Letak za začetni sestanek Nail Project v 8 korakih (+brezplačna predloga!)

Tudi najbolj disciplinirana podjetja včasih lahko začutijo, da njihovi projekti zaidejo. Težava je pogosteje ena izmed njih Priprava. Rešitev?Dobro strukturiran in popolnoma interaktiven srečanje projekta!

Dobro izveden začetni sestanek lahko bolj kot zgolj razkošje in slovesnost na desni nogi resnično pripelje nekaj lepega. Tukaj je 8 korakov za izvedbo srečanja o začetnem projektu, ki ustvarja navdušenje in pridobivanje vsi na isti strani.

Začetni čas!

Kaj je projektno srečanje?
Zakaj so sestanki projekta Kickoff tako pomembni?
8 korakov do začetnega srečanja projekta Kickass
Predloga dnevnega reda začetnega srečanja projekta

Nasveti za srečanja, ki si jih morate zapomniti

Vnaprej morate imeti dnevni red začetnega sestanka. Pošiljanje zgodnjega e-poštnega sporočila o začetku projekta je zelo pomembno! Torej, poglejmo nekaj vzorcev dnevnega reda začetnih sestankov!

Začetna seja naj bo kratka in jedrnata, z veliko iger in dejavnosti, saj je takrat AhaSlides pride zelo prav! Oglejte si več nasvetov z nami, kot je prikazano spodaj:

Nadomestno besedilo

Začnite pogovor.

Pridobite dragocen prispevek svoje ekipe in strank med začetnim sestankom projekta. S to brezplačno predlogo uporabite glasovanje v živo, vprašanja in odgovore ter orodja za izmenjavo idej!

🚀 Oglejte si predlogo

Kaj je projektno srečanje?

Kot piše na pločevinki, je začetni sestanek projekta a srečanje, kjer začnete svoj projekt.

Običajno je projektni začetni sestanek prvi sestanek med naročnikom projekta in podjetjem, ki ga bo uresničilo. Obe strani se bosta skupaj usedli in razpravljali o temeljih projekta, njegovem namenu, ciljih in kako bo prišel od ideje do uresničitve.

Na splošno obstajajo 2 vrste začetnih sestankov, na katere morate biti pozorni:

Začetek zunanjega projekta -Razvojna ekipa se usede z nekom iz zunajpodjetje, tako kot stranka ali deležnik, in razpravlja o načrtu skupnega projekta.
Notranji PKM - Ekipa iz v podjetje sede skupaj in razpravlja o načrtu za nov interni projekt.

Medtem ko imata obe vrsti lahko različni izid, postopkaje skoraj enako. V bistvu obstaja nobenega delazunanjega projekta kickoff, ki ni del notranjega projekta kickoff – edina razlika bo v tem, za koga ga držite.

Več sodelovanja z vašimi srečanji

Zakaj so sestanki projekta Kickoff tako pomembni?

Namen Kickoff srečanj mora biti glasen in jasen! Morda se zdi dovolj preprosto začeti projekt tako, da pravim ljudem dodelite kup nalog, zlasti na današnjem delovnem mestu, ki je obsedeno s tablo Kanban. Vendar pa lahko zaradi tega ekipe nenehno izgubljajo svojo pot.

Ne pozabite, samo zato, ker ste na ista deskane pomeni, da ste na ista stran.

V središču tega je srečanje o začetku projekta pošteno in odprto Dialog med stranko in ekipo. je ne vrsto obvestil o tem, kako bo projekt deloval, a pogovoro načrtih, pričakovanjih in ciljih, do katerih je prišla nebrzdana razprava.

Tu je nekaj prednosti izvedbe srečanja o začetnem projektu:

Vse dobi pripravljeni - "Daj mi šest ur, da posekam drevo, in prve štiri bom brusil sekiro."Če bi bil Abraham Lincoln danes živ, ste lahko prepričani, da bi prve 4 od 6 ur projekta preživel na začetnem sestanku projekta. To je zato, ker ta srečanja vsebujejo vse potrebne korake, da se kateri koli projekt sproži na desni nogi.
Vključuje vsi ključni igralci- Začetni sestanki se ne morejo začeti, če niso vsi tam: menedžerji, vodje skupin, stranke in kdorkoli drug, ki je vpleten v projekt. Tako enostavno je izgubiti vest o tem, kdo je za kaj zadolžen, brez jasnosti uvodnega sestanka, da bi vse ugotovili.
To je odprt in skupen - Kot smo rekli, so začetni sestanki projekta razprave. Sodelujejo najboljši vse udeležencev in vsem prinesite najboljše ideje.

