Edhe ndërmarrjet më të disiplinuara ndonjëherë mund të ndiejnë që projektet e tyre po shkojnë keq. Më shpesh sesa jo, problemi është një përgatitje. Zgjidhja? Një strukturuar mirë dhe plotësisht interaktive takimi i fillimit të projektit!
Më shumë sesa thjesht madhështi dhe ceremoni, një takim i ekzekutuar mirë mund të sjellë vërtet diçka të bukur në këmbën e djathtë. Këtu janë 8 hapa për të mbajtur një takim të fillimit të projektit që krijon entuziazëm dhe fiton gjithkush në të njëjtën faqe.
Koha e fillimit!
Këshilla për Mbajtjen e Takimeve
Ju duhet të keni një axhendë të takimit fillestar paraprakisht. Dërgimi i emailit të fillimit të projektit është shumë i rëndësishëm! Pra, le të shikojmë disa mostra të axhendës së takimit të fillimit!
Sesioni i fillimit duhet të jetë i shkurtër dhe konciz, me shumë lojëra dhe aktivitete, pasi kjo është kur AhaSlides vjen shumë i dobishëm! Shikoni më shumë këshilla me ne si më poshtë:
Filloni Bisedën.
Merrni të dhëna të vlefshme nga ekipi dhe klientët tuaj gjatë takimit të fillimit të projektit. Përdorni sondazhe të drejtpërdrejta, pyetje dhe përgjigje dhe mjete për shkëmbimin e ideve me këtë shabllon falas!
🚀 Shihni shabllonin
Çfarë është një Takim Kickoff i Projektit?
Siç thuhet në teneq, një takim i fillimit të projektit është një takimi ku filloni projektin tuaj.
Zakonisht, një takim i fillimit të projektit është takimi i parë midis klientit që ka porositur një projekt dhe kompanisë që do ta sjellë atë në jetë. Të dyja palët do të ulen së bashku dhe do të diskutojnë themelet e projektit, qëllimin e tij, qëllimet e tij dhe se si do të shkojë nga ideja deri në realizim.
Në përgjithësi, ka 2 lloje e takimeve fillestare për t'u ditur:
- Kickoff i Jashtëm i Projektit - Një ekip zhvillimi ulet me dikë nga jashtë kompania, si një klient ose palë e interesuar, dhe diskuton planin për një projekt bashkëpunues.
- PKM e brendshme - Një ekip nga brenda kompania ulet së bashku dhe diskuton planin për një projekt të ri të brendshëm.
Ndërsa të dy këto lloje mund të kenë rezultate të ndryshme, procedura është pak a shumë e njëjta gjë. Në thelb ka asnjë pjesë i një fillimi të jashtëm të projektit që nuk është pjesë e një nisjeje të brendshme të projektit - ndryshimi i vetëm do të jetë për kë po e mbani atë.
Më shumë angazhim me mbledhjet tuaja
Pse janë Takimet Kickoff të Projektit kaq të Rëndësishme?
Qëllimi i Takimeve Fillestare duhet të jetë i qartë dhe i qartë! Mund të duket mjaft e thjeshtë për të nisur një projekt vetëm duke caktuar një sërë detyrash për njerëzit e duhur, veçanërisht në vendin e sotëm të punës të fiksuar pas bordit Kanban. Megjithatë, kjo mund të bëjë që skuadrat të humbasin vazhdimisht rrugën e tyre.
Mos harroni, vetëm sepse jeni në bordi i njëjtë nuk do të thotë që je në e njejta faqe.
Në zemër të tij, një takim i fillimit të projektit është i ndershëm dhe i hapur Dialog midis një klienti dhe një ekipi. Shtë nuk një seri njoftimesh se si do të funksionojë projekti, por a bisedë rreth planeve, pritjeve dhe qëllimeve të arritura nga një debat i shfrenuar.
Këtu janë disa nga përfitimet e mbajtjes së një takimi të fillimit të projektit:
- I merr të gjithë i përgatitur - "Më jep gjashtë orë për të prerë një pemë dhe unë do t'i kaloj katër të parat duke mprehur sëpatën". Nëse Abraham Lincoln do të ishte gjallë sot, ju mund të siguroheni se ai do të kalonte 4 nga 6 orët e para të projektit në një takim të fillimit të projektit. Kjo sepse këto takime përmbajnë të gjithë hapat e nevojshëm për të hequr ndonjë projekt në këmbën e djathtë.
