Majoritatea oamenilor își scriu prezentarea în același mod în care ar scrie un raport. Deschid un document, enumeră ce vor să abordeze, adaugă o structură în jurul lui și îl numesc scenariu. Apoi se ridică să o prezinte și ceva pare ciudat. Propozițiile sunt prea lungi. Tranzițiile nu se potrivesc. Totul sună ca și cum ar fi citit, pentru că a fost scris pentru a fi citit.
Scrierea de prezentări este o altă meserie. Publicul aude cuvintele tale o singură dată, în timp real, fără posibilitatea de a întrerupe sau reciti. Dacă o propoziție nu ajunge la prima vedere, dispare. Asta schimbă totul în modul în care ar trebui să scrii.
Acest ghid prezintă cum să faci asta bine: cum să structurezi un scenariu de prezentare, cum să scrii pentru ureche, nu pentru ochi, și cum să integrezi momentele care fac ca prezentarea să pară naturală, mai degrabă decât executată.
Provocarea pe care majoritatea prezentatorilor nu o văd venind
Instinctul atunci când scrii o prezentare este să fii minuțios. Să incluzi tot ce ar putea conta. Să te asiguri că nimic nu este omis.
Acest instinct produce prezentări proaste.
Publicul tău nu poate absorbi complexitatea așa cum o poate face un cititor. Nu poate încetini ritmul, nu poate reciti sau nu să se gândească la o idee dificilă până când aceasta capătă sens. Se mișcă în ritmul tău, indiferent dacă este pregătit sau nu. Rolul unui scenariu de prezentare nu este de a conține toate gândurile tale. Este de a ghida publicul printr-o selecție atent aleasă a acestora, într-o ordine care are sens, la o viteză pe care o pot urma.
Scrie mai puțin decât crezi că ai nevoie. Structurează-l mai atent decât crezi că ar trebui. Acesta este punctul de plecare.
Cum se scrie un scenariu de prezentare
Începeți cu o schiță. De fiecare dată, fără excepție. Schița este locul unde luați deciziile structurale: care este mesajul principal, care sunt cele trei până la cinci puncte principale, ce dovezi susțin fiecare punct și cum treceți de la unul la altul. Scenariul este doar schița înconjurată de cuvinte. Dacă săriți peste schiță și treceți direct la scris, veți descoperi structura undeva în jurul diapozitivului zece, când va fi prea târziu să o corectați fără să o luați de la capăt.
Deschiderea
Publicul tău decide în primele treizeci de secunde dacă este atent. Începe cu ceva care îi atrage atenția: o întrebare, o observație surprinzătoare, o povestire scurtă sau un scenariu specific pe care îl vor recunoaște. Apoi, semnalează clar direcția. „Astăzi vom prezenta trei modalități de a reduce termenele proiectului” le spune publicului la ce să se aștepte și le oferă un cadru de care să se bazeze pe restul prezentării. Nu-i face să aștepte pentru a afla despre ce este vorba în prezentare.
Corpul
Fiecare punct principal are propria secțiune. În cadrul fiecărei secțiuni, modelul este același: enunțați clar ideea, susțineți-o cu dovezi, explicați de ce este importantă pentru publicul dvs., apoi treceți la următorul punct. Tranziția este partea pe care majoritatea oamenilor o scriu ultima și ar trebui să o scrie prima. „Acum că am explicat de ce este important acest lucru, haideți să vedem cum să îl implementăm” le spune publicului dvs. că se îndreaptă către o idee nouă și de ce această mișcare are sens. Fără aceasta, secțiunile par a fi doar suprapuse una peste alta, în loc să construiască spre ceva anume.
Dovezile arată diferit pentru diferite publicuri. Publicul tehnic își dorește date. Publicul emoțional își dorește povești. Majoritatea publicului își dorește ambele: un număr care să clarifice amploarea unui lucru și o poveste care să-l facă să pară real.
Concluzia
Repetă mesajul tău principal. Reamintește-i publicului tău ce ai acoperit și de ce este important. Apoi, încheie cu un îndemn specific la acțiune: ce vrei să facă cu aceste informații? Adoptă o politică, încearcă o tehnică, programează o întâlnire, gândește-te diferit la o problemă. Finalurile vagi produc rezultate vagi. Cu cât ești mai clar în ceea ce privește ceea ce vrei să se întâmple în continuare, cu atât este mai probabil să se întâmple.
Cinci principii ale scrierii prezentărilor
Scrie pentru ureche, nu pentru ochi
Citește-ți scenariul cu voce tare înainte de a-l finaliza. Propozițiile care arată bine pe pagină sună adesea greșit atunci când sunt rostite. „Având în vedere implicațiile menționate anterior” este ușor de citit. De asemenea, este imposibil de ascultat. „Acest lucru schimbă modul în care abordăm problema” spune același lucru într-un mod care este perceput cu adevărat atunci când este auzit. Scenariul tău ar trebui să sune ca și cum ai vorbi cu cineva, nu ca un document interpretat.
