Како организовати глатке уводне састанке | Најбољи савети откључани у 2025!

Ако учествујете у новом вишефункционалном тиму на послу или новом пројектном тиму, то може бити неко из других одељења или из других компанија које можда нисте познавали или са којима сте раније радили, а желите да будете сигурни да спремност да се посветите и уложите своје вештине и идеје у тим — посебно ако је тај тим са високим учинком. Стога је неопходно организовати састанак како би се окупили нови саиграчи.

Међутим, нема изненађења ако се осећате помало неспретно и нервозно јер чак и најискуснији професионалци имају трему када имају почетни састанак са новим тимом. Ако сте лидер и бринете да не успете да организујете уводне састанке о продуктивности.

Овај чланак ће вам дати комплетан водич, примере и савете о томе шта чини уводне састанке успешним.

У овом чланку ћете научити

• Шта је уводни састанак?
• Шта је циљ уводног састанка?
• Како организовати ефикасан уводни састанак
• Савети за успешно организовање уводног састанка
• Кључне Такеаваис

Шта је уводни састанак?

Уводни или уводни састанак има потпуно исто значење када је у питању упознавање са тимом када се први пут службено састају чланови тима и њихови лидери, како би се утврдило да ли укључени појединци желе да изграде радни однос и да се посвете тиму у будућност.

Има за циљ да члановима тима да времена да остану заједно како би упознали позадину, интересовања и циљеве сваког учесника. У зависности од ваших жеља и преференција вашег тима, можете организовати уводне састанке формалне или неформалне.

Стандардни дневни ред уводног састанка укључује:

• Представите циљ састанка
• Представите вође и сваког члана
• Разговарајте о тимским прописима, раду, бенефицијама и третманима...
• Време је за игру
• Завршите састанке и предузмите даље радње

Шта је циљ уводних састанака?

Немојте само да видите уводе као оквир за потврду. Искористите ово време да успоставите праве везе, стекнете јединствен увид и успоставите оквир за беспрекоран тимски рад. Уводни састанци су одлични за:

• Појачајте тимски рад и тимску кохезију

Први циљ уводних састанака је да се странци зближе са саиграчима. Ако се никада раније нисте видели и мало знате о њима, недостајаће кохезије и повезаности, што може утицати на тимски дух и продуктивност. Када људи могу да разговарају и уједначе правила тима, одговарајуће награде и казне, или да знају да су њихови вође поштени и верни људи, да су њихови саиграчи скромни, поуздани, емпатични и још много тога, поверење ће се јавити и позитивна радна атмосфера ће се изградити у тиму.

• Разбијте напетост и неспретност

Продуктивност ће вероватно пасти ако запослени раде у окружењу под притиском. Такође није добро ако запослени преплаше свог вођу него да буду инспирисани њима. Уводни састанци могу помоћи новим тимовима да се осећају сигурније да поделе своје идеје и мишљења. Такође лако почињу да склапају пријатељства, комуницирају и умањују неугодност за даљу сарадњу. На пример, члан тима не оклева да проговори и затражи помоћ када не може да испоштује рокове.

• Помозите у структурирању и усклађивању стандарда и пракси

Нагласак на правилима и прописима је важан део првих уводних састанака. Ако на почетку тимског рада не буде јасно, поштено и јасно, то може довести до сукоба у тиму и погрешне комуникације. Напротив, ако можете да натерате тим да прати стандарде и праксе, постојаће ефикасност ресурса због ефективности и ефикасности тима, у исто време, повећавајући задовољство послом међу члановима тима који су део кохезивног тима.

Како организовати ефикасан уводни састанак

Уводни састанци могу пратити стандардни процес планирања састанка са 5 Пс: Намена, Планирање, Priprema, Учешће, i Напредак. У зависности од вашег временског ограничења, броја учесника, позадине вашег тима и ваших ресурса, можете да организујете формалне или повремене уводне састанке. Важан је први утисак. Тим више поштовања и поверења ће ценити чланови вашег тима када покажете организоване и пажљиве састанке.

