Om du deltar i ett nytt tvärfunktionellt team på jobbet eller ett nytt projektteam kan de vara någon från andra avdelningar eller från andra företag som du kanske inte är bekant med eller har arbetat med tidigare, och du vill se till att din beredskap att engagera sig och investera dina kunskaper och idéer i teamet – speciellt om det teamet presterar högt. Därför är det viktigt att vara värd för ett möte för att samla nya lagkamrater.
Det är dock ingen överraskning om du känner dig lite besvärlig och nervös eftersom även de mest erfarna proffsen har darrningen när de har ett första möte med ett nytt team. Om du är en ledare och oroar dig för att inte vara värd för produktivitetsintroduktionsmöten.
Den här artikeln ger dig en komplett guide, exempel och tips på vad som gör introduktionsmöten framgångsrika.
I den här artikeln får du lära dig
- Vad är ett introduktionsmöte?
- Vad är målet med introduktionsmötet?
- Hur man skapar ett effektivt introduktionsmöte
- Tips för att skapa ett framgångsrikt introduktionsmöte
- Key Takeaways
Vad är ett introduktionsmöte?
Ett introduktions- eller introduktionsmöte har ungefär samma innebörd när det kommer till introduktionen till teamet när det är första gången teammedlemmar och deras ledare träffar varandra officiellt, för att avgöra om de inblandade individerna vill bygga upp en arbetsrelation och engagera sig i teamet i teamet. framtida.
Det syftar till att ge teammedlemmarna tid att hålla ihop för att lära känna varje deltagares bakgrund, intressen och mål. Beroende på dina och ditt teams preferenser kan du arrangera introduktionsmöten formella eller informella.
En vanlig agenda för introduktionsmöten innefattar:
- Presentera målet med mötet
- Presentera ledarna och varje medlem
- Diskutera lagets regler, arbete, förmåner och behandlingar...
- Dags att spela lite spel
- Avsluta mötena och vidta uppföljningsåtgärder
Vad är målet med de inledande mötena?
Se inte bara introduktioner som en ruta att kontrollera. Använd denna tid för att tända verkliga kontakter, få unika insikter och skapa ett ramverk för felfritt lagarbete. Introduktionsmöten är fantastiska för:
- Öka lagarbete och teamsammanhållning
Det allra första målet med introduktionsmöten är att föra främlingar närmare lagkamraterna. Om ni aldrig har sett varandra förut och vet lite om dem, kommer det att brista i sammanhållning och kontakt, vilket kan påverka laganda och produktivitet. När människor kan diskutera och enas om teamets regler, lämpliga belöningar och straff, eller veta att deras ledare är rättvisa och trogna människor, att deras lagkamrater är ödmjuka, pålitliga, empatiska med mera, kommer förtroende och en positiv arbetsmiljö att byggas upp inom teamet.
- Bryt ner spänningar och tafatthet
Produktiviteten kommer sannolikt att minska om anställda arbetar i en pressad arbetsmiljö. Det är inte heller bra om medarbetare skrämmer sin ledare snarare än att inspireras av dem. Introduktionsmöten kan hjälpa de nya teamen att känna sig mer säkra på att dela med sig av sina idéer och åsikter. De börjar också lätt få vänner, kommunicera och minskar besvärligheten för ytterligare samarbete. Till exempel är en gruppmedlem inte tveksam att säga ifrån och be om hjälp när de inte kan hålla deadlines.
- Hjälp till att strukturera och anpassa standarder och praxis
Betoning av reglerna och föreskrifterna är en viktig del av de allra första introduktionsmötena. Underlåtenhet att göra det tydligt, rättvist och okomplicerat i början av lagarbetet kan leda till konflikter i teamet och felkommunikation. Tvärtom, om du kan få laget att följa standarder och praxis, kommer det att finnas resurseffektivitet på grund av ett teams effektivitet och effektivitet, vilket samtidigt ökar arbetstillfredsställelsen bland teammedlemmar som ingår i ett sammanhållet team.
Hur man skapar ett effektivt introduktionsmöte
Introduktionsmöten kan följa standardmötesplaneringsprocessen med 5 ps: Syfte, Planering, FÖRBEREDNING, Deltagandeoch Framsteg. Beroende på din tidsbegränsning, antalet deltagare, din teambakgrund och dina resurser kan du ställa in formella eller tillfälliga introduktionsmöten. Det första intrycket är viktigt. Ju mer respekt och tillit som dina teammedlemmar kommer att uppskatta när du visar organiserade och hänsynsfulla möten.
- Syfte
Det handlar om att sätta upp mål för mötena. Var tydlig och koncis när du listar målen för mötena så att du enkelt kan få alla tillbaka i fokus om en deltagare blir distraherad av orelaterade aktiviteter. Du kan överväga att strukturera mål genom att arrangera en målpyramid som beskriver varje uppsättning mål på olika nivåer.
- Planering
Det första nya teamledare bör göra är att planera detaljerna eller utveckla en agenda. När du har något att hänvisa till, lindrar det stressen att försöka komma ihåg allt själv. Du kan skapa en mall med hjälp av ett bildspel via PowerPoint. eller handskrivna kökort.
- FÖRBEREDNING
Den här delen omfattar några aktiviteter, som att förbereda manuset för mötets introduktion och granska dagordningen innan ett officiellt möte börjar. Det blir lättare för dig att framföra all viktig information och fokusera på dagordningen med stöd av talaranteckningar eller ett manus när du plötsligt tappar fokus.
