Cum să te prezinți unei echipe noi

Un studiu BambooHR din 2023, realizat pe peste 1,500 de angajați cu normă întreagă din SUA, a constatat că 70% dintre noii angajați decid dacă un loc de muncă este potrivit în prima lună, iar 29% iau această decizie în prima săptămână [1]. Prezentarea nu este doar o formalitate. Ea dă tonul pentru fiecare relație de muncă care urmează.

Acest ghid prezintă ce trebuie spus, ce trebuie evitat și cum să vă adaptați abordarea, indiferent dacă sunteți un contribuitor individual, un manager nou sau vă alăturați unei echipe care lucrează la distanță.

De ce prima prezentare contează mai mult decât cred oamenii

Majoritatea noilor angajați subestimează cât de mult interacțiunile lor timpurii modelează percepțiile pe termen lung. Aceeași cercetare BambooHR a constatat că 70% dintre profesioniștii în resurse umane sunt de acord că primele impresii sunt greu de schimbat odată formate [1]. Asta nu înseamnă că o primă zi dificilă este o pagubă permanentă, dar înseamnă că există o valoare reală în a fi intenționat în ceea ce privește modul în care te prezinți.

Ceea ce își doresc majoritatea oamenilor de la un nou coleg nu este un discurs de vânzare șlefuit. Datele BambooHR au arătat că 87% dintre noii angajați speră să-și facă cel puțin un prieten la locul de muncă, iar 93% își doresc șansa de a-l urma pe un coleg [1]. Conexiunea contează mai mult decât acreditările în acele prime zile.

Ce să includeți în introducerea dvs.

O bună autoprezentare acoperă trei lucruri, iar niciunul dintre ele nu implică recitarea profilului tău LinkedIn: cine ești, ce vei face acolo și un detaliu care te face mai ușor de reținut și de abordat.

Numele și rolul dumneavoastră. Spuneți acest lucru clar chiar și atunci când oamenii îl știu deja dintr-o invitație în calendar sau dintr-un e-mail. A auzi pe cineva rostindu-și propriul nume cu încredere este diferit de a-l citi pe un ecran.

Pe scurt, experiența dumneavoastră. Una sau două propoziții despre de unde vii și la ce ai lucrat. Scopul nu este să enumeri calificări; ci să le oferi oamenilor un punct de plecare pentru a-ți înțelege perspectiva.

Ceva care invită la conversație. O curiozitate despre munca echipei, un proiect de care ești cu adevărat interesat sau un detaliu personal care le oferă colegilor o oportunitate. „Încerc și eu să găsesc cea mai bună cafea din apropierea biroului” funcționează mai bine decât un discurs repetat.

În fața persoanei, nu trebuie să discuți mai mult de două minute sau în scris mai puțin de cinci propoziții.

Cum să te prezinți în diferite situații

Ca nou angajat în echipa ta directă

Cel mai comun scenariu. Probabil veți avea parte de câteva minute într-o ședință de echipă sau într-o rundă rapidă de prezentări în prima zi.

Păstrează-l cald, specific și uman:

Când Priya s-a alăturat unei echipe de produs la o companie SaaS, s-a prezentat în stand-up-ul de luni spunând că a petrecut ultimii patru ani în comerțul electronic, că era acolo pentru a lucra în echipa de creștere și că primul ei obiectiv era să înțeleagă cum funcționa echipa înainte de a sugera ceva. Această ultimă parte, semnalând că nu era acolo pentru a interveni, a redus imediat defensivitatea și a deschis calea pentru ca colegii să împărtășească contextul cu ea.

- Menționează un lucru anume despre care ești curios sau speri să înveți

- Evitați să enumerați realizările într-un mod care pare competitiv

- Pune o întrebare sinceră la final pentru a trece de la monolog la conversație

Un lucru demn de remarcat: contează și momentul introducerii. Dacă ești introdus într-o discuție de stand-up care deja întârzie, limitează-te la trei propoziții și oferă-te să împărtășești mai multe într-o discuție separată. Citirea din cameră și respectarea ritmului existent al echipei semnalează conștientizarea situației, ceea ce este în sine o primă impresie puternică.

Ca manager nou, întâlnește-ți echipa pentru prima dată

Asta are mize reale. Persoanele cărora te prezinți încearcă să-și dea seama dacă viața lor profesională va deveni mai grea sau mai ușoară.

