Добродошли у свет продуктивних састанака! Као професионалци, сви знамо колико су састанци важни за постизање резултата, доношење одлука и останак на правом путу. Међутим, нису сви квалитетни и пожељни су.
Често, када их питају о састанцима, многи људи реагују тресући главом или огорчени уздаси због своје неефикасности. Они се налазе заглављени у непродуктивним сесијама које црпе њихову енергију и време. Зато ћемо данас учити како имати добар састанак!
Хајде да почнемо!
Започните састанак са AhaSlides.
Набавите бесплатне шаблоне за своје састанке! Региструјте се бесплатно и узмите оно што желите из библиотеке шаблона!
🚀 Направите бесплатан налог ☁
Шта чини добар састанак?
Састанци су несумњиво суштински део сваког посла или организације. Они су платформа на којој се појединци окупљају, размењују идеје, доносе одлуке и раде ка заједничком циљу.
Добар састанак је онај који је добро организован, продуктиван, који постиже жељене резултате и чини да се сви учесници осећају саслушано и цењено.
Ево неколико фактора који стварају добар састанак:
- Има јасну сврху. Добар састанак почиње јасним дневним редом у којем се наводи његова сврха, заједно са циљевима састанка и очекиваним исходима, што помаже одржавању састанка на правом путу и осигурава да су сви учесници свесни својих задатака.
- Промовише ефикасну комуникацију. Добар састанак захтева ефикасну комуникацију. Сви учесници ће имати прилику да изразе своје мисли и идеје, а дискусију треба подстицати активним слушањем и дијалогом уважавајућим.
- Има јасне резултате и пратеће акције. Без њих, састанак је непродуктиван и неефикасан јер ће учесници бити несигурни у своје наредне кораке. Одатле је тешко донети ефикасност на било који наредни састанак.
Више савета са AhaSlides
- Састанци у бизнису | 10 уобичајених типова и најбољих пракси
- Најбољи начин за домаћина Уводни састанци
- 11 корака за успешно покретање Састанак стратешког менаџмента
8 савета за добар састанак
Наравно, да бисте имали добар састанак као што је горе наведено и да не бисте губили време и труд присутних, морате размотрити припрему и праћење пре, током и после састанка. Узимање у обзир ових корака гарантоваће несметан и успешан исход.
Пре састанка - Добар састанак
1/ Дефинишите сврху и врсту састанка
Сврха, циљеви и тип састанка треба да буду дефинисани и да се обезбеди да сви учесници разумеју. Нико не жели да дође на састанак на 10 минута, а да још није свестан своје одговорности и шта је поента дискусије. Неке врсте састанака служе само у одређене сврхе као што су
- Састанци за доношење одлука. Спроводе се када су потребне одлуке и акције.
- Састанци за решавање проблема. Они су позвани да пронађу решење за проблем/кризу.
- Браинсторминг састанци. Они су место за прикупљање револуционарних нових идеја уз доприносе чланова.
2/ Имајте дневни ред
Обавезно имајте Дневни ред састанка и пошаљите га пре састанка свим учесницима, што ће помоћи учесницима да разумеју сврху, циљеве и очекиване исходе састанка. Такође служи као водич који им помаже да проактивно прикупе неопходне информације и документе као што су извештаји, подаци, презентације или други релевантни документи.
3/ Успоставити основна правила
Основна правила су смернице или норме које су унапред договорене од стране свих учесника и помажу у стварању продуктивног окружења са поштовањем за дискусију. Они могу укључивати подстицање активног слушања, поштовање различитости, ограничено време за дискусију, итд.
Током састанка - Добар састанак
4/ Почните са игром разбијања леда
Почевши од а креативни ледоломац је одличан начин да се смањи напетост и сви се добро расположени за тимски састанак. Прекидање непријатних тренутака тишине на почетку састанка може помоћи да се постави тон за продуктивну и пријатну сесију.
Уместо да се ослањате на застарело, можете се упустити у безбрижне дебате, необавезне разговоре или квиз уживо који може бити веома забаван, креативан, такмичарски и лако креиран за само неколико минута. Па, зашто не пробати нешто ново?
5/ Створите простор за сарадњу
Тимски састанак је драгоцена прилика за дискусију и доношење одлука као група. Уместо да покушавају да дођу до нових идеја на лицу места, чланови тима треба да изнесу своје припремљене извештаје, идеје и перспективе на сто. На овај начин, тим може да ради заједно како би дошао до добро осмишљене и разумне коначне одлуке.
Тим би тада могао размислити о спровођењу анкете уживо о идејама о којима се разговарало и прикупљању повратних информација у реалном времену анкете уживо са питањима вишеструког избора или отвореним питањима из AhaSlides.
Коришћењем јединственог КР кода или везе, чланови тима могу тренутно да приступе и дају свој допринос, а резултати ће бити приказани директно на екрану. Ово помаже да се избегне губљење времена и обезбеђује да се све идеје ухвате поштено.
6/ Нека ваш тим буде ангажован
Не дајте својим учесницима прилику да ометају тако што ћете их задржати ангажованим током састанка. Можете организовати „онлајн округли сто“ на коме сви могу да учествују и дају свој допринос. Са стидљивим људима? Не брини. Анонимоус Питања и одговори ће решити овај проблем.
Такође, не заборавите да дозволите мало простора за спонтаност. Зато што је здрав и активан састанак идеално место за настанак нових решења и иновација. Разбијање троме и стресне атмосфере подстицањем учесника на креативно размишљање ворд цлоуд биће занимљива и ефикасна активност. Пробајте и видите.
После састанка - Добар састанак
7/ Завршите јасним накнадним радњама и временским роковима
Да бисте завршили стратешку сесију, будите сигурни да сваки учесник има јасноћу о својим наредним корацима.
Нека одељења разговарају о:
- Који ће показатељи показати њихов напредак? Будите конкретни да би се могао пратити напредак.
- Којим међуфункционалним партнерима је потребна координација да би успели? Снажна сарадња је кључна.
- Каква ажурирања ће захтевати наредни састанци? Извештаји? Презентације? Размислите о исходима унапред.
- Када можемо очекивати прелиминарне резултате или информације? Поставите амбициозне, али оствариве рокове за одржавање темпа.
8/ Имати записник са састанка
Увек су вам потребни детаљни, темељни, јасни и лаки за разумевање минута састанка послати учесницима, управном одбору, вишим руководиоцима и онима који не могу да присуствују. Они нису само документи, садржајна основа за наредне састанке већ и правни основ (у случају потребе).
Кључне Такеаваис
Надамо се, савети за добар састанак AhaSlides горе подељене нису превише компликоване. Имајте на уму да су продуктивни састанци они на којима се сви осећају цењеним, саслушаним и охрабреним да говоре. Састанак мора произвести дефинисан резултат и служити својој сврси. Након састанка, сви прихватају своје улоге и обавезују се да ће следити планове о којима се разговарало.