- Përfshin të gjithë lojtarët kryesorë - Takimet e fillimit nuk mund të fillojnë nëse të gjithë nuk janë aty: menaxherët, drejtuesit e ekipit, klientët dhe kushdo tjetër që ka një interes në projekt. Soshtë kaq e lehtë të humbasësh gjurmët se kush është përgjegjës për çfarë pa qartësinë e një takimi fillestar për t'i kuptuar të gjitha.
- Është e hapur dhe bashkëpunuese – Siç thamë, takimet e fillimit të projektit janë debate. Më të mirët angazhohen të gjithë të pranishmit dhe të sjellin idetë më të mira nga të gjithë.
Më shumë angazhim me mbledhjet tuaja
8 Hapat drejt një Takimi Kickoff të Projektit Kickass
Pra, çfarë saktësisht përfshihet në agjendën e një takimi të fillimit të projektit? Ne e kemi ngushtuar atë në 8 hapat më poshtë, por gjithmonë duhet të mbani mend se aty ka nuk ka menu të caktuar për këtë lloj takimi.
Përdorni këto 8 hapa si udhëzues, por mos harroni kurrë se axhenda përfundimtare qëndron tek ju!
Hapi # 1 - Paraqitjet dhe thyerjet e akullit
Natyrisht, mënyra e vetme për të nisur çdo takim fillestar është duke i njohur pjesëmarrësit me njëri-tjetrin. Pa marrë parasysh gjatësinë ose madhësinë e projektit tuaj, klientët dhe anëtarët e ekipit duhet të jenë në kushtet e emrit me njëri-tjetrin përpara se të mund të punojnë në mënyrë efikase së bashku.
Ndërkohë që mjafton një prezantim i thjeshtë i tipit 'rrumbullakos tavolinën' për t'i njohur njerëzit me emrat, një akullthyes mund të shtojë një shtresë tjetër të personalitet lehtësoj gjendjen shpirtërore përpara fillimit të projektit.
Provoni këtë: Spin Wheel 🎡
Hidhni disa tema të thjeshta hyrëse në një rrota tjerrëse, pastaj bëni secilin anëtar të ekipit ta rrotullojë atë dhe t'i përgjigjet çfarëdo teme në të cilën ndodhet rrota. Pyetjet qesharake inkurajohen, por sigurohuni që ta mbani pak a shumë profesional!
Dëshironi më shumë si kjo? 💡 Ne kemi 10 akullthyes për çdo takim të drejtë këtu.
Hapi # 2 - Historiku i projektit
Me formalitetet dhe festat jashtë rrugës, është koha për të nisur duke nisur biznesin e ftohtë. Për të nisur me sukses takimin, duhet të keni një axhendë të qartë për takimin fillestar!
Siç bëjnë të gjitha historitë e shkëlqyera, është më mirë të fillosh në fillim. Përvijoni të gjithë korrespondencën midis jush dhe klientëve tuaj për t'i bërë të gjithë të përfshirë në projekt plotësisht të hapin mbi atë që ka ndodhur deri më tani.
Kjo mund të jetë pamje ekrani e postave elektronike, teksteve, minutave nga takimet e mëparshme ose ndonjë burimi që shton çdo lloj konteksti për kompaninë tuaj dhe klientin tuaj. Bëni të lehtë për të gjithë që të vizualizojnë duke bërë një kronologji.
Hapi # 3 - Kërkesa e Projektit
Përveç sfondit të korrespondencës, do të dëshironi të zhyteni thellë në detajet e pse ky projekt po fillon në radhë të parë.
Ky është një hap vendimtar pasi ofron një pasqyrë të qartë të pikave të dhimbjes që projekti po kërkon të zgjidhë, gjë që është diçka që të dy ekipet dhe klientët duhet ta mbajnë në ballë të mendjeve të tyre në çdo kohë.
Protip 👊
Faza si kjo janë të pjekura për diskutim. Pyesni klientët tuaj ekipi juaj të paraqesë idetë e tyre se pse ata mendojnë se ky projekt ishte ëndërruar.