Več sodelovanja z vašimi srečanji

8 korakov do začetnega srečanja projekta Kickass

Torej, kaj natančno je vključeno v dnevni red začetnega sestanka projekta? Zožili smo ga na 8 spodnjih korakov, vendar si morate vedno zapomniti, da obstajajo ni nastavljenega menija za to vrsto sestankov.

Uporabite teh 8 korakov kot vodilo, vendar nikoli ne pozabite, da je zadnji načrt ti!

1. korak – Predstavitve in prebijalci ledu

Seveda je edini način za začetek katerega koli začetnega sestanka tako, da se udeleženci seznanijo med seboj. Ne glede na dolžino ali obseg vašega projekta morajo biti stranke in člani ekipe medsebojno odprti, preden lahko učinkovito sodelujejo.

Medtem ko je preprosta predstavitev tipa 'go-round-the-table' dovolj, da se ljudje seznanijo z imeni, lahko ledolomilec doda še eno plast osebnost in poživijo razpoloženjepred začetkom projekta.

Poskusite tole:Zavrtite kolo 🎡

Na a. Predstavite nekaj preprostih uvodnih tem kolovrat, nato naj ga vsak član ekipe zavrti in odgovori na katero koli temo, na katero pristane kolo. Smešna vprašanja so priporočljiva, vendar pazite, da bodo bolj ali manj profesionalna!

Kolo, ki se uporablja kot drobilnik ledu.

Bi radi še več takega?💡 Imamo 10 ledolomilcev za vsako srečanjetočno tukaj.

2. korak – ozadje projekta

Ker formalnosti in praznovanja niso več na poti, je čas, da začnete z neprekinjenim poslom. Za uspešen začetek sestanka morate imeti jasen dnevni red začetnega sestanka!

Kot pri vseh velikih zgodbah je najbolje začeti na začetku. Opišite vso korespondencomed vami in vašimi strankami, da bodo vsi vključeni v projekt v celoti seznanjeni s tem, kar se je zgodilo do zdaj.

To so lahko posnetki zaslona e-poštnih sporočil, besedil, zapisniki s predhodnih sestankov ali kateri koli viri, ki dodajo kakršen koli kontekst za vaše podjetje in vašo stranko. Omogočite si vizualizacijo vseh, tako da ustvarite časovno os.

3. korak – povpraševanje po projektu

Poleg ozadja dopisovanja se boste želeli poglobiti v podrobnosti zakaj ta projekt se najprej začne.

To je ključni korak, saj ponuja jasen pregled bolečih točk, ki jih želi rešiti projekt, kar morajo imeti tako ekipe kot stranke ves čas v ospredju.

Protip 👊

Takšne faze so zrele za razprave. Vprašajte svoje stranke in vaša ekipa naj predstavi svoje ideje, zakaj menijo, da je bil ta projekt zasanjan.

Če je primerno, vedno poskusite usmeriti kanal glas strankev tem razdelku. Sodelujte s stranko, da pridobite resnične primere potrošnikov, ki omenjajo boleče točke, ki jih vaš projekt poskuša popraviti. Njihova mnenja bi morala oblikovati pristop vaše ekipe k projektu.

4. korak – Cilji projekta

Torej ste preučili preteklosti projekta, zdaj je čas, da si ogledamo Prihodnost.

Imeti neposredne cilje in jasno opredelitev uspeha za vaš projekt bo vaši ekipi resnično pomagalo pri njegovem doseganju. Ne le to, vaši stranki bo pokazalo, da se resno ukvarjate z delom in imate podobno velike vložke v tem, kako bo potekalo.

Vprašajte udeležence začetnega sestanka 'kako bo videti uspeh?'Je več kupcev? Več ocen? Boljša stopnja zadovoljstva strank?

Ne glede na cilj, mora vedno biti ...

Dosegljivi- Ne preobremenjujte se. Spoznajte svoje meje in si postavite cilj dejansko imajo možnost doseči.
Merljivi - Podprite svoj cilj s podatki. Ciljajte na določeno številko in spremljajte svoj napredek pri doseganju te številke.
Časovno - Določite si končni datum. Storite vse, kar lahko, da dosežete svoje cilje pred tem rokom.

5. korak – Izjava o delu

Izjava o delu (SoW) predstavlja »meso« v »uvodnem sestanku« velik potop v posebnosti projekta in v to, kako se bo izvajal. To je glavni obračunna dnevnem redu začetnega sestanka in bi moral biti deležen največ vaše pozornosti.

Oglejte si to infografiko o tem, kaj vključiti v izjavo o delu:

Infografika, ki pojasnjuje 6 mini korakov, povezanih z napovedjo izjave o delu na sestanku projekta.

Upoštevajte, da izjava o delu ne govori toliko o razpravi kot o preostalem dnevnem redu sestanka projekta. To je res čas, da projekt preprosto vodi določi akcijski načrtza prihodnji projekt, nato pa razpravo shranite za naslednja točka sestanka.

