گڏجاڻيون ڪاروبار ۽ تنظيمن ۾ اهم ڪردار ادا ڪن ٿيون، مسئلن تي بحث ڪرڻ ۽ حل ڪرڻ ۽ اندروني معاملن کي منظم ڪرڻ لاءِ هڪ پليٽ فارم طور ڪم ڪندي ترقي کي هلائڻ لاءِ. انهن گڏجاڻين جي جوهر کي پڪڙڻ لاءِ، چاهي مجازي هجي يا فرد ۾، ملاقات منٽن or ملاقات جا منٽ (MoM) نوٽس وٺڻ ۾ اهم آهن، بحث ڪيل اهم موضوعن کي اختصار ڪرڻ ۽ فيصلن ۽ قراردادن تي پهچڻ جي ٽريڪ رکڻ ۾ اهم آهن.
هي آرٽيڪل توهان کي موثر ميٽنگ منٽن لکڻ ۾ رهنمائي ڪندو، مثالن ۽ ٽيمپليٽس سان گڏ استعمال ڪرڻ لاءِ، ۽ انهي سان گڏ پيروي ڪرڻ لاءِ بهترين طريقا.
مواد جي جدول
- ملاقات جا منٽ ڇا آهن؟
- منٽ وٺندڙ ڪير آهي؟
- ميٽنگ منٽ ڪيئن لکجي
- ميٽنگ منٽن جا مثال (+ ٽيمپليٽ)
- سٺي ملاقات جا منٽ ٺاهڻ لاءِ صلاحون
- ڪيٻئي جا رستا
ملاقات جا منٽ | فريپڪ. comملاقات جا منٽ ڇا آهن؟
ميٽنگ منٽ بحثن، فيصلن، ۽ عمل جي شيون جو لکيل رڪارڊ آهن جيڪي گڏجاڻي دوران ٿينديون آهن.
- اهي سڀني حاضرين لاءِ معلومات جو حوالو ۽ ذريعو ڪم ڪن ٿا ۽ جيڪي شرڪت ڪرڻ کان قاصر آهن.
- اهي انهي ڳالهه کي يقيني بڻائڻ ۾ مدد ڪن ٿيون ته اهم معلومات نه وساريو وڃي ۽ اهو هرڪو هڪ ئي صفحي تي آهي جنهن بابت بحث ڪيو ويو ۽ ڪهڙا ڪم ڪرڻ گهرجن.
- اهي گڏجاڻي دوران ڪيل فيصلن ۽ واعدن کي دستاويز ڪندي احتساب ۽ شفافيت پڻ فراهم ڪن ٿا.
منٽ وٺندڙ ڪير آهي؟
ميٽنگ دوران ڪيل بحثن ۽ فيصلن کي صحيح طور تي رڪارڊ ڪرڻ لاءِ منٽ وٺندڙ ذميوار آهي.
اهي ٿي سگهن ٿا انتظامي آفيسر، هڪ سيڪريٽري، هڪ اسسٽنٽ يا مئنيجر، يا رضاڪار ٽيم جو ميمبر ڪم ڪري رهيو آهي. اهو ضروري آهي ته منٽ وٺندڙ سٺو تنظيم ۽ نوٽ وٺڻ وارو هجي، ۽ بحث مباحثي کي مؤثر انداز سان بيان ڪري سگهي ٿو.
اجلاس کان منٽAhaSlides سان گڏ تفريحي اجلاس جي حاضري
ساڳئي وقت ماڻهن کي گڏ ڪريو
بجاءِ هر ٽيبل تي اچڻ ۽ ماڻهن تي ’چڪنگ‘ ڪرڻ جي صورت ۾ جيڪڏهن اهي ظاهر نه ٿين ، هاڻي ، توهان ماڻهن جو ڌيان گڏ ڪري سگهو ٿا ۽ AhaSlides سان گڏ تفريحي انٽرويو سوالن ذريعي حاضري چيڪ ڪري سگهو ٿا!
