Industria evenimentelor este în creștere, iar bugetele corporative urmează această tendință. Tot mai multe companii organizează mai multe întâlniri față în față decât acum trei ani, iar această tendință se accelerează, nu se inversează.
Această creștere face ca execuția solidă să fie mai importantă, nu mai puțin importantă. Atunci când concurenții organizează mai multe evenimente, unul prost organizat iese în evidență. Acest ghid acoperă fiecare fază a planificării evenimentelor corporative, de la stabilirea obiectivului până la analiza datelor post-eveniment, într-un format pe care îl puteți utiliza efectiv.
Pasul 1: Definiți obiectivul înainte de orice altceva
Toate celelalte decizii din acest ghid decurg dintr-o singură întrebare: ce trebuie să realizeze acest eveniment?
Evenimentele corporate tind să se încadreze în câteva categorii. Evenimentele de team building au ca scop îmbunătățirea încrederii și a colaborării. Evenimentele de training transferă abilități sau cunoștințe specifice. Evenimentele pentru clienți consolidează relațiile sau generează oportunități de colaborare. Conferințele și summiturile poziționează compania, atrag talente sau generează informații despre presă. Întâlnirile hibride sau cu toți participanții aliniază organizațiile distribuite în jurul strategiei.
Scrieți o singură propoziție care descrie rezultatul produs de un eveniment de succes. „Participanții pleacă cu cunoștințe practice despre foaia de parcurs a produsului nostru pentru trimestrul 3 și trei acțiuni concrete de urmărire” este un obiectiv utilizabil. „Organizați un eveniment de companie grozav” nu este.
Acest obiectiv determină și indicatorul de succes. Dacă evenimentul este axat pe training, puteți măsura păstrarea cunoștințelor cu un chestionar post-sesiune sau un sondaj de comportament pe 30 de zile. Dacă este un eveniment pentru un client, fluxul de clienți generat sau rata de rezervare a întâlnirilor ar putea fi cifra potrivită. Alegeți indicatorul înainte de a alege locația.
Pasul 2: Stabiliți bugetul cu o prevedere pentru situații neprevăzute
Bugetul este constrângerea care influențează orice altă decizie. Stabiliți-l din timp și asigurați-vă că aveți aprobarea persoanei care controlează banii înainte de a vă angaja cu orice furnizor.
Un buget tipic pentru un eveniment corporate se împarte aproximativ astfel:
Închirierea locației reprezintă de obicei 25-30% din cheltuielile totale. Cateringul și băuturile costă 30-35%. Materialele audio-video și tehnologia reprezintă 15-25%. Vorbitorii, divertismentul și facilitarea combinate reprezintă de obicei 5-10%. Marketingul și materialele tipărite reprezintă încă 5%. Restul de 10-15% ar trebui păstrate ca cheltuieli neprevăzute și tratate ca o sumă nenegociabilă, nu ca o rezervă opțională.
Ultima linie este cea pe care majoritatea planificatorilor începători omit-o. Echipamentele se strică, firmele de catering anulează evenimentele, numărul de participanți depășește estimările, taxele de parcare pentru locație de care nu știați. Integrați bugetul pentru situații neprevăzute de la început, în loc să vă grăbiți după aprobări atunci când ceva nu merge bine.
De asemenea, faceți distincția între costurile fixe (închirierea locației, onorariile vorbitorilor) și costurile variabile (catering per persoană, materiale tipărite per participant). Costurile fixe sunt valabile indiferent dacă aveți 50 de participanți sau 150. Costurile variabile se scalează. Dacă estimarea prezenței este incertă, modelați ambele scenarii înainte de a vă angaja asupra dimensiunii locației.
Pasul 3: Construiți calendarul de planificare
Pentru conferințe mari, târguri comerciale sau evenimente de companie de mai multe zile, un timp de pregătire de 10-12 luni este realist. Pentru întâlniri interne sau ateliere mai mici, 5-6 săptămâni este adesea fezabil. Regula generală: cu cât sunt implicați mai mulți furnizori, cu atât aveți nevoie de mai mult timp de pregătire.
Cu trei până la șase luni înainte, fixați data și locația, confirmați bugetul și aprobarea internă și identificați și contractați vorbitori, facilitatori sau organizatori de divertisment. Deschideți înscrierile sau trimiteți date programate odată ce prezentatorii sunt confirmați.
Cu șase până la opt săptămâni înainte, finalizați agenda și desfășurarea evenimentului, confirmați numărul de personal pentru catering și cerințele dietetice, informați echipa audio-video cu privire la cerințele tehnice și trimiteți invitații complete sau mementouri pentru înregistrare.
În ultimele două săptămâni, confirmați toate livrabilele și contactele furnizorilor, finalizați lista participanților și detaliile logistice și pregătiți orice materiale, diapozitive sau materiale tipărite. Efectuați o vizită la fața locului dacă nu ați făcut una recent.
