Majoritatea proceselor de integrare în dosarele electronice de sănătate (DES) sunt construite în jurul sistemului: iată ecranul de conectare, iată meniul, iată șablonul pentru fiecare tip de notă. Noul angajat pleacă cu un certificat. Problemele legate de documentație încep în secție în săptămâna următoare.
Acest ghid este destinat directorilor de învățare și dezvoltare (L&D) din spitale și responsabililor din domeniul informaticii sau al conformității care doresc un punct de plecare diferit: fluxul de lucru pe care persoana trebuie să îl finalizeze și dificultățile pe care le va întâmpina în timpul finalizării acestuia. Acesta arată cum să se diagnosticheze dacă o problemă este o lacună de instruire sau un defect al sistemului, cum să se conceapă pregătirea și practica în jurul unei sarcini reale și cum să se evalueze dacă noul angajat o poate finaliza, cu o documentație completă și conformă.
O situație pentru care merită să se proiecteze
Scenariul de mai jos este ilustrativ, nu un caz documentat.
Un nou funcționar de secție se angajează într-o zi de luni. Până joi, i se cere să finalizeze o actualizare de rutină a dosarului pacientului după o internare. Sarcina este simplă pe hârtie: confirmarea datelor demografice, înregistrarea sursei de trimitere, atașarea unui formular de consimțământ și finalizarea intrării. În practică, se confruntă cu patru obstacole. Formularul de consimțământ este atașat pe un ecran diferit de cel afișat în sesiunea de clasă. Două câmpuri arată identic, dar alimentează rapoarte diferite. Un câmp obligatoriu respinge o intrare validă cu un mesaj neutil. Iar procedura locală pentru o sursă de trimitere lipsă este scrisă într-un document pe care nimeni nu l-a menționat.
Funcționarul completează intrarea, dar lasă un câmp necompletat și folosește o soluție alternativă cu text liber pentru altul. Înregistrarea este incompletă, iar următoarea persoană care se bazează pe ea moștenește golul.
Este aceasta o problemă de antrenament? Parțial. Doar o problemă de antrenament? Aproape sigur că nu. Această distincție este esența muncii de proiectare.
Începeți cu sarcina, nu cu sistemul
Scrieți ce trebuie să poată face rolul, într-o singură propoziție, înainte de a deschide orice conținut de instruire. Pentru acest exemplu: finalizați un flux de lucru pentru dosarul pacientului de la capăt la capăt și identificați punctele forte ale procesului de documentare. Două verbe contează aici, și sunt diferite.
Finalizarea fluxului de lucru este o aplica sarcină. Cursantul folosește o procedură cunoscută într-o situație pe care nu a repetat-o cuvânt cu cuvânt. Identificarea frecării este o analiză or evalua sarcină: elevul trebuie să observe că ceva este în neregulă, să evalueze dacă este o eroare a sa sau a sistemului și să decidă ce să facă în privința asta. Aceste cerințe cognitive provin din taxonomia revizuită a lui Bloom și descriu ceea ce sarcina cere persoanei, nu cum trebuie să o îndepliniți.
Acest lucru este important din cauza alinierii. Centrul Eberly de la Carnegie Mellon subliniază clar acest lucru: dacă obiectivul este de a aplica abilități, dar evaluarea măsoară doar reamintirea, cursanții exersează un lucru și sunt judecați pentru altul, ceea ce subminează atât motivația, cât și învățarea (Centrul Eberly, alinierea obiectivelor, evaluărilor și strategiilor de instruireUn test cu variante multiple de răspuns pe tema numelor de meniuri nu spune prea multe despre posibilitatea ca cineva să finalizeze actualizarea de admitere de mai sus.
Diagnosticați înainte de a prescrie
Înainte de a construi orice, comparați sarcina așa cum este realizată în realitate cu ceea ce predă și testează procesul actual de onboarding. Patru verificări tind să separe lacunele în instruire de alte cauze:
- Observă sarcina. Urmăriți cum mai mulți angajați debutanți sau cu experiență finalizează fluxul de lucru și înregistrați erorile, soluțiile alternative și ezitările.
- Comparați cu antrenamentul. Programul actual practică exact această secvență sau sistemul în general? Există vreo evaluare care impune cursantului să o finalizeze?
- Verificați mediul. Sunt instrumentele, permisiunile de acces, nivelurile de personal și procedurile locale cele presupuse în cadrul instruirii? Un începător fără nivelul de acces corespunzător nu poate exersa sarcina, indiferent de domeniul abordat în clasă.
- Căutați defecte de sistem. Dacă și personalul cu experiență are dificultăți sau folosește aceeași soluție, cauza este probabil designul ecranului, câmpul sau regula. Instruirea suplimentară nu va rezolva problema. Apelați la informatică ca o solicitare de modificare.
