Электронное письмо с приглашением на встречу | Лучшие советы, примеры и шаблоны (100% бесплатно)

Что хорошего электронное письмо с приглашением на встречу пример?

Встречи могут быть важным элементом эффективности, координации и единства команды. Многие компании проводят встречи не реже одного раза в неделю. Это может быть неформальная встреча, чтобы просто поговорить со своими сотрудниками, или более официальное собрание правления, чтобы обсудить будущий план компании и годовой отчет на конец года. Администраторы или руководители обязаны направлять участникам или гостям письма с приглашениями на собрание.

Приглашение на встречу важно для эффективного и беспрепятственного проведения официальных встреч. Существует множество способов отправки приглашений на встречи. В этой статье мы сосредоточимся на рассмотрении письма с приглашением на встречу, самый удобный и популярный способ приглашать людей участвовать в ваших собраниях.

Содержание

• Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
• Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?
• Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом
• Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры
• Выводы

Шаблоны быстрых встреч с AhaSlides

Начните за секунды.

Получите быстрые шаблоны с AhaSlides. Зарегистрируйтесь бесплатно и выберите то, что вам нужно из библиотеки шаблонов!

🚀 Получите бесплатные шаблоны ☁️

• Встречи в бизнесе
• Протокол заседаний
• Стенд-ап встреча

Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?

Электронное письмо с приглашением на собрание, являющееся ключевой частью деловой активности, представляет собой письменное сообщение с демонстрацией цели собрания и просьбой присоединиться к собранию после определенной даты и места, а также с более подробными вложениями, если они есть. Он может быть написан в формальном или неформальном стилях в зависимости от особенностей встреч. Они должны быть написаны в соответствующем тоне и стиле, чтобы соответствовать деловому этикету электронной почты.

Однако не путайте электронное письмо с приглашением на собрание и электронное письмо с приглашением на собрание. Ключевое различие между этими электронными письмами заключается в том, что электронное письмо с приглашением на встречу предназначено для назначения встречи с кем-то, а электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы пригласить вас на встречу в объявленные даты и место.

Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?

Использование приглашений по электронной почте дает много преимуществ. Преимущества электронных приглашений перечислены ниже:

• Он подключается к календарям напрямую. Когда получатели принимают приглашение, оно снова добавляется в их бизнес-календарь, и вы получаете напоминание так же, как и другие события, отмеченные в календаре.
• Это удобно и быстро. Ваши получатели могут получить электронное письмо сразу после того, как вы нажмете кнопку отправки. Поскольку оно направляется прямо получателю, если адрес электронной почты неверен, вы можете сразу же получить уведомление и быстро перейти к дальнейшим решениям.
• Это экономит время. Вы можете отправлять групповые электронные письма с тысячами адресов электронной почты одновременно.
• Это экономия средств. Вам не придется тратить бюджет на рассылку.
• Его можно сгенерировать прямо с предпочитаемой вами платформы вебинаров. Если у вас не личная встреча, вашим первым выбором, вероятно, будет Zoom, Microsoft Teams, или что-то эквивалентное. После подтверждения RSVP все ссылки и временные рамки синхронизируются по электронной почте, чтобы участник мог избежать путаницы с другими мероприятиями.

Это факт, что каждый день отправляются миллиарды электронных писем, и многие из них являются спамом. Поскольку каждый использует хотя бы одно электронное письмо для обмена важными сообщениями о работе, покупках, встречах и многом другом. Однако, поскольку вам приходится читать тонны электронных писем в день, неудивительно, что вы иногда сталкиваетесь с феноменом «усталости от электронной почты». Таким образом, отправка хорошего электронного письма с приглашением поможет избежать ненужных недопониманий или невежества со стороны получателей.

Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом

Хорошее письмо с приглашением на встречу имеет важное значениеи, как правило, влияет на  доставка по электронной почтеставка. 

Существуют правила этикета и принципы, которым каждый должен следовать, чтобы заполнить электронное письмо с приглашением на деловую встречу в отношении получателей. Вы можете узнать, как написать стандартное электронное письмо с приглашением на встречу, выполнив следующие действия:

Шаг 1. Напишите убедительную тему письма

Это факт, что 47% получателей электронной почты читают электронные письма с четкой и краткой темой. Первое впечатление важно. Это может дать получателям чувство срочности или важности, что приведет к более высокому проценту открываемости.