O abordare care funcționează constant: începeți cu ceea ce trebuie să învățați înainte de a spune ce intenționați să faceți. Michael Watkins, autorul cărții Primele 90 de zile, recomandă ca noii manageri să își petreacă primele săptămâni punând întrebări în loc să anunțe răspunsuri. Mai exact: Ce funcționează bine? Ce ați schimba dacă ați putea? Ce ar trebui să știu și probabil nu voi auzi prin canale oficiale? [2]

Un exemplu direct: „Sunt aici să mă pun la curent cu ce lucrează echipa și ce vă împiedică. Nu voi pretinde că știu mai multe despre această echipă decât știți voi după trei zile. Scopul meu pentru prima lună este să ascult.” Acest tip de onestitate are, de obicei, succes.

Câteva lucruri care se întorc în mod constant împotriva lor:

• Anunțarea schimbărilor înainte de a înțelege ce există
• Referindu-vă la ceea ce ați făcut la ultima dvs. companie ca punct de referință
• Sari peste ședințele individuale în favoarea prezentărilor de grup
  

Într-un e-mail de introducere scris

Când te alături unei echipe distribuite sau unei organizații mari, o introducere scrisă ajunge adesea la mai mulți oameni decât orice întâlnire față în față.

Structura este simplă. Începeți cu numele și rolul dumneavoastră. Spuneți una sau două propoziții despre ceea ce ați mai făcut. Numiți un lucru la care doriți cu nerăbdare să lucrați. Încheiați cu o invitație la conectare.

Exemplu:

Salut tuturor, sunt Jordan și mă alătur echipei de succes a clienților, având experiență în asistență și operațiuni B2B. Locuiesc în Austin și voi lucra pentru conturile EMEA. Aștept cu nerăbdare să mă pun la curent cu procesul actual de integrare și mi-ar plăcea să iau o cafea virtuală cu oricine este dispus în primele mele săptămâni. Calendarul meu este deschis. Nu ezitați să rezervați o oră.

Scurt, specific și practic. Oferă suficiente informații oamenilor pentru a declanșa o conversație, fără a fi nevoie să fie citit ca un rezumat LinkedIn.

Într-o echipă la distanță sau hibridă

Prezentările la distanță necesită un efort mai atent, deoarece întâlnirile casual pe hol nu au loc. Trebuie să creezi momentele care altfel s-ar produce accidental.

Postează o introducere scrisă pe canalul principal de chat al echipei tale în prima zi. Dacă există un apel video, pornește camera. Întreabă-ți managerul cine sunt persoanele cheie cu care să te întâlnești în primele două săptămâni și programează aceste întâlniri, în loc să aștepți să se întâmple organic.

O tactică utilă: adăugați o scurtă notă „lucrează cu mine” în profilul dvs. Slack sau Teams. Includeți fusul orar, stilul de comunicare preferat și un fapt care nu ține de serviciu. Durează zece minute și economisește ore întregi de ambiguitate.

De asemenea, nu vă bazați exclusiv pe comunicarea prin text în primele două săptămâni. Dacă organizația dvs. folosește apeluri video în mod regulat, sugerați în mod proactiv un apel video scurt, mai degrabă decât un schimb prelungit de replici prin chat. Faptul că vedeți fața cuiva, chiar și timp de cincisprezece minute, construiește o relație mai bună decât o duzină de mesaje și facilitează comunicarea scrisă ulterioară, deoarece aveți o idee clară despre cine vorbiți.

Lucruri care înrăutățesc constant prezentările

Vorbesc prea mult. O introducere de două minute care se transformă în cincisprezece minute de biografie profesională pierde rapid oamenii. Treci la subiect, apoi creează spațiu și pentru ceilalți.

A vorbi de rău despre un fost angajator. Semnalează o judecată slabă și îi face pe colegi să se întrebe imediat ce vei spune despre ei mai târziu.

Te minimalizezi excesiv. Există o diferență între umilință și a face dificilă înțelegerea de către oameni a ceea ce aduci. Fii clar în ceea ce privește experiența ta.

Ignorarea personalului de sprijin și a colegilor cu experiență mai mică. Noii angajați se concentrează adesea pe impresionarea celor superiori și investesc prea puțin în relațiile cu colegii și în rolurile de sprijin. Aceste relații determină adesea cât de bine decurg primele luni.

Tratarea introducerii ca pe un eveniment singular. Introducerea din prima zi este un punct de plecare. Continuarea conversației, amintirea detaliilor din primele conversații și manifestarea unui interes constant de-a lungul săptămânilor contează mai mult decât replica de început.

