Dakika za Mkutano: Mwongozo Bora wa Kuandika, Mifano (+ Kiolezo Bila Malipo) mnamo 2024

Mikutano ina jukumu muhimu katika biashara na mashirika, ikitumika kama jukwaa la kujadili na kushughulikia masuala na kusimamia mambo ya ndani ili kuendeleza maendeleo. Ili kunasa kiini cha mikusanyiko hii, iwe ya kibinafsi au ya kibinafsi, Mikutano ya Mkutano or dakika za mkutano (Mama) ni muhimu katika kuandika maelezo, muhtasari wa mada muhimu zilizojadiliwa na kufuatilia maamuzi na maazimio yaliyofikiwa.

Makala haya yatakuongoza katika kuandika dakika za mkutano zinazofaa, pamoja na mifano na violezo vya kutumia, pamoja na mbinu bora za kufuata.

Orodha ya Yaliyomo

• Dakika za Mkutano ni Nini?
• Ni Nani Anayechukua Dakika?
• Jinsi ya Kuandika Dakika za Mkutano
• Mifano ya Dakika za Mkutano (+ Violezo)
• Vidokezo vya Kuunda Dakika Nzuri za Mikutano
• Kuchukua Muhimu

Tunatumahi, nakala hii itakusaidia usihisi tena changamoto ya kuandika dakika za mkutano. Na usisahau kuwa mbunifu na mshirikishi katika kila moja ya mikutano yako na:

• AhaSlides Kiolezo cha Umma
• Mkutano wa Kuanza kwa Mradi
• Mkutano wa Usimamizi wa Kimkakati
• Mikutano Katika Biashara|Aina 10 na Mbinu Bora
• Ajenda ya Mkutano| Hatua 8 Muhimu, Mifano & Violezo Visivyolipishwa
• Barua pepe ya Mwaliko wa Mkutano| Vidokezo Bora, Mifano, na Violezo
• Muundaji wa Maswali ya Mtandaoni ya AI | Fanya Maswali Iishi | 2024 Inafichua
• Muumba wa Wingu wa Neno bila malipo
• Zana 14 Bora za Kuchangishana mawazo Shuleni na Kazini mnamo 2024
• Kiwango cha Ukadiriaji ni nini? | Muundaji wa Kiwango cha Utafiti Bila Malipo
• Jenereta ya Timu bila mpangilio | 2024 Mtengenezaji wa Vikundi bila mpangilio Afichua

Dakika za Mkutano ni Nini?

Dakika za mkutano ni rekodi iliyoandikwa ya majadiliano, maamuzi, na vipengele vya utekelezaji vinavyotokea wakati wa mkutano. 

• Zinatumika kama marejeleo na chanzo cha habari kwa wahudhuriaji wote na wale ambao hawawezi kuhudhuria.
• Wanasaidia kuhakikisha kwamba taarifa muhimu hazisahauliki na kwamba kila mtu yuko kwenye ukurasa mmoja kuhusu kile kilichojadiliwa na hatua gani za kuchukua.
• Pia hutoa uwajibikaji na uwazi kwa kuandika maamuzi na ahadi zilizofanywa wakati wa mkutano.

Ni Nani Anayechukua Dakika?

Mchukuaji Dakika ana jukumu la kurekodi kwa usahihi majadiliano na maamuzi yaliyofanywa wakati wa mkutano.

Wanaweza kuwa afisa wa utawala, katibu, msaidizi au meneja, au mwanachama wa timu ya kujitolea anayefanya kazi hiyo. Ni muhimu kwamba mpokeaji dakika awe na mpangilio mzuri na kuchukua madokezo, na anaweza kufupisha mijadala kwa ufanisi.

Furaha ya Kuhudhuria Mkutano na AhaSlides

Wakusanye watu kwa wakati mmoja

Badala ya kuja kwa kila jedwali na 'kuwakagua' watu iwapo hawatatokea, sasa, unaweza kukusanya usikivu wa watu na kuangalia mahudhurio kwa maswali ya kufurahisha ya maingiliano na AhaSlides!

