Ako sa predstaviť novému tímu

Štúdia spoločnosti BambooHR z roku 2023, ktorá sa zamerala na viac ako 1 500 zamestnancov na plný úväzok v USA, zistila, že 70 % nových zamestnancov sa rozhodne, či je pre nich daná práca vhodná, v priebehu prvého mesiaca a 29 % sa tak rozhodne v priebehu prvého týždňa [1]. Predstavenie sa nie je len formalita. Určuje tón pre každý nasledujúci pracovný vzťah.

Táto príručka sa zaoberá tým, čo povedať, čomu sa vyhnúť a ako prispôsobiť svoj prístup, či už ste individuálny prispievateľ, nový manažér alebo sa pripájate k vzdialenému tímu.

Prečo je prvé predstavenie dôležitejšie, než si ľudia myslia

Väčšina nových zamestnancov podceňuje, do akej miery ich prvé interakcie formujú dlhodobé vnímanie. Ten istý výskum spoločnosti BambooHR zistil, že 70 % HR profesionálov súhlasí s tým, že prvý dojem je ťažké zmeniť, keď sa už raz vytvorí [1]. To neznamená, že neúspešný prvý deň je trvalou škodou, ale znamená to, že má skutočnú hodnotu v tom, aby ste boli zámerní v tom, ako vystupujete.

Väčšina ľudí od nového kolegu neočakáva vybrúsený predajný prejav. Údaje z BambooHR ukázali, že 87 % nových zamestnancov dúfa, že si v práci nájde aspoň jedného priateľa, a 93 % chce mať možnosť kolegu sprevádzať [1]. V prvých dňoch sú kontakty dôležitejšie ako referencie.

Čo zahrnúť do úvodu

Dobré predstavenie sa zahŕňa tri veci a žiadna z nich nezahŕňa spomenutie vášho profilu na LinkedIn: kto ste, čo tam robíte a jeden detail, vďaka ktorému si vás ľahšie zapamätáte a budete k nim ľahšie oslovení.

Vaše meno a úloha. Jasne to uveďte, aj keď to ľudia už vedia z pozvánky v kalendári alebo e-mailu. Počuť niekoho sebavedomo vysloviť svoje meno je iné ako čítať ho na obrazovke.

Stručne o vašej minulosti. Jedna alebo dve vety o tom, odkiaľ ste prišli a na čom ste pracovali. Cieľom nie je vymenovať referencie, ale dať ľuďom podnet na pochopenie vášho pohľadu.

Niečo, čo nabáda k rozhovoru. Zvedavosť o práci tímu, projekt, o ktorý máte úprimný záujem, alebo osobný detail, ktorý kolegom poskytne príležitosť. „Tiež sa snažím nájsť najlepšiu kávu v blízkosti kancelárie“ funguje lepšie ako nacvičená krátka prezentácia.

Osobne to netrvajte viac ako dve minúty alebo písomne ​​menej ako päť viet.

Ako sa predstaviť v rôznych situáciách

Ako nový zamestnanec vo vašom bezprostrednom tíme

Najbežnejší scenár. Pravdepodobne dostanete pár minút na tímovej porade alebo na rýchle predstavenie sa v prvý deň.

Zachovajte si teplo, konkrétne a ľudské slová:

Keď sa Priya pridala k produktovému tímu v SaaS spoločnosti, v pondelňajšom stand-up vystúpení sa predstavila tým, že posledné štyri roky strávila v elektronickom obchode, že tam pracuje v rastovom tíme a že jej prvým cieľom je pochopiť, ako tím funguje, skôr ako niečo navrhne. Táto posledná časť, ktorá signalizovala, že tam nie je na to, aby sa do toho pustila, okamžite znížila defenzívnosť a otvorila kolegom dvere, aby sa s ňou podelili o kontext.

- Spomeňte jednu konkrétnu vec, ktorá vás zaujíma alebo sa chcete naučiť

- Vyhnite sa uvádzaniu úspechov spôsobom, ktorý by znel súťaživo

- Na konci položte úprimnú otázku, aby ste prešli z monológu do konverzácie

Jedna vec, ktorú stojí za zmienku: načasovanie vášho úvodu tiež záleží. Ak vás niekto zaradí do stand-up diskusie, ktorá už mešká, obmedzte sa na tri vety a ponúknite, že sa o viac podelíte v samostatnom rozhovore. Čítanie miestnosti a rešpektovanie existujúceho rytmu tímu signalizuje situačné povedomie, čo samo o sebe robí silný prvý dojem.

Ako nový manažér sa prvýkrát stretávate so svojím tímom

Toto je naozaj dôležité. Ľudia, ktorým sa predstavujete, sa snažia zistiť, či sa ich pracovný život stane ťažším alebo ľahším.

