Odvetvie podujatí rastie a firemné rozpočty ho nasledujú. Viac spoločností organizuje viac osobných stretnutí ako pred tromi rokmi a tento trend sa skôr zrýchľuje, než aby sa obrátil.
Tento rast zvyšuje, nie znižuje dôležitosť solídneho prevedenia. Keď konkurenti organizujú viac podujatí, zle organizované podujatie vyniká. Táto príručka pokrýva každú fázu plánovania firemných podujatí, od stanovenia cieľa až po analýzu údajov po podujatí, vo formáte, ktorý môžete skutočne použiť.
Krok 1: Pred čímkoľvek iným si definujte cieľ
Každé ďalšie rozhodnutie v tejto príručke vyplýva z jednej otázky: čo musí táto udalosť dosiahnuť?
Firemné akcie sa zvyčajne delia do niekoľkých kategórií. Tímové akcie sa zameriavajú na zlepšenie dôvery a spolupráce. Školiace akcie prenášajú špecifické zručnosti alebo vedomosti. Klientske akcie posilňujú vzťahy alebo vytvárajú potenciál pre zákazníkov. Konferencie a summity upevňujú pozíciu spoločnosti, priťahujú talenty alebo generujú publicitu. Hybridné alebo všeobecné stretnutia zosúlaďujú distribuované organizácie okolo stratégie.
Napíšte jednu vetu, ktorá opisuje výsledok úspešného podujatia. „Účastníci odchádzajú s praktickou znalosťou nášho produktového plánu na tretí štvrťrok a tromi konkrétnymi následnými krokmi“ je použiteľný cieľ. „Užite si skvelé firemné podujatie“ nie je.
Tento cieľ tiež určuje vašu metriku úspešnosti. Ak je podujatie zamerané na školenie, môžete merať mieru udržania vedomostí pomocou kvízu po stretnutí alebo 30-dňového prieskumu správania. Ak ide o podujatie pre klienta, správnym číslom môže byť vygenerovaný kanál alebo miera rezervácií stretnutí. Pred výberom miesta konania si vyberte metriku.
Krok 2: Stanovte rozpočet so zabudovanými rezervami na nepredvídané udalosti
Rozpočet je obmedzením, ktoré formuje každé ďalšie rozhodnutie. Stanovte si ho včas a predtým, ako sa zaviažete k akémukoľvek dodávateľovi, sa uistite, že máte súhlas od osoby, ktorá má peniaze pod kontrolou.
Typický rozpočet na firemnú akciu sa rozdeľuje približne takto:
Prenájom priestorov zvyčajne tvorí 25 – 30 % celkových výdavkov. Catering a nápoje tvoria 30 – 35 %. Audiovizuálne služby a technológia tvoria 15 – 25 %. Rečníci, zábava a facilitácia spolu zvyčajne predstavujú 5 – 10 %. Marketing a tlačené materiály tvoria ďalších 5 %. Zvyšných 10 – 15 % by sa malo považovať za nepredvídanú položku a považovať ju za neobchodovateľnú, nie za voliteľný rezervný fond.
Tento posledný riadok je ten, ktorý väčšina nových plánovačov preskočí. Pokazí sa vybavenie, cateringové spoločnosti zrušia podujatia, účasť prekročí prognózy, miesto konania si účtuje poplatky za parkovanie, o ktorých ste nevedeli. Zahrňte nepredvídané udalosti do rozpočtu od začiatku, namiesto toho, aby ste sa snažili získať schválenia, keď sa niečo pokazí.
Rozlišujte tiež fixné náklady (prenájom miesta konania, poplatky za rečníkov) od variabilných nákladov (catering na osobu, tlačené materiály na účastníka). Fixné náklady ovplyvňujú to, či máte 50 alebo 150 účastníkov. Škála variabilných nákladov. Ak je váš odhad účasti neistý, namodelujte oba scenáre predtým, ako sa rozhodnete pre veľkosť miesta konania.
