Zvládnutie internej komunikačnej stratégie | 9 osvedčených postupov v roku 2024

Veľký stratégia internej komunikácie je miazgou každej úspešnej organizácie. V dnešnom hybridnom pracovnom prostredí je zabezpečenie transparentnej a častej komunikácie medzi distribuovanými tímami dôležitejšie ako kedykoľvek predtým. Napriek tomu mnohé spoločnosti majú stále problémy so správou správ, keď sú zamestnanci v kancelárii aj mimo nej.

V tomto príspevku preskúmame osvedčené postupy získané od interných profesionálov v oblasti komunikácie v spoločnostiach, ktoré vynikajú v hybridnej ére. Dostanete zasvätené tipy na vytváranie relevantného obsahu, ktorý zvyšuje zapojenie, ako aj na meranie toho, čo skutočne rezonuje u vášho publika.

Obsah

• Čo je stratégia internej komunikácie?
• Prečo je interná komunikačná stratégia dôležitá?
• Kto je zodpovedný za vypracovanie internej komunikačnej stratégie?
• Kedy sa realizuje interná komunikačná stratégia?
• Aké kanály použije stratégia internej komunikácie?
• Ako vytvoriť internú komunikačnú stratégiu?
• Zefektívnite internú komunikáciu pomocou AhaSlides 
• Kľúčové jedlá 
• Často kladené otázky

Ďalšie tipy s AhaSlides

• Spokojnosť na pracovisku
• Efektívna komunikácia na pracovisku

Čo je stratégia internej komunikácie?

Predstavte si, že máte veľa talentovaných ľudí, ktorí spolupracujú vo firme. Teraz, aby tento tím uspel, musí dobre komunikovať, rovnako ako priatelia, ktorí sa rozprávajú a zdieľajú nápady. Tu prichádza stratégia internej komunikácie!

Stratégia internej komunikácie je komplexný plán a rámec určený na uľahčenie efektívnej a efektívnej komunikácie v rámci organizácie. 

Primárnym cieľom tejto stratégie je vytvoriť súdržnú, informovanú a angažovanú pracovnú silu, ktorá v konečnom dôsledku prispieva k úspechu organizácie a dosahovaniu jej cieľov.

Existujú štyri typy internej komunikácie:

• Komunikácia zhora nadol (komunikácia medzi manažmentom a zamestnancami): To je, keď informácie prúdia z hornej časti organizačnej hierarchie (ako sú manažéri alebo vedúci) na nižšie úrovne (zamestnanci). Je to ako keď šéf dáva pokyny tímu. Tento typ komunikácie používame na zdieľanie dôležitých oznámení, cieľov spoločnosti alebo nových zásad.
• Komunikácia zdola nahor (Komunikácia medzi zamestnancami): Je to opak komunikácie zhora nadol. Informácie putujú z nižších úrovní (zamestnanci) na vrchol (manažéri alebo vedúci). Je to ako keby zamestnanci zdieľali svoje nápady, spätnú väzbu alebo obavy so svojimi šéfmi. 
• Horizontálna/laterálna komunikácia (komunikácia typu peer-to-peer:): Tento typ komunikácie prebieha medzi ľuďmi na rovnakej úrovni v rámci organizácie. Je to ako keď spolupracovníci chatujú, aby koordinovali úlohy alebo zdieľali aktualizácie. 
• Diagonálna komunikácia: Predstavte si to ako kombináciu zhora nadol a horizontálnej komunikácie. Vyskytuje sa, keď ľudia z rôznych oddelení alebo úrovní potrebujú spolupracovať na projekte alebo si vymieňať informácie. 

Prečo je interná komunikačná stratégia dôležitá?

Stratégia internej komunikácie v každej spoločnosti udržiava zamestnancov v kontakte a angažovanosti. Dôležité správy, ako sú uvedenie nových produktov na trh, zmeny v pravidlách spoločnosti alebo nadchádzajúce udalosti, sa zdieľajú okamžite. Zamestnanci môžu tiež poskytnúť spätnú väzbu a nápady manažmentu, vďaka čomu sa budú cítiť cenní a budú súčasťou väčšieho obrazu.

Vďaka solídnej stratégii sa pracovisko stáva šťastným a produktívnym, kde sú všetci na rovnakej vlne, tímová práca prosperuje a spoločnosť prekvitá!

Kto je zodpovedný za vypracovanie internej komunikačnej stratégie?