Jeden prístup, ktorý funguje konzistentne: najprv si uveďte, čo sa chcete naučiť, a až potom poviete, čo plánujete urobiť. Michael Watkins, autor knihy Prvých 90 dní, odporúča, aby noví manažéri strávili prvé týždne kladením otázok, a nie oznamovaním odpovedí. Konkrétne: Čo funguje dobre? Čo by ste zmenili, keby ste mohli? Čo by som mal vedieť, čo sa pravdepodobne nedozviem prostredníctvom oficiálnych kanálov? [2]

Priamy príklad: „Som tu, aby som sa oboznámil s tým, na čom tím pracuje a čo vám stojí v ceste. Nebudem predstierať, že o tomto tíme viem po troch dňoch viac ako vy. Mojím cieľom v prvom mesiaci je počúvať.“ Takýto druh úprimnosti má tendenciu dobre dopadnúť.

Niekoľko vecí, ktoré sa neustále vymstia:

• Oznamovanie zmien skôr, ako pochopíte, o čo ide
• Uvedenie toho, čo ste robili v poslednej spoločnosti, ako referenčného bodu
• Vynechávanie individuálnych stretnutí v prospech iba skupinových predstavení
  

V písomnom úvodnom e-maile

Keď sa pripájate k distribuovanému tímu alebo veľkej organizácii, písomné predstavenie sa často dostane k viac ľuďom ako akékoľvek osobné stretnutie.

Štruktúra je jednoduchá. Začnite svojím menom a pozíciou. Povedzte jednu alebo dve vety o tom, čo ste robili predtým. Vymenujte jednu vec, na ktorej sa tešíte. Na záver pozvánkou na nadviazanie kontaktu.

Príklad:

Ahojte všetci, volám sa Jordan a pripájam sa k tímu pre úspech zákazníkov s praxou v oblasti podpory a prevádzky B2B. Sídlim v Austine a budem pracovať na účtoch v regióne EMEA. Teším sa na to, že sa zoznámim s aktuálnym procesom adaptácie a rád by som si v prvých týždňoch dal virtuálnu kávu s každým, kto má záujem. Môj kalendár je otvorený. Neváhajte si rezervovať čas.

Krátke, konkrétne a praktické. Hovorí ľuďom dosť na to, aby sa rozprúdila konverzácia, bez toho, aby sa čítalo ako súhrn na LinkedIn.

V vzdialenom alebo hybridnom tíme

Zoznámenie sa na diaľku si vyžaduje viac úsilia, pretože k bežnému stretnutiu na chodbe nedochádza. Musíte vytvoriť momenty, ktoré by sa inak stali náhodou.

Zverejnite písomný úvod v hlavnom chatovacom kanáli vášho tímu už v prvý deň. Ak sa koná videohovor, zapnite kameru. Spýtajte sa svojho manažéra, s ktorými kľúčovými ľuďmi sa máte stretnúť v prvých dvoch týždňoch, a tieto stretnutia si skutočne naplánujte, namiesto toho, aby ste čakali, kým sa uskutočnia prirodzene.

Jedna užitočná taktika: pridajte si do profilu v Slacku alebo Teamse krátku poznámku „spolupracujem so mnou“. Uveďte svoje časové pásmo, preferovaný štýl komunikácie a jeden fakt, ktorý sa netýka práce. Zaberie to desať minút a ušetrí vám to hodiny nejasností.

Taktiež sa v prvých týždňoch nespoliehajte výlučne na textovú komunikáciu. Ak vaša organizácia pravidelne používa videohovory, proaktívne navrhnite krátky videohovor namiesto dlhšej komunikácie v chate. Už len pätnásťminútový pohľad na niečiu tvár buduje väčší vzťah ako tucet správ a uľahčuje následnú písomnú komunikáciu, pretože máte skutočnú predstavu o tom, s kým sa rozprávate.

Veci, ktoré neustále zhoršujú zoznamovanie

Príliš veľa rozprávania. Dvojminútový úvod, ktorý sa zmení na pätnásťminútovú profesionálnu biografiu, rýchlo stratí ľudí. Prejdite k veci a potom vytvorte priestor pre ostatných.

Ohováranie predchádzajúceho zamestnávateľa. Signalizuje to zlý úsudok a kolegovia sa okamžite zamýšľajú nad tým, čo o nich neskôr poviete.

Prílišné zľahčovanie seba samého. Je rozdiel medzi pokorou a tým, že ľuďom sťažujete pochopenie toho, čo prinášate. Hovorte jasne o svojich skúsenostiach.

Ignorovanie podporného personálu a kolegov na nižších pozíciách. Noví zamestnanci sa často zameriavajú na to, aby zapôsobili na nadriadených a nedostatočne investujú do vzťahov s rovesníkmi a podporných rolí. Tieto vzťahy často určujú, ako hladko prebehnú prvé mesiace.

Predstavenie sa berie ako jednorazová udalosť. Úvod v prvý deň je východiskovým bodom. Nadväzovanie kontaktov, zapamätávanie si detailov z prvých rozhovorov a prejavovanie konzistentného záujmu počas niekoľkých týždňov je dôležitejšie ako správne zvládnuť úvodnú vetu.

