Stretnutia zohrávajú kľúčovú úlohu v podnikoch a organizáciách a slúžia ako platforma na diskusiu a riešenie problémov a riadenie vnútorných záležitostí s cieľom podporiť pokrok. Aby sme zachytili podstatu týchto stretnutí, či už virtuálnych alebo osobných, zápisnica zo schôdze or zápisnica zo stretnutia (MoM) sú kľúčové pri robení poznámok, zhrnutí kľúčových tém, o ktorých sa diskutuje, a pri sledovaní dosiahnutých rozhodnutí a uznesení.
Tento článok vás prevedie písaním efektívnych zápisníc zo stretnutí s príkladmi a šablónami na použitie, ako aj osvedčenými postupmi, ktoré treba dodržiavať.
Obsah
- Čo sú zápisnice zo schôdze?
- Kto je čakateľ minút?
- Ako napísať zápisnicu zo stretnutia
- Príklady zápisníc (+ šablóny)
- Tipy na vytvorenie dobrých zápisníc
- Kľúčové jedlá
Zápisnica zo schôdze | Freepik.comČo sú zápisnice zo schôdze?
Zápisnica zo stretnutia je písomný záznam diskusií, rozhodnutí a akčných bodov, ktoré sa vyskytnú počas stretnutia.
- Slúžia ako referencia a zdroj informácií pre všetkých účastníkov a tých, ktorí sa nemôžu zúčastniť.
- Pomáhajú zabezpečiť, aby sa nezabudlo na dôležité informácie a aby boli všetci na rovnakej stránke o tom, o čom sa diskutovalo a aké kroky treba podniknúť.
- Poskytujú tiež zodpovednosť a transparentnosť dokumentovaním rozhodnutí a záväzkov prijatých počas stretnutia.
Kto je čakateľ minút?
Zapisovateľ je zodpovedný za presné zaznamenávanie diskusií a rozhodnutí prijatých počas stretnutia.
Môže ísť o administratívneho pracovníka, sekretárku, asistenta alebo manažéra alebo člena dobrovoľníckeho tímu, ktorý vykonáva úlohu. Je nevyhnutné, aby zapisovateľ mal dobrú organizáciu a robil si poznámky a vedel efektívne zhrnúť diskusie.
Stretnutie zápisovZábavná účasť na stretnutiach s AhaSlides
Zhromaždite ľudí v rovnakom čase
Namiesto toho, aby ste prišli ku každému stolu a „kontrolovali“ ľudí v prípade, že sa neobjavia, teraz môžete upútať pozornosť ľudí a kontrolovať účasť zábavnými interaktívnymi kvízmi s AhaSlides!
🚀 Získajte bezplatné šablóny ☁️Ako napísať zápisnicu zo stretnutia
Pre efektívne zápisnice zo stretnutí, po prvé, mali by byť objektívne, byť vecným záznamom zo stretnutiaa vyhýbajte sa osobným názorom alebo subjektívnym interpretáciám diskusií. Ďalšie, mal by byť krátky, jasný a ľahko pochopiteľný,zamerajte sa len na hlavné body a vyhnite sa pridávaniu zbytočných detailov. nakoniec musia byť presné a musia zabezpečiť, aby všetky zaznamenané informácie boli čerstvé a relevantné.
Poďme na podrobnosti písania zápisníc zo schôdze pomocou nasledujúcich krokov!
8 základných súčastí zápisnice zo schôdze
- Dátum, čas a miesto stretnutia
- Zoznam prítomných a prípadné ospravedlnenie za neúčasť
- Program a účel stretnutia
- Zhrnutie diskusií a prijatých rozhodnutí
- Všetky prijaté hlasy a ich výsledky
- Akčné položky vrátane zodpovednej strany a termínu dokončenia
- Akékoľvek ďalšie kroky alebo následné položky
- Záverečné slovo alebo prerušenie schôdze
Ako napísať zápisnicu zo stretnutiaKroky na písanie efektívnych zápisníc zo stretnutí
1/ Príprava
Pred stretnutím sa oboznámte s programom stretnutia a všetkými relevantnými podkladovými materiálmi. Uistite sa, že máte všetky potrebné nástroje, ako je laptop, poznámkový blok a pero. Je tiež dobré si preštudovať zápisnice z predchádzajúcich stretnutí, aby ste získali predstavu o tom, aké informácie treba zahrnúť a ako ich naformátovať.