🚀 Pata Violezo Bila Malipo ☁️

Jinsi ya Kuandika Dakika za Mkutano

Kwa dakika za mkutano zinazofaa, kwanza, ziwe na lengo, ziwe kumbukumbu za kweli za mkutano, na epuka maoni ya kibinafsi au tafsiri zenyewe za mijadala. Kinachofuata, inapaswa kuwa fupi, wazi, na rahisi kuelewa,zingatia tu mambo makuu, na epuka kuongeza maelezo yasiyo ya lazima. Hatimaye, lazima iwe sahihi na uhakikishe kuwa taarifa zote zilizorekodiwa ni safi na zinafaa.

Hebu tuingie katika maelezo ya kuandika dakika za mkutano na hatua zifuatazo!

Vipengele 8 Muhimu vya Dakika za Mkutano

1. Tarehe, saa na eneo la mkutano
2. Orodha ya waliohudhuria na msamaha wowote kwa kutokuwepo
3. Ajenda na madhumuni ya mkutano
4. Muhtasari wa majadiliano na maamuzi yaliyofanywa
5. Kura zote zilizopigwa na matokeo yao
6. Vitendo, ikijumuisha mhusika anayehusika na tarehe ya mwisho ya kukamilisha
7. Hatua zozote zinazofuata au vipengee vya ufuatiliaji
8. Maneno ya kufunga au kuahirishwa kwa mkutano

Hatua za kuandika kumbukumbu za mkutano zinazofaa

1/ Maandalizi

Kabla ya mkutano, jifahamishe na ajenda ya mkutano na nyenzo zozote za usuli zinazofaa. Hakikisha una zana zote muhimu, kama vile kompyuta ya mkononi, daftari na kalamu. Pia ni wazo nzuri kukagua dakika za mkutano uliopita ili kuelewa ni habari gani ya kujumuisha na jinsi ya kuunda moja.

2/ Kuchukua kumbukumbu

Wakati wa mkutano, andika maelezo wazi na mafupi juu ya majadiliano na maamuzi yaliyofanywa. Unapaswa kuzingatia kunasa hoja muhimu, maamuzi, na vipengee vya kushughulikia, badala ya kuandika neno zima la mkutano. Hakikisha kuwa umejumuisha majina ya wazungumzaji au manukuu yoyote muhimu, na shughuli zozote au maamuzi. Na epuka kuandika kwa vifupisho au shorthand ambayo hufanya wengine wasielewe.

3/ Panga dakika

Kagua na upange madokezo yako ili uunde muhtasari thabiti na mafupi wa dakika zako baada ya mkutano. Unaweza kutumia vichwa na vidokezo ili kurahisisha kusoma dakika. Usichukue maoni ya kibinafsi au tafsiri za kibinafsi za majadiliano. Zingatia ukweli na yale yaliyokubaliwa wakati wa mkutano.

4/ Kurekodi maelezo

Dakika za mkutano wako zinapaswa kujumuisha maelezo yote muhimu, kama vile tarehe, saa, eneo na wahudhuriaji. Na taja mada zozote muhimu zilizojadiliwa, maamuzi, na vipengee vya kushughulikia vilivyopewa. Hakikisha umerekodi kura zozote zilizopigwa na matokeo ya majadiliano yoyote.

5/ Vitendo vya kufanya

Hakikisha umeorodhesha shughuli zozote ambazo ulikabidhiwa, ikijumuisha ni nani anayewajibika na tarehe ya mwisho ya kukamilishwa. Hii ni sehemu muhimu ya kumbukumbu za mkutano, kwani inahakikisha kwamba kila mtu anajua wajibu wake na ratiba ya kukamilisha.

6/ Mapitio na usambazaji

Unapaswa kukagua dakika kwa usahihi na ukamilifu, na kufanya marekebisho yoyote muhimu. Hakikisha kwamba pointi zote muhimu na maamuzi yanazingatiwa. Kisha, unaweza kusambaza dakika kwa waliohudhuria wote, ana kwa ana au kupitia barua pepe. Hifadhi nakala ya dakika katika eneo la kati kwa ufikiaji rahisi, kama vile hifadhi ya pamoja au mfumo wa hifadhi unaotegemea wingu.

