Opýtajte sa väčšiny manažérov, čo motivuje ich tím, a dajú vám sebavedomú odpoveď. Položte tímu tú istú otázku a často dostanete niečo iné.
Táto medzera medzi tým, čo vedenie predpokladá, a tým, čo zamestnanci skutočne zažívajú, je miestom, kde sa neangažovanosť nenápadne prehlbuje. Gallup odhaduje náklady na produktivitu v dôsledku neangažovanosti na 8.8 bilióna dolárov na celom svete, čo je zhruba 9 % HDP [1]. Ale číslo nie je dôležité. Ide o to, že väčšina organizácií pracuje s predpokladmi namiesto údajov.
Dobre štruktúrovaný motivačný kvíz túto medzeru vypĺňa. Táto príručka vám ponúka viac ako 35 pripravených otázok v šiestich kategóriách, rámec pre interpretáciu zistených informácií a praktické rady, ako získať odpovede, o ktorých budú ľudia skutočne úprimní.
Prečo motivačné kvízy fungujú lepšie ako každoročné prieskumy angažovanosti
Ročné prieskumy angažovanosti merajú náladu raz ročne. V čase, keď sa výsledky analyzujú a zdieľajú, sa podmienky, ktoré formovali reakcie, často zmenili. Kratší, cielenejší motivačný kvíz sa môže spúšťať štvrťročne alebo po kľúčových momentoch, ako je reorganizácia, zmena politiky, nový manažér, a poskytnúť vám užitočné údaje, kým sú stále relevantné.
Dôležitý je aj rozdiel medzi vnútornou a vonkajšou motiváciou. Výskum opakovane ukazuje, že vnútorné motivátory (zmysluplná práca, autonómia, rast) poháňajú trvalý výkon, zatiaľ čo vonkajšie odmeny (plat, benefity, status) majú tendenciu riešiť okamžitú nespokojnosť bez budovania dlhodobej angažovanosti [2]. Dobre štruktúrovaný kvíz pokrýva obe kategórie, a preto je šesť kategórií nižšie rozdelených na vnútorné faktory a vonkajšie podmienky.
Výber kategórií kvízov
Predtým, ako si vytvoríte kvíz, je dobré poznať tri motivačné rámce:
Maslowova hierarchia potrieb usporiada ľudské motivátory od fyziologickej bezpečnosti na úrovni základu až po spolupatričnosť, úctu a sebarealizáciu [3]. V pracovnom kontexte to znamená, že zamestnanci, ktorí majú pocit, že je ohrozená ich pracovná istota alebo základná odmena, nebudú reagovať na výzvy týkajúce sa zmysluplnosti alebo rastu. Najprv riešte obavy nižšieho rádu.
Adamsova teória vlastného imania (1963) tvrdí, že zamestnanci porovnávajú svoje vstupy a výsledky s kolegami a demotivácia nastáva, keď sa toto porovnávanie zdá nespravodlivé [3]. Otázky týkajúce sa spravodlivosti odmeňovania a efektívnosti uznania s tým priamo súvisia.
McClellandova teória potrieb zoskupuje zamestnancov podľa ich dominantnej hybnej sily: úspech, príslušnosť alebo moc [3]. Zamestnanci s vysokým skóre v oblasti úspechov chcú výzvy a pokrok; tí, ktorí sú poháňaní hodnotami príslušnosti, vzťahmi a tímovou kultúrou; tí, ktorí sú motivovaní mocou, chcú vplyv a zodpovednosť. Kvíz, ktorý pokrýva všetky tri profily, vám poskytne bohatší obraz ako ten, ktorý sa zameriava iba na plat a benefity.
Šesť kategórií a viac ako 35 otázok
1. Vnútorné motivátory
Tieto otázky merajú, či zamestnanci považujú samotnú prácu za zmysluplnú, náročnú a či ju oplatí robiť.
- Práca, ktorú robím, sa mi zdá zmysluplná, nielen produktívna.
- Mám dostatočnú autonómiu v tom, ako pristupujem k svojej práci, aby som sa do nej cítil skutočne zainteresovaný.
- Moja úloha je pre mňa výzvou spôsobmi, ktoré mi pomáhajú rásť.
- Na konci typického pracovného dňa cítim pocit úspechu.
- Problémy, na ktorých pracujem, sú dostatočne zaujímavé na to, aby ma udržali v kondícii.
- Cítim zodpovednosť za výsledky, za ktoré som zodpovedný.
2. Vonkajšie motivátory
Tieto otázky merajú, či hmatateľné odmeny a pracovné podmienky spĺňajú očakávania.
- Mám pocit, že som za prácu, ktorú vykonávam, spravodlivo odmenený.
- Balíček benefitov, ktorý táto organizácia ponúka, spĺňa moje potreby.
