Takimet luajnë një rol vendimtar në biznese dhe organizata, duke shërbyer si një platformë për diskutimin dhe adresimin e çështjeve dhe menaxhimin e punëve të brendshme për të nxitur përparimin. Për të kapur thelbin e këtyre mbledhjeve, qofshin ato virtuale apo personalisht, minutat e mbledhjes or procesverbali i takimit (Mami) janë vendimtare në marrjen e shënimeve, përmbledhjen e temave kryesore të diskutuara dhe mbajtjen e shënimeve të vendimeve dhe rezolucioneve të arritura.
Ky artikull do t'ju udhëheqë në shkrimin e procesverbaleve efektive të takimit, me shembuj dhe shabllone për t'u përdorur, si dhe praktikat më të mira për t'u ndjekur.
Përmbajtje
- Cilat janë procesverbalet e mbledhjes?
- Kush është Minutmarrësi?
- Si të shkruani procesverbalet e takimit
- Shembuj të procesverbaleve të takimit (+ shabllone)
- Këshilla për të krijuar minuta të mira takimesh
- Ndërmarrjet kryesore
Procesverbali i Mbledhjes | Freepik.comCilat janë procesverbalet e mbledhjes?
Procesverbali i mbledhjes është një procesverbal me shkrim i diskutimeve, vendimeve dhe veprimeve që ndodhin gjatë një mbledhjeje.
- Ato shërbejnë si referencë dhe burim informacioni për të gjithë të pranishmit dhe ata që nuk mund të marrin pjesë.
- Ato ndihmojnë për të siguruar që informacionet e rëndësishme të mos harrohen dhe që të gjithë të jenë në të njëjtën faqe për atë që u diskutua dhe çfarë veprimesh duhet të ndërmerren.
- Ato gjithashtu ofrojnë llogaridhënie dhe transparencë duke dokumentuar vendimet dhe angazhimet e marra gjatë takimit.
Kush është Minutmarrësi?
Procesverbali është përgjegjës për regjistrimin e saktë të diskutimeve dhe vendimeve të marra gjatë mbledhjes.
Ata mund të jenë një zyrtar administrativ, një sekretar, një asistent ose menaxher, ose një anëtar i ekipit vullnetar që kryen detyrën. Është thelbësore që mbajtësi i minutave të ketë organizim dhe mbajtje të mirë shënimesh dhe të mund të përmbledhë diskutimet në mënyrë efektive.
Minutat e mbledhjesPjesëmarrja në takime argëtuese me AhaSlides
Mblidhni njerëzit në të njëjtën kohë
Në vend që të vini në secilën tryezë dhe të 'kontrolloni' njerëzit në rast se ata nuk shfaqen, tani, ju mund të mblidhni vëmendjen e njerëzve dhe të kontrolloni pjesëmarrjen me kuize argëtuese interaktive me AhaSlides!
🚀 Merrni shabllone falas ☁️Si të shkruani procesverbalet e takimit
Për efektivitetin e procesverbaleve të takimit, së pari, ato duhet të jenë objektive, të jenë procesverbal faktik i takimit, dhe shmangni opinionet personale ose interpretimet subjektive të diskutimeve. Më pas, duhet të jetë i shkurtër, i qartë dhe i lehtë për t'u kuptuar,fokusohuni vetëm në pikat kryesore dhe shmangni shtimin e detajeve të panevojshme. Së fundi, ai duhet të jetë i saktë dhe të sigurojë që të gjitha informacionet e regjistruara të jenë të freskëta dhe relevante.
Le të shkojmë në detajet e shkrimit të procesverbaleve të takimit duke përdorur hapat e mëposhtëm!
8 Përbërësit thelbësorë të procesverbalit të mbledhjes
- Data, ora dhe vendi i takimit
- Lista e të pranishmëve dhe çdo ndjesë për mungesën
- Rendi i ditës dhe qëllimi i takimit
- Përmbledhje e diskutimeve dhe vendimeve të marra
- Çdo votë e marrë dhe rezultatet e tyre
- Pikat e veprimit, duke përfshirë palën përgjegjëse dhe afatin e përfundimit
- Ndonjë hap tjetër ose artikull vijues
- Fjala e mbylljes ose shtyrja e mbledhjes
Si të shkruani procesverbalet e takimitHapat për të shkruar procesverbal efektiv të takimit
1/ Përgatitja
Përpara takimit, njihuni me axhendën e takimit dhe çdo material përkatës të sfondit. Sigurohuni që të keni të gjitha mjetet e nevojshme, si laptop, bllok shënimesh dhe stilolaps. Është gjithashtu një ide e mirë të rishikoni procesverbalet e takimit të mëparshëm për të kuptuar se çfarë informacioni duhet të përfshihet dhe si të formatohet një.
2/ Mbajtja e shënimeve
Gjatë takimit, merrni shënime të qarta dhe koncize për diskutimet dhe vendimet e marra. Ju duhet të përqendroheni në kapjen e pikave kryesore, vendimeve dhe pikave të veprimit, në vend që të transkriptoni të gjithë takimin fjalë për fjalë. Sigurohuni që të përfshini emrat e folësve ose çdo citim kyç, dhe çdo element veprimi ose vendim. Dhe shmangni shkrimin me shkurtesa ose stenografi që i bëjnë të tjerët të mos kuptojnë.