Aceasta este capcana pe care trebuie să o menționezi deschis cu părțile interesate: defectele de utilizabilitate pot necesita modificări ale sistemului, nu mai multă instruire. Dacă instruirea este folosită pentru a ascunde un defect, costul se întoarce în fiecare cohortă. Tratați metoda actuală și plafonul evaluării actuale ca ipoteze de testat, nu ca fapte.
Pregătirea designului și practica în jurul fluxului de lucru
După ce știi ce lacune poate fi acoperită de instruire, potrivește fiecare etapă a programului cu sarcina corespunzătoare.
Pregătirea. Verificați cerințele preliminare cu un scurt diagnostic înainte ca o persoană să ajungă la cabinet. Confirmați că persoana cunoaște termenii de care are nevoie, cum ar fi diferența dintre un domeniu de înregistrare și un domeniu clinic, și regulile de reglementare care delimitează sarcina, cum ar fi ce trebuie înregistrat și cine poate înregistra acest lucru. Studiul în ritm propriu se potrivește acestei etape. O verificare a reamintirii în acest caz confirmă doar cerințele preliminare. Nu este o dovadă că persoana poate face munca.
Cartografierea fluxului de lucru. Cartografiați fluxul de lucru real ecran cu ecran, inclusiv pașii omiși de utilizatori și punctele în care sistemul și procedura locală nu sunt de acord. Folosiți harta pentru a construi cazul practic și cheia de răspuns și dați-o responsabilului de informatică sau de conformitate pentru validare. Aceeași hartă devine un audit de fricțiune: fiecare punct în care observatorii au observat erori sau soluții alternative este un candidat pentru o remediere a sistemului, un ghid de lucru mai clar sau un caz practic.
Practică. Dați-le cursanților întreaga sarcină, cu un caz realist, și rugați-i să își explice deciziile, precum și să le execute. Feedback-ul ar trebui să fie legat de decizie, de exemplu: „Ați atașat formularul de consimțământ la tipul greșit de înregistrare. Iată dovezile pe care le-ați fi putut verifica și iată ce trebuie să faceți atunci când tipul de formular este neclar.” Feedback-ul privind viteza și caracterul complet funcționează cel mai bine atunci când este specific etapei respective.
Live sau asincron? Contribuția instructorului în direct adaugă cea mai mare valoare atunci când o alegere este ambiguă: când există două acțiuni justificabile sau când procedura și sistemul sunt în contradicție. O discuție condusă de cineva care cunoaște practica locală rezolvă ceea ce o cheie de răspuns scrisă nu poate rezolva. Revizuirea asincronă este suficientă pentru confirmarea regulilor, verificarea memorării și oferirea de feedback cu privire la un caz clar.
Un exemplu practic: actualizarea admiterii
Ilustrativ. Un practician ar trebui să valideze cazul și criteriile de răspuns înainte de utilizare.
Cazul. Cursantul primește o fișă simulată pentru un pacient fictiv. I se cere să completeze actualizarea internării. Cazul include un formular de consimțământ scanat, o scrisoare de trimitere cu un număr de referință lipsă și un câmp care respinge formatul de introducere prezentat în manualul de instruire.
Alegerile elevului. La numărul de referință lipsă, cursantul poate (a) lăsa câmpul gol și finaliza, (b) introduce un provizoriu sau (c) înregistra golul folosind procedura aprobată și solicita informațiile lipsă. La câmpul respins, poate (a) reîncerca cu un format diferit până când acesta este acceptat, (b) introduce valoarea într-o notă cu text liber sau (c) înregistra problema ca o suspiciune de eroare de sistem și continua cu pasul intermediar aprobat.
Parere. Pentru fiecare opțiune, feedback-ul explică de ce este justificabilă sau incompletă în raport cu criteriile convenite. Un câmp gol este incomplet, deoarece utilizatorii din aval nu pot spune dacă datele lipsesc sau nu au fost niciodată necesare. Un provizoriu nu este justificabil, deoarece înregistrează informații care nu sunt adevărate. Înregistrarea lacunei în cadrul procedurii aprobate este completă. În a doua decizie, încercarea formatelor până când unul este acceptat poate produce o intrare validă, dar ascunde un defect pe care echipa de informatică trebuie să îl vadă. Înregistrarea erorii este răspunsul care protejează atât înregistrarea, cât și următoarea cohortă.
Reîncercarea. Cursantul încearcă un al doilea caz cu o lacună diferită, cum ar fi un formular de consimțământ atașat, dar nesemnat, și aplică același raționament.
Într-o cohortă, rapoartele de fricțiune ale cursanților devin, de asemenea, o listă structurată de defecte suspectate pentru echipa de informatică.
Evaluarea capacității și planificarea transferului
Alegeți măsuri care reflectă sarcina. Două dintre acestea sunt practice timp de sarcină și completitudinea documentațieiDefinește ambele înainte de a începe: ce se consideră complet, cine îl evaluează, ce înregistrări se află la numitor și când măsori.
