Последнее обновление данных: 30 октября 2026 г., с учетом источников, ссылки на которые приведены в этом посте.
Новый сотрудник предъявляет водительское удостоверение и карточку социального страхования. Координатор по адаптации, стремясь к полноте информации, запрашивает также паспорт. Этот дополнительный запрос может являться нарушением федерального закона, если он обусловлен гражданством, иммиграционным статусом или национальным происхождением. Согласно действующей таблице штрафов Министерства юстиции, нарушение требований к заполнению формы I-9 влечет за собой штрафные санкции. От 288 до 2,861 долларов на человекаА недобросовестная документальная практика обходится в 236–2,364 доллара на каждого человека, с которым поступили несправедливо. Ошибки в заполнении формы и завышенные требования также приводят к финансовым потерям.
Обучение по заполнению формы I-9, или обучение по соблюдению требований формы I-9, должно охватывать оба аспекта. В этой статье представлены 6 готовых курсов, разделенных на 3 группы, с описанием того, что исправляет каждая группа и как их внедрить. Каждая группа завершается... Наш выборПриведенные правовые аспекты описывают федеральные правила США, поэтому используйте это как краткое изложение, а не как постановление.
Все 6 курса с первого взгляда
| "Курс" | Что это покрывает | Длина | За этим стоит федеральное правило? |
|---|---|---|---|
| Гражданство, иммиграционный статус и справедливая практика заполнения формы I-9 (США) | Справедливые методы проверки документов и гражданства. | 45 мин | Да (федеральное правило США) |
| Прозрачность в вопросах найма, проведения собеседований и оплаты труда в соответствии с законодательством. | Законные этапы найма, включая сроки и необходимые документы для заполнения формы I-9. | 45 мин | Да (в соответствии с федеральными правилами США о дискриминации; прозрачность оплаты труда варьируется в зависимости от штата). |
| Дискриминация и равные возможности трудоустройства | Федеральные законы о равных возможностях трудоустройства, защищаемые характеристики, выявление дискриминации | 45 мин | Да (федеральное правило США) |
| Предотвращение ответных мер | Никогда не наказывать тех, кто выражает обеспокоенность. | 40 мин | Да (федеральное правило США) |
| Нормы поведения | Честность, неоднозначные ситуации и умение высказывать свое мнение. | 35 мин | Нет |
| Классификация и обработка данных | Маркировка, хранение, обмен и удаление данных по уровням. | 25 мин | Нет |
Законы устанавливают правила проверки и обращения с работниками. Прохождение соответствующего курса не требуется.
Справедливое и точное заполнение формы I-9
Гражданство, иммиграционный статус и справедливая практика заполнения формы I-9 (США)
Министерство юстиции заявляет, что работодатели любого размера могут... не следует запрашивать больше или иные документы, чем необходимо.Запрашивать конкретные документы или отклонять документы, выглядящие вполне правдоподобно, из-за гражданства, иммиграционного статуса или национального происхождения работника. Курс построен вокруг этих правил и защиты, предоставляемой гражданством. Специалистам, занимающимся обработкой форм I-9, он нужен больше, чем кому-либо другому, потому что именно они находятся за столом, когда поступают документы. Проведите викторину «Выбери ответ» до и после занятия: новый сотрудник показывает документ из Списка B и из Списка C. Что вы будете делать дальше?
Прозрачность в вопросах найма, проведения собеседований и оплаты труда в соответствии с законодательством.
Этот курс связывает этапы найма с проверкой, которая следует за предложением о работе. Пятый урок охватывает предложения о работе, проверку биографических данных, сроки заполнения формы I-9 и необходимые документы. Время имеет значение: USCIS перечисляет не завершить Раздел 2 к третьему рабочему дню Распространенная ошибка работодателей — заполнить раздел 2 после того, как сотрудник приступит к работе. Специалисты, знающие сроки найма, могут спланировать оформление документов до первого дня работы. Хорошо работает такой сценарий: предложение о работе отправляется в четверг, а новый сотрудник приступает к работе в понедельник. Когда нужно заполнить раздел 2?
Наш выбор: Гражданство, иммиграционный статус и справедливая практика заполнения формы I-9 (США). Речь идёт о самой распространённой ошибке, которую чаще всего допускают компании, работающие с платежными системами из лучших побуждений: они запрашивают больше, чем позволяет закон.
Равное обращение и ответные меры
Дискриминация и равные возможности трудоустройства
Требование слишком большого количества документов также часто является дискриминацией. Министерство юстиции заявляет, что работодатели, имеющие от четырех до четырнадцати сотрудников, не могут претендовать на это. Нельзя относиться к людям по-разному из-за их национального происхождения. При приеме на работу, увольнении или найме персонала, а также о том, что Комиссия по равным возможностям трудоустройства (EEOC) имеет юрисдикцию в отношении работодателей с 15 и более сотрудниками. Этот курс описывает федеральные законы о равных возможностях трудоустройства, характеристики, которые они защищают, и как выявлять дискриминационное обращение в повседневных решениях. Специалистам по обработке документов это необходимо, потому что привычка проверять одних новых сотрудников тщательнее, чем других, — это именно привычка. В раунде с облаком слов спросите: «Что заставляет вас дважды взглянуть на документ?»
Предотвращение ответных мер
Министерство юстиции заявляет, что работодатели любого размера могут... нельзя запугивать, угрожать, принуждать или мстить. против лиц, подающих жалобы в Отдел по правам иммигрантов и сотрудников, сотрудничающих со следствием или выступающих против несправедливой обработки документов. Этот курс охватывает защищенную деятельность, что считается местью и как руководители отличают справедливые решения от наказания. Сотрудники, которые ставят под сомнение порядок обработки своих документов, не должны платить за них. Сценарий: новый сотрудник возражает против запроса на паспорт. Что должны сделать обработчик и руководитель в дальнейшем?
