Companie de gestionare a evenimentelor | 10 sfaturi pentru a economisi timp, bani și stres

Planificarea evenimentului perfect poate fi copleșitoare și aici companii de management de evenimente intra.

Fie că visezi la nunta vieții, la o sărbătoare aniversară sau la nevoie să organizezi o conferință corporativă, o companie de management de evenimente îți poate transforma viziunea într-o experiență pe care oamenii nu o vor uita.

Continuați să citiți articolul pentru a afla ce este exact o companie de management de evenimente, rolul ei, plus sfaturi pentru a o alege pe cea mai bună și care sunt semnele roșii de evitat.

Cuprins

• Descriere
• Ce este o companie de management de evenimente?
• Care este funcția unei companii de management de evenimente?
• Cum să alegi cea mai bună companie de management de evenimente?
• Ce să evitați când examinați propunerile de management al evenimentelor?
• Care sunt exemplele de evenimente pe care o companie de management de evenimente le poate planifica?
• Takeaways

Descriere

Ce este o companie de management de evenimente?

Atunci când planificați un eveniment de orice amploare, de la o nuntă la o întâlnire corporativă, o companie de management de evenimente se poate asigura că totul se desfășoară fără probleme.

Planificatorii de evenimente lucrează îndeaproape cu clienții pentru a le înțelege nevoile, obiectivele și bugetul. Apoi ei creează un plan cuprinzător de eveniment, adaptat viziunii clientului, astfel încât clienții să aibă liniște sufletească că viziunea lor de eveniment va deveni o realitate memorabilă.

Care este funcția unei companii de management de evenimente?

Există multe obiective ale companiei de management de evenimente, cum ar fi organizarea unui eveniment excelent care să răspundă tuturor cerințelor clienților. Funcția principală a unei companii de management de evenimente este de a planifica, coordona și executa evenimente de succes în numele clienților săi. Ei se ocupă de toată logistica și detaliile, astfel încât clienții să se poată concentra să se bucure de evenimentul lor, mai degrabă decât să-și facă griji pentru organizație.

Unele funcții cheie ale unei companii de organizare de evenimente includ👇

#1 – Conceptualizează și planifica evenimentul – Lucrează cu clienții pentru a înțelege viziunea, obiectivele și bugetul evenimentului, apoi elaborează un plan cuprinzător pentru a realiza acea viziune.

#2 – Asigurați locul și negociați contracte – Ei caută locații potențiale, compară opțiuni în funcție de locație, spațiu, facilități, preț și disponibilitate, îl asigură pe cel mai bun și negociază contracte în numele clientului.

#3 – Coordonează furnizorii și vânzătorii – Identifică, selectează, rezervă și gestionează toți furnizorii necesari, cum ar fi catering, fotografi, decoratori, închirieri etc., pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme.

#4 – Gestionează bugetul evenimentului – Ei creează un buget, urmăresc cheltuielile și caută modalități de a economisi costuri, atingând în același timp obiectivele clientului.

#5 – Creați cronologie și programe – Ei dezvoltă programe detaliate și planuri de urgență pentru a se asigura că evenimentul se desfășoară conform intenției.

#6 – Planificarea divertismentului – Ei organizează orice spectacole, vorbitori sau activități ca parte a programului evenimentului.

#7 – Decorare și semnalizare – Se comandă decorațiunile necesare, lenjerie, flori, montaj și semnalizare necesare.

#8 – Angajați și gestionați personalul evenimentului – Găsesc, rezervă și gestionează tot personalul temporar necesar pentru a ajuta la desfășurarea evenimentului.

#9 – Execută perfect planul evenimentului – În ziua evenimentului, ei supraveghează configurarea, gestionează toți furnizorii, depanează problemele și se asigură că programul derulează conform planului.

#10 – Urmăriți după eveniment – Se ocupă de sarcini precum returnarea echipamentelor, plățile facturilor, trimiterea de note de mulțumire, evaluarea succeselor și a domeniilor de îmbunătățire.