2/ Zapisovanie poznámok
Počas stretnutia si robte jasné a stručné poznámky o diskusiách a prijatých rozhodnutiach. Mali by ste sa zamerať na zachytenie kľúčových bodov, rozhodnutí a akčných položiek, a nie na doslovný prepis celého stretnutia. Nezabudnite uviesť mená rečníkov alebo akékoľvek kľúčové citácie a všetky akcie alebo rozhodnutia. A vyhnite sa písaniu v skratkách alebo skratkách, ktorým ostatní nerozumejú.
3/ Usporiadajte zápisnicu
Prezrite si a usporiadajte svoje poznámky, aby ste vytvorili súvislé a stručné zhrnutie svojich zápisníc po stretnutí. Na uľahčenie čítania zápisníc môžete použiť nadpisy a odrážky. Neberte si osobné názory alebo subjektívne interpretácie diskusie. Zamerajte sa na fakty a na to, čo bolo dohodnuté počas stretnutia.
4/ Zaznamenanie detailov
Zápis z vášho stretnutia by mal obsahovať všetky relevantné podrobnosti, ako je dátum, čas, miesto a účastníci. A uveďte všetky dôležité diskutované témy, rozhodnutia a pridelené akčné položky. Nezabudnite zaznamenať všetky uskutočnené hlasy a výsledky diskusií.
5/ Akčné položky
Nezabudnite uviesť všetky položky akcií, ktoré boli priradené, vrátane toho, kto je zodpovedný a termínu dokončenia. Ide o kľúčovú časť zápisnice zo schôdze, pretože zabezpečuje, že každý pozná svoje povinnosti a časový harmonogram na ich vyplnenie.
6/ Recenzia a distribúcia
Mali by ste skontrolovať presnosť a úplnosť zápisnice a vykonať potrebné opravy. Uistite sa, že sú zaznamenané všetky kľúčové body a rozhodnutia. Potom môžete zápisnicu distribuovať všetkým účastníkom, či už osobne alebo e-mailom. Uložte kópiu zápisníc na centralizovanom mieste, aby ste k nim mali jednoduchý prístup, ako je napríklad zdieľaný disk alebo cloudová úložná platforma.
7/ Sledovanie
Zabezpečte, aby sa na akčné body zo stretnutia nadviazali a aby sa rýchlo dokončili. Využite minúty na sledovanie pokroku a ubezpečte sa, že rozhodnutia sa implementujú. Pomáha vám udržiavať zodpovednosť a zaisťuje, že stretnutie bude produktívne a efektívne.
Príklady zápisníc (+ šablóny)
1/ Zápis z porady Príklad: Jednoduchá šablóna stretnutia
Úroveň podrobnosti a zložitosti jednoduchých zápisníc zo stretnutí bude závisieť od účelu stretnutia a potrieb vašej organizácie.
Vo všeobecnosti sa jednoduché zápisnice zo schôdze používajú na interné účely a nemusia byť také formálne alebo komplexné ako iné typy zápisníc.
Ak to teda potrebujete súrne a schôdza sa točí okolo jednoduchého, nie príliš dôležitého obsahu, môžete použiť nasledujúcu šablónu:
| Názov stretnutia:[Vložte názov stretnutia] Dátum: [Vložte dátum] Čas:[Vložiť čas] miesto:[Vložte polohu] Účastníci:[Vložte mená účastníkov] Ospravedlnenie za neprítomnosť: [Vložte mená]Agenda:[Vložte bod 1 programu][Vložte bod 2 programu][Vložte bod 3 programu]Zhrnutie stretnutia:[Vložte súhrn diskusií a rozhodnutí prijatých počas stretnutia vrátane všetkých kľúčových bodov alebo akčných bodov.]Akčné položky: [Vložte zoznam všetkých činností, ktoré boli pridelené počas stretnutia, vrátane zodpovednej strany a termínu na dokončenie.]Ďalšie kroky: [Vložte akékoľvek ďalšie kroky alebo následné body, o ktorých sa diskutovalo počas stretnutia.]Záverečné poznámky: [Vložte prípadné záverečné poznámky alebo prerušenie schôdze.]podpis: [Vložte podpis osoby, ktorá robí zápisnicu] |
2/ Zápisnica zo zasadnutia Príklad: Šablóna zasadnutia rady
Zápisnica zo zasadnutia správnej rady sa zaznamenáva a distribuuje všetkým členom, pričom poskytuje záznam o prijatých rozhodnutiach a smerovaní organizácie. Preto by mal byť jasný, úplný, podrobný a formálny. Tu je vzor zápisnice zo zasadnutia správnej rady:
| Názov stretnutia:Zasadnutie predstavenstva Dátum: [Vložte dátum]Čas: [Vložiť čas]miesto:[Vložte polohu] Účastníci: [Vložte mená účastníkov]Ospravedlnenie za neprítomnosť: [Vložte mená tých, ktorí sa ospravedlnili za neprítomnosť]Agenda:1. Schválenie zápisnice z predchádzajúcej schôdze 2. Preskúmanie finančnej správy 3. Prerokovanie strategického plánu4. Akékoľvek iné podnikanieZhrnutie stretnutia:1. Schválenie zápisnice z predchádzajúcej schôdze: [Vložte najdôležitejšie body z predchádzajúcej schôdze boli skontrolované a schválené]2. Prehľad finančnej správy: [Vložte najdôležitejšie informácie o súčasnej finančnej situácii a odporúčania pre budúce finančné plánovanie]3. Diskusia o strategickom pláne: [Vložte, ktoré predstavenstvo prerokovalo a aktualizovalo strategický plán organizácie]4. Iné záležitosti: [Uveďte všetky ďalšie dôležité záležitosti, ktoré neboli zahrnuté do programu rokovania]Akčné položky:[Vložte zoznam všetkých činností, ktoré boli pridelené počas stretnutia, vrátane zodpovednej strany a termínu na dokončenie]Ďalšie kroky:Rada bude mať následné zasadnutie [vložiť dátum].Záverečné poznámky:Schôdza bola prerušená o [vložiť čas].podpis: [Vložte podpis osoby, ktorá robí zápisnicu] |
Toto je len základná šablóna stretnutia predstavenstva a možno budete chcieť pridať alebo odstrániť prvky v závislosti od potrieb vášho stretnutia a organizácie.
3/ Zápis z porady Príklad: Šablóna projektového manažmentu
Tu je príklad zápisnice zo stretnutia pre šablónu projektového manažmentu:
| Názov stretnutia: Stretnutie projektového manažmentu Dátum: [Vložte dátum]Čas: [Vložiť čas]miesto:[Vložte polohu] Účastníci: [Vložte mená účastníkov]Ospravedlnenie za neprítomnosť: [Vložte mená tých, ktorí sa ospravedlnili za neprítomnosť]Agenda:1. Kontrola stavu projektu2. Diskusia o rizikách projektu3. Preskúmanie pokroku tímu4. Akékoľvek iné podnikanieZhrnutie stretnutia:1. Kontrola stavu projektu: [Vložte všetky aktualizácie o pokroku a zvýraznite všetky problémy, ktoré je potrebné vyriešiť]2. Diskusia o rizikách projektu: [Vložte potenciálne riziká projektu a plán na zmiernenie týchto rizík]3. Kontrola pokroku tímu: [Vložte skontrolovaný pokrok a prediskutované akékoľvek vzniknuté problémy]4 Iné záležitosti: [Vložte akékoľvek ďalšie dôležité záležitosti, ktoré neboli zahrnuté do programu rokovania]Akčné položky:[Vložte zoznam všetkých činností, ktoré boli pridelené počas stretnutia, vrátane zodpovednej strany a termínu na dokončenie]Ďalšie kroky:Tím bude mať následné stretnutie v [Insert Date].Záverečné poznámky:Schôdza bola prerušená o [vložiť čas].podpis: [Vložte podpis osoby, ktorá robí zápisnicu] |
Tipy na vytvorenie dobrých zápisníc
Nestresujte sa zachytením každého slova, zamerajte sa na zaznamenávanie hlavných tém, výsledkov, rozhodnutí a akčných položiek. Dajte diskusie na živú platformu, aby ste mohli zachytiť všetky slová do jednej veľkej siete🎣 -Nástenka AhaSlides je intuitívny a jednoduchý nástroj aby každý mohol rýchlo predložiť svoje nápady. Urobíte to takto:
Vytvorte novú prezentáciu s vaším Účet AhaSlidesa potom pridajte snímku Brainstorm do sekcie „Anketa“.
Napíš svoje téma diskusie, potom stlačte „Prezentovať“, aby sa všetci účastníci stretnutia mohli pripojiť a odoslať svoje nápady.
S nápadmi AhaSlides má každý hlas a môžete tiež ľahko sledovať zápisnice zo schôdzeZnie to jednoducho, však? Vyskúšajte túto funkciu teraz, je to len jedna z užitočných funkcií, ktorá vám pomôže uľahčiť vaše stretnutia so živými a rozsiahlymi diskusiami.
Kľúčové jedlá
Účelom zápisnice zo stretnutia je poskytnúť prehľad na vysokej úrovni o stretnutí pre tých, ktorí sa ho nemohli zúčastniť, ako aj viesť záznam o výsledkoch stretnutia. Preto by zápisnica mala byť usporiadaná a ľahko pochopiteľná a mala by jasne a stručne zvýrazniť najdôležitejšie informácie.
Tagy: Obchodné stretnutie