Zodpovednosť za vypracovanie stratégie internej komunikácie zvyčajne leží na pleciach vedenia organizácie a oddelenia komunikácie alebo HR (ľudských zdrojov). Zahŕňa spoluprácu medzi rôznymi zainteresovanými stranami s cieľom vytvoriť všestrannú a efektívnu stratégiu, ktorá je v súlade s cieľmi a hodnotami organizácie.

Tu sú kľúčoví hráči zapojení do rozvoja internej komunikačnej stratégie:

• Vedúci tím
• Komunikačné alebo HR oddelenie
• Komunikační konzultanti: V niektorých prípadoch môžu organizácie vyhľadať externých komunikačných konzultantov alebo špecialistov, aby im ponúkli nové perspektívy a osvedčené postupy pri vývoji efektívnej stratégie.

Kedy sa realizuje interná komunikačná stratégia?

Stratégia internej komunikácie prebieha a prebieha počas celého životného cyklu organizácie. Nie je to jednorazová záležitosť, ale kontinuálna snaha zabezpečiť efektívnu komunikáciu. Tu je niekoľko kľúčových prípadov, keď sa to deje:

1. Organizačné plánovanie: Stratégia sa buduje počas plánovania tak, aby bola komunikácia v súlade s cieľmi spoločnosti.
2. Pravidelné aktualizácie: Pravidelne sa reviduje, aby sa prispôsobil zmenám a vyvíjajúcim sa potrebám.
3. Hodnotenia a hodnotenia: Je to veľmi dôležité pre proces hodnotenia vrátane polročné hodnotenie, koncoročný prehľad a hodnotenie výkonu zamestnanca.
4. Počas zmien: Stáva sa životne dôležitým počas veľkých zmien, ako sú fúzie alebo zmeny vedenia.
5. Predstavujeme zásady: Zabezpečuje, aby zamestnanci vedeli o nových zásadách alebo iniciatívach.
6. Počas krízy: Hrá kľúčovú úlohu pri poskytovaní včasných a presných informácií v ťažkých časoch.
7. Nábor zamestnancov: Pomáha novým zamestnancom cítiť sa vítaní a informovaní o ich úlohách.
8. Denná prevádzka: Zabezpečuje hladkú komunikáciu medzi tímami a vedením.
9. Hľadá sa spätná väzba: Do činnosti sa dostane, keď spoločnosť požiada zamestnancov o spätnú väzbu, spätná väzba manažéra a podporuje otvorenú komunikáciu.

Aké kanály použije stratégia internej komunikácie?

Kanály používané v stratégii internej komunikácie sa môžu líšiť v závislosti od preferencií organizácie, veľkosti a povahy informácií, ktoré sa majú sprostredkovať. Tu sú niektoré bežné komunikačné kanály, ktoré môže interná komunikačná stratégia využívať:

1. E-mail
2. intranet
3. Tímové stretnutia (Pravidelné osobné alebo virtuálne stretnutia s cieľom prediskutovať pokrok, zdieľať aktualizácie a spolupracovať na projektoch.)
4. Nástroje digitálnej spolupráce (Platformy ako Microsoft Teams, Slack alebo iné nástroje na riadenie projektov.)
5. spravodajcu
6. Radničné stretnutia
7. Nástenky
8. Sociálne siete (Interné platformy)
9. Prieskumy spätnej väzby

Ako vytvoriť internú komunikačnú stratégiu?

Vypracovanie efektívnej internej komunikačnej stratégie zahŕňa niekoľko krokov, aby sa zabezpečilo, že bude v súlade s cieľmi organizácie a naplní komunikačné potreby jej zamestnancov. Tu je podrobný sprievodca, ktorý vám pomôže vytvoriť stratégiu internej komunikácie:

1/ Definujte komunikačné ciele a zámery: 

Špecifikujte ciele, ktoré chcete stratégiou dosiahnuť. Konkrétne ciele nasmerujú vaše komunikačné úsilie, či už ide o podporu spolupráce, zvýšenie angažovanosti zamestnancov alebo o zosúladenie zamestnancov s víziou spoločnosti.

2/ Identifikujte cieľové publikum: 

Identifikujte rôzne segmenty zamestnancov a ich jedinečné komunikačné potreby. Prispôsobte správy a kanály tak, aby vyhovovali preferenciám, rolám a požiadavkám každej skupiny.

• Marketingový tím môže napríklad vyžadovať časté aktualizácie nových kampaní, zatiaľ čo oddelenie IT potrebuje informácie o aktualizáciách systému a technických problémoch.

