Un departament se opune unei modificări a dosarului electronic de sănătate (DES). Nimeni nu refuză să îl utilizeze. Problema este că munca de rutină a devenit mai lentă. O sarcină care dura un minut pe vechiul ecran necesită acum patru clicuri și o căutare, iar unitatea deja are puțin timp la dispoziție. Personalul a finalizat instruirea și își amintește că li s-au arătat noile ecrane. Ceea ce nu li s-a cerut este să îndeplinească sarcinile propriei ture în noul sistem și să spună ce le stă în cale.
Aceasta este o situație ilustrativă, nu un caz documentat al unui client. Descrie decalajul pe care instruirea în managementul schimbării EHR-ului este menită să îl elimine: distanța dintre a fi văzut un nou flux de lucru și a fi capabil să-l practice, cu feedback, într-un mod care scoate la iveală și barierele care împiedică oamenii să-l adopte.
Acest ghid este destinat directorilor de formare și dezvoltare din spitale și responsabililor de informatică sau conformitate care lucrează cu aceștia. Acesta acoperă modul de descriere a problemei de performanță, de diagnosticare a lacunelor de învățare și de context, de pregătire și practică a designului, de lucru cu un caz și de evaluare a transferului. Este vorba despre designul formării. Nu înlocuiește testarea utilizabilității, reproiectarea fluxului de lucru sau propriul program de schimbare al organizației dumneavoastră și nu oferă nicio promisiune cu privire la rezultate.
Ce este instruirea în managementul schimbării EHR?
Instruirea în managementul schimbării EHR îi pregătește pe cei care utilizează înregistrarea să lucreze într-un sistem sau flux de lucru modificat. Sarcina sa este de a exersa noi fluxuri de lucru și de a scoate la iveală barierele în calea adoptării. Cursantul îndeplinește o sarcină realistă pentru propriul rol, primește feedback despre aceasta și raportează unde fluxul de lucru, instrumentele sau politica au îngreunat-o. A doua jumătate contează la fel de mult ca prima. Practica care verifică doar dacă oamenii pot urma pașii omite barierele care decid dacă o vor face.
Scurte
| Întrebare | Răspuns scurt |
|---|---|
| Care este sarcina? | Exersați noi fluxuri de lucru și scoateți la iveală barierele de adoptare. |
| Ce punctaj obții? | Competență în îndeplinirea sarcinilor și un registru al barierelor nerezolvate în fluxul de lucru. |
| Este suficientă o demonstrație plus un test? | Poate arăta condiții prealabile. Nu arată că cineva își poate îndeplini sarcina propriului rol rapid. |
| Cine validează conținutul? | Un responsabil în informatică sau conformitate, utilizând cazuri inventate sau anonimizate. |
| Ce nu poate rezolva antrenamentul? | Un ecran lent, o comandă setată lipsă, o politică neclară sau prea puțin timp alocat personalului. |
| De unde știi că a funcționat? | Un caz nou, nevăzut, a fost punctat conform unor criterii convenite, plus barierele rămânând deschise după antrenament. |
1. Descrieți problema de performanță
Începeți cu sarcina: exersați noi fluxuri de lucru și scoateți la iveală barierele în calea adoptării. Două părți poartă greutatea. Exersarea înseamnă îndeplinirea sarcinilor rolului, nu observarea lor. Scoaterea la iveală a barierelor înseamnă că instruirea produce informații despre ceea ce încetinește oamenii, astfel încât cineva cu autoritate să poată acționa în consecință.
Scrieți câte o propoziție pentru fiecare rol și rugați un responsabil de informatică să o verifice: „Având în vedere o sarcină tipică pentru acest rol, cum ar fi internarea unui pacient, documentarea unei predări sau plasarea unei comenzi standard, cursantul o finalizează în noul flux de lucru, înregistrează punctele de fricțiune și spune ce sprijin ar fi de ajutor.”
Rolurile diferă. O asistentă medicală, un funcționar de secție și un medic folosesc părți diferite ale dosarului medical, astfel încât o singură sesiune generică nu exersează nicio sarcină reală a acestora. O analiză a programelor de formare EHR pentru asistentele medicale internate (30 de studii) menționează „neîmpărțirea sesiunilor de formare pe tipuri de rol” (Nguyen și colegii săi, JAMIA, 2024). Analiza se referă la asistentele medicale din unitățile de spitalizare, așa că interpretați-o ca pe un indiciu pentru design și comparați-o cu propria populație.