Krok 3: Vytvorenie časového harmonogramu plánovania
Pre veľké konferencie, veľtrhy alebo viacdňové firemné podujatia je realistická dodacia lehota 10 – 12 mesiacov. Pre menšie interné stretnutia alebo workshopy je často funkčných 5 – 6 týždňov. Všeobecné pravidlo: čím viac dodávateľov je zapojených, tým dlhšiu dodaciu lehotu potrebujete.
Tri až šesť mesiacov vopred si dohodnite dátum a miesto konania, potvrďte rozpočet a interné schválenie a identifikujte a najmite si rečníkov, facilitátorov alebo zábavný personál. Po potvrdení moderátorov otvorte registráciu alebo pošlite oznámenia o termínoch.
Šesť až osem týždňov vopred finalizujte program a priebeh predstavenia, potvrďte počet hostí a diétne požiadavky, informujte audiovizuálny tím o technických požiadavkách a pošlite kompletné pozvánky alebo pripomienky k registrácii.
V posledných dvoch týždňoch potvrďte všetky výstupy a kontakty od dodávateľov, dokončite zoznam účastníkov a logistické podrobnosti a pripravte všetky materiály, diapozitívy alebo tlačené materiály. Ak ste tak v poslednom čase neurobili, vykonajte návštevu miesta.
Počas posledných 48 hodín vykonajte kompletnú prehliadku s personálom na mieste, otestujte všetky AV zariadenia a technológie pred príchodom kohokoľvek a informujte všetkých členov tímu o ich úlohách a postupoch eskalácie.
Krok 4: Vyberte a potvrďte miesto konania
Výber miesta konania je miestom, kde sa stretáva rozpočet a logistika. Pred podpisom akejkoľvek zmluvy si overte niekoľko vecí:
Kapacita. Väčšina miest uvádza maximálnu kapacitu, ktorá sa vzťahuje na požiarne predpisy, nie na pohodlnú obsadenosť. V prípade podujatí so sedením odpočítajte od uvedeného maxima približne 20 – 25 %, aby ste získali realistické pracovné číslo.
AV a technologická infraštruktúra. Zistite si, čo je zahrnuté v cene prenájmu a čo si budete musieť priniesť. Šírka pásma Wi-Fi je veľmi dôležitá, ak účastníci budú používať zariadenia alebo ak prevádzkujete interaktívne prvky.
Zásady stravovania. Niektoré podniky vyžadujú, aby ste využili ich interný catering. Iné povoľujú externých dodávateľov. Predtým, ako si vytvoríte rozpočet na jedlo a nápoje, si prečítajte, ktoré z nich sú vhodné.
Prístupnosť. Overte si fyzickú prístupnosť pre účastníkov so zdravotným postihnutím a skontrolujte, či má miesto konania bezbariérové toalety, parkovisko a vchody.
Podmienky zrušenia a vyššej moci. Pred podpísaním si prečítajte štruktúru zálohy a storno pokuty. Zistite, čo sa stane, ak bude potrebné udalosť odložiť.
Všetko si nechajte potvrdiť písomne. Ústna dohoda o zahrnutých stoloch alebo sľúbenom technologickom balíku nemá právnu silu.
Krok 5: Spravujte dodávateľov ako projekt
Firemné akcie zvyčajne zahŕňajú viacerých dodávateľov: catering, audiovizuálnu techniku, dekorácie, fotografovanie, dopravu, bezpečnostnú službu a často aj platformu pre správu akcií tretej strany. Každý z nich je závislý a má svoj vlastný časový harmonogram.
Prístup, ktorý funguje: k riadeniu dodávateľov pristupujete rovnako ako k riadeniu projektov. Každý dodávateľ dostane jasné zadanie, ktoré zahŕňa výstupy, časový harmonogram, kontaktné informácie a postupy eskalácie. Plánujete si schôdzky úmerné riziku: týždenne pre miesto konania a cateringovú spoločnosť s dvojmesačným predstihom, častejšie v posledných dvoch týždňoch.