• Коротко, целенаправленно. Будьте правдивы, а не загадочны.
• Вы можете запросить подтверждение присутствия в строке темы в знак срочности.
• Или добавьте сентиментальный тон, например, не забывайте о важности, срочности...
• Добавьте время, если вы хотите подчеркнуть срочную проблему 

Например: «Встреча 4/12: мозговой штурм по проекту» или «Важно. Пожалуйста, ответьте: встреча по стратегии нового продукта 10/6»

Шаг 2. Начните с краткого введения

В самой первой строке неплохо бы кратко рассказать о том, кто вы, какую должность занимаете в организации и почему вы к ним обращаетесь. Тогда вы сможете прямо показать цель встречи. Многие люди совершают ошибку, сообщая расплывчатую цель встречи, поскольку полагают, что участники должны об этом знать.

• Сделайте ваше представление приятным или связанным с работой
• Напомните участникам, если им нужно закончить какие-либо задачи или взять что-нибудь с собой на встречу.

НапримерЗдравствуйте, член команды, я с нетерпением жду встречи с вами на презентации нового продукта в следующий понедельник.

Шаг 3. Поделитесь временем и местоположением

Вы должны указать точное время встречи. Вы также должны сообщить им, как и где проходит встреча, лично или онлайн, и предложить рекомендации или ссылки на платформу, если они им понадобятся.

• Добавьте часовой пояс, если кто-то из сотрудников работает в разных регионах мира
• Укажите предполагаемую продолжительность встречи
• При указании направлений будьте как можно более подробными или прикрепите руководство по картированию.

Например: Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 октября, в 1:00 в конференц-зале 2, на втором этаже административного здания.

Шаг 4: Опишите повестку дня встречи

Опишите ключевые цели или предлагаемую повестку дня встречи. Не упоминайте детали. Вы можете просто указать тему и сроки. Для официальных встреч вы можете приложить подробный документ. Это особенно полезно для помощи участникам в подготовке.

Например, вы можете начать с: Мы планируем обсудить..../ Мы хотим решить некоторые вопросы Или в следующем графике:

• 8:00-9:30: Знакомство с проектом
• 9:30–11:30: Презентации Ховарда (ИТ), Нура (маркетинг) и Шарлотты (продажи).

Шаг 5: Попросите RSVP

Требование ответа на приглашение может помочь подтвердить ответ от получателей. Чтобы избежать двойственности, в ваше электронное письмо следует указать предпочтительный ответ и срок, в течение которого участники могут сообщить вам о своем присутствии или отсутствии. Таким образом, если вы не получили ответ на приглашение в установленный вами момент, вы можете выполнить быстрые последующие действия.

Например: Пожалуйста, ответьте до [дата] на [адрес электронной почты или номер телефона]

Шаг 6. Добавьте профессиональную подпись электронной почты и брендинг

Подпись в деловой электронной почте должна включать полное имя, название должности, название компании, контактную информацию, персональные сайтыи другие адреса с гиперссылками. 

Вы можете легко настроить свою подпись с помощью Gmail.

Например:

Джессика Мэдисон

Региональный директор по маркетингу, Инкоиндустрия

555-9577-990

Существует множество бесплатных программ для создания подписей электронной почты, которые сэкономят ваше время и усилия, например: Моя подпись.

Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры

Имейте в виду, что разные типы встреч будут иметь разные стандарты и стили письма. Обычно мы разделяем электронные письма с приглашениями на встречи в зависимости от их формального и неформального уровня, включая или исключая виртуальные встречи или чисто онлайн-встречи. В этой части мы собираем и представляем вам некоторые типичные типы приглашений на встречи и шаблоны каждого типа, которые обычно используются в электронных письмах с приглашениями на деловые встречи.

№1. Официальное письмо с приглашением на встречу

Официальное электронное письмо с приглашением на встречу используется для крупных встреч, которые обычно проводятся один-три раза в год. Это большая официальная встреча, поэтому ваше электронное письмо должно быть написано в формальном стиле. Прилагаемые приложения нужны, чтобы участнику было более понятно, как участвовать во встрече, как найти место, и подробно описать повестку дня.

Официальные встречи включают:

• Встреча руководства
• Заседание комитета
• Заседание Совета директоров 
• Собрание акционеров 
• Стратегическое совещание 

Пример 1: акционеров шаблон электронного приглашения

Тема сообщения: Важно. Вы приглашены на ежегодное общее собрание. [Время]

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Уважаемые акционеры!

