Контролна листа за управљање ризиком крајњег догађаја | 15 ствари које морате да обезбедите за успех догађаја

Срце вам куца док замишљате најгоре сценарије:

❗ Говорнику позли неколико минута пре него што изађе на сцену.

❗ Ваше место изненада губи струју на дан догађаја.

❗ Или што је најгоре - неко је повређен на вашем догађају.

Мисли које вас узбуркавају ноћу вас држе будним.

Али чак и најхаотичнијим догађајима се може управљати - ако пажљиво и систематски планирате унапред.

Једноставан Контролна листа за управљање ризиком догађајаможе вам помоћи да идентификујете, припремите се за и ублажите потенцијалне проблеме пре него што оне поремете ваш догађај. Хајде да схватимо 10 ствари које морате имати на контролној листи да бисте претворили бригу у добро осмишљен план акције.

Садржај

• преглед
• Шта је управљање ризиком догађаја?
• Пет корака за управљање ризиком као планер догађаја
• Контролна листа за управљање ризиком догађаја
• Пет елемената управљања ризиком
• Контролна листа у Управљању догађајима
• Такеаваис
• Često Postavljana Pitanja

преглед

Шта је ризик од догађаја?	Неочекивани и непредвиђени проблеми који негативно утичу на организаторе и брендирање компаније.
Примери ризика од догађаја?	Екстремно време, безбедност хране, пожар, поремећаји, безбедносне претње, финансијски ризик,…

Шта је управљање ризиком догађаја?

Управљање ризиком од догађаја укључује идентификовање потенцијалних ризика или проблема који би могли да угрозе догађај, а затим постављање процеса и мера предострожности за ублажавање тих ризика. Ово помаже организаторима догађаја да имају спремне планове за ванредне ситуације да минимизирају поремећаје и брзо се опораве ако се појаве проблеми. Контролна листа за управљање ризиком од догађаја се такође користи да би се осигурало да се пређе свака потенцијална претња.

Пет корака за управљање ризиком као планер догађаја

Знамо да је то стресно као планер догађаја са свим могућностима које се могу појавити. Да бисте вас спасили од претераног размишљања, пратите наших једноставних 5 корака да направите савршен план управљања ризиком за догађаје:

• Идентификујте ризике- Размислите о свим могућим стварима које би могле поћи по злу на вашем догађају. Узмите у обзир факторе као што су проблеми са местом одржавања, лоше време, кварови у технологији, отказивање говорника, проблеми са храном, повреде, слаба посећеност, итд. Размислите широко и поставите то на алат за размишљањеда би идеје остале нетакнуте.

Требају вам нови начини за размишљање?

Користите алатку за размишљање AhaSlides да генеришете више идеја на послу и приликом организовања догађаја!

🚀 Региструјте се бесплатно☁

• Процените вероватноћу и утицај - За сваки идентификовани ризик од догађаја процените колика је вероватноћа да ће се десити и какав би потенцијални утицај могао имати на ваш догађај. Ово помаже да се утврди који ризици захтевају најтемељније планове за ублажавање.

•Развијте планове за ванредне ситуације - За ризике већег приоритета, креирајте посебне резервне планове, решења и непредвиђене ситуације како бисте минимизирали поремећаје ако се ти ризици материјализују. Ово може укључивати потврђивање алтернативних места, добављача, распореда итд.

• Доделите одговорности- Учините једну особу одговорном за извршавање сваког плана за ванредне ситуације и јасно пренесите улоге свом тиму. Ово осигурава да ће неко предузети акцију ако се ризик заиста догоди.

•Вежбајте своје планове - Прођите кроз потенцијалне сценарије да бисте идентификовали недостатке у вашим плановима управљања ризиком од догађаја. Обука вашег тима како да реагује у различитим ситуацијама изградиће самопоуздање како би могли успешно да решавају проблеме који се појаве на дан догађаја.

Савети за бољи ангажман

• Евент манагемент
• Дизајнирање догађаја
• Пословно умрежавање

Контролна листа за управљање ризиком догађаја

Које опште тачке треба да обухвати контролна листа за управљање ризиком догађаја? Потражите инспирацију у нашим примерима контролне листе ризика догађаја у наставку.

#1 - Место одржавања
☐ Уговор потписан
☐ Добијене дозволе и лиценце
☐ Потврђени тлоцрт и распоред постављања
☐ Наведени угоститељски и технички услови
☐ Резервно место је идентификовано и у стању приправности

#2 - Време
☐ План праћења и обавештавања о тешким временским приликама
☐ Шатор или алтернативно склониште доступни ако је потребно
☐ Направљени аранжмани за премештање догађаја у затвореном простору ако је потребно

#3 - Технологија
☐ А/В и друга техничка опрема тестирана
☐ Добијене контакт информације ИТ подршке
☐ Испис материјала на папиру доступан као резервна копија
☐ План за ванредне ситуације за интернет или нестанак струје

#4 - Медицина/безбедност
☐ Доступни су комплети прве помоћи и АЕД
☐ Јасно обележени излази у случају нужде
☐ Особље обучено за хитне случајеве
☐ Контакт информације обезбеђења/полиције при руци