🚀 مفت ٽيمپليٽس حاصل ڪريو ☁️ميٽنگ منٽ ڪيئن لکجي
مؤثر ميٽنگ منٽن لاءِ، پهرين، انهن کي مقصد هجڻ گهرجي، گڏجاڻي جو هڪ حقيقي رڪارڊ هجڻ گهرجي، ۽ ذاتي راءِ يا بحث جي موضوعي تشريح کان پاسو ڪريو. اڳيون، اھو مختصر، صاف ۽ سمجھڻ ۾ آسان ھئڻ گھرجي،صرف مکيه نقطن تي ڌيان ڏيو، ۽ غير ضروري تفصيل شامل ڪرڻ کان پاسو ڪريو. آخرڪار، اهو صحيح هجڻ گهرجي ۽ انهي کي يقيني بڻائڻ گهرجي ته سڀ رڪارڊ ڪيل معلومات تازي ۽ لاڳاپيل آهي.
اچو ته هيٺ ڏنل قدمن کي استعمال ڪندي ميٽنگ منٽس لکڻ جي تفصيل ۾ وڃون!
ميٽنگ منٽ جا 8 ضروري جزا
- تاريخ، وقت، ۽ گڏجاڻي جي جڳھ
- حاضرين جي فهرست ۽ غير حاضري لاء معذرت
- اجلاس جي ايجنڊا ۽ مقصد
- ڪيل بحثن ۽ فيصلن جو خلاصو
- ڪو به ووٽ ورتو ۽ انهن جا نتيجا
- عمل جون شيون، بشمول ذميوار پارٽي ۽ مڪمل ٿيڻ جي آخري تاريخ
- ڪو به ايندڙ قدم يا پٺيان ايندڙ شيون
- اجلاس کي ختم ڪرڻ يا ملتوي ڪرڻ جو بيان
ميٽنگ منٽ ڪيئن لکجيمؤثر ميٽنگ منٽ لکڻ لاءِ قدم
1/ تياري
گڏجاڻي کان اڳ، پاڻ کي واقف ڪريو گڏجاڻي جي ايجنڊا ۽ ڪنهن به لاڳاپيل پس منظر واري مواد سان. پڪ ڪريو ته توهان وٽ تمام ضروري اوزار آهن، جهڙوڪ هڪ ليپ ٽاپ، نوٽ پيڊ، ۽ قلم. اهو پڻ هڪ سٺو خيال آهي ته گذريل ملاقات جي منٽن جو جائزو وٺڻ لاءِ احساس حاصل ڪرڻ لاءِ ته ڪهڙي معلومات کي شامل ڪيو وڃي ۽ هڪ کي ڪيئن فارميٽ ڪجي.
2/ نوٽ وٺڻ
ملاقات دوران ٿيل ڳالهه ٻولهه ۽ فيصلن جو واضح ۽ جامع نوٽس ورتو وڃي. توهان کي پوري ميٽنگ کي لفظي طور تي نقل ڪرڻ بجاءِ اهم نقطن، فيصلن ۽ عمل جي شين کي پڪڙڻ تي ڌيان ڏيڻ گهرجي. پڪ ڪريو ته ڳالهائيندڙن جا نالا يا ڪي به اهم حوالا، ۽ ڪنهن به عمل جي شيون يا فيصلا شامل ڪريو. ۽ اختصار يا شارٽ هينڊ ۾ لکڻ کان پاسو ڪريو جيڪو ٻين کي سمجھ ۾ نه اچي.
3/ منٽن کي منظم ڪريو
گڏجاڻي کان پوءِ توهان جي منٽن جو هڪ مربوط ۽ جامع خلاصو ٺاهڻ لاءِ پنهنجا نوٽس جو جائزو وٺو ۽ ترتيب ڏيو. توھان استعمال ڪري سگھوٿا عنوانن ۽ بلٽ پوائنٽس کي پڙھڻ ۾ آسان بڻائڻ لاءِ. بحث جي ذاتي راء يا موضوعي تشريح نه وٺو. حقيقتن تي ڌيان ڏيڻ ۽ ملاقات دوران اتفاق ڪيو ويو.
4/ تفصيل رڪارڊ ڪرڻ
توهان جي ملاقات جي منٽن ۾ سڀني لاڳاپيل تفصيلن کي شامل ڪرڻ گهرجي، جهڙوڪ تاريخ، وقت، هنڌ، ۽ شرڪت ڪندڙ. ۽ ڪنهن به اهم موضوع تي بحث ڪيو، فيصلا، ۽ عمل جي شين جو ذڪر ڪيو. ڪنهن به ووٽ کي رڪارڊ ڪرڻ جي پڪ ڪريو جيڪي ورتو ويو ۽ ڪنهن به بحث جو نتيجو.
