Листовка для стартовой встречи по проекту по маникюру за 8 шагов (+бесплатный шаблон!)

Даже самые дисциплинированные компании иногда могут почувствовать, что их проекты сбиваются с пути. Чаще всего проблема заключается в одном из подготовка. Решение?Хорошо структурированный и полностью интерактивный стартовое собрание проекта!

Это больше, чем просто пышность и церемония, хорошо проведенное стартовое совещание действительно может сделать что-то красивое правильным. Вот 8 шагов, чтобы провести стартовую встречу по проекту, которая вызовет волнение и все члены на той же странице.

Время начала!

Что такое стартовая встреча проекта?
Почему так важны стартовые встречи проекта?
8 шагов к стартовому совещанию о сногсшибательном проекте
Шаблон повестки дня стартового собрания проекта

Советы по совещанию, которые следует помнить

У вас должна быть заранее составлена программа стартовой встречи. Отправка электронного письма о начале проекта очень важна! Итак, давайте посмотрим на несколько образцов повестки дня стартового собрания!

Начальная сессия должна быть короткой и лаконичной, с большим количеством игр и занятий, поскольку именно в это время AhaSlides очень удобно! Ознакомьтесь с нашими дополнительными советами ниже:

Альтернативный текст

Начните разговор.

Получите ценный вклад от вашей команды и клиентов во время стартового совещания по проекту. Используйте живые опросы, вопросы и ответы и инструменты для обмена идеями с этим бесплатным шаблоном!

🚀 Посмотреть шаблон

Что такое стартовая встреча проекта?

Как написано на банке, стартовое совещание по проекту - это встреча, на которой вы запускаете свой проект.

Обычно стартовая встреча по проекту — это первая встреча заказчика, заказавшего проект, и компании, которая воплотит его в жизнь. Обе стороны сядут вместе и обсудят основы проекта, его цель, цели и то, как он пройдет путь от идеи до воплощения.

Вообще говоря, есть 2 виды стартовых совещаний, о которых следует знать:

Старт внешнего проекта -Команда разработчиков встречается с кем-то из внешнююкомпания, как клиент или заинтересованное лицо, и обсуждает план совместного проекта.
Внутренний ПКМ - Команда из одной компания садится вместе и обсуждает план нового внутреннего проекта.

Хотя оба этих типа могут иметь разные результаты, процедурапочти то же самое. По сути нет частизапуска внешнего проекта, который не является частью запуска внутреннего проекта - единственная разница будет в том, для кого вы его держите.

Больше взаимодействия с вашими собраниями

Почему так важны стартовые встречи проекта?

Цель стартовых встреч должна быть громкой и ясной! Может показаться, что запустить проект достаточно просто, просто назначив кучу задач нужным людям, особенно на сегодняшнем рабочем месте, одержимом канбан-досками. Однако это может привести к тому, что команды будут постоянно сбиваться с пути.

Помните: только потому, что вы находитесь на та же доскаэто не значит, что ты на та же страница.

По сути, стартовое собрание проекта - это честная и открытая Диалог между клиентом и командой. Его серию объявлений о том, как будет работать проект, но разговоро планах, ожиданиях и целях, достигнутых в результате безудержных дебатов.

Вот некоторые из преимуществ проведения начального собрания проекта:

Это получает всех (например, - «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и первые четыре я потрачу на заточку топора».Если бы Авраам Линкольн был жив сегодня, вы можете быть уверены, что первые 4 из 6 часов проекта он провел бы на стартовом совещании по проекту. Это потому, что эти встречи содержат ВСЕ необходимые шаги, чтобы любой проект сдвинулся с мертвой точки.
Это включает в себя все ключевые игроки- Стартовые встречи не могут начаться, если на них не присутствуют все: менеджеры, руководители групп, клиенты и все остальные, кто заинтересован в проекте. Очень легко потерять представление о том, кто за что отвечает, если нет ясности на стартовом совещании, чтобы во всем разобраться.
Это открытые и совместные - Как мы уже говорили, стартовые встречи по проекту – это дебаты. Лучшие из них занимаются ВСЕ участников и донести до всех лучшие идеи.

Больше взаимодействия с вашими собраниями

8 шагов к стартовому совещанию о сногсшибательном проекте

Итак, что именно включено в повестку стартового совещания проекта? Мы сузили список до 8 шагов ниже, но вы всегда должны помнить, что есть нет стандартного меню для этого типа встречи.

