A reunião de gestão estratégica é um dos melhores métodos que ajudam as equipes de alto desempenho a revisar e melhorar a qualidade do trabalho, bem como a produtividade, para criar os melhores resultados para os negócios. Este artigo fornecerá tudo o que você precisa saber sobre uma reunião de gerenciamento estratégico e como abrir uma reunião de maneira eficaz.
Conteúdo
- #1 – O que é uma Reunião de Gestão Estratégica?
- #2 – Os benefícios de uma reunião de gestão estratégica
- #3 – Quem deve participar de uma reunião de gestão estratégica?
- Nº 4 - Como realizar uma reunião de gestão estratégica eficaz (plano SMM)
O que é uma Reunião de Gestão Estratégica?
Gestão de reuniões estratégicas (SMM) É um modelo de gestão que foca na estratégia geral de uma empresa, que inclui gestão de processos, orçamento, qualidade, padrões e fornecedores para avaliar a eficiência do trabalho e o desempenho do negócio.
Essa reunião pode ocorrer a cada trimestre e pode precisar de dados coletados de uma reunião de estratégia de marketing, reunião de estratégia de negócios ou reunião de estratégia de vendas.
Em suma, o objetivo das reuniões estratégicas é descobrir como usar de forma mais eficaz os recursos de uma empresa para atingir metas e objetivos específicos.
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Os benefícios de uma reunião de gestão estratégica
Uma reunião de gestão estratégica não só ajuda os participantes a serem mais proativos em seu trabalho, chegando na hora certa e preparando documentos e perguntas a serem feitas durante o planejamento estratégico, mas também traz 5 benefícios, como segue:
Reduzir custos
Muitas organizações mudaram para a estrutura de reuniões de gestão estratégica. O plano SMM ajuda as empresas agora a usar ferramentas e serviços de baixo custo (até mesmo gratuitos) para analisar dados cruzados entre reuniões para ver o que funciona, o que não funciona e o que pode funcionar bem.
Isto ajuda a gastar, alocar e investir recursos da forma mais sensata e eficiente possível.
Economize tempo e energia
O planejamento de reuniões eficazes permite que os departamentos ou participantes entendam o propósito da discussão estratégica e o que precisam para se preparar e contribuir.
Por exemplo, quais documentos eles trarão, quais números apresentarão e quais tarefas ou soluções serão traçadas após a reunião.
Dividir as tarefas para se preparar para a reunião economiza muito tempo e esforço por não ser divagante ou se tornar uma crítica de quem é a culpa, mas esquecendo o objetivo da reunião.
Aumente o poder de negociação
Durante a reunião não serão evitadas discussões ou divergências. No entanto, isso aumenta o poder de negociação dos membros da equipe, ao ter que discutir e descobrir a melhor solução para resolver problemas de clientes e empresas. Você pode se surpreender ao encontrar um excelente negociador em sua equipe!
Gerenciar Riscos
Ninguém quer participar de uma reunião que será cancelada no meio do caminho porque não há dados ou solução de problemas.
Portanto, uma reunião de acompanhamento significa que todos precisam planejar, coletar e entregar dados de reuniões anteriores, analisar esses dados e ajudar a traduzir essa análise em próximos passos viáveis. Essas atividades garantem um melhor gerenciamento dos riscos. Ou até mesmo tornar a reunião mais produtiva ou mais orientada para objetivos do que a anterior.
Fique de olho nos orçamentos e recursos
A realização de reuniões de equipe eficazes será capaz de monitorar e ajustar recursos e tomar decisões orçamentárias informadas. As reuniões de revisão de estratégia ajudarão a destacar departamentos ou programas que podem precisar de financiamento adicional para serem bem-sucedidos. Eles também são um bom lugar para ver se você precisa aumentar/diminuir seu orçamento ou sua força de trabalho.
Quem deve participar de uma reunião de gestão estratégica?
As pessoas obrigadas a comparecer à reunião serão os superiores, como o CEO (Diretor Geral, Diretor Executivo, Gerente Municipal, etc.) e o gerente direto do projeto.
Os principais atores são obrigados a ter uma palavra a dizer no planejamento, mas nem todos estão literalmente na mesa.
Muitas pessoas na sala podem levar ao estresse, caos e confusão. Se você tiver várias pessoas que desejam se envolver nesse processo, inclua-as de maneira como coletar opiniões de funcionários por meio de pesquisas e cobrar de alguém na reunião para garantir que esses dados cheguem à mesa e sejam considerados parte do processo.