Наш выбор: Дискриминация и равные возможности трудоустройства. Это показывает производителям процессоров, что "осторожное отношение" к одним людям и бездействие по отношению к другим само по себе представляет риск.
Вести учет и обеспечивать сохранность записей.
Нормы поведения
Этот курс устанавливает четкий стандарт честности, разрешения спорных ситуаций и отстаивания своей позиции. Записи I-9 являются проверкой этого стандарта. USCIS заявляет, что исправления должны быть зачеркнуты, заверены инициалами и датированы, и что работодатели должны не скрывать никаких изменений, внесенных в форму.Поскольку это может привести к увеличению ответственности. Специалист по обработке документов, желающий исправить просроченную форму, должен знать честное решение. Сценарий: менеджер просит вас задним числом проставить дату подписи в Разделе 2. Учащиеся голосуют за то, что делать, а затем видят ответ, соответствующий политике.
Классификация и обработка данных
В файлах формы I-9 содержатся имена, даты рождения, номера документов и часто копии удостоверений личности. USCIS рекомендует работодателям хранить заполненные формы и любые их копии. чтобы личная информация не попала в чужие руки.при этом обеспечивая их доступность для проверки. Этот курс охватывает маркировку, хранение, обмен и уничтожение данных по уровням, а также порядок сообщения о неправильном обращении. В раунде «Выбери ответ» учащиеся выбирают одно безопасное место для хранения отсканированных копий формы I-9 из четырех вариантов.
Наш выбор: Классификация и обработка данных. Это самый короткий курс, занимающий 25 минут, и он обеспечивает защиту одного из самых конфиденциальных файлов, хранящихся в отделе кадров.
Как реализовать план
Начните с четырех вариантов, отмеченных в таблице как «Да», поскольку они сопряжены с юридическими рисками. Нарушение правил оформления документов влечет за собой дополнительные расходы. От 288 до 2,861 долларов на человекаа также недобросовестная практика документирования, стоимостью от 236 до 2,364 долларов на человека, поэтому один короткий сеанс по сравнению с этим обходится недорого.
- Прежде чем кто-либо начнет оформление формы I-9: Справедливая процедура заполнения формы I-9 и законный найм сотрудников. В совокупности это занимает около 90 минут.
- В течение первого квартала: Дискриминация и равные возможности трудоустройства, предотвращение ответных мер и ненадлежащая обработка данных.
- Каждый год: В программу входит тест для повторения материала курсов Yes, а также кодекс поведения и самооценка с использованием списка распространенных ошибок USCIS.
- Глубина специализации: Пользователям системы E-Verify также следует заполнить Обучение работе с системой E-VerifyНа сайте E-Verify указаны бесплатные консультации по заполнению формы I-9 и прохождению проверки E-Verify.
Добавьте правила вашего штата, в котором вы принимаете на работу. Спросите в отделе кадров или у юриста, что к чему относится.
Способы проведения этих курсов на AhaSlides
Любой из этих курсов можно создать в удобном для вас темпе. AhaSlides С помощью создателя курса можно провести его в формате интерактивной сессии вопросов и ответов или и то, и другое, с предварительным и итоговым опросом для оценки изменений.
- Выберите ответ: Предъявите документы нового сотрудника и спросите, может ли сотрудник, занимающийся обработкой документов, запросить что-либо еще.
- Облако слов: Спросите: «Что заставляет вас дважды взглянуть на документ?» Самые крупные слова указывают на то, где может закрасться предвзятость.
- Шкала оценок: До и после прохождения курса по заполнению формы I-9 задайте вопрос: «Насколько вы уверены в своих силах при самостоятельном выполнении Раздела 2?» (от 1 до 5).
- Вопрос открытого типа: Собирайте анонимные вопросы по сложным случаям, таким как квитанции или просроченные документы, чтобы отдел кадров ответил на них на следующем собрании.
Если вы также обучаете менеджеров, которые делают предложения, наша статья на эту тему... Тренинг по подготовке к собеседованиям для менеджеров по найму Описывает этапы, предшествующие получению разрешения на въезд по трассе I-9.
FAQ
Какую подготовку должны пройти специалисты по обработке форм I-9?
Им необходимы правила заполнения формы I-9, справедливая практика оформления документов и безопасное обращение с записями. Шесть вышеупомянутых курсов охватывают все три аспекта, а также вопросы равного обращения и предотвращения ответных мер.
Требуется ли по закону прохождение обучения по заполнению формы I-9?
Ни один из федеральных источников, упомянутых в этом сообщении, не требует прохождения курса обучения. Правила требуют точного, своевременного и справедливого заполнения формы I-9, и многие работодатели используют обучение для выполнения этих требований.
Какие ошибки в форме I-9 встречаются чаще всего?
Среди имен, указанных в списках USCIS, — отсутствующие записи, подписи и даты, а также несвоевременное заполнение. USCIS перечисляет распространенные ошибки Например, сотрудник может не подписать или не поставить дату в Разделе 1, работодатель может не внести данные в документ, а Раздел 2 может быть не заполнен к третьему рабочему дню. Запрос конкретных документов представляет собой отдельный риск дискриминации.
Что такое электронное подтверждение?
E-Verify — это интернет-система, управляемая правительством США. сравнивает информацию из формы I-9 сотрудника. для подтверждения права на трудоустройство с использованием данных Министерства внутренней безопасности и Управления социального обеспечения.
Данная публикация содержит общую информацию, а не юридическую консультацию. Для принятия решения относительно вашего рабочего места обратитесь к квалифицированному юристу по трудовому праву или в регулирующий орган.