3/ Vyberte komunikačné kanály: 

V závislosti od druhu informácií, ktoré sa majú poskytnúť, a cieľovej skupiny vyberte najlepšie spôsoby komunikácie. Zamyslite sa nad využitím rôznych kanálov, ako sú četovacie platformy, e-mail, intranet, tímové stretnutia a nástroje na digitálnu spoluprácu.

4/ Stanovte pravidlá pre správy: 

Definujte tón, štýl a jazyk komunikácie. Zabezpečte, aby správy boli jasné, stručné a v súlade s hodnotami a kultúrou spoločnosti.

5/ Implementujte obojsmernú komunikáciu: 

Podporujte otvorený dialóg a spätnú väzbu, aby ste vytvorili kultúru angažovanosti. Poskytnite zamestnancom možnosti vyjadriť svoje názory, návrhy a obavy.

6/ Vytvorte komunikačný plán: 

Vytvorte si časovú os pre pravidelnú komunikáciu. Určite frekvenciu aktualizácií, stretnutí a stretnutí so spätnou väzbou, aby boli zamestnanci informovaní a zapojení.

7/ Pripravte si plán krízovej komunikácie: 

Majte pripravený plán na efektívnu komunikáciu v čase krízy alebo náročných situácií. Vďaka dobre vypracovanému plánu krízovej komunikácie môže spoločnosť efektívne reagovať na výzvy, informovať zamestnancov a udržať si dôveru v schopnosť organizácie zvládať krízy.

8/ Trénuj a vzdelávaj sa: 

Poskytnite zamestnancom a manažérom školenia o efektívnych komunikačných postupoch, najmä pokiaľ ide o zavádzanie nových nástrojov alebo kanálov.

9/ Merajte a vyhodnocujte: 

Nastavte metriky na hodnotenie účinnosti stratégie internej komunikácie. Získajte spätnú väzbu od zamestnancov a sledujte kľúčové ukazovatele výkonnosti, aby ste mohli robiť zlepšenia.

Okrem toho udržujte stratégiu flexibilnú a upravte ju podľa potreby na základe spätnej väzby, meniacich sa potrieb organizácie a nových komunikačných technológií.

Zefektívnite internú komunikáciu pomocou AhaSlides 

AhaSlides môže byť silným nástrojom na zlepšenie internej komunikácie a jej zefektívnenie niekoľkými spôsobmi:

• Interaktívne stretnutia a radnice: Môžeš použiť živé prieskumy verejnej mienky, kvízya Relácie Q&A zapojiť účastníkov, získať spätnú väzbu v reálnom čase a podporiť aktívnu účasť na virtuálnych stretnutiach a radniciach so zamestnancami. 
• Spätná väzba v reálnom čase: S AhaSlides, môžete rýchlo vytvárať a distribuovať prieskumy, slovo mrak zamestnancom. To vám umožní získať cennú spätnú väzbu na rôzne témy, ako sú firemné iniciatívy, spokojnosť zamestnancov alebo školiace programy.
• Školenie a vzdelávanie: Môžete začleniť interaktívne kvízy a ankety vopred pripravené šablóny otestovať porozumenie zamestnancov a posilniť kľúčové koncepty na zlepšenie školení a workshopov.
• Teambuildingové aktivity: AhaSlides ponúka teambuildingové aktivity, ako sú kvízy o ľadoborcoch, hry s kolovrat, generátor náhodných tímov. Tieto aktivity môžu podporiť kamarátstvo a spoluprácu medzi zamestnancami, dokonca aj vo vzdialených alebo distribuovaných tímoch.
• Uznanie zamestnanca: AhaSlides možno použiť na uznanie a oslavu úspechov, míľnikov a príspevkov zamestnancov. To zvyšuje morálku a motiváciu zamestnancov.
• Anonymná spätná väzba: Funkcia anonymného prieskumu umožňuje zamestnancom poskytovať spätnú väzbu bez strachu z následkov, čím podporuje otvorenejšie a čestnejšie komunikačné prostredie.
• Zapojenie vzdialených zamestnancov: Pre organizácie so vzdialenými alebo distribuovanými tímami, AhaSlides môže byť cenným nástrojom na zabezpečenie toho, aby všetci zamestnanci zostali v spojení, zapojení a informovaní.

Kľúčové jedlá 

Efektívna interná komunikačná stratégia je chrbtovou kosťou dobre fungujúcej a harmonickej organizácie. Posilňuje kultúru organizácie a v konečnom dôsledku vedie k vyššej produktivite a úspechu. 

Často kladené otázky

ref: Forbes