Мы рады пригласить вас на ежегодное общее собрание, которое состоится [Время], [Адрес]

Ежегодное собрание акционеров является исключительным поводом для обмена информацией и дискуссий между [Название компании]и все наши акционеры.

Это также возможность выразить свое мнение и проголосовать, чтобы играть активную роль в принятии важных решений для [Название компании],независимо от количества акций, которыми вы владеете. На встрече будут рассмотрены следующие основные темы:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Вы найдете инструкции о том, как принять участие в этом собрании, повестке дня и тексте резолюций, которые должны быть представлены на ваше утверждение, в прикрепленном ниже документе.

Я хотел бы поблагодарить вас от имени правления за ваш вклад и вашу верность [Название компании] и я с нетерпением жду встречи с вами на встрече [Дата]

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

Пример 2: Стратегическое совещание шаблон электронного приглашения

[Имя получателя]

[Название компании]

[Должность]

[Адрес компании]

[Дата]

Сюжетная линия: Запуск проекта Маркетинговая кампания Встреча: 2 февраля

От имени [Название компании], я хотел бы пригласить вас посетить деловую встречу, которая состоится в [Название конференц-зала, название здания] [Дата и время]. Встреча продлится в течение [Продолжительность].

Я рад приветствовать вас на первом этапе нашего проекта, чтобы обсудить наше предстоящее предложение [Подробнее], и мы ценим ваши ценные идеи по этому поводу. Вот краткий обзор нашей программы на этот день:

Повестка дня на 1 век:

Повестка дня на 2 век:

Повестка дня на 3 век:

Повестка дня на 4 век:

Это предложение рассматривается всей нашей командой как одно из самых важных. Для дальнейшего ознакомления мы приложили к настоящему письму документ с более подробной информацией, чтобы вам было удобно заранее подготовиться к встрече.

Мы все с нетерпением ждем возможности поговорить с вами, чтобы обсудить, что еще мы можем сделать, чтобы это предложение успешно сработало. Пожалуйста, присылайте любые вопросы или рекомендации для встречи до [Крайний срок]мне напрямую, ответив на это письмо.

Удачного дня.

Благодарю Вас,

С уважением,

[Имя]

[Название должности]

[Название компании]

[Адрес компании и веб-сайт]

№2. Электронное письмо с приглашением на неофициальную встречу

С официальным электронным письмом с приглашением на встречу, если это просто встреча с подчиненными или членами команды. Вам гораздо легче думать о том, как правильно писать. Вы можете писать в неформальном стиле с дружелюбным и радостным тоном.

К неформальным встречам относятся:

• Мозговой штурм
• Встреча по решению проблем
• Обучение
• Регистрация заезда
• Совещание по тимбилдингу
• Кофейные чаты 

Пример 3. Шаблон электронного приглашения на встречу для регистрации

Тема сообщения: Срочно. [Название проекта]обновления. [Дата]

Уважаемые команды,

Приветствую!

Было приятно и забавно работать с вами над [Название проекта]. Тем не менее, чтобы иметь возможность эффективно осуществлять наши планы, я считаю, что настало подходящее время для того, чтобы сообщить о достигнутом прогрессе, и я был бы признателен за возможность встретиться с вами в [место нахождения]для дальнейшего обсуждения этого вопроса на [Дата и время].

Я также приложил список всех повесток дня, которые нам необходимо обсудить. Не забудьте подготовить отчет о выполнении задачи. Пожалуйста, используйте это [Link]дайте мне знать, сможете ли вы это сделать. 

Пожалуйста, напишите мне подтверждение как можно скорее.

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

Пример 4: Команда буilding шаблон приглашения по электронной почте

Уважаемые члены команды,

Настоящим сообщаю вам, что [Название отдела]организует  Тимбилдинговая встреча для всех наших сотрудниковчлены на  [Дата и время]

Для дальнейшего профессионального развития чрезвычайно важно, чтобы мы росли вместе, а это может произойти только в том случае, если мы будем работать в команде, чтобы наши навыки и таланты можно было использовать для повышения производительности. Вот почему наш отдел ежемесячно продвигает различные мероприятия по тимбилдингу.

Пожалуйста, приходите и присоединяйтесь к мероприятию, чтобы мы могли услышать ваш голос о том, как мы можем улучшить, чтобы оказать вам лучшую поддержку. Также будет несколько командообразующие игры вместе с напитками и легкими закусками будут предоставлены компанией.