O rubrică simplă menține consecvența judecății. Cea de mai jos este o propunere de adaptare împreună cu specialistul dumneavoastră clinic sau de conformitate. Nu este un standard de pregătire validat.
| Criteriu | Ceea ce caută un observator | Scor |
|---|---|---|
| Executarea sarcinilor | Finalizează fluxul de lucru și identifică dificultățile din documentație, înregistrând acțiunea și dovezile din spatele acesteia | 0 la 2 |
| Raţionament | Explică constrângerile, alternativele și incertitudinea relevante; verifică timpul de lucru și completitudinea documentației | 0 la 2 |
| Limite | Folosește proceduri aprobate și solicită ajutor atunci când lipsesc informații sau autoritate. | 0 la 2 |
Ancore: 0 înseamnă absent sau nejustificat; 1 înseamnă parțial, cu omisiuni relevante; 2 înseamnă complet și justificat în raport cu criteriile convenite. Definiți separat erorile critice, de exemplu, înregistrarea informațiilor care nu sunt adevărate sau ocolirea unei verificări obligatorii a consimțământului. Un scor general nu trebuie să ascundă niciodată o defecțiune critică.
Pentru transfer, evaluați un caz nou, necunoscut, mai degrabă decât cel utilizat în practică, și urmăriți la locul de muncă după ce cursantul a avut suficientă expunere la munca reală. Centrele pentru Controlul și Prevenirea Bolilor (CDC) recomandă evaluarea atât a învățării, cât și a transferului învățării, acolo unde este posibil, deoarece o persoană care promovează cursul de formare ar putea avea totuși dificultăți în a-l aplica la locul de muncă (CDC, Evaluarea instruirii: măsurarea eficacitățiiO sarcină de lucru supravegheată sau o analiză a unui eșantion din înscrierile reale ale cursantului de către un preceptor poate servi drept urmărire.
Dacă integrarea dumneavoastră implică predări interprofesionale, cum ar fi o echipă de înregistrare care transmite dosarele personalului clinic, Agenția pentru Cercetare și Calitate în Domeniul Sănătății... Programul TeamSTEPPS este un punct de plecare pentru munca în echipă în domeniul sănătății și resursele de comunicare. Rugați un educator clinic să aleagă și să adapteze instrumentele relevante.
Ce pot și ce nu pot demonstra dovezile
Fiți clari în ceea ce privește declarațiile pe care le puteți susține. Acestea sunt întrebările la care auditul dumneavoastră ar trebui să răspundă.
Ce ar demonstra că elevii pot finaliza fluxul de lucru și pot identifica dificultățile? Rubrica evaluează scorurile pentru un caz nevăzut, timpul de lucru al sarcinii și caracterul complet al documentației în comparație cu o valoare inițială, precum și calitatea rapoartelor de fricțiune pe care le depun. Comparați elemente similare cu elemente similare: aceeași populație, același numitor și același moment.
Ce constrângeri ar putea rămâne chiar și după îmbunătățirea performanței? Mai multe. Ecranele și regulile defecte rămân până când cineva modifică sistemul. Personalul, volumul de muncă și permisiunile de acces determină cât timp are o persoană la dispoziție pentru a se documenta corect. Procedurile locale care intră în conflict cu sistemul rămân în conflict. Iar modificările operaționale concomitente, cum ar fi un nou șablon sau o actualizare de software, pot modifica măsurile independent de instruire. Examinați-le înainte de a atribui orice modificare programului.
Sursele de mai sus susțin principiile de proiectare privind alinierea obiectivelor, practicii și evaluării, precum și măsurarea învățării și transferului. Acestea nu constituie dovezi că un anumit program sau o anumită platformă reduce sarcina de documentare. Acest articol nu face promisiuni privind rezultatele, iar nici propria evaluare nu ar trebui să o facă.
Unde se poate potrivi AhaSlides
AhaSlides susține învățarea adaptivă și interactivă și vă permite să comutați între livrarea live și cea în ritm propriu. Într-un program de integrare precum cel de mai sus, aceasta ar putea însemna o verificare a premiselor preliminare în ritm propriu înainte de practică, o sesiune interactivă facilitată pentru decizia ambiguă și o revizuire în ritm propriu a unui caz nou ulterior. Funcțiile specifice de creare, feedback și raportare ar trebui verificate în raport cu propriul flux de lucru într-o demonstrație înainte de a planifica în jurul lor. Orice integrare cu inteligență artificială, simulare sau EHR ar trebui tratată ca externă sau neconfirmată până la demonstrație.
Următorul tău pas
Începeți cu rubrica de sarcini: luați un flux de lucru cu volum mare din spitalul dvs., stabiliți cele trei criterii de mai sus împreună cu responsabilul de informatică sau de conformitate și observați două sau trei încercări reale. Fricțiunile pe care le înregistrați reprezintă lista dvs. de lacune în instruire și defecte ale sistemului, în această ordine de separare.
Când designul tău este gata, îți putem arăta cum ar funcționa o versiune live și în ritmul tău propriu a etapelor de practică și revizuire. Solicitați o demonstrație AhaSlides și aduceți-vă fluxul de lucru.