Используйте эти 8 шагов в качестве руководства, но никогда не забывайте, что окончательная повестка дня лежит в Вам!

Шаг 1. Представления и ледоколы

Естественно, единственный способ начать любую стартовую встречу — это познакомить участников друг с другом. Независимо от продолжительности или масштабности вашего проекта, клиенты и члены команды должны быть в хороших отношениях друг с другом, прежде чем они смогут эффективно работать вместе.

Хотя простого введения типа «обход вокруг стола» достаточно, чтобы люди познакомились с именами, ледокол может добавить еще один уровень личность и поднять настроениев преддверии старта проекта.

Попробуй это:Вращай колесо 🎡

Выложите несколько простых вводных тем на прядильное колесо, затем попросите каждого члена команды покрутить его и ответить на любую тему, на которую остановится колесо. Смешные вопросы приветствуются, но не забывайте, что они должны быть более или менее профессиональными!

Вертушка для использования в качестве ледокола.

Хотите еще такого?💡 У нас есть 10 ледоколов для любой встречипрямо здесь.

Шаг 2. Предыстория проекта

Закончив с формальностями и торжествами, пришло время приступить к делу. Чтобы успешно начать встречу, у вас должна быть четкая повестка дня!

Как и во всех великих историях, лучше начинать с самого начала. Обрисовать всю перепискумежду вами и вашими клиентами, чтобы все участники проекта были полностью в курсе того, что произошло на данный момент.

Это могут быть скриншоты электронных писем, тексты, протоколы предыдущих встреч или любые ресурсы, которые добавляют какой-либо контекст для вашей компании и вашего клиента. Сделайте так, чтобы всем было легко визуализировать, создав временную шкалу.

Шаг №3 – Спрос на проект

Помимо истории переписки, вам захочется углубиться в деталях почему этот проект стартует в первую очередь.

Это важный шаг, так как он дает четкое представление о болевых точках, которые проект пытается решить, и это то, что и команды, и клиенты должны постоянно держать в центре внимания.

Protip 👊

Подобные этапы созрели для обсуждения. Спросите своих клиентов и ваша команда, чтобы выдвинуть свои идеи относительно того, почему они думают, что этот проект был придуман.

Если возможно, вы всегда должны пытаться направить голос заказчикав этой секции. Сотрудничайте с клиентом, чтобы найти реальные примеры потребителей, упоминающих болевые точки, которые ваш проект пытается исправить. Их мнения должны формировать подход вашей команды к проекту.

Шаг №4 – Цели проекта

Итак, вы заглянули в мимо проекта, теперь пришло время взглянуть на в будущем.

Наличие прямых целей и четкого определения успеха вашего проекта действительно поможет вашей команде работать над его достижением. Мало того, это покажет вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к работе и так же высоки ставки на то, как она пройдет.

Спросите участников вашей стартовой встречи «Как будет выглядеть успех?»Больше клиентов? Еще отзывы? Более высокий уровень удовлетворенности клиентов?

Какой бы ни была цель, она всегда должна быть...

Достижимый- Не перенапрягайтесь. Знайте свои пределы и поставьте цель, которую вы сможете на самом деле есть шанс на достижение.
Измеримый - Подтвердите свою цель данными. Стремитесь к определенной цифре и отслеживайте свой прогресс в ее достижении.
Timed - Назовите себе дату окончания. Сделайте все возможное, чтобы достичь своих целей до этого срока.

Шаг №5 – Техническое задание

Вводя «мясо» в «стартовое собрание», Заявление о работе (SoW) представляет собой серьезное погружение в специфику проекта и то, как он будет реализован. Это основной биллингв повестке дня стартового собрания и должны быть объектом наибольшего внимания.

Ознакомьтесь с этой инфографикой о том, что включить в ваше техническое задание:

Инфографика, объясняющая 6 мини-шагов, связанных с объявлением технического задания на стартовом собрании проекта.

Имейте в виду, что техническое задание - это не столько обсуждение, сколько остальная часть повестки дня стартового собрания проекта. Это действительно время для проекта, чтобы просто выложить план действийдля предстоящего проекта, затем сохраните обсуждение для следующий пункт встречи.