- Moje príspevky sú uznávané spôsobmi, ktoré pôsobia autenticky, nie performatívne.
- Uznanie, ktoré dostávam, odráža vplyv mojej práce, nielen moju viditeľnosť.
- Túto organizáciu by som odporučil ako miesto na prácu niekomu, koho si vážim.
3. Spokojnosť s prácou
Tieto otázky hodnotia, ako sa zamestnanci cítia v každodennej realite svojej úlohy.
- Moja pracovná záťaž je zvládnuteľná bez toho, aby si vyžadovala neudržateľný počet hodín väčšinu týždňov.
- Mám nástroje a zdroje, ktoré potrebujem na to, aby som si svoju prácu dobre vykonával/a.
- Moje každodenné úlohy dobre využívajú moje zručnosti a silné stránky.
- Som hrdý na prácu, ktorú tu vytváram.
- Jedným slovom opíšte, ako motivovane sa práve teraz cítite v práci. (slovný oblak)
4. Kariérny rast
Tieto otázky určujú, či zamestnanci vidia v organizácii schodnú budúcnosť.
- Mám jasné príležitosti na rast v tejto organizácii.
- Chápem, čo musím urobiť, aby som tu napredoval v kariére.
- Niekto v tejto organizácii za posledných šesť mesiacov zmysluplne investoval do môjho rozvoja.
- Tu vidím realistickú kariérnu dráhu pre seba.
- Aký typ rozvoja by vám práve teraz najviac prospel? (s výberom z viacerých možností: Školenie v oblasti vedenia / Technické zručnosti / Certifikácie / Mentorstvo / Laterálne posuny)
5. Manažment a vedenie
Manažéri sa vo veľkej miere podieľajú na rozdieloch v angažovanosti zamestnancov. Tieto otázky sa týkajú toho, čo funguje a čo nie.
- Môj manažér si stanovuje jasné očakávania a plní svoje záväzky.
- Spätná väzba, ktorú dostávam od svojho manažéra, je konkrétna a užitočná, nielen hodnotiaca.
- Môj manažér podporuje môj rast, aj keď by ma tento rast mohol zaviesť inam.
- Cítim sa pohodlne, keď môžem vyjadriť obavy alebo nezhody svojmu manažérovi.
- Konanie vrcholových lídrov je v súlade s hodnotami, ktoré verejne komunikujú.
- Môj manažér mi dáva autonómiu, ktorú potrebujem na to, aby som odviedol čo najlepšiu prácu.
- Dôverujem rozhodnutiam, ktoré vedenie práve teraz robí.
6. Kultúra a hodnoty
Tieto otázky merajú súlad medzi tým, čo organizácia deklaruje, že predstavuje, a tým, čo zamestnanci skutočne zažívajú.
- Hodnoty, ktoré táto organizácia deklaruje, zodpovedajú jej skutočnému každodennému fungovaniu.
- Cítim sa psychicky dostatočne bezpečne na to, aby som vyjadril/a obavu alebo iný uhol pohľadu bez rizika pre kariéru.
- Zásluhy za víťazstvá sa spravodlivo rozdeľujú medzi ľudí, ktorí prispeli.
- Keď sa niečo pokazí, táto organizácia sa zameriava na učenie, a nie na obviňovanie.
- Cítim sa tu akoby som patril, nielen preto, že tu pracujem.
- Čo by táto organizácia mohla zmeniť, aby sa najviac zlepšila vaša motivácia? (otvorený text)
- Na stupnici od 0 do 10, aká je pravdepodobnosť, že tu budete stále pracovať o 12 mesiacov? (výsledková otázka v štýle eNPS)
Príklad z reálneho sveta: využitie výsledkov na odstránenie medzery v riadení
Stredne veľká technologická spoločnosť v Singapure zorganizovala motivačný kvíz po tom, čo si všimla nárast dobrovoľnej fluktuácie medzi juniornými inžiniermi. Ich skóre vnútornej motivácie bolo solídne. Ľudia považovali prácu za zaujímavú. Skóre manažmentu však bolo v dvoch položkách trvalo nízke: kvalita spätnej väzby a dostupnosť.
Tím pre vzdelávanie a rozvoj použil tieto výsledky na vytvorenie cieleného programu pre vedúcich tímov zameraného na individuálne konzultácie a štruktúrovanú spätnú väzbu. O šesť mesiacov neskôr ten istý kvíz ukázal merateľné zlepšenie v týchto dvoch kategóriách a fluktuácia v dotknutom tíme klesla približne o tretinu.
Kvíz sám o sebe problém nevyriešil. Spravil ho dostatočne špecifickým na to, aby sa na ňom dalo konať.