În ultimele 48 de ore, efectuați o inspecție completă cu personalul de la fața locului, testați toate echipamentele audio-video și tehnice înainte de sosirea cuiva și informați toți membrii echipei cu privire la rolurile și căile de escalare.
Pasul 4: Alegeți și confirmați locația
Alegerea locației este punctul în care bugetul și logistica se ciocnesc. Câteva lucruri de verificat înainte de a semna ceva:
Capacitate. Majoritatea locațiilor publică capacitatea maximă, care se referă la codurile de incendiu, nu la ocuparea confortabilă. Pentru evenimentele cu locuri pe scaune, scădeți aproximativ 20-25% din capacitatea maximă declarată pentru a obține un număr de lucru realist.
Infrastructură audio-video și tehnologică. Află ce este inclus în închiriere față de ce va trebui să aduci. Lățimea de bandă WiFi contează foarte mult dacă participanții vor folosi dispozitive sau dacă folosești elemente interactive.
Politica de catering. Unele locații necesită să apelați la serviciile lor de catering. Altele permit furnizori externi. Aflați care dintre ele înainte de a vă planifica bugetul pentru mâncare și băuturi.
Accesibilitate. Confirmați accesibilitatea fizică pentru participanții cu dizabilități și verificați dacă locația are toalete, locuri de parcare și intrări accesibile.
Condiții de anulare și forță majoră. Citește structura depozitului și penalitățile de anulare înainte de a semna. Află ce se întâmplă dacă evenimentul trebuie amânat.
Obțineți confirmarea completă în scris. Un acord verbal privind mesele incluse sau un pachet tehnic promis nu are validitate legală.
Pasul 5: Gestionați furnizorii ca pe un proiect
Evenimentele corporate implică de obicei mai mulți furnizori: catering, audio-video, decor, fotografie, transport, securitate și adesea o platformă terță de gestionare a evenimentelor. Fiecare este o dependență cu propriul său calendar.
Abordarea care funcționează: tratați managementul furnizorilor în același mod în care ați trata managementul de proiect. Fiecare furnizor primește un briefing clar care include rezultate așteptate, un cronologie, informații de contact și căi de escaladare. Programați verificări proporțional cu riscul: săptămânal pentru locație și compania de catering la două luni înainte, mai frecvent în ultimele două săptămâni.
Creați o fișă de contact a furnizorului pe o singură pagină, cu numele, rolul, numărul de telefon mobil și un rezumat pe un rând al responsabilităților sale. Acest document este folosit de echipa dvs. de la fața locului atunci când ceva nu merge bine la ora 7 dimineața în ziua evenimentului.
Întreabă explicit fiecare furnizor: ce ai nevoie de la mine și până când? Eșecurile furnizorilor sunt adesea cauzate de nerespectarea termenului limită de către organizatorul evenimentului (confirmarea numărului de angajați, aprobarea planului de etaj, selecția meniului), nu de către furnizor.
Pasul 6: Elaborarea planului logistic la fața locului
Logistica este diferența dintre un plan bun și un eveniment bun. Elementele pe care majoritatea organizatorilor le subestimează:
Înregistrare și check-in. Un eveniment cu 200 de persoane și o singură stație de check-in creează o coadă de 20 de minute. Fie folosiți mai multe stații, fie o aplicație mobilă de check-in. Testați procesul în avans.
Spectacolul se desfășoară. Un document detaliat, codificat temporal, care acoperă fiecare element al evenimentului, de la încărcare până la detaliere. Include cine este responsabil pentru fiecare tranziție, ce se întâmplă dacă un vorbitor are prea mult timp și când sunt programate sosirea și plecarea furnizorilor.
Protocoale de contingență. Identificați cele trei puncte cele mai probabile de defecțiune (defecțiune audio-video, absența vorbitorului, întârzierea serviciilor de catering) și întocmiți o plană de contingență scrisă pentru fiecare. Informați echipa despre acestea înainte de începerea evenimentului.
Detalii despre experiența participanților. Punctele de fricțiune pe care participanții le observă: semnalizare neclară, cozi lungi la înscriere, WiFi prost, lipsă de apă în timpul pauzelor, toalete greu de găsit. Acestea sunt detaliile care modelează modul în care oamenii își amintesc evenimentul.
O listă de verificare utilă pentru planul zilei:
Sosiți cu cel puțin 90 de minute înainte de deschiderea ușilor. Parcurgeți fiecare spațiu: zona de înregistrare, sala principală, sălile de discuții, amenajarea zonei de catering și toaletele. Confirmați că livrarea serviciilor de catering corespunde comenzii. Testați conținutul audio cu fișierele de prezentare reale, nu cu provizorii. Informați echipa de înregistrare despre procesul de înregistrare și despre orice sosiri VIP. Confirmați că toate contactele furnizorilor pot fi contactate prin telefon mobil. Păstrați la îndemână o copie tipărită a prezentării pe tot parcursul evenimentului.