Vytvorte jednostránkový kontaktný formulár dodávateľa s menom, pozíciou, číslom mobilného telefónu a jednoriadkovým zhrnutím toho, za čo je zodpovedný. Tento dokument použije váš tím na mieste, keď sa v deň podujatia o 7:00 ráno niečo pokazí.
Každého dodávateľa sa výslovne opýtajte: čo odo mňa potrebujete a do kedy? Zlyhania dodávateľov sú často spôsobené tým, že organizátor podujatia nedodrží termín (potvrdenie počtu osôb, schválenie pôdorysu, výber menu), nie dodávateľom.
Krok 6: Vypracovanie logistického plánu na mieste
Logistika je rozdiel medzi dobrým plánom a dobrou udalosťou. Prvky, ktoré väčšina organizátorov podceňuje:
Registrácia a check-in. Podujatie s 200 osobami a jednou odbavovacou stanicou vytvorí 20-minútový rad. Buď zriadte viacero staníc, alebo použite mobilnú odbavovaciu aplikáciu. Proces si vopred otestujte.
Predvádzanie. Podrobný dokument s časovo definovaným časom, ktorý pokrýva každý prvok podujatia od nástupu až po jeho ukončenie. Zahŕňa to, kto je zodpovedný za jednotlivé prechody, čo sa stane, ak rečník vystúpi príliš dlho, a kedy sú naplánovaní príchod a odchod dodávateľov.
Protokoly pre prípad núdze. Identifikujte tri najpravdepodobnejšie body zlyhania (porucha audiovizuálnej techniky, neúčasť rečníka, meškanie cateringu) a pre každý z nich pripravte písomný plán nepredvídaných udalostí. Pred začiatkom podujatia o nich informujte svoj tím.
Podrobnosti o skúsenostiach účastníkov. Trhacie body, ktoré si účastníci všímajú: nejasné značenie, dlhé rady na registráciu, zlá Wi-Fi, žiadna voda počas prestávok, ťažko dostupné toalety. Toto sú detaily, ktoré formujú to, ako si ľudia na podujatie spomínajú.
Užitočný kontrolný zoznam pre plánovanie dňa:
Príďte najneskôr 90 minút pred otvorením dverí. Prejdite sa po všetkých priestoroch: registračnej zóne, hlavnej miestnosti, spoločenských miestnostiach, cateringových službách a toaletách. Overte, či donáška cateringu zodpovedá objednávke. Otestujte audiovizuálnu grafiku so skutočnými súbormi prezentácie, nie s ich zástupnými symbolmi. Informujte registračný tím o procese registrácie a všetkých príchodoch VIP osôb. Overte, či sú všetky kontakty na dodávateľov dostupné mobilom. Počas celej akcie majte poruke vytlačenú kópiu programu podujatia.
Jedna vec, ktorú stojí za to explicitne zahrnúť do rozpočtu: osoba riadiaca logistiku v daný deň by nemala byť tá istá osoba, ktorá prezentuje, facilituje alebo riadi vzťahy so zainteresovanými stranami. Súbežné vykonávanie týchto úloh spoľahlivo spôsobuje problémy s oboma.
Krok 7: Vyhodnotenie po udalosti
Podujatie sa skončilo. Väčšina organizátorov si vydýchne a ide ďalej. Tí, ktorí organizujú konzistentne lepšie podujatia, robia ešte jednu vec: uzatvárajú slučku.
Do 48 hodín odošlite účastníkom prieskum. Nech je stručný: maximálne 5 otázok. Zahrňte celkovú spokojnosť, najcennejší prvok, najmenej cenný prvok, jednu vec, ktorú by zmenili, a či by sa zúčastnili znova. Miera odozvy po 48 hodinách prudko klesá, preto ho odošlite rýchlo.