Ako získať úprimné odpovede
Anonymné odpovede sú nevyhnutné pre otázky týkajúce sa manažmentu a odmeňovania. Ak zamestnanci majú podozrenie, že ich odpovede sa dajú vysledovať až k nim, odpovedia spôsobom, ktorý im dáva pocit bezpečia, a nie presnosti. Anonymitu uveďte explicitne, nielen ako nastavenie v nástroji, ale aj ako niečo, čo nahlas poviete v komunikácii, ktorá je súčasťou kvízu.
Stručne povedané. Praktickým stropom pre samostatný motivačný kvíz je pätnásť až dvadsať otázok. Ak potrebujete pokryť všetkých šesť kategórií, zvážte ich striedanie: v jednom štvrťroku spúšťajte vnútorné a vonkajšie motivátory, v ďalšom štvrťroku manažment a kultúru.
Konajte na základe toho, čo zistíte, a povedzte ľuďom, čo ste urobili. Najrýchlejší spôsob, ako znížiť mieru odpovedí v ďalšom prieskume, je spustiť ho a nikdy nezdieľať výsledky ani neurobiť žiadne viditeľné zmeny. Aj stručné zhrnutie typu „Povedali ste nám, že kvalita spätnej väzby je problém; tu je to, čo meníme“ buduje dôveryhodnosť, vďaka ktorej budú budúce údaje spoľahlivé.
Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Otázky sú tá ľahšia časť. Sú to zlyhania procesov, ktoré premieňajú dobré dáta na premárnený štvrťrok.
Žiadny plán pre výsledky. Dáta bez vlastníka sú len dashboard, ktorý nikto nekontroluje. Pred odoslaním kvízu sa dohodnite, kto skontroluje výsledky, aké skóre bude viesť k akcii a kedy sa zistenia zdieľajú. Ak nedokážete odpovedať na tieto tri otázky pred spustením, nie ste pripravení na spustenie.
Dvojité otázky. „Máte pocit, že vedenie dobre komunikuje a počúva vaše obavy?“ sú dve otázky, ktoré sa tvária ako jedna. Ak niekto súhlasí s prvou polovicou, ale nie s druhou, jeho odpoveď je bezbodová. Jedna otázka, jedna vec. Vždy.
Hlásia sa iba priemery. Skóre kariérneho rastu 3.8 vyzerá dobre, kým si ho nerozdelíte podľa dĺžky zamestnania a nezistíte, že zamestnanci s päťročným zamestnaním dosahujú skóre 2.6. Problémy sa skrývajú v celofiremných priemeroch. Pred akýmkoľvek záverom vždy segmentujte podľa oddelenia, úrovne a dĺžky zamestnania.
Spustím to raz a idem ďalej. Jeden kvíz vám povie, ako sa veci dnes nachádzajú. Nepovie vám, či sa zlepšujú alebo zhoršujú. Spustite tie isté základné otázky štvrťročne a získate trendovú čiaru. Spustite ich raz a získate prehľad, ktorý zastará skôr, ako naň niekto zareaguje.
Spustenie kvízu s AhaSlides
Existuje verzia, kde kvíz vychádza v utorok, výsledky sú v piatok a niekto vytvorí balíček slajdov, ktorý sa prezentuje na ďalšom stretnutí vedenia. To funguje. Ale niečo iné sa stane, keď sekciu o kultúre a hodnotách spustíte naživo počas tímového stretnutia.
Na obrazovke sa objaví otázka: „Keď sa niečo pokazí, táto organizácia sa zameriava na poučenie, a nie na obviňovanie.“ Priemerné skóre je 2.1. Najprv nikto nič nepovie. Potom to niekto povie. Potom to urobia ďalší traja ľudia. Táto konverzácia, ktorá sa začne preto, že všetci vidia číslo naraz, má väčšiu hodnotu ako akýkoľvek následný akčný plán napísaný v súkromí.
AhaSlides vám umožňuje spustiť celý motivačný kvíz ako živú reláciu alebo ho odoslať asynchrónne, v závislosti od toho, čo si daný okamih vyžaduje. Hodnotiace stupnice, slovné oblaky, ankety s výberom odpovede a otázky s otvoreným textom, všetko na jednom mieste. Zamestnanci sa pripájajú telefonicky bez prihlásenia a sťahovania aplikácie. Výsledky sa zobrazujú iba súhrnne, takže sekcia manažmentu dostáva čestné skóre namiesto bezpečných. Šablóny sú bezplatné a plne prispôsobiteľné: upravte znenie, označenia stupníc a kategórie tak, aby zodpovedali tomu, ako vaša organizácia o týchto veciach skutočne hovorí.
Čo robiť s výsledkami
Motivačný kvíz má hodnotu iba vtedy, ak naň niekto reaguje. Základný analytický rámec:
Začnite s otázkami týkajúcimi sa výsledkov. Indikátor udržania v štýle eNPS a slovný oblak vám poskytnú prehľad o nadpise ešte predtým, ako sa ponoríte do skóre kategórií. Ak je zámer udržania nízky a v slovnom oblaku dominujú slová ako „zaseknutý“ alebo „prehliadnutý“, poznáte smer ešte predtým, ako spustíte jedinú krížovú tabuľku.