5/ عمل جون شيون
پڪ ڪريو ته ڪنهن به عمل جي شين کي لسٽ ڪريو جيڪي تفويض ڪيا ويا، بشمول ڪير ذميوار آهي ۽ مڪمل ٿيڻ جي آخري تاريخ. هي ميٽنگ منٽن جو هڪ اهم حصو آهي، جيئن اهو يقيني بڻائي ٿو ته هرڪو ڄاڻي ٿو انهن جي ذميوارين ۽ انهن کي مڪمل ڪرڻ لاءِ ٽائيم لائن.
6/ جائزو ۽ ورڇ
توهان کي درستگي ۽ مڪمل ٿيڻ لاءِ منٽن جو جائزو وٺڻ گهرجي، ۽ ڪي به ضروري ترميمون ڪرڻ گهرجن. پڪ ڪريو ته سڀئي اهم نقطا ۽ فيصلا نوٽ ڪيا ويا آهن. پوءِ ، توهان منٽن کي سڀني حاضرين ۾ ورهائي سگهو ٿا ، يا ته شخص ۾ يا اي ميل ذريعي. منٽن جي ڪاپي محفوظ ڪريو هڪ مرڪزي جڳهه تي آسان رسائي لاءِ، جهڙوڪ شيئرڊ ڊرائيو يا ڪلائوڊ بيسڊ اسٽوريج پليٽ فارم.
7/ فالو اپ
انهي ڳالهه کي يقيني بڻايو وڃي ته اجلاس مان عمل جي شين تي عمل ڪيو وڃي ۽ فوري طور تي مڪمل ڪيو وڃي. ترقي کي ٽريڪ ڪرڻ لاء منٽ استعمال ڪريو ۽ پڪ ڪريو ته فيصلا لاڳو ڪيا ويا آهن. اهو توهان کي احتساب برقرار رکڻ ۾ مدد ڪري ٿو ۽ انهي ڳالهه کي يقيني بڻائي ٿو ته گڏجاڻي پيداواري ۽ اثرائتو آهي.
ميٽنگ منٽن جا مثال (+ ٽيمپليٽ)
1/ ميٽنگ منٽس مثال: سادي ميٽنگ ٽيمپليٽ
تفصيل جي سطح ۽ سادي ميٽنگ منٽن جي پيچيدگي جو دارومدار اجلاس جي مقصد ۽ توهان جي تنظيم جي ضرورتن تي هوندو.
عام طور تي، سادو ميٽنگ منٽ اندروني مقصدن لاءِ استعمال ڪيا ويندا آهن ۽ ٻين قسمن جي ميٽنگ منٽن وانگر رسمي يا جامع هجڻ جي ضرورت ناهي.