Praktický kontrolný zoznam pre váš prvý týždeň

Tieto kroky nadväzujú na úvodný úvod a pomáhajú mu udržať sa v pamäti:

• Pošlite písomný úvod do všetkých kanálov alebo skupín, v ktorých ste neboli formálne predstavení.
• Naplánujte si individuálne stretnutia s ľuďmi, ktorých váš manažér označil ako kľúčové kontakty.
• Nadviažte sa aspoň na jeden detail z predchádzajúcej konverzácie („spomenuli ste, že pracujete na X, ako to dopadlo?“).
• Pridajte si do profilu v Slacku alebo Teamse poznámku o spolupráci.
• Zúčastnite sa aspoň jednej neformálnej tímovej akcie, rozhovoru pri káve, obedňajšej konverzácie, čohokoľvek mimo formálneho stretnutia.

Ako môže AhaSlides pomôcť tímom s nástupom nových členov

Najväčším dôvodom, prečo sa predstavenia neuchytia, je to, že sú jednosmerné. Nová osoba hovorí; všetci ostatní počúvajú len napoly a vracajú sa k svojim notebookom. Krátka interaktívna aktivita na tom istom stretnutí to úplne zmení.

AhaSlides umožňuje tímom spúšťať živé ankety, slovné oblaky a kolá otázok a odpovedí priamo na stretnutí. Jednoduchý slajd s témou „dve pravdy a jedna lož“, anketa, v ktorej sa tím vyzýva, aby jedným slovom podelil o svoj aktuálny projekt, alebo otvorená otázka a odpoveď pre nového zamestnanca, aby sa tímu mohol opýtať na otázky, to všetko robí z úvodu obojsmerný zážitok, a nie prezentáciu. Keď ľudia odpovedajú v reálnom čase, je pravdepodobnejšie, že si zapamätajú daný okamih a osobu, ktorá je v jeho centre.

Pre manažérov, ktorí prijímajú do zamestnania viacero nových zamestnancov, je tento druh štruktúrovanej interakcie škálovateľný. Rovnaký formát prelomenia ľadov môžete spustiť vo všetkých tímoch bez toho, aby sa zakaždým zdal identický, pretože reakcie sú vždy odlišné.

Často kladené otázky

Ako dlho by malo byť sebaprezentovanie v práci?

Pri osobnom vystúpení sa snažte vydržať 60 až 90 sekúnd, čo je zhruba čas potrebný na vyslovenie svojho mena, svojej funkcie, jednej vetvy relevantných informácií a jednej otázky pre skupinu. Písomné úvody môžu byť o niečo dlhšie, ale zvyčajne stačí štyri až šesť viet. Ľudia sa budú pýtať doplňujúce otázky, ak chcú viac. Cieľom úvodu je začať konverzáciu, nie ju ukončiť. Ak zistíte, že trvá viac ako dve minúty, je to signál na pauzu a vyzvanie ostatných, aby odpovedali, a nie aby pokračovali.

Čo ak sa počas úvodu zastavím alebo sa potknem?

Stáva sa to takmer každému v určitom okamihu, najmä keď v miestnosti stíchne a všetky pohľady sa upriamia na vás. Najúčinnejším spôsobom, ako sa zotaviť, je jednoducho to stručne uznať a ísť ďalej: „Prepáčte, dovoľte mi začať odznova“ alebo „Vždy mi prvé predstavenie trochu láme nervy“ pôsobí skôr úprimne ako trápne. Ľudia si pamätajú, či ste boli srdeční a úprimne sa o nich zaujímali, nie to, či boli vaše vety dokonale zostavené. Výskum formovania dojmu opakovane ukazuje, že srdečnosť a pozornosť majú väčšiu váhu ako verbálna plynulosť. Malé zakopnutie, po ktorom nasleduje úprimná otázka o práci vašich kolegov, sa do týždňa zabudne.

Mám si pripraviť úvod vopred?

Áno, ale zľahka. Napíšte si dve alebo tri vety, ktoré chcete zahrnúť, a raz alebo dvakrát si ich pred prvým dňom nacvičte nahlas. Ak idete úplne nepripravení, znamená to, že improvizujete pod miernym sociálnym tlakom, čo je stav, keď ľudia majú tendenciu tárať alebo sa podceňovať. Ak idete s plne pripraveným prejavom, znie to plocho a nacvičene a môže to spôsobiť, že budete menej reagovať na skutočnú konverzáciu okolo vás. Niekoľko pripravených fráz vám poskytne oporu a zároveň vám ponechá priestor na prispôsobenie sa tomu, kto je v miestnosti. Venujte pozornosť tónu existujúcej konverzácie v tíme a prispôsobte sa mu. Energický, neformálny tím bude reagovať inak ako tichšia a rezervovanejšia skupina.

Zdroje

[1] BambooHR. (2023). Prvý dojem je všetko: 44 dní na úspech alebo neúspech nového zamestnanca. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Watkins, M. (2003). Prvých 90 dní: Osvedčené stratégie pre rýchlejšie a inteligentnejšie zvládnutieVydavateľstvo Harvard Business Review Press.