2. Diagnosticați lacunele de învățare și context
Înainte de a construi orice, comparați sarcina cu ceea ce practică și evaluează programul dumneavoastră actual. Trei întrebări diferențiază de obicei o lacună în instruire de altceva:
- Practica actuală folosește sarcina reală? Dacă programul demonstrează ecranele și se termină cu un test de reamintire, cursanții au exersat recunoașterea interfeței, nu și-au finalizat propria tură de lucru.
- Care este cererea cognitivă? În taxonomia revizuită a lui Bloom, efectuarea unei proceduri într-o situație nouă și analizarea motivelor pentru care a mers greșit se află deasupra nivelului de reamintire. Potrivirea activităților cu aceste niveluri este prezentată în ghidul nostru pentru potrivirea activităților de învățare cu taxonomia lui Bloom.
- Oare altceva în afară de abilitate intervine în cale? Verificați personalul, instrumentele și procedurile înainte de a prescrie instruirea. Dacă un ecran este lent, lipsește un set de comenzi necesare sau politica impune o intrare duplicată, o sesiune mai bună nu va schimba ceea ce se întâmplă în secție. Raportați aceste cauze persoanelor care le pot remedia.
Aceeași analiză a domeniului de aplicare enumeră accesul la practică printre factorii identificați: „imposibilitatea de a practica în mediul experimental” apare ca o barieră, iar „permiterea asistentelor medicale să practice în sistemul de evidență medicală electronică după instruire” ca facilitator. Dacă cursanții nu au un mediu sigur în care să practice, aceasta este o lacună de context, nu o problemă de motivație.
3. Pregătirea și practica designului
După ce știi ce lacune poate fi acoperită de training, acordă fiecărei etape o sarcină distinctă. Ghidul nostru pentru construirea unui sistem EHR integrat care reduce povara documentării acoperă designul primelor săptămâni. Această secțiune este despre schimbarea în sine.
Pregătirea. Verificați cerințele preliminare cu o scurtă diagnosticare: diferențele dintre vechi și noi care afectează fiecare rol, termenii utilizați în organizația dvs. și unde puteți obține ajutor în ziua respectivă. Studiul direcționat, în ritm propriu, se potrivește acestei etape. O verificare a reamintirii confirmă doar cerințele preliminare.
Practică. Folosiți obiective de îmbunătățire interdisciplinară a calității și practică de caz bazată pe roluri. Cursanții din diferite roluri lucrează împreună la parcursul unui pacient, de exemplu, internarea, o comandă de medicamente, o predare și o externare, fiecare îndeplinindu-și rolul într-un mediu de practică. Observarea momentelor în care predarea între roluri se blochează dezvăluie adesea o problemă de flux de lucru pe care niciun rol nu ar raporta-o singur. Observați sarcinile reprezentative și înregistrați erorile și dificultățile pe parcurs.
Parere. Leagă-l de decizii, mai degrabă decât de un scor total. „Ai găsit ordinea corectă, dar ai ales calea lungă și ai ales să ocolești alerta în loc să întrebi” te învață mai mult decât „3 din 5”. Include căi greșite plauzibile care explică de ce tentează oamenii. Ghidul nostru pentru proiectarea unei practici interactive cu feedback util arată cum se scrie feedback care se leagă de decizii.
Intrare în timp real sau revizuire asincronă? Coaching-ul live adaugă cea mai mare valoare acolo unde o sarcină este ambiguă, unde rolurile trebuie să se coordoneze și unde oamenii trebuie să spună ce nu funcționează. Revizuirea asincronă este suficientă pentru a compara pașii înregistrați ai unui cursant cu o cale model adnotată. Multe echipe folosesc ambele: mai întâi pregătirea în ritm propriu, apoi sesiuni facilitate pentru cele mai dificile fluxuri de lucru.
Sincronizare. Analiza de definire a domeniului de aplicare semnalează bariere precum prea mult conținut într-o perioadă scurtă de timp și un interval lung între instruire și lansare. Planificați practica aproape de momentul în care oamenii vor utiliza fluxul de lucru și împărțiți-o în sesiuni suficient de scurte pentru a fi asimilate.