تنهن ڪري، جيڪڏهن توهان کي تڪڙي ضرورت آهي ۽ گڏجاڻي سادي، نه تمام اهم مواد جي چوڌاري گهمي ٿي، توهان هيٺ ڏنل ٽيمپليٽ استعمال ڪري سگهو ٿا:
| ملاقات جو عنوان:[ملاقات جو عنوان داخل ڪريو] تاريخ: [تاريخ داخل ڪريو] وقت:[وقت داخل ڪريو] مقام:[مقام داخل ڪريو] نمائندو:[شاملين جا نالا داخل ڪريو] غير حاضري لاءِ معافي: [نالو داخل ڪريو]ايجنڊا[داخل ڪريو ايجنڊا آئٽم 1][داخل ڪريو ايجنڊا آئٽم 2][داخل ڪريو ايجنڊا آئٽم 3]اجلاس جو خلاصو:[ملاقات دوران ڪيل بحثن ۽ فيصلن جو خلاصو داخل ڪريو، بشمول ڪي به اهم نقطا يا عمل.]عمل جون شيون: [ڪنهن به ايڪشن آئٽمز جي هڪ فهرست داخل ڪريو جيڪي گڏجاڻي دوران تفويض ڪيا ويا هئا، بشمول ذميوار پارٽي ۽ مڪمل ٿيڻ جي آخري تاريخ.]اڳيون قدم: [ڪنهن به ايندڙ قدم يا فالو اپ شيون داخل ڪريو جيڪي گڏجاڻي دوران بحث ڪيا ويا.]اختتامي تبصرا: [ڪنهن به بندش جي تبصرو داخل ڪريو يا اجلاس جي ملتوي.]نشاني: [منٽ وٺڻ واري شخص جي دستخط داخل ڪريو] |
2/ ميٽنگ منٽس مثال: بورڊ ميٽنگ ٽيمپليٽ
بورڊ جي اجلاس جا منٽ رڪارڊ ڪيا ويا آهن ۽ سڀني ميمبرن کي ورهايو ويو آهي، ڪيل فيصلن جو رڪارڊ مهيا ڪندي ۽ تنظيم جي هدايت. تنهن ڪري، اهو واضح، مڪمل، تفصيلي ۽ رسمي هجڻ گهرجي. هتي هڪ بورڊ ميٽنگ منٽ ٽيمپليٽ آهي:
| ملاقات جو عنوان:بورڊ آف ڊائريڪٽرز جو اجلاس تاريخ: [تاريخ داخل ڪريو]وقت: [وقت داخل ڪريو]مقام:[مقام داخل ڪريو] نمائندو: [شاملين جا نالا داخل ڪريو]غير حاضري لاءِ معافي: [انهن جا نالا داخل ڪريو جن غير حاضري لاءِ معافي ورتي]ايجنڊا1. گذريل اجلاس جي منٽس جي منظوري 2. مالي رپورٽ جو جائزو 3. اسٽريٽجڪ پلان جو بحث4. ڪو ٻيو ڪاروباراجلاس جو خلاصو:1. پوئين اجلاس جي منٽن جي منظوري: [گذريل اجلاس جي نمايان نمايانن جو جائزو ورتو ويو ۽ منظور ڪيو ويو]2. مالي رپورٽ جو جائزو: [مستقبل جي مالي منصوبابندي لاءِ موجوده مالي صورتحال ۽ سفارشون جا نمايان نقطا داخل ڪريو]3. اسٽريٽجڪ پلان جو بحث: [انٽرنٽس ڪيو جنهن تي بورڊ بحث ڪيو ۽ تنظيم جي اسٽريٽجڪ پلان کي اپڊيٽ ڪيو]4. ڪو ٻيو ڪاروبار: [ڪنهن ٻئي اهم معاملا داخل ڪريو جيڪي ايجنڊا ۾ شامل نه هئا]عمل جون شيون:[ڪنهن به عمل جي شين جي هڪ فهرست داخل ڪريو جيڪي گڏجاڻي دوران مقرر ڪيا ويا، بشمول ذميوار پارٽي ۽ مڪمل ٿيڻ جي آخري تاريخ]اڳيون قدم:بورڊ جي [تاريخ داخل ڪريو] ۾ هڪ فالو اپ اجلاس ٿيندو.اختتامي تبصرا:اجلاس [وقت داخل ڪريو] تائين ملتوي ڪيو ويو.نشاني: [منٽ وٺڻ واري شخص جي دستخط داخل ڪريو] |
هي صرف هڪ بنيادي بورڊ ميٽنگ ٽيمپليٽ آهي، ۽ توهان شايد توهان جي گڏجاڻي ۽ تنظيم جي ضرورتن جي بنياد تي عناصر شامل ڪرڻ يا ختم ڪرڻ چاهيندا.
