Event Management Company | 10 tips för att spara tid, pengar och stress

Att planera det perfekta evenemanget kan kännas överväldigande, och det är där event management företag kom in.

Oavsett om du drömmer om ditt livs bröllop, firar ett jubileum eller behöver organisera en företagskonferens, kan ett event management-företag förvandla din vision till en upplevelse som folk inte kommer att glömma.

Fortsätt läsa artikeln för att veta exakt vad ett event managementföretag är, deras roll, plus tips för att välja det bästa och vilka röda flaggor du bör undvika.

Innehållsförteckning

• Översikt
• Vad är ett Event Management Company?
• Vad är funktionen för ett evenemangsbolag?
• Hur väljer man det bästa evenemangsföretaget?
• Vad ska man undvika när man granskar evenemangshanteringsförslag?
• Vilka är exempel på evenemang som ett Event Management-företag kan planera?
• takeaways

Översikt

Vad är ett event management företag?

När du planerar ett evenemang av vilken skala som helst, från ett bröllop till ett företagsmöte, kan ett event management-företag se till att allt går smidigt.

Eventplanerare arbetar nära kunderna för att förstå deras behov, mål och budget. Sedan skapar de en omfattande evenemangsplan som är skräddarsydd efter kundens vision så att klienterna har sinnesfrid att deras evenemangsvision kommer att bli en minnesvärd verklighet.

Vad är funktionen hos ett evenemangsbolag?

Det finns många mål för event management företag, som att organisera ett utmärkt evenemang som uppfyller alla krav från kunder. Den primära funktionen för ett event management företag är att planera, koordinera och genomföra framgångsrika evenemang för sina kunders räkning. De hanterar all logistik och detaljer så att kunderna kan fokusera på att njuta av sitt evenemang snarare än att oroa sig för organisationen.

Några nyckelfunktioner hos ett evenemangsorganiserande företag inkluderar👇

#1 - Konceptualisera och planera evenemanget – De arbetar med kunder för att förstå visionen, målen och budgeten för evenemanget, och utarbetar sedan en omfattande plan för att förverkliga den visionen.

#2 - Säkra platsen och förhandla kontrakt – De spanar efter potentiella spelplatser, jämför alternativ baserat på plats, utrymme, faciliteter, prissättning och tillgänglighet, säkrar den bästa och förhandlar kontrakt på uppdrag av kunden.

#3 - Samordna leverantörer och leverantörer - De identifierar, väljer, bokar och hanterar alla nödvändiga leverantörer som cateringfirma, fotografer, dekoratörer, uthyrning, etc. för att säkerställa att allt går smidigt.

#4 - Hantera eventbudgeten – De skapar en budget, spårar utgifter och letar efter sätt att spara kostnader samtidigt som de uppnår kundens mål.

#5 - Skapa tidslinjer och scheman – De tar fram detaljerade scheman och beredskapsplaner för att säkerställa att evenemanget utvecklas som avsett.

#6 - Underhållningsplanering – De arrangerar eventuella föreställningar, talare eller aktiviteter som en del av eventprogrammet.

#7 - Dekoration och skyltning – De beställer nödvändiga dekorationer, linne, blommor, iscensättning och skyltning som krävs.

#8 - Anställ och hantera eventpersonal – De hittar, bokar och hanterar all tillfällig personal som behövs för att hjälpa till att driva evenemanget.

#9 - Utför evenemangsplanen felfritt - På evenemangsdagen övervakar de installationen, hanterar alla leverantörer, felsöker problem och säkerställer att programmet fortsätter som planerat.

#10 - Följ upp efter händelsen – De hanterar uppgifter som retur av utrustning, fakturabetalningar, skickar tackkort, utvärderar framgångar och förbättringsområden.

Tips för bättre evenemang

• Händelsehantering
• Interaktivt museum
• Event design

Hur man väljer det bästa evenemangsföretaget?

Det bästa event management-företaget kan ta tid att hitta, men med dessa realistiska tips kommer de att vara precis vid din ytterdörr🚪

#1 - Erfarenhet - Tänk på företag som framgångsrikt har genomfört många evenemang som liknar dina i omfattning och omfattning. De kommer att ha en process nere och vet hur de ska hantera vanliga problem som uppstår.

#2 - Portfölj - Granska exempel på tidigare händelser företaget har planerat och hanterat. Leta efter kvalitet, kreativitet och uppmärksamhet på detaljer som matchar din vision.

#3 - Referenser - Fråga efter och kontrollera referenser från tidigare kunder för att bekräfta att företaget håller sina löften och hanterar frågor professionellt.

#4 - Specialisering – Vissa företag fokuserar på företagsevent medan andra är specialiserade på bröllop. Välj en som har erfarenhet och nödvändiga resurser skräddarsydda för din specifika evenemangstyp.

#5 - Team - Träffa nyckelmedlemmar i eventledningsteamet som kommer att planera och genomföra ditt event. Bedöm deras professionalism, lyhördhet och förståelse för dina behov och vision.

#6 - Kontrakt och prissättning - Jämför flera förslag (minst 3) för att få bästa avtalsvillkor och prissättning. Se till att omfattningen av arbetet är tydlig och att du förstår alla avgifter.

#7 - Rykte - Kontrollera recensioner, utmärkelser (om några), dess ställning i evenemangsbranschens organisationer och hur länge företaget har funnits som indikatorer på legitimitet och kvalitet.