• Намена

Ради се о постављању циљева за састанке. Будите јасни и концизни када наведете циљеве састанака тако да можете лако да вратите све у фокус ако учесника ометају неповезане активности. Можете размотрити структурирање циљева тако што ћете уредити пирамиду циљева која оцртава сваки скуп циљева на различитим нивоима.

• Планирање

Прва ствар коју нови вође тима треба да ураде јесте да испланирају детаље или развију дневни ред. Када имате нешто на шта се можете позивати, покушај да све сами запамтите ослобађа стрес. Можете креирати шаблон користећи слајдшоу путем PowerPoint-а. или руком писане картице.

• Priprema

Овај део обухвата неке активности, као што је припрема уводног сценарија за састанак и преглед дневног реда пре почетка званичног састанка. Биће вам лакше да изговорите све кључне информације и фокусирате се на дневни ред уз помоћ белешки говорника или сценарија када изненада скренете са теме.

• Учешће

Не заборавите да охрабрите нове чланове да постављају питања и учествују у интерактивним активностима током састанака. Ако други изгледају тако неодлучни, питајте их за њихово мишљење. Уверите се да сви у тиму имају прилику да говоре, а не само да се фокусирају на екстровертне чланове. Можете организовати анкету уживо како би неки интроверти могли директно да поделе своја мишљења.

• Напредак

Требало би да завршите свој састанак резимеом и обавестите о акцијама за следеће кораке. А, праћење након састанка је кључни део, можете размотрити доношење коначне одлуке и документовати их.

Савети за успешно организовање уводног састанка

• Користите интерактивни алат за презентацију

Осећате се стидљиво или непријатно првог дана? Своје уводне састанке можете учинити 100 пута забавнијим коришћењем интерактивног алата за презентацију као што је АхаСлидес!

Постоји десетак начина да се то уради, али препоручујемо овај преглед да бисте брзо разбили лед:

• Почните са уводним слајдом.
• Зачините ствари квизовима о себи са поенима и ранг-листом.
• Завршите слајдом питања и одговора на крају где свако може да пита ствари које су се питали о вама.

Са платформом за интерактивну презентацију АхаСлидес-а, можете да направите убедљив увод који води људе на Месец🚀 Испробајте овај шаблон овде:

• Започните увод са „ми"

Тим ради на сарадњи између чланова тима како би се постигли заједнички циљеви, а не како би се показали лични таленти. Стога је важно нагласити осећај културе „ми“. Покушајте да користите „ми:“ уместо „ја“ што је више могуће у уводним слајдовима и на свим састанцима, осим у личном представљању. Ово у крајњој линији подстиче тим да ефикасније сарађује јер разумеју да деле кохерентну визију и више су посвећени раду за тим него за себе.

• Забавите своје саиграче

Како започети уводне састанке на најузбудљивији начин? Пошто су сви чланови нови једни другима, као домаћин, можете размотрити почетак са неким брзим „пробојима леда“. Такође можете организовати 2 до 3 игре и квиза, као и сесије размене идеја како бисте другима дали времена да поделе своју личност, таленте и размишљање; да комуницирају и раде са другима како би побољшали кохезију тима и културу и повезаност на радном месту. На пример, можете испробати неке игре попут... Круг уважавања, Сцавенгер хутс, Да ли би радије...

• Управљање временом

Обично, високо продуктивни састанци могу трајати од 15 до 45 минута, посебно уводни састанци, који би требало да буду обухваћени 30 минута. То је довољно времена да се нови чланови тима упознају, укратко представе и сарађују једни са другима у неколико једноставних и забавних активности за изградњу тима. Такође сте поставили временска ограничења за различите делове како бисте били сигурни да вам време не истиче док још увек имате много тога да покријете.

Кључне Такеаваис

Корисно је за ваш тим да започне тимски рад са новим тимом користећи уводне састанке. Заказивање првог састанка може бити изазовно и застрашујуће. Када сте у процесу припреме, не оклевајте да потражите подршку чак и ако сте PowerPoint мајстор. Дефинитивно можете олакшати себи посао и уштедети дан уз... АхаСлидес.

Најчешћа питања (FAQ)

Реф: Заиста. БеттерУп, ЛинкедИн