O listă de verificare practică pentru prima săptămână

Aceste acțiuni se bazează pe introducerea inițială și o ajută să rămână în minte:

• Trimiteți o introducere scrisă oricăror canale sau grupuri în care nu ați fost introduși oficial.
• Programează întâlniri individuale cu persoanele pe care managerul tău le-a semnalat drept contacte cheie.
• Urmăriți cel puțin un detaliu dintr-o conversație timpurie („ai menționat că lucrai la X, cum a mers?”).
• Adaugă o notă de tip „Lucrează cu mine” la profilul tău Slack sau Teams.
• Participă la cel puțin un moment informal în echipă, o discuție la cafea, o conversație la prânz, orice în afara unei întâlniri formale.

Cum poate AhaSlides să ajute echipele să integreze noi membri

Cel mai important motiv pentru care prezentările nu reușesc este acela că sunt unidirecționale. Persoana nouă vorbește; toți ceilalți ascultă pe jumătate și se întorc la laptop. O scurtă activitate interactivă în cadrul aceleiași întâlniri schimbă complet acest lucru.

AhaSlides permite echipelor să deruleze sondaje live, nori de cuvinte și runde de întrebări și răspunsuri direct într-o întâlnire. Un simplu diapozitiv de tipul „două adevăruri și o minciună”, un sondaj care solicită echipei să își împărtășească proiectul curent într-un singur cuvânt sau o sesiune deschisă de întrebări și răspunsuri pentru ca noul angajat să pună întrebări echipei, toate acestea fac din introducere o experiență bidirecțională, mai degrabă decât o prezentare. Când oamenii răspund în timp real, este mai probabil să își amintească momentul și persoana din centrul acestuia.

Pentru managerii care recrutează mai mulți noi angajați, acest tip de interacțiune structurată este scalabilă. Puteți rula același format de spargere a gheții în toate echipele fără ca acesta să pară identic de fiecare dată, deoarece răspunsurile sunt întotdeauna diferite.

Întrebări frecvente

Cât timp ar trebui să dureze o autoprezentare la locul de muncă?

În persoană, încercați să petreceți între 60 și 90 de secunde, aproximativ timpul necesar pentru a vă spune numele, rolul, o linie cu informații relevante și o întrebare pentru grup. Introducerile scrise pot fi puțin mai lungi, dar de obicei patru până la șase propoziții sunt suficiente. Oamenii vor pune întrebări suplimentare dacă doresc mai multe. Scopul unei introduceri este de a deschide o conversație, nu de a o închide. Dacă depășiți două minute, acesta este un semnal pentru a face o pauză și a-i invita pe alții să răspundă, în loc să continuați.

Ce se întâmplă dacă mă blochez sau mă împiedic în timpul introducerii?

Se întâmplă aproape tuturor la un moment dat, mai ales când se face liniște într-o cameră și toate privirile se îndreaptă spre tine. Cea mai eficientă recuperare este pur și simplu să recunoști pe scurt acest lucru și să mergi mai departe: „Îmi pare rău, lasă-mă să o iau de la capăt” sau „Întotdeauna găsesc prezentările din prima zi puțin stresante” par sincere, mai degrabă decât stânjenitoare. Ceea ce își amintesc oamenii este dacă ai fost cald și sincer interesat de ei, nu dacă propozițiile tale au fost perfect construite. Cercetările privind formarea impresiilor arată în mod constant că o căldură și o atenție cântăresc mai mult decât fluența verbală. O mică împiedicare urmată de o întrebare sinceră despre munca colegilor de echipă va fi uitată în decursul unei săptămâni.

Ar trebui să-mi pregătesc introducerea în avans?

Da, dar cu ușurință. Scrie două sau trei propoziții pe care vrei să le incluzi și exersează să le spui cu voce tare o dată sau de două ori înainte de prima zi. Dacă intri complet nepregătit, improvizezi sub o ușoară presiune socială, adică atunci când oamenii tind să divagheze sau să se subestimeze. Dacă intri cu un discurs complet scris, sună plat și repetat și te poate face mai puțin receptiv la conversația reală care are loc în jurul tău. Câteva fraze pregătite îți oferă o ancoră, lăsând în același timp loc de adaptare la oricine se află în încăpere. Acordă atenție tonului conversației existente în echipă și adaptează-l. O echipă plină de energie și informală va reacționa diferit față de un grup mai liniștit și mai rezervat.

Surse

[1] BambooHR. (2023). Primele impresii sunt esențiale: 44 de zile pentru a face sau a eșua o nouă angajare. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). Primele 90 de zile: Strategii dovedite pentru a te pune la curent mai rapid și mai inteligent. Harvard Business Review Press.