Nëse është e aplikueshme, gjithmonë duhet të përpiqeni ta kanalizoni zëri i klientit në këtë seksion. Bashkëpunoni me klientin për të gjetur shembuj të botës reale të konsumatorëve që përmendin pikat e dhimbjes që projekti juaj po përpiqet të rregullojë. Mendimet e tyre duhet të formojnë mënyrën se si ekipi juaj i qaset projektit.
Hapi # 4 - Qëllimet e Projektit
Kështu që ju keni shikuar në e kaluara të projektit, tani është koha për të parë të ardhmen.
Pasja e qëllimeve të drejtpërdrejta dhe një përkufizim i qartë i suksesit për projektin tuaj do ta ndihmojë ekipin tuaj të punojë drejt tij. Jo vetëm kaq, ajo do t'i tregojë klientit tuaj se jeni serioz në lidhje me punën dhe keni aksione po aq të larta në mënyrën se si shkon.
Pyesni të pranishmit në takimin tuaj fillestar 'si do të duket suksesi?' A ka më shumë klientë? Më shumë komente? Një normë më e mirë e kënaqësisë së klientit?
Pa marrë parasysh qëllimin, ai duhet të jetë gjithmonë
- I arritshëm - Mos u zgjatni tepër. Njihni kufijtë tuaj dhe dilni me një qëllim ju në të vërtetë kanë një shans për të arritur.
- I matshëm - Mbështet qëllimin tënd me të dhëna. Synoni për një numër specifik dhe gjurmoni progresin tuaj drejt tij.
- në kohën e duhur - Jepi vetes një datë përfundimi. Bëni gjithçka që mundeni për të arritur qëllimet tuaja para këtij afati.
Hapi # 5 - Deklarata e Punës
Vendosja e "mishit" në "takimin e fillimit", një Deklaratë e Punës (SoW) është një zhytje e majme në specifikat e projektit dhe mënyrën se si do të kryhet. Theshtë faturimi kryesor në agjendën e takimit të fillimit dhe duhet të jetë duke marrë vëmendjen tuaj më të madhe.
Shikoni këtë infografi se çfarë duhet të përfshini në deklaratën tuaj të punës:
Kini parasysh që deklarata e punës nuk ka të bëjë me diskutimin aq sa pjesa tjetër e axhendës së takimit të fillimit të projektit. Kjo është me të vërtetë koha që një projekt të çojë thjesht shtroni planin e veprimit për projektin e ardhshëm, atëherë ruajeni diskutimin për pika tjetër e takimit.
Ashtu si pjesa tjetër e takimit tuaj fillestar, deklarata juaj e punës është super ndryshore. Specifikat e deklaratës suaj të punës gjithmonë do të varen nga kompleksiteti i projektit, madhësia e ekipit, pjesët e përfshira, etj.
Dëshironi të dini më shumë? 💡 Kontrolloni këtë artikull gjithëpërfshirës për hartimin e një deklarate pune.
Hapi # 6 - Seksioni i pyetjeve dhe përgjigjeve
Ndërsa mund të ndiheni të detyruar të lini pjesën tuaj të Pyetjeve dhe Përgjigjeve deri në fund, ne në fakt do të rekomandonim mbajtjen e tij direkt pas deklaratës tuaj të punës.
Një segment i tillë i butë me siguri do të lindë pyetje nga klienti juaj dhe ekipi juaj. Meqenëse pjesa më e madhe e takimit është aq e freskët në mendjet e të gjithëve, është më mirë të godasni derisa hekuri është i nxehtë.
Përdorimi i softuerit interaktiv të prezantimit për të pritur pyetjet dhe përgjigjet tuaja mund të ndihmojë që gjithçka të mos kalojë mirë, veçanërisht nëse takimi juaj i fillimit të projektit ka një numër të lartë pjesëmarrjeje
- Është i organizuar - Pyetjet rregullohen sipas popullaritetit (përmes votave të mbivotuara) ose sipas kohës dhe mund të shënohen si "të përgjigjura" ose të vendosura në majë.
- Është moderuar - Pyetjet mund të aprovohen dhe të hidhen poshtë para se të shfaqen në ekran.
- Është anonim - Pyetjet mund të paraqiten në mënyrë anonime, që do të thotë se të gjithë kanë një zë.
Hapi # 7 - Problemet e mundshme
Siç thamë më parë, një takim i fillimit të projektit ka të bëjë me të qenit sa më i hapur dhe i sinqertë. Kjo është si ndërtoni një ndjenja e besimit me klientin tuaj nga fillimi.