Как и в остальной части вашего ознакомительного собрания, ваше техническое задание супер переменная. Специфика вашего технического задания всегда будет зависеть от сложности проекта, размера команды, задействованных частей и т. Д.

Хотите узнать больше?💡 Проверьте это исчерпывающая статья о составлении технического задания.

Шаг 6. Раздел вопросов и ответов.

Хотя вы можете почувствовать необходимость покинуть раздел вопросов и ответов до конца, на самом деле мы рекомендуем оставить его. сразу после вашего технического задания.

Такой обширный сегмент наверняка вызовет вопросы как у вашего клиента, так и у вашей команды. Поскольку основная часть встречи еще свежа в памяти, лучше всего ковать железо, пока оно горячо.

Использование программного обеспечения для интерактивных презентаций для размещения вопросов и ответов может помочь обеспечить бесперебойную работу, особенно если на стартовом совещании по вашему проекту много посетителей....

Это организованная- Вопросы упорядочены по популярности (по количеству голосов) или по времени и могут быть помечены как «отвеченные» или закреплены вверху.
Это Модератором- Вопросы можно утверждать и отклонять до того, как они появятся на экране.
Это анонимный - Вопросы можно задавать анонимно, а это означает, что каждый имеет право голоса.

Шаг №7 – Потенциальные проблемы

Как мы уже говорили ранее, стартовое собрание проекта должно быть максимально открытым и честным. Этокак вы строите чувство доверия с вашим клиентом с самого начала.

С этой целью лучше всего обсудить потенциальные проблемы, с которыми проект может столкнуться на своем пути. Здесь никто не просит вас предсказывать будущее, а просто составить предварительный список препятствий, с которыми вы можете столкнуться.

Поскольку вы, ваша команда и ваш клиент будете подходить к этому проекту с разными интересами, идеально было бы получить все членыучаствует в обсуждении потенциальной проблемы.

Шаг №8 – Регистрация

Регулярное общение с клиентом — еще один способ укрепить доверие между обеими сторонами. На стартовом совещании по проекту вам нужно ответить на несколько вопросов. какие, когда кто и это эти проверки будут происходить.

Регистрация - это довольно хороший баланс между прозрачностьи усилие. Хотя приятно быть настолько открытым и прозрачным, насколько это возможно, вы должны управлять этим в рамках того, насколько вы на самом деле будете доступны для beоткрытый и прозрачный.

Убедитесь, что вы ответили на эти вопросы до конца встречи:

Какие?- В какой именно детализации клиент нуждается в обновлении? Нужно ли им знать о каждой мельчайшей детали прогресса, или важны только важные подтверждения?
Когда?- Как часто ваша команда должна обновлять информацию о клиенте? Должны ли они рассказать о том, что они сделали каждый день, или просто подвести итог тому, что им удалось в конце недели?
Кто? - Какой член команды будет поддерживать связь с клиентом? Будет ли присутствовать член каждой команды на каждом этапе или только один корреспондент на протяжении всего проекта?
Как? - Каким способом клиент и корреспондент будут поддерживать связь? Регулярный видеозвонок, электронная почта или постоянно обновляемый документ в реальном времени?

Как и в случае с большинством вопросов повестки дня стартового совещания по проекту, лучше всего обсуждать их открыто. Для большой команды и большой группы клиентов вам может быть проще сделать живой опросчтобы сократить количество вариантов и разработать наилучшую возможную формулу регистрации.

Хотите узнать больше? 💡 Ознакомьтесь с некоторыми лучшие практики для общения с вашими клиентами.

Эффективное обследование с AhaSlides

Шаблон повестки дня стартового собрания проекта

Поскольку ваше профессионально спланированное стартовое совещание просто ждет, чтобы поразить некоторых в зале заседаний, последний штрих может быть немного неприятным. взаимодействиечтобы собрать все воедино.

Знаете ли вы, что только 29% предприятийчувствовать связь со своими клиентами ( Gallup)? Размежевание — это эпидемия на уровне B2B, и из-за формальностей первые встречи могут выглядеть скучными и скучными.

Взаимодействие с вашими клиентами и командами с помощью интерактивных слайдов действительно может повысить участиеи увеличить продолжительность концентрации внимания.

AhaSlides имеет арсенал инструментоввключая прямые опросы, вопросы и ответы, слайды для мозгового штурма и даже живые викториныи игры, чтобы правильно зажечь ваш проект.