Мы с нетерпением ждем возможности весело провести время на этом тимбилдинговом мероприятии, организованном для того, чтобы помочь каждому из нас расти. Если вы считаете, что не сможете принять участие в этой встрече, пожалуйста, сообщите [Имя координатора] at [Телефонный номер]

С уважением,

[Имя]

[Должность]

[Название компании]

№3. Электронная почта с приглашением для приглашенного докладчика

Электронное приглашение приглашенного докладчика должно содержать информацию, относящуюся к выступающему в отношении встречи и возможности выступления. Крайне важно, чтобы спикер знал, как он может внести свой вклад в ваше мероприятие и какие преимущества он может получить, участвуя в вашем мероприятии.

Пример 5: Шаблон электронного приглашения приглашенного докладчика

Уважаемые [Оратор],

Мы надеемся, что это сообщение найдет вас хорошо! Сегодня мы обращаемся к вам с фантастической возможностью выступить для вашего размышления. Мы хотели бы попросить вас быть нашим почетным спикером на [Название встречи], мероприятие, посвященное [Описание цели и аудитории вашего мероприятия], Целиком [Название встречи]Команда вдохновлена ​​вашими достижениями и считает, что вы были бы идеальным экспертом, чтобы обратиться к нашей аудитории профессионалов-единомышленников.

[Название встречи]состоится в [Место проведения, включая город и штат] on [Даты]. Ожидается, что наше мероприятие примет около [Предполагаемое количество участников#]. Наша цель -[Цели встречи] .

Мы считаем, что вы потрясающий оратор, и ваш голос был бы важным дополнением к этому разговору, учитывая вашу обширную работу в [Область знаний].Вы можете представить свои идеи продолжительностью до [Duration] минут, связанные с областью [Тема встречи]. Вы можете отправить свое предложение до [крайний срок] по [ссылке], чтобы наша команда могла выслушать ваши идеи и заранее определить детали вашего выступления.

В любом случае, если вы не сможете присутствовать, мы убедительно просим вас связаться с нами через [ссылка]. Спасибо за ваше время и внимание, мы с нетерпением ждем положительного ответа от вас.

Лучший,
[Имя]
[Должность]
[Контакты]
[Адрес веб-сайта компании]

№4. Электронная почта с приглашением на вебинар

В сегодняшних тенденциях все больше и больше людей проводят онлайн-встречи, поскольку это экономит время и средства, особенно для удаленно работающих команд. Если вы используете платформы конференций, есть хорошо настроенные приглашения, которые отправляются непосредственно вашему участнику перед началом собрания, например шаблон электронного письма с приглашением Zoom. Для виртуального вебинара вы можете обратиться к следующему образцу.

подсказки: Используйте такие ключевые слова, как «Поздравляем», «Скоро», «Идеально», «Обновление», «Доступно», «Окончательно», «Топ», «Особенный», «Присоединяйтесь к нам», «Бесплатно» и т. д.

Пример 6: Шаблон электронного приглашения на вебинар

Тема сообщения: Поздравляем! Вы приглашены на [Название вебинара]

Уважаемые [Имя кандидата],

[Название компании]очень рад организовать вебинар для [ Тема вебинара] на [Время] в [Время], стремясь [[Цели вебинара]

Это будет хорошая возможность для вас заработать огромную прибыль от приглашенных вами экспертов в области [темы вебинара] и получить бесплатные подарки. Наша команда в восторге от вашего присутствия.

Примечание. Этот вебинар ограничен [Число людей]. Чтобы сохранить место, пожалуйста, зарегистрируйтесь [Связь], и не стесняйтесь поделиться им с друзьями. 

Я надеюсь увидеть вас там!

Хорошего дня,

[Ваше имя]

[Подпись]

Выводы

К счастью, в Интернете можно найти множество шаблонов приглашений на деловые встречи, которые вы можете настроить и отправить участникам за считанные секунды. Не забудьте сохранить их в своем облаке, чтобы иметь возможность подготовить электронное письмо в идеальном виде, особенно в случае срочности.

Если вы также ищете другие решения для своего бизнеса, вы можете найти AhaSlides— это хороший инструмент для презентаций со множеством замечательных функций для поддержки ваших вебинаров, мероприятий по формированию команды, конференций и многого другого.

Часто задаваемые вопросы

Ref: В самом деле | Шерпани

Теги: Деловая встреча

Поделиться