- Deltagande
Glöm inte att uppmuntra nya medlemmar att ställa frågor och delta i interaktiva aktiviteter under mötena. Om andra verkar så tveksamma, fråga dem om deras åsikter. Se till att alla i teamet har chansen att säga ifrån och inte bara fokusera på de extroverta medlemmarna. Du kan vara värd för en liveundersökning så att vissa introverta kan dela sina åsikter direkt.
- Framsteg
Du bör avsluta ditt möte med en sammanfattning och informera om åtgärder för nästa steg. Och uppföljning efter ett möte är en avgörande del, du kan överväga att fatta ett slutgiltigt beslut och dokumentera dem.
Tips för att skapa ett framgångsrikt introduktionsmöte
- Använd ett interaktivt presentationsverktyg
Känner du dig blyg eller obekväm första dagen? Du kan göra dina introduktionsmöten 100 gånger roligare genom att använda ett interaktivt presentationsverktyg som AhaSlides!
Det finns ett dussin sätt att göra det på, men vi rekommenderar denna översikt för att bryta isen snabbt:
- Börja med en introduktionsbild.
- Krydda med frågesporter om dig själv med poäng och en topplista.
- Avsluta med en Q&A-bild i slutet där alla kan fråga saker de har undrat om dig.
Med AhaSlides interaktiva presentationsplattform kan du skapa en övertygande introduktion som flyger människor till månen🚀Prova den här mallen här:
- Börja en introduktion med "vi"
Teamet arbetar med samarbete mellan teammedlemmarna för att uppnå gemensamma mål, inte för att visa personliga talanger. Därför är det viktigt att betona känslan av "vi"-kultur. Försök att använda "vi" snarare än "jag" så mycket som möjligt i era introduktionsbilder och under hela mötet, förutom vid den personliga introduktionen. Detta uppmuntrar i slutändan teamet att samarbeta mer effektivt eftersom de förstår att de delar en sammanhängande vision och är mer engagerade i att arbeta för teamet snarare än för sig själva.
- Underhåll dina lagkamrater
Hur man inleder introduktionsmötena på det mest spännande sättet? Eftersom alla medlemmar är nya för varandra kan du som värd överväga att börja med några snabba isbrytare. Du kan också arrangera 2 till 3 spel och frågesporter, och brainstorming-sessioner för att låta andra få tid att dela med sig av sin personlighet, sina talanger och sitt tänkande; kommunicera och arbeta med andra för att förbättra teamsammanhållningen och arbetsplatskulturen och -kontakten. Du kan till exempel prova några spel som Cirkel av uppskattning, Skattejakt, Skulle du hellre...
- Tidshantering
Vanligtvis kan mycket produktiva möten vara mellan 15 och 45 minuter långa, särskilt introduktionsmöten, som bör kontrolleras inom 30 minuter. Det är tillräckligt med tid för nya lagkamrater att lära känna varandra, presentera sig kortfattat och samarbeta med varandra i några enkla och roliga teambuilding-aktiviteter. Ni har också satt tidsgränser för olika avsnitt för att se till att er tid inte rinner ut medan ni fortfarande har mycket att täcka.
Key Takeaways
Det är fördelaktigt för ditt team att börja samarbeta med ett nytt team genom att dra nytta av introduktionsmöten. Att planera in ett allra första möte kan vara utmanande och skrämmande. Tveka inte att söka stöd när du är i förberedelseprocessen, även om du är en expert på PowerPoint. Du kan definitivt göra ditt arbete enklare och rädda din dag med AhaSlides.
Vanliga frågor
Vad pratar du om på ett introduktionsmöte?
1. Isbrytare – Börja med en rolig isbrytarfråga eller aktivitet för att hjälpa människor att slappna av. Håll det lätt!
2. Professionell bakgrund - Låt varje person dela med sig av sin karriärresa hittills, inklusive tidigare roller och erfarenheter.
3. Färdigheter och intressen - Utöver arbetsförmåga, ta reda på teammedlemmarnas hobbyer, passioner eller kompetensområden utanför 9-5.
4. Teamstruktur - Beskriv roller och vem som ansvarar för vad på hög nivå. Förtydliga hur teamet arbetar tillsammans.
5. Mål och prioriteringar - Vilka är team- och organisationsmålen för de kommande 6-12 månaderna? Hur bidrar individuella roller?
Hur lägger du upp ett introduktionsmöte?
Här är ett sätt att strukturera ditt introduktionsmöte:
1. Välkommen och isbrytare (5-10 minuter)
2. Introduktioner (10-15 minuter)
3. Teamets bakgrund (5–10 minuter)
4. Lagförväntningar (5-10 minuter)
5. Frågor och svar (5 min)
Vad säger du när du öppnar ett möte?
Här är några förslag på vad du ska säga när du öppnar ett introduktionsmöte:
.1. Välkommen och presentationer:
"Välkomna alla och tack för att du är med oss idag. Vi är glada att få kicka igång"
2. Icebreaker-kickoff:
"Okej, låt oss lossa med en lätt isbrytarfråga..."
3. Förhandsgranskning av nästa steg:
"Efter idag kommer vi att följa upp åtgärdspunkter och börja planera vårt arbete"
Ref: Verkligen. Bättre upp, LinkedIn
