garantir que as propriedades técnicas funcionem corretamente, verificando novamente antes da reunião.

#3. Estabeleça regras básicas para cada membro

Determinar regras para sua equipe responsabiliza todos por suas responsabilidades, além de estimular seu envolvimento durante a reunião. Você pode adaptar o conjunto de regras básicas à cultura e estilo de trabalho de sua equipe, mas geralmente pode referir-se à presença, presteza, participação ativa, tratamento de interrupções, cortesia na conversa, honestidade, etc. essas regras são suficientemente racionais e como aplicá-las durante as reuniões. Não se esqueça de destacar sua importância para que seus companheiros conheçam o jogo e sigam as regras.

#4 – Crie uma agenda em ordem de importância

Não tente empacotar tantas coisas na linha do tempo que luta para completá-las de maneira superficial. Em vez disso, finalize aqueles que são relevantes para o tópico da reunião e organize-os em ordem de importância, para que, embora você possa ficar sem tempo e precisar analisar alguns itens, todos os problemas urgentes foram resolvidos. Além disso, você deve distribuir a agenda para seus colegas de equipe antes da reunião. Dessa forma, eles podem fazer críticas construtivas sobre a agenda, formular suas opiniões e preparar todos os recursos necessários para a próxima reunião.

Nº 5 - Incentive o envolvimento ativo dos colegas de equipe

Minha dica favorita! Isso poderá ser feito ao longo da reunião, com atividades interativas que envolvam a participação de todos os colegas da equipe. Alguns jogos para quebrar o gelo no início, algumas pesquisas ao vivo e uma mini pergunta e resposta por texto ou voz envolveriam todos em uma atmosfera entusiasmada. Você também pode manter todos na sala atualizados com relatórios atualizados e enviar suas avaliações em tempo hábil. Uma maneira fácil de fazer isso é usar AhaSlides, um software de apresentação online ideal para reuniões de equipe interativas e inovadoras. Nenhuma instalação é necessária, então por que não tentar?

#6 – Tomar decisões finais e atribuir tarefas individuais

Não passe para o próximo item da agenda se nenhuma decisão final tiver sido tomada em relação ao assunto atual. Na verdade, o princípio fundamental para uma reunião eficiente é encerrar bem as coisas, em vez de se arrastar à toa. Ter atas de reunião é uma dica: você pode acompanhar o fluxo e saber se houve corte final em todos os tópicos. Além disso, certifique-se de ter atribuído algumas tarefas a cada indivíduo e de que eles conheçam suas responsabilidades sem qualquer confusão.

Deixe as reuniões de equipe formarem uma equipe mais forte com esses hacks! Tente criar atividades divertidas para reuniões com AhaSlides agora!

O que você deve evitar na etiqueta das reuniões

Algumas proibições de etiqueta de reunião que você deve evitar se não quiser que sua reunião termine em carrancas e insatisfação👇

• Não chegue atrasado: Chegar atrasado é proibido. Respeite os horários dos outros, chegando cedo sempre que possível.
• Não se distraia Dave: Telefones, e-mails e conversas paralelas não funcionarão. Telefonemas e mensagens de texto são os maiores mortes, portanto, mantenha o foco no assunto da reunião em questão. Conversas privadas durante a reunião atrapalham o fluxo, então guarde as fofocas para o bebedouro.
• Não seja agressivo: Respeite o líder da reunião e mantenha tudo organizado. Agende um encontro com a pessoa com quem você pessoalmente não concorda para resolver divergências.
• Não venha 'de mãos vazias': Venha preparado com seus fatos corretos e lição de casa feita. 
• Não mude de assunto: Mantenha-se atento à agenda para manter as coisas funcionando sem problemas. Tangentes aleatórias são um assassino de impulso.

Considerações Finais

Embora as boas maneiras nas reuniões possam parecer abafadas, não subestime seu poder. Acertar a etiqueta nas reuniões ajuda você a esmagá-la nas discussões e a melhorar seus relacionamentos de uma forma importante.

Então, da próxima vez que uma grande reunião acontecer, lembre-se: escorregar nessas técnicas de etiqueta pode ser sua arma não tão secreta não apenas para acertar a discussão, mas também para tirar novas conexões que serão úteis para você nas próximas reuniões. Com boas maneiras em seu bolso, você estará no caminho certo não apenas para impressionar hoje, mas também para construir parcerias confiáveis ​​​​que impulsionam o sucesso a longo prazo.

Perguntas Frequentes