Porovnávajte skóre v jednotlivých kategóriách navzájom, nielen s porovnávacími hodnotami. Tím, ktorý dosiahne skóre 4.2 v oblasti vnútornej motivácie a 2.4 v oblasti manažmentu, má špecifický, akčný problém. Tím, ktorý dosiahne skóre 3.1 vo všetkých oblastiach, má iný druh problému, ktorý je ťažšie lokalizovať a ťažšie vyriešiť. Rozdiel medzi najvyšším a najnižším skóre v kategórii je zvyčajne užitočnejší ako akékoľvek jednotlivé číslo.
Pred záverom rozdeľte údaje na segmenty. Priemery v celej spoločnosti maskujú najdôležitejšie problémy. Rozdeľte výsledky podľa tímu, dĺžky pôsobenia a úrovne. Skóre kariérneho rastu 3.7 vyzerá prijateľné, kým neuvidíte, že zamestnanci s viac ako tromi rokmi v spoločnosti dosahujú skóre 2.5. To je riziko udržania zamestnancov, ktoré je skryté na prvý pohľad.
Pred napísaním zhrnutia si prečítajte odpovede v otvorenom texte. Čísla vám povedia čo. Odpovede v otvorenom texte vám povedia prečo. Otázka č. 6 v časti o kultúre a hodnotách odhalí témy, ktoré žiadna hodnotiaca stupnica nedokáže zachytiť. Hľadajte vzory naprieč odpoveďami, nielen v jednotlivých komentároch.
Vyberte si jednu alebo dve prioritné oblasti a konajte viditeľne. Snaha riešiť každé nízke skóre naraz neprináša žiadnu viditeľnú zmenu nikde. Vyberte si kategórie s najnižším skóre a najjasnejšou súvislosťou s výsledkami, na ktorých vám záleží (udržanie zamestnancov, výkonnosť alebo stabilita tímu) a konajte najprv podľa nich. Potom povedzte ľuďom, čo ste urobili a prečo. Táto komunikácia je to, čo robí ďalší kvíz hodnotným.
Často kladené otázky
Ako dlho by malo trvať vyplnenie motivačného kvízu pre zamestnancov?
Väčšina zamestnancov vyrieši kvíz s 15 až 20 otázkami za menej ako desať minút. Po uplynutí tejto doby miera dokončenia má tendenciu klesať. Ak chcete dôkladne pokryť všetkých šesť kategórií, je lepšie rozložiť ich na dva alebo tri kratšie kvízy, ktoré prebiehajú v samostatných štvrťrokoch, ako poslať jeden dlhý formulár, ktorý ľudia v polovici odložia.
Ako často by sme mali robiť motivačný kvíz?
Štvrťročne je najpraktickejšia kadencia pre väčšinu organizácií. Poskytuje vám dostatok času na reakciu na jedno kolo výsledkov pred spustením ďalšieho a vytvára súbor údajov, ktorý ukazuje trendy, a nie jeden časový bod. Ak vaša organizácia prechádza významnou zmenou, ako je fúzia, zmena vedenia alebo zásadná zmena politiky, má zmysel vykonávať kratšiu pulznú kontrolu medzi plánovanými cyklami.
Čo by sme mali robiť, ak sú skóre v jednej kategórii trvalo nízke?
Nízke skóre v jednej kategórii je signálom na prešetrenie predtým, ako začnete konať. Vyberte odpovede v otvorenom texte z danej sekcie, porozprávajte sa priamo s reprezentatívnou vzorkou zamestnancov a overte si, či výsledky kvízu odrážajú skutočný štrukturálny problém a nie komunikačný problém. Niekedy nízke skóre v časti „kariérny postup“ odráža skutočný nedostatok príležitostí; inokedy odrážajú, že dostupné cesty existujú, ale nie sú pre zamestnancov viditeľné. Riešenie vyzerá veľmi odlišne v závislosti od toho, o ktorú kategóriu ide.
Zdroje
[1] Gallupov ústav. Stav globálneho pracoviska: Správa za rok 2023. https://www.gallup.com/workplace/393497/world-trillion-workplace-problem.aspx
[2] Tandfonline. „Vplyv vonkajšej a vnútornej motivácie na spokojnosť s prácou.“ Cogent Business & Management, 2023. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/23311975.2023.2270813
[3] Vydavateľstvo MTSU. „Teórie motivácie“. Organizačná transformácia. https://mtsu.pressbooks.pub/organizationaltransformation/chapter/chapter-7-theories-of-motivation/