Tako kot preostanek začetnega sestanka je tudi vaša izjava o delu super spremenljivka. Posebnosti vaše izjave o delu bodo vedno odvisne od zapletenosti projekta, velikosti ekipe, delov, ki so vključeni itd.

Želite izvedeti več?💡 Oglejte si to izčrpen članek o oblikovanju poročila o delu.

6. korak – razdelek z vprašanji in odgovori

Čeprav se boste morda počutili prisiljeni, da zapustite razdelek z vprašanji in odgovori do konca, vam priporočamo, da ga zadržite neposredno po izjavi o delu.

Tako močan segment bo zagotovo sprožil vprašanja vaše stranke in vaše ekipe. Ker je glavnina sestanka tako sveža v vseh glavah, je najbolje udariti, ko je železo vroče.

Uporaba interaktivne predstavitvene programske opreme za gostovanje vaših vprašanj in odgovorov lahko pomaga, da vse poteka gladko, še posebej, če je vaš projektni začetni sestanek zelo obiskan...

To je organizirano- Vprašanja so razvrščena po priljubljenosti (z glasovi za) ali po času in jih je mogoče označiti kot "odgovorjeno" ali pripeti na vrh.
To je moderirano- Vprašanja je mogoče odobriti in opustiti, preden so prikazana na zaslonu.
To je anonimen - Vprašanja je mogoče poslati anonimno, kar pomeni, da ima vsakdo svoj glas.

Korak #7 – Morebitne težave

Kot smo že povedali, je sestanek o projektu čim bolj odprt in iskren. To jekako gradite a občutek zaupanja s stranko od samega začetka.

V ta namen je najbolje, da se pogovorite o morebitnih težavah, s katerimi bi se projekt lahko soočil na poti. Nihče vas ne prosi, da tukaj napovedujete prihodnost, samo da pripravite okvirni seznam ovir, na katere lahko naletite.

Ker se boste vi, vaša ekipa in vaša stranka tega projekta lotili z različnimi vložki, je idealen za pridobitev vsivključeni v razpravo o morebitnih težavah.

Korak #8 - Prijava

Redno preverjanje pri vaši stranki je še en način za utrjevanje zaupanja med obema stranema. Na uvodnem sestanku projekta imate nekaj vprašanj, o katerih bi morali razpravljati kaj, kdaj, kdo in kako te prijave se bodo zgodile.

Prijava je precej fino ravnotežje med preglednostin prizadevanje. Čeprav je lepo biti čim bolj odprt in pregleden, morate to upravljati v okviru tega, kako na voljo boste dejansko beodprt in pregleden.

Pred koncem sestanka preverite, ali imate odgovore na naslednja vprašanja:

Kaj?- Kakšne podrobnosti potrebuje odjemalec posodobitev? Ali morajo vedeti za vsako najmanjšo podrobnost napredka ali so pomembni le veliki znaki?
Kdaj?- Kako pogosto naj vaša ekipa posodablja svojo stranko? Ali naj poročajo, kaj so storili vsak dan, ali naj samo povzamejo, kaj jim je uspelo ob koncu tedna?
Kdo? - Kateri član ekipe bo tisti, ki bo povezoval stranko? Ali bo član vsake ekipe na vsaki stopnji ali samo en dopisnik skozi celoten projekt?
Kako? - Na kakšen način bosta stranka in dopisnik ostala v stiku? Redni video klic, e-pošta ali stalno posodobljen dokument v živo?

Kot velja za večino točk na dnevnem redu začetnega sestanka projekta, je najbolje, da razpravljate odprto. Za veliko ekipo in veliko skupino strank boste morda lažje naredili a anketa v živoda bi razčistili možnosti za vzpostavitev najboljše možne formule za prijavo.

Želite izvedeti več? Oglejte si nekaj najboljše prakse za prijavo pri vaših strankah.

Anketa Učinkovito z AhaSlides

Predloga dnevnega reda začetnega srečanja projekta

Z vašim strokovno načrtovanim začetnim sestankom, ki samo čaka, da razblini nekaj misli v sejni sobi, je zadnji dotik morda nekoliko interakcijeda vse skupaj združimo.

Ste to vedeli samo vi 29% podjetijse počutijo povezane s svojimi strankami ( Gallup)? Odsotnost je epidemija na ravni B2B in zaradi formalnosti se lahko začetni sestanki počutijo kot ploski, nenavdihujoči proces.

Vključevanje vaših strank in skupin z interaktivnimi diapozitivi je resnično povečati udeležboin povečati razpon pozornosti.

AhaSlides ima arzenal orodijvključno z anketami v živo, vprašanji in odgovori ter diapozitivi o možganski nevihti in celo kvizi v živoin igre za pravilen vžig vašega projekta.