3/ ميٽنگ منٽس مثال: پروجيڪٽ مئنيجمينٽ ٽيمپليٽ
هتي هڪ پراجيڪٽ مينيجمينٽ ٽيمپليٽ لاءِ ميٽنگ منٽن جو مثال آهي:
| ملاقات جو عنوان: پروجيڪٽ مئنيجمينٽ ٽيم جي گڏجاڻي تاريخ: [تاريخ داخل ڪريو]وقت: [وقت داخل ڪريو]مقام:[مقام داخل ڪريو] نمائندو: [شاملين جا نالا داخل ڪريو]غير حاضري لاءِ معافي: [انهن جا نالا داخل ڪريو جن غير حاضري لاءِ معافي ورتي]ايجنڊا1. منصوبي جي صورتحال جو جائزو2. منصوبي جي خطرن جي بحث3. ٽيم جي ترقي جو جائزو4. ڪو ٻيو ڪاروباراجلاس جو خلاصو:1. پروجيڪٽ جي صورتحال جو جائزو: [ترقي تي ڪا به تازه ڪاري داخل ڪريو ۽ ڪنهن به مسئلن کي اجاگر ڪيو جنهن کي خطاب ڪرڻ جي ضرورت آهي]2. پروجيڪٽ جي خطرن جو بحث: [پروجيڪٽ ۾ امڪاني خطرن کي داخل ڪريو ۽ انهن خطرن کي گھٽائڻ جو منصوبو]3. ٽيم جي ترقي جو جائزو: [جائزو ڪيل پيش رفت داخل ڪريو ۽ ڪنهن به مسئلن تي بحث ڪيو ويو]4 ڪو ٻيو ڪاروبار: [ڪنهن ٻئي اهم معاملن کي داخل ڪريو جيڪي ايجنڊا ۾ شامل نه هئا]عمل جون شيون:[ڪنهن به عمل جي شين جي هڪ فهرست داخل ڪريو جيڪي گڏجاڻي دوران مقرر ڪيا ويا، بشمول ذميوار پارٽي ۽ مڪمل ٿيڻ جي آخري تاريخ]اڳيون قدم:ٽيم کي [تاريخ داخل ڪريو] ۾ فالو اپ ميٽنگ ٿيندي.اختتامي تبصرا:اجلاس [وقت داخل ڪريو] تائين ملتوي ڪيو ويو.نشاني: [منٽ وٺڻ واري شخص جي دستخط داخل ڪريو] |
سٺي ملاقات جا منٽ ٺاهڻ لاءِ صلاحون
هر لفظ کي پڪڙڻ جي باري ۾ زور نه ڏيو، وڏن عنوانن، نتيجن، فيصلن، ۽ عمل جي شين کي لاگ ان ڪرڻ تي ڌيان ڏيو. بحث کي لائيو پليٽ فارم تي رکو ته جيئن توهان سڀني لفظن کي هڪ وڏي نيٽ ۾ پڪڙي سگهو🎣 -AhaSlides جو خيال بورڊ هڪ وجداني ۽ سادو اوزار آهي هرڪو پنهنجي خيالن کي جلدي پيش ڪرڻ لاء. هتي آهي توهان ڪيئن ڪندا آهيو:
توهان سان گڏ هڪ نئين پيشڪش ٺاهيو احيا سلائيڊس اڪائونٽ، پوءِ ”پول“ سيڪشن ۾ دماغي طوفان سلائيڊ شامل ڪريو.
توهان جو لکو بحث جو موضوع، پوءِ "موجود" کي دٻايو ته جيئن گڏجاڻي ۾ هرڪو شامل ٿي سگهي ۽ پنهنجا خيال پيش ڪري.
AhaSlides جي خيال واري بورڊ سان، هر ڪنهن جو آواز آهي ۽ توهان پڻ آساني سان ميٽنگ جي منٽن جي ٽريڪ رکي سگهو ٿاآواز سولو-آرام، آهي نه؟ ھاڻي ھن خصوصيت کي آزمايو، اھو صرف ھڪڙي مفيد خصوصيتن مان آھي توھان جي گڏجاڻين کي آسان ڪرڻ ۾ مدد ڏيڻ لاءِ جاندار، مضبوط بحثن سان.
ڪيٻئي جا رستا
ميٽنگ منٽس جو مقصد انهن ماڻهن لاءِ گڏجاڻي جو اعليٰ سطحي جائزو مهيا ڪرڻ آهي جيڪي شرڪت نه ڪري سگهيا هئا، انهي سان گڏ گڏجاڻي جي نتيجن جو رڪارڊ رکڻ آهي. تنهن ڪري، منٽن کي منظم ۽ سمجهڻ ۾ آسان هجڻ گهرجي، سڀ کان اهم معلومات کي واضح ۽ مختصر طور تي اجاگر ڪرڻ.
ٽيگ: ڪاروباري ملڻ