Sfaturi pentru evenimente mai bune

• Management de evenimente
• Muzeu interactiv
• Proiectarea evenimentelor

Cum să alegi cea mai bună companie de management de evenimente?

Cea mai bună companie de gestionare a evenimentelor ar putea avea nevoie de timp pentru a căuta, dar cu aceste sfaturi realiste, ei vor fi chiar la ușa ta din față🚪

#1 – Experiență – Luați în considerare companiile care au executat cu succes multe evenimente similare ca amploare și amploare cu ale dvs. Ei vor avea un proces în jos și vor ști cum să gestioneze problemele comune care apar.

#2 – Portofoliu – Examinați exemple de evenimente trecute pe care compania le-a planificat și gestionat. Căutați calitate, creativitate și atenție la detalii care se potrivesc cu viziunea dvs.

#3 – Referințe – Solicitați și verificați referințele clienților anteriori pentru a confirma că compania își respectă promisiunile și gestionează problemele în mod profesional.

#4 – Specializare – Unele companii se concentrează pe evenimente corporative, în timp ce altele sunt specializate în nunți. Alegeți unul care are experiență și resursele necesare, adaptate tipului dvs. de eveniment specific.

#5 – Echipa – Faceți cunoștință cu membri cheie ai echipei de management al evenimentului, care vor planifica și executa evenimentul dvs. Evaluează-le profesionalismul, receptivitatea și înțelegerea nevoilor și viziunii tale.

#6 – Contract și prețuri – Comparați mai multe propuneri (cel puțin 3) pentru a obține cele mai bune condiții contractuale și prețuri. Asigurați-vă că domeniul de activitate este clar și că înțelegeți toate taxele.

#7 – Reputație – Verificați recenziile, premiile (dacă există), standul său în organizațiile din industria evenimentelor și cât timp compania este în afaceri ca indicatori ai legitimității și calității.

#8 – Comunicare – Compania ar trebui să vă asculte cu atenție nevoile, să vă răspundă la toate întrebările și să răspundă prompt solicitărilor. O bună comunicare este cheia unei relații de lucru de succes.

# 9 - Flexibilitate – Cele mai bune companii sunt dispuse să-și personalizeze serviciile în funcție de bugetul și preferințele dvs., în loc să se lipească rigid de un șablon standard.

# 10 - Transparență – Insistați asupra transparenței depline în bugete, contracte, calendare și planuri. Evitați companiile care sunt secrete sau refuză să împărtășească detalii.

#11 – Managementul crizelor – Cum abordează problemele neașteptate care apar? O companie cu experiență puternică în managementul crizelor va ajuta la evitarea dezastrelor.

#12 – Inovație – Sunt deschiși către idei și soluții noi pentru a-ți atinge obiectivele în moduri creative? Companiile progresiste promovează rezultate noi.

# 13 - Asigurări – Au asigurarea necesară, inclusiv acoperirea de răspundere civilă pentru evenimentul dumneavoastră? Acest lucru vă protejează de riscuri și pretenții.

#14 – Valori – Abordarea lor de afaceri și valorile companiei se aliniază cu cultura organizației dvs.? Potrivirea culturală duce la înțelegerea reciprocă.

#15 – Tehnologie – Sunt cunoscători de tehnologie și urmăresc întotdeauna cele mai bune practici ale tendințelor din industrie? Utilizează tehnologia, cum ar fi software-ul de management de proiect, pentru a menține planurile organizate și pe drumul cel bun? Tehnologia îmbunătățește eficiența.

Căutați o companie de management de evenimente cu experiență relevantă și un istoric dovedit, o bună reputație și flexibilitatea, comunicarea și transparența necesare pentru a vă executa viziunea unică și pentru a vă depăși așteptările pentru evenimentul dvs. special.

Ce să evitați atunci când examinați propunerile de management al evenimentelor?

Există anumite semnale roșii la care trebuie să fii atent la unele companii de management de evenimente. Evitarea acestuia ar evita un glonț în etapa de execuție mai târziu.