4. Lucrează printr-un exemplu realist
Ilustrativ. Un responsabil cu informatica sau conformitatea ar trebui să valideze cazul și criteriile de răspuns înainte de utilizare.
Cazul. O unitate medico-chirurgicală a trecut la un nou flux de lucru pentru documentarea transferului de tură. Personalul spune că durează mai mult decât înainte. Politica prevede ca nota de transfer să fie completată înainte de plecarea asistentei medicale care pleacă.
Sarcina. Cursantul realizează o predare pentru un pacient din cabinet în noul flux de lucru, înregistrează fiecare punct de fricțiune, spune ce ar face în privința acestuia și precizează de ce informații suplimentare sau sprijin are nevoie.
O primă încercare. Cursantul completează nota, dar sare peste două câmpuri pe care „nimeni nu le citește” și nu înregistrează nicio fricțiune. Aceștia spun că noua metodă este „doar mai lentă”. Nota este incompletă în raport cu politica, iar bariera este descrisă ca o opinie fără detalii.
Feedback și reîncercare. Antrenorul subliniază că cele două câmpuri fac parte din politică și îi cere cursantului să găsească locul în care se află fiecare câmp pe ecran și cât durează pasul. Reîncercarea îi cere cursantului să completeze din nou nota și să înregistreze, pentru fiecare punct de fricțiune, ce a făcut, cât timp a durat și ce l-ar face mai rapid.
O încercare mai puternică. „Am completat toate câmpurile. Rezumatul medicamentului necesită o căutare separată de fiecare dată, ceea ce a adăugat aproximativ două minute. Nu am sărit peste asta deoarece politica o impune. Ar putea fi rezumatul precompletat sau există o scurtătură aprobată? Nu știu dacă acest lucru a fost deja raportat, așa că aș discuta cu superutilizatorul unității și cu echipa de informatică.” Acest răspuns respectă politica, înregistrează dovezi specifice și utilizează o rută aprobată.
De ce fiecare răspuns este justificabil sau incomplet. Evaluează fiecare încercare în funcție de criterii aprobate, nu de preferințele unui instructor. Prima încercare este un răspuns obișnuit la o sarcină mai lentă, dar aceasta limitează câmpurile de politici și nu oferă proiectului nimic de reparat. Încercarea mai puternică se menține în limitele politicii, rămâne în limitele rolului cursantului și transformă o plângere în dovadă. Cele două minute din exemplu sunt o cifră inventată pentru a arăta tipul de detaliu de înregistrat, nu un punct de referință.
5. Evaluarea capacității și planificarea transferului
Dovada capacității este performanța într-un caz pe care cursantul nu l-a văzut. Evaluați competența în sarcină și păstrați un jurnal separat al barierelor nerezolvate în fluxul de lucru. O rubrică simplă folosește o scală de la 0 la 2 pentru fiecare criteriu:
| Criteriu | Dovezi observabile |
|---|---|
| Executarea sarcinilor | Finalizează noul flux de lucru și înregistrează acțiunea și dovezile care o susțin. |
| Raţionament | Explică constrângerile relevante, alternativele și ce rămâne incert. |
| Limite | Folosește proceduri aprobate și solicită ajutor atunci când informațiile sau autoritatea sunt insuficiente. |
Ancore: 0 înseamnă absent sau nejustificat, 1 înseamnă parțial cu omisiuni relevante, iar 2 înseamnă complet și justificat în funcție de criteriile convenite. Definiți separat erorile critice, cum ar fi omiterea unui câmp obligatoriu conform politicii, astfel încât un scor general să nu poată ascunde una. Această rubrică este o propunere, nu un standard de pregătire validat. Adaptați-o cu un responsabil de informatică sau conformitate și testați-o.
Planificați transferul în mod deliberat. După ce cursanții s-au întors la muncă o perioadă, adăugați o scurtă sesiune de urmărire, cum ar fi o reuniune pe unitate, în care participanții aduc o sarcină reală, fără detalii, și explică cum o fac acum. Observați un exemplu de muncă reală, dacă regulile organizației dumneavoastră permit acest lucru.
