Välkommen till en värld av produktiva möten! Som proffs vet vi alla hur viktiga möten är för att skapa resultat, fatta beslut och hålla sig på rätt spår. Men alla är inte av god kvalitet och är att föredra.
När de tillfrågas om möten, reagerar många människor ofta med skakande huvuden eller upprörda suckar på grund av sin ineffektivitet. De hamnar i improduktiva sessioner som tömmer deras energi och tid. Det är därför vi idag ska lära oss hur man får ett bra möte!
Låt oss börja!
Starta ditt möte med AhaSlides.
Få gratis mallar för dina möten! Registrera dig gratis och ta det du vill ha från mallbiblioteket!
🚀 Skapa gratis konto ☁️
Vad gör ett bra möte?
Möten är onekligen en viktig del av alla företag eller organisationer. De är en plattform för individer att mötas, utbyta idéer, fatta beslut och arbeta mot ett gemensamt mål.
Ett bra möte är ett som är välorganiserat, produktivt, uppnår önskade resultat och får alla deltagare att känna sig hörda och uppskattade.
Här är några faktorer som skapar ett bra möte:
- Det har ett tydligt syfte. Ett bra möte börjar med en tydlig agenda som anger dess syfte, tillsammans med mötets mål och förväntade resultat, vilket hjälper till att hålla mötet på rätt spår och säkerställer att alla deltagare är medvetna om sina uppgifter.
- Det främjar effektiv kommunikation. Ett bra möte kräver effektiv kommunikation. Alla deltagare kommer att ha möjligheter att uttrycka sina tankar och idéer, och diskussion bör uppmuntras med aktivt lyssnande och respektfull dialog.
- Den har tydliga resultat och uppföljningsåtgärder. Utan dessa är mötet improduktivt och ineffektivt eftersom deltagarna kommer att vara osäkra på sina nästa steg. Därifrån är det svårt att få effektivitet till något uppföljningsmöte.
Fler tips med AhaSlides
- Möten i Business | 10 vanliga typer och bästa praxis
- Bästa sättet att vara värd Introduktionsmöten
- 11 steg för att köra en framgångsrik Strategiskt ledningsmöte
8 tips för att ha ett bra möte
För att ha ett bra möte som ovan och inte slösa bort deltagarnas tid och ansträngning måste du naturligtvis överväga förberedelserna och uppföljningen före, under och efter mötet. Att ta del av dessa steg garanterar ett smidigt och framgångsrikt resultat.
Före mötet - Ha ett bra möte
1/ Definiera syftet och typen av mötet
Syftet, målen och typen av mötet bör definieras och säkerställas att de förstås av alla deltagare. Ingen vill komma till ett möte i 10 minuter och ändå inte vara medveten om sitt ansvar och vad som är poängen med diskussionen här. Vissa typer av möten tjänar bara specifika syften som t.ex
- Beslutsmöten. De genomförs när beslut och åtgärder behövs.
- Problemlösningsmöten. De kallas för att hitta en lösning på ett problem/kris.
- Brainstorming möten. De är en plats för att samla banbrytande nya idéer med bidrag från medlemmar.
2/ Ha en agenda
Se till att du har en mötesagenda och skicka ut det före mötet till alla deltagare, vilket hjälper deltagarna att förstå syftet, målen och förväntade resultaten av mötet. Den fungerar också som en guide för att hjälpa dem att proaktivt samla in nödvändig information och dokument som rapporter, data, presentationer eller andra relevanta dokument.
3/ Fastställ spelreglerna
Grundreglerna är riktlinjer eller normer som är överens om i förväg av alla deltagare och hjälper till att skapa en produktiv och respektfull miljö för diskussion. De kan innefatta att uppmuntra aktivt lyssnande, respektera mångfald, ha begränsad tid för diskussion, etc.
Under mötet - Ha ett bra möte
4/ Börja med ett isbrytarspel
Börjar med a kreativ isbrytare är ett bra sätt att lätta på spänningen och få alla på rätt humör för ett teammöte. Att bryta de obekväma stunderna av tystnad i början av ett möte kan hjälpa till att sätta tonen för en produktiv och trevlig session.
Istället för att förlita dig på föråldrade kan du delta i lättsamma debatter, tillfälliga konversationer eller ett live-quiz som kan vara väldigt roligt, kreativt, konkurrenskraftigt och enkelt skapat på bara några minuter. Så varför inte prova något nytt?
5/ Skapa ett utrymme för samarbete
Ett teammöte är ett värdefullt tillfälle att diskutera och fatta beslut som grupp. Istället för att försöka komma på nya idéer på plats bör teammedlemmarna ta med sina förberedda rapporter, idéer och perspektiv till bordet. På så sätt kan teamet samarbeta för att komma fram till ett genomtänkt och sunt slutgiltigt beslut.
Teamet kan sedan överväga att genomföra en liveundersökning av de diskuterade idéerna och samla in feedback i realtid levande omröstningar med flervalsfrågor eller öppna frågor från AhaSlides.
Genom att använda en unik QR-kod eller länk kan teammedlemmar omedelbart komma åt och ge sina input, och resultaten kommer att visas direkt på skärmen. Detta hjälper till att undvika att slösa tid och säkerställer att alla idéer fångas på ett rättvist sätt.
6/ Håll ditt team engagerat
Ge inte dina deltagare möjlighet att distrahera genom att hålla dem engagerade under mötet. Du kan ordna ett "online rundabordsbord" där alla kan vara med och bidra. Med blyga människor? Oroa dig inte. Anonym Frågor och svar kommer att lösa detta problem.
Glöm inte heller att ge lite utrymme för spontanitet. För att ett hälsosamt och aktivt möte är en idealisk plats för nya lösningar och innovationer att växa fram. Att bryta den tröga och stressiga atmosfären genom att uppmuntra deltagarna att tänka kreativt med ordmoln kommer att bli en intressant och effektiv aktivitet. Försök och se.
Efter mötet - Ha ett bra möte
7/ Avsluta med tydliga uppföljningsåtgärder och tidslinjer
För att avsluta den strategiska sessionen, se till att varje deltagare har klarhet i sina nästa steg.
Låt avdelningarna diskutera:
- Vilka mätvärden kommer att visa deras framsteg? Var specifik så att framstegen kan spåras.
- Vilka tvärfunktionella partners behöver samordning för att lyckas? Starkt samarbete är nyckeln.
- Vilken typ av uppdateringar kräver uppföljningsmöten? Rapporter? Presentationer? Brainstorma resultat i förväg.
- När kan vi förvänta oss preliminära resultat eller information? Sätt ambitiösa men ändå genomförbara deadlines för att bibehålla tempot.
8/ Ha mötesprotokoll
Behöver alltid detaljerad, noggrann, tydlig och lätt att förstå mötesprotokoll att skicka till deltagare, styrelsen, högre ledare och de som inte kan närvara. De är inte bara dokument, ett innehållsunderlag för kommande möten utan också en rättslig grund (vid behov).
Key Takeaways
Förhoppningsvis tips för att ha ett bra möte som AhaSlides som delas ovan är inte alltför komplicerade. Tänk på att produktiva möten är sådana där alla känner sig uppskattade, hörda och uppmuntrade att tala. Mötet ska ge ett definierat resultat och tjäna sitt avsedda syfte. Efter mötet accepterar alla sina roller och förbinder sig att följa de diskuterade planerna.