Como realizar uma reunião de gestão estratégica eficaz (plano SMM)
Garantir que suas reuniões de gerenciamento estratégico sejam envolventes e produtivas começa com um planejamento adequado. Com estes passos
Preparação da Reunião
Lembre-se de seguir estas diretrizes para planejar uma reunião com 4 etapas:
- Agende um horário e colete os dados/relatórios necessários
Agende e certifique-se de convidar todos os líderes e funcionários-chave necessários para participar desta reunião. Certifique-se de que as pessoas na sala sejam pessoas que possam participar ativamente da reunião.
Ao mesmo tempo, colete os dados e relatórios necessários, atualize indicadores de status e até dúvidas a serem respondidas na reunião. Certifique-se de que os envios não estejam muito próximos da data da reunião, para que todos possam analisar os dados mais recentes e escrever uma análise sobre tendências ou problemas emergentes.
- Modelo de Agenda de Plano
Uma agenda ajuda você e os participantes a permanecerem no caminho certo. As ideias da agenda de reuniões garantirão respostas às perguntas:
- Por que temos esta reunião?
- O que precisamos realizar quando a reunião terminar?
- Quais são os próximos passos que devemos dar?
Lembre-se que um a agenda da reunião de gerenciamento estratégico pode ser como uma revisão de metas, medidas e iniciativas, validando a estratégia e continuando a direção e os projetos estratégicos atuais.
Aqui está um exemplo de agenda:
- 9.00h9.30 - XNUMXhXNUMX: Visão geral do objetivo da reunião
- 9.30h11.00 - XNUMXhXNUMX: Reavaliar todo o processo
- 1.00h3.00 - XNUMXhXNUMX: Atualizações de Departamentos e Líderes
- 3.00h4.00 - XNUMXhXNUMX: Questões Pendentes
- 4.00h5.00 - XNUMXhXNUMX: Soluções fornecidas
- 5.00h6.00 - XNUMXhXNUMX: Plano de Ações
- 6.00h6.30 - XNUMXhXNUMX: Sessão de perguntas e respostas
- 6.30h7.00 - XNUMXhXNUMX: Encerramento
- Defina as regras básicas
Você pode definir regras para que todos se preparem antes da reunião.
Por exemplo, se não puderem comparecer, devem enviar um assistente.
Ou os participantes devem manter a ordem, respeitar o orador, não interromper (etc.)
- Mensal Reuniões gerais
Como mencionado acima, uma conferência de gestão estratégica é um grande evento, geralmente realizado a cada trimestre. Portanto, se você deseja que sua equipe se familiarize com essa prática e esteja o mais preparada possível. Você precisa revisar a reunião e organizar reuniões gerais mensais para atualizar a equipe com quaisquer novos anúncios que não sejam adequados para e-mail e definir as metas da empresa e acompanhar o progresso em relação às existentes.
Se uma reunião geral ajudará a equipe a se familiarizar e preparar dados para gerenciamento estratégico então uma reunião de lançamento do projeto é a primeira reunião entre o cliente que encomendou um projeto e a empresa que o dará vida. Esta reunião precisará apenas de atores-chave para discutir os fundamentos do projeto, seu propósito e seus objetivos.
A reunião
- Definir o objetivo da reunião e os resultados desejados
Uma reunião de planeamento estratégico pode correr completamente mal se for realizada sem dar a todos objectivos definidos e sem exigir resultados. É por isso que o primeiro passo é definir um objetivo claro e tangível para a reunião.
Alguns exemplos de objetivos claros:
- Uma estratégia nas redes sociais para atingir um público mais jovem.
- Um plano para desenvolver um novo produto, um novo recurso.
Você também pode definir tópicos específicos de reuniões de gerenciamento estratégico como parte de suas metas, como o crescimento dos negócios no segundo semestre do ano.
Seja o mais específico possível com seu objetivo. Dessa forma, fica mais fácil para todos continuarem trabalhando e tomarem as decisões certas.
- Quebrar o gelo
Com a mudança na forma de trabalhar após dois anos da pandemia, as empresas devem estar sempre prontas com reuniões virtuais e reuniões tradicionais combinadas. As pessoas que se comunicam por meio de telas de computador enquanto outras estão sentadas no escritório às vezes fazem com que seus colegas de trabalho se sintam menos animados e desconectados.
