Ak sa zúčastňujete nového medzifunkčného tímu v práci alebo nového projektového tímu, môže to byť niekto z iných oddelení alebo z iných spoločností, ktorých možno nepoznáte alebo ste s nimi predtým nepracovali, a chcete sa uistiť, že pripravenosť odovzdať a investovať svoje zručnosti a nápady do tímu – najmä ak je tento tím vysoko výkonný. Preto je nevyhnutné usporiadať stretnutie, aby sa stretli noví spoluhráči.
Nie je však prekvapením, ak sa cítite trochu nemotorne a nervózne, pretože aj tí najskúsenejší profesionáli majú nervy pri úvodnom stretnutí s novým tímom. Ak ste lídrom a obávate sa, že sa vám nepodarí usporiadať úvodné stretnutia týkajúce sa produktivity.
Tento článok vám poskytne kompletný návod, príklady a tipy na to, vďaka čomu sú úvodné stretnutia úspešné.
V tomto článku sa to dozviete
- Čo je to úvodné stretnutie?
- Čo je cieľom úvodného stretnutia?
- Ako vytvoriť efektívne úvodné stretnutie
- Tipy na úspešné usporiadanie úvodného stretnutia
- Kľúčové jedlá
Čo je to úvodné stretnutie?
Úvodné alebo úvodné stretnutie má úplne rovnaký význam, pokiaľ ide o predstavenie tímu, keď sa členovia tímu a ich vedúci prvýkrát oficiálne stretnú, aby sa zistilo, či si jednotlivci chcú vybudovať pracovný vzťah a zaviazať sa k tímu v tíme. budúcnosti.
Jeho cieľom je poskytnúť členom tímu čas zostať spolu, aby spoznali pozadie, záujmy a ciele každého účastníka. V závislosti od vašich preferencií a preferencií vášho tímu môžete nastaviť úvodné stretnutia formálne alebo neformálne.
Štandardný program úvodného stretnutia zahŕňa:
- Predstavte cieľ stretnutia
- Predstavte vedúcich a každého člena
- Diskutujte o pravidlách tímu, práci, výhodách a liečbe...
- Čas zahrať si nejaké hry
- Ukončite stretnutia a vykonajte následné opatrenia
Čo je cieľom úvodných stretnutí?
Nevnímajte úvody len ako políčko na kontrolu. Využite tento čas na zapálenie skutočných spojení, získajte jedinečné poznatky a vytvorte rámec pre bezchybnú tímovú prácu. Úvodné stretnutia sú úžasné pre:
- Zvýšte tímovú prácu a súdržnosť tímu
Úplne prvým cieľom úvodných stretnutí je zblížiť cudzích ľudí so spoluhráčmi. Ak ste sa nikdy predtým nevideli a viete o nich málo, bude chýbať súdržnosť a prepojenie, čo môže ovplyvniť tímového ducha a produktivitu. Keď ľudia dokážu prediskutovať a zjednotiť pravidlá tímu, vhodné odmeny a tresty alebo vedia, že ich vedúci sú spravodliví a verní ľudia, ich spoluhráči sú pokorní, spoľahliví, empatickí a ďalšie, v tíme sa vytvorí dôvera a pozitívne pracovné prostredie.
- Odbúrajte napätie a trápnosť
Produktivita sa pravdepodobne zníži, ak zamestnanci pracujú v stiesnenom pracovnom prostredí. Rovnako nie je dobré, ak zamestnanci svojho lídra skôr strašia, než by sa ním nechali inšpirovať. Úvodné stretnutia môžu pomôcť novým tímom cítiť sa sebavedomejšie pri zdieľaní svojich nápadov a názorov. Tiež sa ľahko začnú spriateliť, komunikovať a zmenšiť trápnosť pre ďalšiu spoluprácu. Člen tímu sa napríklad neváha ozvať a požiadať o pomoc, keď nie je schopný dodržať termíny.