Un lucru care merită inclus în buget în mod explicit: persoana care gestionează logistica în ziua respectivă nu ar trebui să fie aceeași persoană care prezintă, facilitează sau gestionează relațiile cu părțile interesate. Dual-tasking-ul acestor roluri produce în mod constant probleme cu ambele.
Pasul 7: Evaluarea post-eveniment
Evenimentul s-a terminat. Majoritatea organizatorilor răsuflă ușurați și merg mai departe. Cei care organizează evenimente constant mai bune mai fac un lucru: închid cercul.
În termen de 48 de ore, trimiteți un chestionar pentru participanți. Concis: maximum 5 întrebări. Acoperiți satisfacția generală, elementul cel mai valoros, elementul cel mai puțin valoros, un lucru pe care l-ar schimba și dacă ar participa din nou. Ratele de răspuns scad brusc după 48 de ore, așa că trimiteți-l rapid.
Evaluează-ți propria performanță în raport cu obiectivul stabilit la Pasul 1. A realizat evenimentul ceea ce trebuia să realizeze? Dacă obiectivul a fost transferul de competențe, ce arată scorurile evaluării? Dacă a fost vorba de fluxul de lucru, ce întâlniri au fost programate? Dacă a fost vorba de coeziunea echipei, ce spune sondajul despre conexiune și încredere?
Documentați ce a funcționat și ce nu, suficient de detaliat, pentru ca altcineva să poată folosi notițele. Documentul de prezentare, contactele furnizorilor, datele bugetare și feedback-ul participanților ar trebui arhivate împreună.
În final: discutați cu echipa care a organizat evenimentul în decurs de o săptămână, cât timp memoria este proaspătă. Informațiile care previn problemele de anul viitor vin de la oamenii care au fost la fața locului, nu din sondajul de după eveniment.
Organizarea de evenimente corporative interactive cu AhaSlides
Momentul în care majoritatea evenimentelor corporate pierd spațiu este marcajul minutelor 45 ale unei prezentări în timpul căreia nimeni nu a pus întrebări. Integrarea interacțiunii în program încă de la început previne acest lucru.
AhaSlides se integrează direct în prezentări și rulează pe telefoanele participanților printr-un link de înscriere, fără a fi necesară descărcarea aplicației. Sondajele live oferă prezentatorilor o citire în timp real a ceea ce gândește sala înainte de a trece la următorul subiect. Norii de cuvinte scot la iveală ce se gândește oamenii fără a fi nevoie ca cineva să vorbească mai întâi. Întrebările și răspunsurile anonime permit participanților să pună întrebări pe care nu le-ar ridica într-o discuție deschisă, ceea ce contează în sesiunile cu o gamă largă de persoane cu experiență în sală.
Pentru evaluarea post-eveniment, rularea chestionarului de închidere pe ecran ca ultim element din program are în mod constant rezultate mai bune decât e-mailul ulterioar. Oamenii sunt încă în sală, încă sunt atenți, iar ratele de răspuns reflectă acest lucru.
Întrebări frecvente
Ce este planificarea evenimentelor corporate? Planificarea evenimentelor este procesul de organizare și coordonare a tuturor elementelor care alcătuiesc o întâlnire structurată: locația, logistica, furnizorii, programul și experiența participanților; totul pentru ca aceasta să se desfășoare fără probleme și să își atingă obiectivul propus.
Care sunt cei 5 C ai managementului evenimentelor? Cele 5 C sunt Concept, Coordonare, Control, Culminare și Închidere. Acestea descriu întregul sfert al unui eveniment, de la ideea inițială până la execuție și încheierea post-eveniment.
Cât costă un eveniment corporate? O mică întâlnire internă ar putea costa câteva mii de dolari. O conferință de dimensiuni medii, cu 200-500 de persoane, costă de obicei între 50,000 și 500,000 de dolari, în funcție de oraș, locație, calitatea serviciilor de catering și program. Evenimentele de mare amploare pot ajunge la milioane. Cea mai mare variabilă este locația și mâncarea și băuturile, care împreună reprezintă adesea 55-75% din cheltuielile totale.
Cu cât timp înainte ar trebui să planifici un eveniment corporate? Pentru conferințe mari sau evenimente de mai multe zile, 10-12 luni este o perioadă realistă. Pentru ateliere mai mici sau întâlniri interne, 5-6 săptămâni pot fi suficiente. Variabila cheie este disponibilitatea furnizorilor: cu cât sunt implicați mai mulți furnizori, cu atât este nevoie de mai mult timp de pregătire.
Ce abilități are nevoie un planificator de evenimente corporate? Organizarea este fundamentul, dar abilitatea care diferențiază planificatorii buni de cei excelenți este anticiparea punctelor de eșec înainte ca acestea să se producă și existența unui plan. La fiecare eveniment există ceva care merge prost; întrebarea este dacă te-ai gândit la asta în avans.