#8 - Kommunikation – Företaget bör lyssna noga på dina behov, svara på alla dina frågor och snabbt svara på förfrågningar. God kommunikation är nyckeln till en framgångsrik arbetsrelation.

#9 - Flexibilitet – De bästa företagen är villiga att skräddarsy sina tjänster baserat på din budget och dina preferenser, snarare än att hålla fast vid en standardmall.

#10 - Öppenhet - Insistera på full insyn i budgetar, kontrakt, tidslinjer och planer. Undvik företag som är hemliga eller vägrar att dela detaljer.

#11 - Krishantering – Hur hanterar de oväntade problem som dyker upp? Ett företag med gedigen erfarenhet av krishantering hjälper till att undvika katastrofer.

#12 - Innovation – Är de öppna för nya idéer och lösningar för att nå dina mål på kreativa sätt? Progressiva företag främjar nya resultat.

#13 - Försäkring - Har de nödvändiga försäkringar inklusive ansvarsskydd för ditt evenemang? Detta skyddar dig från risker och anspråk.

#14 - Värderingar - Stämmer deras affärsstrategi och företagsvärderingar ihop med din organisations kultur? Kulturpassning leder till ömsesidig förståelse.

#15 - Teknik - Är de tekniskt kunniga och följer alltid upp branschtrenders bästa praxis? Använder de teknik som projektledningsprogramvara för att hålla planerna organiserade och på rätt spår? Tekniken förbättrar effektiviteten.

Leta efter ett event management-företag med relevant erfarenhet och en beprövad meritlista, ett gott rykte och den flexibilitet, kommunikation och transparens som krävs för att genomföra din unika vision och överträffa dina förväntningar på ditt speciella evenemang.

Vad ska man undvika när man granskar evenemangshanteringsförslag?

Det finns vissa röda flaggor du måste se upp med i vissa event management företag. Att undvika det skulle undvika en kula i avrättningsstadiet senare.

• Vaga eller allmänt språk – Förslag som inte specifikt behandlar dina evenemangsmål, budgetkrav eller tidslinje är en röd flagga. Se upp för företag som använder generiskt språk istället för att anpassa sitt förslag.

• Otydlig eller odefinierad arbetsomfattning - Undvik företag som inte tydligt anger exakt vilka tjänster de ska tillhandahålla och vilka uppgifter som undantas från deras förslag. Omfattningen bör vara detaljerad och heltäckande.

• Överdrivna extra avgifter - Se upp för förslag med extra avgifter som inte uttryckligen anges, som bränsletillägg, administrativa avgifter eller betalningskostnader. Dessa bör alla vara transparenta och tydligt förklarade.

• Vägrar svara på frågor – Om ett företag undviker att svara på dina frågor om planeringsdetaljer, kontrakt eller prissättning betyder det troligen att de döljer något. Transparens är viktigt för att bygga förtroende.

Vilka är exempel på evenemang som ett eventbolag kan planera?

• Bröllop – Att planera och genomföra bröllop är en kärntjänst för många event managementföretag. De hanterar alla aspekter av planering från val av lokaler till inbjudningar och samordning på dagen.

• Konferenser och mässor - Eventföretag kan anordna stora företagsevent som konferenser, seminarier, toppmöten, produktlanseringar och mässor. De sköter registrering, talarsamordning, lokallogistik, catering och registrering.

• Produkten lanseras - Eventansvariga kan skapa uppslukande, buzz-värdiga evenemang för att avslöja nya produkter eller tjänster för allmänheten. De planerar aktiviteter, demonstrationer och PR-inslag som t.ex levande omröstningar och frågesporter för att skapa spänning.

• Insamlingar och välgörenhetsevenemang - Ideella evenemang som välgörenhetsbaler, löpningar/promenader och donationer är en annan vanlig evenemangstyp som sköts av evenemangsföretag. De fokuserar på att maximera närvaro och insamlade medel.

• Företagsfester - Eventföretag hjälper till med planering och ledning av företagsfester, sommarutflykter, pensionsfirandet och andra typer av sociala evenemang för anställda. De ordnar aktiviteter och catering.

• Prisutdelningar och galor – Att planera prisutställningar, galamiddagar och evenemang med svarta slipsar är en annan specialitet för vissa fullservice-evenemangsbolag. De sköter inredningen, sitttabeller, presentkorgar och tal.

• Produktdemonstrationer - För företag som planerar att visa upp en produktlinje kan evenemangsplanerare designa interaktiva demonstrationer, provkörningar, smaktester och andra effektfulla sätt att visa upp produkten för potentiella kunder.

Event management företag planerar evenemang av olika storlekar och typer, allt från intima bröllop till stora företagskonferenser, insamlingar, fester, produktlanseringar med mera – i princip alla planerade event där professionell koordination och logistik behövs för att uppnå en kunds mål.

takeaways

Att anlita ett expertföretag för event management förvandlar en grundläggande vision till en upplevelse som folk inte kommer att sluta prata om i flera år.

Deras hantering befriar dig från logistisk huvudvärk så att du fullt ut kan leva i rollen som en nådig värd. Föreställ dig att evenemangsutrymmet är perfekt inrett, med glada gäster som njuter av utsökt catering och fantastisk underhållning - medan du promenerar genom rummet och har tid att mingla med alla. Underbart är det inte?

Vill du göra ditt event mer interaktivt? Prova AhaSlides för att få tillgång till en serie isbrytare, omröstningar och frågesporter som lyfter sessionen till en annan nivå.