- Pomôžte štruktúrovať a zosúladiť normy a postupy
Dôraz na pravidlá a predpisy je dôležitou súčasťou hneď prvých úvodných stretnutí. Neschopnosť povedať to jasne, spravodlivo a priamočiaro na začiatku tímovej práce môže viesť k tímovým konfliktom a nesprávnej komunikácii. Naopak, ak dokážete prinútiť tím nasledovať štandardov a postupov, dôjde k efektívnosti zdrojov vďaka efektívnosti a efektívnosti tímu a zároveň k zvýšeniu spokojnosti s prácou medzi členmi tímu, ktorí sú súčasťou súdržného tímu.
Ako vytvoriť efektívne úvodné stretnutie
Úvodné stretnutia môžu nasledovať po štandardnom procese plánovania stretnutí s 5 ps: Účel, Plánovanie, Príprava, Účasťa Pokrok. V závislosti od vášho časového obmedzenia, počtu účastníkov, zázemia vášho tímu a vašich zdrojov môžete usporiadať formálne alebo neformálne úvodné stretnutia. Prvý dojem je dôležitý. O to väčší rešpekt a dôveru členovia vášho tímu ocenia, keď prejavíte organizované a ohľaduplné stretnutia.
- Účel
Ide o stanovenie cieľov stretnutí. Keď uvádzate ciele stretnutí, buďte jasní a struční, aby ste sa mohli ľahko sústrediť, ak účastníka rozptyľujú nesúvisiace aktivity. Môžete zvážiť štruktúrovanie cieľov usporiadaním cieľovej pyramídy, ktorá načrtáva každú skupinu cieľov na rôznych úrovniach.
- Plánovanie
Prvá vec, ktorú by mali noví vedúci tímu urobiť, je naplánovať detaily alebo vypracovať program. Keď máte niečo, na čo sa môžete odvolať, snaha zapamätať si všetko sami zmierňuje stres. Šablónu si môžete vytvoriť pomocou prezentácie v PowerPointe. alebo ručne písané kartičky.
- Príprava
Táto časť zahŕňa niektoré činnosti, ako napríklad prípravu úvodného scenára stretnutia a kontrolu programu pred začiatkom oficiálneho stretnutia. S pomocou poznámok alebo scenára bude pre vás jednoduchšie povedať všetky kľúčové informácie a sústrediť sa na program, keď vám zrazu niečo unikne z mysle.
- Účasť
Nezabudnite povzbudiť nových členov, aby kládli otázky a zapájali sa do interaktívnych aktivít počas stretnutí. Ak sa vám ostatní zdajú takí váhaví, opýtajte sa ich na ich názor. Uistite sa, že každý v tíme má možnosť vyjadriť sa, nielen sa sústrediť na extrovertných členov. Môžete usporiadať živé hlasovanie, aby niektorí introverti mohli priamo zdieľať svoje názory.
- Pokrok
Stretnutie by ste mali zakončiť zhrnutím a informovať o akciách pre ďalšie kroky. A keďže nadväzovanie na stretnutie je kľúčovou súčasťou, môžete zvážiť konečné rozhodnutie a zdokumentovať ho.
Tipy na úspešné usporiadanie úvodného stretnutia
- Použite interaktívny prezentačný nástroj
Cítite sa prvý deň hanblivo alebo trápne? Pomocou interaktívneho prezentačného nástroja, akým je AhaSlides, môžete urobiť svoje úvodné stretnutia 100-krát zábavnejšie!
Existuje tucet spôsobov, ako to urobiť, ale na rýchle prelomenie ľadu odporúčame tento prehľad:
- Začnite úvodnou snímkou.
- Okorente veci kvízmi o sebe s bodmi a rebríčkom.
- Zakončite to s diapozitívom otázok a odpovedí na konci, kde sa každý môže opýtať na veci, ktoré ho o vás zaujímali.