Unde ajută livrarea interactivă
Formatele interactive ajută acolo unde toată lumea ar trebui să se angajeze înainte de a auzi răspunsul. Într-o sesiune live, un facilitator poate prezenta un caz scurt, poate ruga fiecare persoană să aleagă următorul pas și să introducă dificultățile la care s-ar aștepta, apoi poate arăta dispersia înainte de discuție. Răspunsurile anonime pot facilita recunoașterea faptului că un flux de lucru nu funcționează. Același caz poate rula în ritm propriu pentru pregătire. AhaSlides acceptă învățarea interactivă și trecerea de la livrarea live la cea în ritm propriu. Nu includeți incidentele reale și informațiile despre pacienți, verificați orice funcție specifică de creare, feedback sau raportare pe care intenționați să vă bazați în raport cu propriul flux de lucru și tratați integrările cu inteligența artificială, simulatoarele și descărcările electronice de dosare medicale ca fiind externe sau neconfirmate până când le-ați văzut funcționând. Pentru îndrumări privind alegerea formatelor, consultați articolul nostru despre... când să folosim învățarea adaptivă, interactivă și live.
Măsoară ce s-a schimbat
Decideți în avans ce ar demonstra că elevii pot îndeplini sarcina. Comparați competența în îndeplinirea sarcinii și registrul barierelor într-un caz nevăzut cu o valoare de referință și păstrați registrul barierelor deschis după instruire, ca măsură independentă. Definiți cine este inclus, numitorul și momentul. Dacă rezultatele se îmbunătățesc, verificați ce s-a mai schimbat în aceeași perioadă, cum ar fi o actualizare de software, o schimbare de personal sau o reproiectare a fluxului de lucru, înainte de a acorda credit instruirii.
Constrângeri care pot rămâne
- Utilizare. Dacă un ecran necesită prea mulți pași, antrenamentul poate învăța comanda rapidă, dar nu poate elimina pașii.
- Personal și timp. Practica nu ajută dacă nu există timp rezervat pentru a o face.
- Claritate a politicilor. Un caz nu poate rezolva o politică care duplică intrări sau este ambiguă. Remediați politica.
- Acoperirea cazului. Un caz ilustrează un flux de lucru. Un scor nu descrie performanța unei persoane în general.
- Transfer. Performanța într-un caz practic nu este aceeași cu performanța cu o secție plină și un telefon care sună.
Numiți-le sponsorilor din timp și planificați soluții separate. Instruirea îmbunătățește ceea ce pot face cursanții. Nu schimbă condițiile din jurul sarcinii.
Întrebări frecvente
Ce este instruirea în managementul schimbării EHR?
Pregătește personalul să lucreze într-un EHR sau într-un flux de lucru modificat prin practică și feedback bazate pe roluri și colectează barierele pe care le dezvăluie practica, astfel încât cineva să poată acționa asupra lor.
Promovarea instruirii înseamnă că personalul a adoptat schimbarea?
Nu. Un scor arată cum a gestionat o persoană un caz de instruire. Adoptarea se reflectă în munca reală și depinde de utilizabilitate, personal și politici, precum și de competențe.
Cum evaluezi pregătirea pentru un nou flux de lucru?
Dați un caz pe care elevul nu l-a văzut și evaluați competența în sarcină în funcție de criteriile convenite, apoi înregistrați barierele care rămân. Un test de reamintire confirmă doar cerințele preliminare.
Poți folosi cazuri reale de pacienți pentru practică?
Numai cu detaliile eliminate și aprobarea responsabilului de conformitate. Cazurile inventate, construite pe fluxuri de lucru comune, sunt mai sigure, iar informațiile despre pacienți ar trebui să rămână în afara instrumentelor de instruire.
Unde să încep
Alegeți un flux de lucru despre care oamenii spun că a devenit mai lent. Scrieți declarația de performanță pentru fiecare rol, rugați un responsabil de informatică sau conformitate să valideze un caz inventat și criteriile de răspuns și elaborați o rubrică cu trei criterii cu o scală de la 0 la 2, o listă de erori critice și un jurnal al barierelor. Testați-l cu un grup mic înainte de a-l implementa.
Pentru a vedea cum un caz ar putea rula live cu propria echipă și cum ar putea fi reutilizat ulterior în ritmul propriu, explorează AhaSlides.