Repetă lucrurile care contează
În proza scrisă, repetiția este o problemă de stil. În prezentări, este o problemă de tehnică. Publicul îți aude cuvintele o singură dată. Dacă ceva este important, spune-l de mai multe ori. Introdu ideea, dezvoltă-o cu exemple, apoi recapitulează-l. Modelul pare redundant atunci când îl scrii. Pare clar atunci când publicul ascultă.
Manevrați numerele cu grijă
Publicul tău nu se poate opri să proceseze „am crescut eficiența cu 27.3%”. Până când au asimilat cifra, ai trecut mai departe. Traduceți statisticile în ceva ce urechea poate reține: „am redus timpul necesar cu mai mult de un sfert” sau „ceea ce dura înainte zece zile, acum durează două”. Comparațiile concrete apar. Procentajele abstracte nu.
Semnalați explicit structura dumneavoastră
Publicul are nevoie de indicatoare. „Vom acoperi trei domenii astăzi” le spune la ce să se aștepte. „Primul, al doilea, al treilea” le spune unde se află. „Aceasta acoperă problemele. Acum haideți să ne uităm la soluții” le spune că te afli în schimbare. Aceste replici par evidente atunci când le scrii. Sunt esențiale atunci când publicul tău ascultă, deoarece, spre deosebire de un cititor, nu se poate uita înapoi la titlu pentru a se reorienta.
Integrați livrarea în scenariu
Un scenariu care conține doar cuvinte este pe jumătate un scenariu. Marchează unde faci pauze. Notează unde ridici privirea de la notițe și faci contact vizual. Indică unde încetinești pentru a accentua. Dacă folosești instrumente interactive precum sondaje sau întrebări și răspunsuri, scrie-le ca momente deliberate, mai degrabă decât întreruperi: „permite-mi să fac o pauză aici și să-ți cer părerea” este o replică, nu o idee ulterioară. Diferența dintre un scenariu care a fost scris și unul care a fost pregătit pentru... livrare apare în momentul în care deschizi gura.
De la scenariu la livrare
Scrierea scenariului nu este ultimul pas. Este penultimul.
După ce ai o schiță, citește-o cu voce tare de la început până la sfârșit. Nu în minte. Cu voce tare, în ritmul în care ai reciti-o de fapt. Observă unde te grăbești, unde te împiedici, unde o propoziție durează prea mult să ajungă la subiect. Acestea sunt locurile unde trebuie editat. Dacă nu poți termina o propoziție fără să-ți pierzi respirația, este prea lungă. Dacă te surprinzi recitind un rând pentru a te asigura că l-ai înțeles, nici publicul tău nu îl va înțelege.
Dacă ți-ai marcat scenariul pentru livrare pe măsură ce l-ai scris, aici încep să-și câștige locul acele marcaje.
Majoritatea oamenilor exersează citindu-și scenariul în tăcere de câteva ori și presupunând că asta contează. Nu contează. Singurul exercițiu care te pregătește să vorbești cu voce tare este să vorbești cu voce tare. Fă-o de suficiente ori încât structura să ți se pară familiară, dar nu atât de des încât să înceapă să pară memorată. Vrei să știi unde te duci, nu să reciți cum ai ajuns acolo.
Ducând lucrurile mai departe cu AhaSlides
Un lucru pentru care un scenariu nu te poate pregăti complet este decalajul dintre ceea ce ai plănuit să spui și ceea ce publicul tău are nevoie de fapt să audă. Poți scrie cea mai clară și mai bine structurată prezentare din lume și totuși să apreciezi greșit unde se află publicul tău, ce știe deja sau ce anume îi nedumerește cel mai mult.
Instrumentele interactive elimină această problemă în timp real. Un sondaj înainte de secțiunea principală îți spune ce crede deja publicul tău înainte de a încerca să-i schimbi părerea. Un nor de cuvinte în mijlocul prezentării scoate la iveală ce rezonează și ce nu. O sesiune de întrebări și răspunsuri într-un punct de tranziție natural surprinde confuzia înainte ca aceasta să se agraveze.
Scrie aceste momente în scenariul tău la fel cum ai scrie orice altă secțiune. „În acest moment voi face un sondaj rapid” este un moment scriptat, nu o întrerupere. AhaSlides facilitează integrarea acestor interacțiuni direct în fluxul prezentării tale, astfel încât trecerea de la conținut la participare să fie deliberată, mai degrabă decât forțată.
Cele mai bune scenarii de prezentare nu se limitează doar la a planifica ceea ce vei spune. Ele planifică modul în care va reacționa publicul tău. Elementele interactive sunt modul în care realizezi acest lucru.
La finalul
Decalajul dintre o prezentare care informează și una care chiar are succes se reduce la modul în care a fost scrisă. Nu cu câtă încredere a fost susținută, nu cu cât de bine arătau diapozitivele, ci dacă cuvintele au fost scrise pentru un public care le aude o singură dată, în timp real, fără posibilitatea de a se întoarce.
Scrie pentru ureche. Structurează pentru claritate. Incorporează momente în care publicul tău participă, nu doar ascultă.
Fă aceste trei lucruri și livrarea se va rezolva aproape de la sine.