Portanto, você precisa de um reunião de equipe com quebra-gelos e atividades de união no início do encontro para aquecer o ambiente.
- Torne a reunião interativa
Fazer com que sua equipe se envolva totalmente na sessão de estratégia exige a promoção de uma verdadeira interatividade. Em vez de apresentações independentes, tente dividir em grupos onde diferentes departamentos possam debater soluções para os obstáculos recentes.
Atribua a cada grupo um desafio que sua empresa está enfrentando. Depois, deixe a criatividade correr solta - seja através jogos de formação de equipes, enquetes rápidas ou questões para discussão ponderadas. Esta partilha de perspetivas num formato de menor pressão pode gerar insights inesperados.
Ao se reunir novamente, solicite feedback estruturado, porém aberto, de cada grupo. Lembre a todos que não existem ideias “erradas” nesta fase. Seu objetivo é compreender todas as perspectivas para superar os obstáculos juntos.
- Identificar desafios potenciais
O que acontece se a reunião ultrapassar o tempo previsto? E se a equipe de liderança precisar se ausentar para lidar com outros problemas inesperados? Se todos estão ocupados culpando os outros e não obtendo os resultados desejados?
Por favor, liste todos os riscos possíveis com soluções para se preparar bem!
Por exemplo, considere usar um cronômetro de contagem regressiva para itens específicos da agenda ou apresentações.
- Use ferramentas online
O uso de imagens e ferramentas é obrigatório hoje em uma reunião, se você deseja comunicar ideias com facilidade e rapidez. Relatórios e estatísticas também serão apresentados visualmente e são fáceis de entender graças a essas ferramentas. Também incentiva as pessoas a fornecer informações e ajuda você a tomar decisões rápidas, obtendo feedback em tempo real. Você pode encontrar ferramentas gratuitas e fornecedores de modelos como AhaSlide, Miro e Google Slide.
Por exemplo, Usar Apresentações interativas e ferramentas como enquetes e pesquisas para gerar ideias criativas e exibi-las em tempo real.
- Encerramento com formato de Reunião da Câmara Municipal
Vamos encerrar a reunião com uma sessão de perguntas e respostas em Tformato próprio de Reunião de Salão.
Os participantes podem levantar as questões que desejarem e obter respostas instantâneas dos líderes. Prova que os líderes não são apenas decisores sem rosto, mas também pensadores ponderados que não só colocam os interesses da empresa em primeiro lugar, mas também pensam nos interesses dos seus colaboradores.
- Dicas para facilitar uma reunião de gestão estratégica
Além das etapas acima, aqui estão algumas pequenas notas para ajudá-lo a organizar melhor uma sessão de planejamento estratégico:
- Certifique-se de que todos estão participando da discussão.
- Certifique-se de que todos estejam ouvindo ativamente.
- Certifique-se de que todos aplicam suas habilidades de trabalho em equipe.
- Trabalhe para restringir as opções o mínimo possível.
- Não tenha medo de pedir uma votação para ver o nível de opinião e consenso.
- Seja criativo! O planejamento estratégico é um momento para explorar a criatividade e ver as reações e soluções para as situações de toda a equipe.
Em suma
Para executar uma reunião de gestão estratégica bem sucedida. Você deve preparar bem cada passo de pessoas, documentos, dados e ferramentas. Forneça uma agenda e cumpra-a para que os participantes saibam o que vão fazer e quais tarefas serão dadas.
AhaSlide espera fornecer todas as respostas às suas perguntas sobre como conduzir uma sessão de planejamento estratégico. Espero que você goste das dicas e técnicas de auxílio descritas neste artigo para manter as reuniões de gerenciamento estratégico e as atividades em grupo ativas e produtivas, seja offline ou online.
Perguntas Frequentes
Quais são os 5 conceitos de gestão estratégica?
Os cinco conceitos de gestão estratégica são varredura ambiental, formulação de estratégia, implementação de estratégia, avaliação e controle e liderança estratégica, como fornecer orientação e supervisão por meio de atividades principais.
O que você discute em uma reunião de estratégia?
A agenda de uma reunião estratégica varia de acordo com a organização e o setor, mas normalmente se concentra na compreensão do cenário e na definição de uma direção estratégica.
O que é uma reunião estratégica?
Uma reunião estratégica, ou reunião estratégica, é uma reunião de executivos, gerentes e outras partes interessadas importantes dentro de uma organização para discutir o planejamento e a direção estratégicos.