• Limbajul vag sau general – Propunerile care nu abordează în mod specific obiectivele evenimentului, cerințele bugetare sau calendarul sunt un semnal roșu. Atenție la companiile care folosesc limbaj generic în loc să își personalizeze propunerea.

• Domeniul de activitate neclar sau nedefinit – Evitați companiile care nu specifică clar ce servicii vor furniza și ce sarcini sunt excluse din propunerea lor. Domeniul de aplicare ar trebui să fie detaliat și cuprinzător.

• Taxe suplimentare excesive – Atenție la propunerile cu taxe suplimentare care nu sunt menționate în mod explicit, cum ar fi suprataxe pentru combustibil, taxe administrative sau taxele de procesare a plăților. Toate acestea ar trebui să fie transparente și explicate clar.

• Refuzul de a răspunde la întrebări – Dacă o companie evită să răspundă la întrebările dvs. despre detaliile de planificare, contracte sau prețuri, aceasta înseamnă probabil că ascunde ceva. Transparența este importantă pentru construirea încrederii.

Care sunt exemplele de evenimente pe care le poate planifica o companie de management de evenimente?

• nunti – Planificarea și executarea nunților este un serviciu de bază pentru multe companii de management de evenimente. Ei se ocupă de toate aspectele planificării, de la selecția locului până la invitații și coordonarea zilei.

• Conferințe și târguri comerciale – Companiile de evenimente pot organiza evenimente corporative mari, cum ar fi conferințe, seminarii, summituri, lansări de produse și expoziții comerciale. Aceștia gestionează înregistrarea, coordonarea vorbitorilor, logistica locației, cateringul și înregistrarea.

• Lansări de produse – Managerii de evenimente pot crea evenimente captivante, demne de interes pentru a dezvălui noi produse sau servicii publicului. Ei planifică activități, demonstrații și elemente promoționale precum sondaje vii și Teste pentru a genera entuziasm.

• Strângeri de fonduri și evenimente caritabile – Evenimentele non-profit, cum ar fi balurile caritabile, alergările/plimbările și donațiile sunt un alt tip de eveniment comun gestionat de companiile de evenimente. Ei se concentrează pe maximizarea prezenței și a fondurilor strânse.

• Petreceri de companie – Companiile de evenimente ajută la planificarea și gestionarea petrecerilor de vacanță ale companiei, ieșirile de vară, serbările de pensionare și alte tipuri de evenimente sociale ale angajaților. Ei organizează activități și catering.

• Festivitatea de premiere și gale – Planificarea unor spectacole de premii, cine de gală și evenimente cu cravată neagră este o altă specialitate pentru unele companii de management de evenimente cu servicii complete. Ei se ocupă de decor, grafice de scaune, coșuri cadou și discursuri.

• Demonstrații de produse – Pentru companiile care intenționează să prezinte o linie de produse, planificatorii de evenimente pot proiecta demonstrații interactive, test drive, teste de gust și alte modalități de impact de a prezenta produsul potențialilor clienți.

Companiile de management de evenimente planifică evenimente de diferite dimensiuni și tipuri, de la nunți intime la conferințe corporative mari, strângeri de fonduri, petreceri, lansări de produse și multe altele – practic orice eveniment planificat în care este nevoie de coordonare și logistică profesională pentru atingerea obiectivelor unui client.

Takeaways

Angajarea unei companii experte în managementul evenimentelor transformă o viziune de bază într-o experiență despre care oamenii nu vor înceta să vorbească ani de zile.

Managementul lor te eliberează de durerile de cap logistice, astfel încât să poți ocupa pe deplin rolul unei gazde amabile. Imaginează-ți spațiul pentru evenimente amenajat perfect, cu oaspeți încântați care se bucură de catering delicios și divertisment uimitor – în timp ce te plimbi prin sală, având timp să te amesteci cu toată lumea. Minunat nu?

Vrei să faci evenimentul tău mai interactiv? Încerca AhaSlides pentru a accesa o serie de spărgătoare de gheață, sondaje și chestionare care levita sesiunea la un alt nivel.