Për këtë qëllim, është më mirë të diskutoni problemet e mundshme me të cilat projekti mund të përballet gjatë rrugës. Askush nuk ju kërkon që të parashikoni të ardhmen këtu, vetëm për të dalë me një listë paraprake të pengesave që mund të hasni.
Ndërsa ju, ekipi juaj dhe klienti juaj do t'i afrohen këtij projekti me aksione të ndryshme, është ideale për ta marrë gjithkush të përfshirë në diskutimin e mundshëm të problemit.
Hapi # 8 - Regjistrimi
Kontrollimi rregullisht me klientin tuaj është një mënyrë tjetër për të forcuar besimin midis të dy palëve. Në takimin tuaj të fillimit të projektit, keni disa pyetje për t'u adresuar çfarë, kur, kush si këto check-in do të ndodhin.
Regjistrimi është një akt ekuilibër mjaft i mirë midis Transparenca përpjekje. Ndërsa është mirë të jesh sa më i hapur dhe transparent, duhet ta menaxhosh këtë brenda fushës së asaj se sa të disponueshëm do të jesh në të vërtetë be e hapur dhe transparente.
Sigurohuni që t'u keni marrë përgjigje këtyre pyetjeve para përfundimit të takimit:
- Çfarë? - Saktësisht në çfarë detaje i duhet azhurnimi klientit? A duhet të dinë ata për çdo detaj të vogël të përparimit, apo a kanë rëndësi vetëm shenjat e mëdha?
- Kur? - Sa shpesh ekipi juaj duhet të azhurnojë klientin tuaj? A duhet ta transmetojnë atë që kanë bërë çdo ditë, apo thjesht të përmbledhin atë që kanë arritur në fund të javës?
- Kush? - Cili anëtar i ekipit do të jetë ai që ndërlidhet me klientin? A do të ketë një anëtar të secilit ekip, në secilën fazë, apo vetëm një korrespondent të veçantë gjatë gjithë projektit?
- Si? - Me cilën metodë klienti dhe korrespondenti do të qëndrojnë në kontakt? Telefonatë e rregullt video, email ose dokument i drejtpërdrejtë i azhurnuar vazhdimisht?
Siç është rasti me shumicën e pikave në rendin e ditës të një takimi të fillimit të projektit, është më mirë të diskutohet në të hapur. Për një ekip të madh dhe një grup të madh klientësh, mund ta keni më të lehtë të bëni një sondazh i drejtpërdrejtë në mënyrë që të zvogëlohen mundësitë për të vendosur formulën më të mirë të mundshme të regjistrimit.
Dëshironi të dini më shumë? 💡 Shikoni disa praktikat më të mira për t'u kontrolluar me klientët tuaj.
Anketa në mënyrë efektive me AhaSlides
Modeli i axhendës së takimit të fillimit të projektit
Me takimin tuaj të nisur me ekspertizë, vetëm duke pritur të hidhni mendjen në sallën e bordit, prekja e fundit mund të jetë paksa bashkëveprim për t’i bashkuar të gjitha.
A e dini këtë vetëm 29% e bizneseve ndjehen të lidhur me klientët e tyre (Gallup)? Shkëputja është një epidemi në nivelin B2B dhe mund t'i lërë takimet e fillimit të ndjehen si një proces i sheshtë dhe jofrymëzimi përmes formaliteteve.
Angazhimi i klientëve dhe ekipeve tuaja përmes diapozitivëve interaktivë mundet vërtet rrit pjesëmarrjen shtojnë vëmendjen.
AhaSlides ka një arsenali i mjeteve duke përfshirë sondazhe të drejtpërdrejta, pyetje dhe përgjigje dhe rrëshqitje të ideve, dhe madje kuize të drejtpërdrejta dhe lojëra për të ndezur projektin tuaj në mënyrën e duhur.
Klikoni më poshtë për të marrë një model falas, pa shkarkim për takimin tuaj fillestar. Ndryshoni gjithçka që dëshironi dhe paraqiteni pa asnjë kosto!
Klikoni më poshtë për të krijuar një llogari falas në AhaSlides dhe filloni të krijoni takimet tuaja tërheqëse përmes ndërveprimit!