S interaktívnou prezentačnou platformou AhaSlides si môžete vytvoriť presvedčivý úvod, ktorý ľudí preletí na Mesiac🚀 Vyskúšajte túto šablónu tu:
- Úvod začnite slovami „my"
Tím pracuje na spolupráci medzi členmi tímu s cieľom dosiahnuť spoločné ciele, nie na prejavení osobných talentov. Preto je dôležité zdôrazniť kultúru „my“. Snažte sa čo najviac používať „my:“ namiesto „ja“ v úvodných snímkach a počas celých stretnutí, s výnimkou osobného predstavenia. To v konečnom dôsledku povzbudí tím k efektívnejšej spolupráci, pretože členovia chápu, že zdieľajú ucelenú víziu a sú viac oddaní práci pre tím než pre seba.
- Zabavte svojich spoluhráčov
Ako čo najvzrušujúcejšie začať úvodné stretnutia? Keďže všetci členovia sú pre seba noví, ako hostiteľ môžete zvážiť začiatok s niekoľkými rýchlymi úvodnými stretnutiami. Môžete tiež naplánovať 2 až 3 hry a kvízy a brainstormingové stretnutia, aby ostatní mali čas podeliť sa o svoju osobnosť, talenty a myslenie; komunikovať a spolupracovať s ostatnými s cieľom zlepšiť súdržnosť tímu a kultúru a prepojenie na pracovisku. Môžete napríklad vyskúšať niektoré hry ako Kruh uznania, Scavenger lovy, Radšej by si...
- Time management
Vysoko produktívne stretnutia zvyčajne trvajú 15 až 45 minút, najmä úvodné stretnutia, ktoré by mali byť zvládnuté do 30 minút. To je dostatok času na to, aby sa noví kolegovia navzájom spoznali, stručne sa predstavili a spolupracovali na niekoľkých jednoduchých a zábavných aktivitách zameraných na budovanie tímu. Taktiež ste si stanovili časové limity pre rôzne sekcie, aby ste sa uistili, že vám čas neprší, kým máte ešte veľa vecí na spracovanie.
Kľúčové jedlá
Pre váš tím je prospešné začať tímovú prácu s novým tímom využitím úvodných stretnutí. Naplánovanie úplne prvého stretnutia môže byť náročné a zastrašujúce. Počas prípravného procesu neváhajte vyhľadať podporu, aj keď ste majstrom PowerPointu. Určite si môžete uľahčiť prácu a ušetriť deň s... AhaSlides.
Často kladené otázky
O čom hovoríte na úvodnom stretnutí?
1. Ľadoborce – začnite zábavnou otázkou alebo aktivitou o prelomení ľadu, ktorá ľuďom pomôže uvoľniť sa. Udržujte svetlo!
2. Profesionálne zázemie – Nechajte každého, aby sa podelil o svoju doterajšiu kariéru, vrátane minulých rolí a skúseností.
3. Zručnosti a záujmy – Okrem pracovných zručností zistite koníčky, vášne alebo oblasti odbornosti členov tímu mimo 9.-5.
4. Štruktúra tímu – Načrtnite úlohy a kto je za čo zodpovedný na vysokej úrovni. Objasnite, ako tím spolupracuje.
5. Ciele a priority – Aké sú ciele tímu a organizácie na najbližších 6-12 mesiacov? Ako prispievajú jednotlivé roly?
Ako štruktúrujete úvodné stretnutie?
Tu je jeden spôsob, ako štruktúrovať svoje úvodné stretnutie:
1. Vitajte a ľadoborec (5 – 10 minút)
2. Úvody (10 – 15 minút)
3. Zázemie tímu (5 – 10 minút)
4. Očakávania tímu (5-10 minút)
5. Otázky a odpovede (5 minút)
Čo poviete na otvorenie stretnutia?
Tu je niekoľko návrhov, čo povedať pri otváraní úvodného stretnutia:
.1. Privítanie a predstavenie:
"Vitajte všetkých a ďakujeme, že ste sa k nám dnes pripojili. Sme nadšení, že to môžeme začať."
2. Začiatok ľadoborca:
"Dobre, uvoľnime sa ľahkou otázkou ľadoborec..."
3. Ukážka ďalších krokov:
"Po dnešku budeme pokračovať v akciách a začneme plánovať našu prácu"
ref: Naozaj. Lepšie hore, linkedin