3/ Organizoni procesverbalin
Rishikoni dhe organizoni shënimet tuaja për të krijuar një përmbledhje koherente dhe koncize të minutave tuaja pas takimit. Ju mund të përdorni titujt dhe pikat për t'i bërë minutat të lehta për t'u lexuar. Mos merrni opinione personale apo interpretime subjektive të diskutimit. Fokusohuni në faktet dhe çfarë u ra dakord gjatë takimit.
4/ Regjistrimi i detajeve
Procesverbali juaj i takimit duhet të përfshijë të gjitha detajet përkatëse, si datën, orën, vendndodhjen dhe pjesëmarrësit. Dhe përmendni çdo temë të rëndësishme të diskutuar, vendimet dhe pikat e veprimit të caktuar. Sigurohuni që të regjistroni çdo votim të marrë dhe rezultatin e çdo diskutimi.
5/ Artikujt e veprimit
Sigurohuni që të listoni çdo element veprimi që është caktuar, duke përfshirë kush është përgjegjës dhe afati për përfundimin. Kjo është një pjesë thelbësore e procesverbalit të mbledhjes, pasi siguron që të gjithë të dinë përgjegjësitë e tyre dhe afatin kohor për plotësimin e tyre.
6/ Rishikimi dhe shpërndarja
Ju duhet të rishikoni procesverbalin për saktësi dhe plotësi dhe të bëni çdo rishikim të nevojshëm. Sigurohuni që të shënohen të gjitha pikat dhe vendimet kryesore. Më pas, ju mund t'i shpërndani procesverbalet për të gjithë të pranishmit, qoftë personalisht ose me email. Ruani një kopje të minutave në një vendndodhje të centralizuar për qasje të lehtë, si p.sh. një disk i përbashkët ose një platformë ruajtëse e bazuar në renë kompjuterike.
7/ Përcjellja
Sigurohuni që pikat e veprimit nga takimi të ndiqen dhe të plotësohen menjëherë. Përdorni minutat për të ndjekur progresin dhe sigurohuni që vendimet të zbatohen. Kjo ju ndihmon të ruani llogaridhënien dhe siguron që takimi të jetë produktiv dhe efektiv.
Shembuj të procesverbaleve të takimit (+ shabllone)
1/ Procesverbali i mbledhjes Shembull: Modeli i thjeshtë i takimit
Niveli i detajeve dhe kompleksiteti i procesverbaleve të thjeshta të takimit do të varet nga qëllimi i takimit dhe nevojat e organizatës suaj.
Në përgjithësi, procesverbalet e thjeshta të takimeve përdoren për qëllime të brendshme dhe nuk kanë nevojë të jenë aq formale apo gjithëpërfshirëse sa llojet e tjera të procesverbaleve të mbledhjeve.
Pra, nëse keni nevojë urgjente dhe takimi sillet rreth përmbajtjes së thjeshtë, jo shumë të rëndësishme, mund të përdorni shabllonin e mëposhtëm:
| Titulli i takimit:[Fut titullin e takimit] Data: [Fut datën] Ora:[Fut kohën] Rental:[Fut vendndodhjen] pjesëmarrësit:[Fut emrat e pjesëmarrësve] Ndjesë për mungesën: [Fut emrat]Rendi i ditës:[Fut pika 1 të rendit të ditës][Fut pika 2 të rendit të ditës][Fut pika 3 të rendit të ditës]Përmbledhja e takimit:[Vendosni një përmbledhje të diskutimeve dhe vendimeve të marra gjatë takimit, duke përfshirë çdo pikë kyçe ose pika veprimi.]Artikujt e veprimit: [Vendosni një listë të çdo elementi veprimi që u caktua gjatë takimit, duke përfshirë palën përgjegjëse dhe afatin e përfundimit.]Hapat e ardhshëm: [Vendosni çdo hap tjetër ose pika vijuese që u diskutua gjatë takimit.]Vërejtje përmbyllëse: [Vendosni çdo fjalë përmbyllëse ose shtyrje të mbledhjes.]Nënshkruar: [Vendos nënshkrimin e personit që mban procesverbal] |
2/ Procesverbali i mbledhjes Shembull: Modeli i mbledhjes së bordit
Procesverbali i mbledhjes së bordit regjistrohet dhe u shpërndahet të gjithë anëtarëve, duke siguruar një procesverbal të vendimeve të marra dhe drejtimin e organizatës. Prandaj, ai duhet të jetë i qartë, i plotë, i detajuar dhe formal. Këtu është një model i procesverbalit të mbledhjes së bordit:
| Titulli i takimit:Mbledhja e Bordit të Drejtorëve Data: [Fut datën]Ora: [Fut kohën]Rental:[Fut vendndodhjen] pjesëmarrësit: [Fut emrat e pjesëmarrësve]Ndjesë për mungesën: [Fut emrat e atyre që kërkuan falje për mungesën]Rendi i ditës:1. Miratimi i procesverbalit të mbledhjes së mëparshme 2. Rishikimi i raportit financiar 3. Diskutimi i planit strategjik4. Çdo biznes tjetërPërmbledhja e takimit:1. Miratimi i procesverbalit të takimit të mëparshëm: [Fut pikat kryesore nga takimi i mëparshëm u shqyrtuan dhe u miratuan]2. Rishikimi i raportit financiar: [Vendosni pikat kryesore të situatës aktuale financiare dhe rekomandimet për planifikimin financiar të ardhshëm]3. Diskutimi i planit strategjik: [Shtheni të cilin bordi diskutoi dhe bëri përditësime të planit strategjik të organizatës]4. Çdo punë tjetër: [Fut çdo çështje tjetër të rëndësishme që nuk është përfshirë në rendin e ditës]Artikujt e veprimit:[Vendosni një listë të çdo elementi veprimi që u caktua gjatë takimit, duke përfshirë palën përgjegjëse dhe afatin e përfundimit]Hapat e ardhshëm:Bordi do të ketë një takim pasues në [Vendos datën].Vërejtje përmbyllëse:Mbledhja u shty në [Fut Time].Nënshkruar: [Vendos nënshkrimin e personit që mban procesverbal] |
Ky është vetëm një shabllon bazë i mbledhjeve të bordit dhe mund të dëshironi të shtoni ose hiqni elementë në varësi të nevojave të takimit dhe organizatës suaj.
3/ Procesverbali i takimit Shembull: Modeli i Menaxhimit të Projektit
Këtu është një shembull i procesverbalit të takimit për një model të menaxhimit të projektit:
| Titulli i takimit: Takimi i Ekipit të Menaxhimit të Projektit Data: [Fut datën]Ora: [Fut kohën]Rental:[Fut vendndodhjen] pjesëmarrësit: [Fut emrat e pjesëmarrësve]Ndjesë për mungesën: [Fut emrat e atyre që kërkuan falje për mungesën]Rendi i ditës:1. Rishikimi i statusit të projektit2. Diskutimi i rreziqeve të projektit3. Rishikimi i progresit të ekipit4. Çdo biznes tjetërPërmbledhja e takimit:1. Rishikimi i statusit të projektit: [Vendosni çdo përditësim mbi progresin dhe theksoni çdo çështje që duhet të adresohet]2. Diskutimi i rreziqeve të projektit: [Fut rreziqet e mundshme për projektin dhe një plan për të zbutur ato rreziqe]3. Rishikimi i progresit të ekipit: [Vendosni progresin e rishikuar dhe diskutoni çdo çështje që lind]4 Çdo punë tjetër: [Fut çdo çështje tjetër të rëndësishme që nuk është përfshirë në rendin e ditës]Artikujt e veprimit:[Vendosni një listë të çdo elementi veprimi që u caktua gjatë takimit, duke përfshirë palën përgjegjëse dhe afatin e përfundimit]Hapat e ardhshëm:Ekipi do të ketë një takim pasues në [Vendos datën].Vërejtje përmbyllëse:Mbledhja u shty në [Fut Time].Nënshkruar: [Vendos nënshkrimin e personit që mban procesverbal] |
Këshilla për të krijuar minuta të mira takimesh
Mos u stresoni për kapjen e çdo fjale, përqendrohuni në regjistrimin e temave kryesore, rezultateve, vendimeve dhe artikujve të veprimit. Vendosni diskutimet në një platformë të drejtpërdrejtë në mënyrë që të mund t'i kapni të gjitha fjalët në një rrjet të madh🎣 -Bordi i ideve të AhaSlides është një mjet intuitiv dhe i thjeshtë që të gjithë të paraqesin shpejt idetë e tyre. Ja si e bëni këtë:
Krijoni një prezantim të ri me tuajin Llogaria e AhaSlides, më pas shtoni rrëshqitjen e Brainstorm në seksionin "Andazhi".
Shkruani tuajin temë diskutimi, më pas shtyp "Të pranishëm" në mënyrë që të gjithë në takim të mund të bashkohen dhe të paraqesin idetë e tyre.
Me bordin e ideve të AhaSlides, të gjithë kanë një zë dhe gjithashtu mund të mbani me lehtësi minutat e takimitTingëllon e lehtë, apo jo? Provojeni këtë veçori tani, është vetëm një nga veçoritë e dobishme për të ndihmuar në lehtësimin e takimeve tuaja me diskutime të gjalla dhe të fuqishme.
Ndërmarrjet kryesore
Qëllimi i procesverbalit të mbledhjes është të ofrojë një pasqyrë të nivelit të lartë të takimit për ata që nuk ishin në gjendje të merrnin pjesë, si dhe të mbajë një regjistër të rezultateve të takimit. Prandaj, procesverbali duhet të jetë i organizuar dhe i lehtë për t'u kuptuar, duke theksuar qartë dhe konciz informacionin më të rëndësishëm.
Tags: Takimi i Biznesit