#5 - Звучници
☐ Примљене биографије и фотографије
☐ Алтернативни звучници изабрани као резервни
☐ Саопштен план за непредвиђене случајеве говорника

#6 - Присуство
☐ Потврђен минимални праг присуства
☐ Политика отказивања саопштена
☐ План рефундирања је на снази ако се догађај откаже

#7 - Осигурање
☐ На снази је полиса осигурања од опште одговорности
☐ Прибављено уверење о осигурању

#8 - Документација
☐ Копије уговора, дозвола и лиценци
☐ Контакт информације за све продавце и добављаче
☐ Програм догађаја, дневни ред и/или итинерар

#9 - Особље/добровољци
☐ Улоге додељене особљу и волонтерима
☐ Доступне резервне копије за попуњавање за недолазак
☐ Завршена обука за хитне процедуре и планове за ванредне ситуације

#10 - Храна и пиће
☐ Нека резервне копије буду доступне за све кварљиве залихе
☐ Алтернативне опције хране припремљене у случају кашњења/нетачне наруџбине/гости са алергијама
☐ Доступни су додатни производи од папира, прибор и прибор за сервирање

#11 - Отпад и рециклажа
☐ Подељене су канте за отпад и контејнери за рециклажу
☐ Додељене улоге за сакупљање смећа током и након догађаја

#12 – Процедуре за поступање по жалбама
☐ Члан особља одређен за решавање притужби учесника
☐ Протокол за решавање проблема и нуђење повраћаја/надокнаде ако је потребно

#13 - План за хитну евакуацију
☐ Припремљени путеви за евакуацију и састајалишта
☐ Нека запослени буду стационирани у близини излаза

#14 - Протокол изгубљене особе
☐ Одређено особље одговорно за изгубљену децу/старе особе/инвалиде
☐ Добијени контакт подаци за родитеље/старатеље малолетника

#15 - Извештавање о инцидентима
☐ Формулар за пријаву инцидената креиран за особље да документује све хитне случајеве

Пет елемената управљања ризиком

Ризик није само лоша срећа – он је део сваког подухвата. Али са правим планом управљања ризиком од догађаја, можете укротити хаос који ризик ствара и претње претворити у прилике. Пет приступа управљању ризиком укључује:

• Идентификација ризика- Размислите о малим стварима као што су кварови у технологији...све до тоталне катастрофе. Навођење ризика избацује вам их из главе и ставља их на папир где се можете суочити са њима.

• Процена ризика- Оцените сваки ризик да бисте разумели који представља највећу претњу. Размислите: Колико је вероватно да ће се то догодити? Каква штета би могла настати ако се догоди? Давање приоритета ризицима фокусира своје напоре на питања која су заиста битна.

• Ублажавање ризика- Имам планове да узвратим! Размотрите начине да смањите шансе да дође до ризика, смањите било какав утицај ако се деси, или обоје. Што више можете да ослабите ризике унапред, мање ће вас они ометати.

• Надгледање ризика- Када су ваши почетни планови на месту, останите на опрезу. Пратите знакове да се појављују нови ризици или да се стари ризици мењају. Прилагодите своје стратегије по потреби да бисте били у току са развојем претње.

• Извјештавање о ризику- Поделите ризике и планове са својим тимом. Довођење других у петљу добија подршку, открива слабости које сте можда пропустили и дистрибуира одговорност за управљање ризицима.

Шта је контролна листа у управљању догађајима?

Контролна листа у управљању догађајима се односи на листу ставки или задатака за које организатори догађаја верују да су припремљени, договорени или планирани пре догађаја.

Свеобухватна контролна листа за управљање ризицима помаже да се осигура да се ништа важно не превиди док организујете све детаље потребне за успешно извршење догађаја.

Контролне листе су корисне за управљање догађајима јер:

• Обезбедите јасноћу и структуру- Полажу по редоследу у коме је детаљно све што треба да се уради, тако да ништа не пада у воду.

• Подстакните темељну припрему- Искључивање ставки мотивише организаторе да осигурају да су сви аранжмани и мере предострожности заиста на месту пре почетка догађаја.

• Побољшати комуникацију- Тимови могу поделити и доделити ставке на контролној листи како би се осигурало да сви разумеју своје улоге и одговорности.

• Подржите доследност- Коришћење исте контролне листе за догађаје који се понављају помаже у одржавању стандарда и хватању области за побољшање сваки пут.

• Откријте празнине или слабости- Неозначене ставке истичу заборављене ствари или захтевају више планирања, што вам омогућава да их решите пре него што се појаве проблеми.

• Омогућавање примопредаје- Уручење контролне листе новим организаторима помаже им да разумеју шта је све урађено на планирању претходних успешних догађаја.

Такеаваис

Са овим додацима на контролној листи управљања ризиком догађаја, добро сте припремљени за бојно поље! Припрема претвара потенцијални хаос у мирно самопоуздање. Зато додајте сваку ставку на своју листу. Прецртајте их један по један. Гледајте како контролна листа преобликује бригу у моћ. Јер што више предвиђате, бољи ће се ризици предати вашем пажљивом планирању и припреми.

Često Postavljana Pitanja