Zhodnoťte svoj vlastný výkon oproti cieľu, ktorý ste si stanovili v kroku 1. Dosiahla udalosť to, čo mala dosiahnuť? Ak cieľom bol prenos zručností, čo ukazujú skóre hodnotenia? Ak išlo o proces realizácie, aké stretnutia boli rezervované? Ak išlo o súdržnosť tímu, čo hovorí prieskum o prepojení a dôvere?
Dostatočne podrobne zdokumentujte, čo fungovalo a čo nie, aby niekto iný mohol poznámky použiť. Dokument o priebehu prezentácie, kontakty na dodávateľov, skutočné hodnoty rozpočtu a spätná väzba od účastníkov by sa mali archivovať spolu.
Na záver: do týždňa, kým sú spomienky čerstvé, zhodnoťte situáciu tímu, ktorý podujatie organizoval. Poznatky, ktoré predídu problémom v budúcom roku, pochádzajú od ľudí, ktorí boli na mieste, nie z prieskumu po podujatí.
Organizovanie interaktívnych firemných akcií s AhaSlides
Okamih, keď väčšina firemných akcií stratí priestor, je 45-minútová prezentácia, počas ktorej sa nikto nepýtal. Tomu sa zabráni, ak sa do programu od začiatku zakomponuje interakcia.
AhaSlides sa integruje priamo do prezentácií a spúšťa sa na telefónoch účastníkov prostredníctvom odkazu na pripojenie, nie je potrebné sťahovať aplikáciu. Živé ankety poskytujú prezentujúcim prehľad o tom, čo si miestnosť myslí v reálnom čase, skôr ako prejdú na ďalšiu tému. Mraky slov odhaľujú, čo majú ľudia na mysli, bez toho, aby musel niekto hovoriť ako prvý. Anonymné otázky a odpovede umožňujú účastníkom klásť otázky, ktoré by v otvorenej diskusii nekládli, čo je dôležité v stretnutiach so širokým spektrom seniorov v miestnosti.
Pri hodnotení po podujatí má spustenie záverečného prieskumu na obrazovke ako poslednej položky programu konzistentne lepšie výsledky ako následný e-mail. Ľudia sú stále v miestnosti, stále venujú pozornosť a miera odoziev to odráža.
Často kladené otázky
Čo je plánovanie firemných akcií? Plánovanie podujatia je proces organizácie a koordinácie všetkých prvkov, ktoré tvoria štruktúrované stretnutie: miesto konania, logistika, dodávatelia, program a zážitok účastníkov; všetko pre hladký priebeh a dosiahnutie zamýšľaného cieľa.
Akých je 5 C v oblasti event manažmentu? 5 C sú koncept, koordinácia, kontrola, vyvrcholenie a záver. Opisujú celý priebeh udalosti od počiatočnej myšlienky cez realizáciu až po záverečné závery po udalosti.
Koľko stojí firemná akcia? Malé interné stretnutie môže stáť niekoľko tisíc dolárov. Stredne veľká konferencia s 200 – 500 ľuďmi zvyčajne stojí 50 000 – 500 000 dolárov v závislosti od mesta, miesta konania, kvality cateringu a programu. Veľké podujatia môžu stáť milióny dolárov. Najväčšou premennou je miesto konania a strava a nápoje, ktoré spolu často tvoria 55 – 75 % celkových výdavkov.
Ako dlho vopred by ste mali plánovať firemnú akciu? Pre veľké konferencie alebo viacdňové podujatia je realistických 10 – 12 mesiacov. Pre menšie workshopy alebo interné stretnutia môže stačiť 5 – 6 týždňov. Kľúčovou premennou je dostupnosť dodávateľov: čím viac dodávateľov je zapojených, tým dlhší čas na prípravu potrebujete.
Aké zručnosti potrebuje plánovač firemných podujatí? Organizácia je základom, ale zručnosť, ktorá odlišuje dobrých plánovačov od tých skvelých, je predvídanie bodov zlyhania skôr, ako k nim dôjde, a mať pripravený plán. Pri každej udalosti sa niečo pokazí; otázkou je, či ste na to mysleli vopred.