7/ Ufuatiliaji

Hakikisha kwamba vipengee vya kushughulikia kutoka kwa mkutano vinafuatiliwa na kukamilishwa mara moja. Tumia dakika kufuatilia maendeleo na kuhakikisha kuwa maamuzi yanatekelezwa. Inakusaidia kudumisha uwajibikaji na kuhakikisha kuwa mkutano unaleta tija na ufanisi.

Mifano ya Dakika za Mkutano (+ Violezo)

1/ Dakika za Mkutano Mfano: Kiolezo Rahisi cha Mkutano

Kiwango cha maelezo na utata wa dakika rahisi za mkutano itategemea madhumuni ya mkutano na mahitaji ya shirika lako. 

Kwa ujumla, dakika rahisi za mkutano hutumiwa kwa madhumuni ya ndani na hazihitaji kuwa rasmi au kamili kama aina zingine za dakika za mkutano. 

Kwa hivyo, ikiwa unahitaji haraka na mkutano unahusu maudhui rahisi, yasiyo muhimu sana, unaweza kutumia kiolezo kifuatacho:

Kichwa cha Mkutano:[Ingiza Kichwa cha Mkutano]   Date: [Ingiza Tarehe]  muda:[Weka Wakati]   eneo:[Ingiza Mahali]   Waliohudhuria:[Ingiza Majina ya Waliohudhuria]   Samahani kwa Kutokuwepo: [Ingiza Majina] Agenda: [Ingiza Ajenda Kipengee 1] [Ingiza Ajenda Kipengee 2] [Ingiza Ajenda Kipengee 3] Muhtasari wa Mkutano: [Weka muhtasari wa majadiliano na maamuzi yaliyofanywa wakati wa mkutano, ikijumuisha mambo yoyote muhimu au mambo ya kushughulikia.] Vipengee vya Kushughulikia:  [Ingiza orodha ya majukumu yoyote ambayo yalitolewa wakati wa mkutano, ikijumuisha mhusika anayehusika na tarehe ya mwisho ya kukamilika.] Hatua zifuatazo:  [Ingiza hatua zozote zinazofuata au vipengele vya ufuatiliaji ambavyo vilijadiliwa wakati wa mkutano.] Kufunga hotuba:  [Ingiza maelezo yoyote ya kufunga au kuahirishwa kwa mkutano.] Sahihi: [Ingiza Sahihi ya Mtu Anayechukua Dakika]

2/ Dakika za Mkutano Mfano: Kiolezo cha Mkutano wa Bodi

Muhtasari wa mkutano wa bodi hurekodiwa na kusambazwa kwa wanachama wote, kutoa rekodi ya maamuzi yaliyofanywa na mwelekeo wa shirika. Kwa hivyo, inapaswa kuwa wazi, kamili, ya kina, na rasmi. Hapa kuna kiolezo cha dakika za mkutano wa bodi:

Kichwa cha Mkutano:Mkutano wa Bodi ya Wakurugenzi Date: [Ingiza Tarehe] muda: [Weka Wakati] eneo:[Ingiza Mahali] Waliohudhuria: [Ingiza Majina ya Waliohudhuria] Samahani kwa Kutokuwepo: [Ingiza Majina ya walioomba msamaha kwa kutokuwepo] Agenda: 1. Kuidhinishwa kwa kumbukumbu za mkutano uliopita  2. Mapitio ya ripoti ya fedha  3. Majadiliano ya mpango mkakati 4. Biashara nyingine yoyote Muhtasari wa Mkutano: 1. Kuidhinishwa kwa dakika za mkutano uliopita: [Ingiza mambo muhimu kutoka kwa mkutano uliopita yalikaguliwa na kuidhinishwa] 2. Mapitio ya ripoti ya fedha: [Ingiza muhtasari wa hali ya sasa ya kifedha na mapendekezo ya upangaji wa kifedha wa siku zijazo] 3. Majadiliano ya mpango mkakati: [Weka ambayo bodi ilijadili na kufanya masasisho ya mpango mkakati wa shirika] 4. Biashara nyingine yoyote: [Ingiza mambo mengine muhimu ambayo hayakujumuishwa kwenye ajenda] Vipengee vya Kushughulikia: [Ingiza orodha ya majukumu yoyote ambayo yalitolewa wakati wa mkutano, ikijumuisha mhusika na tarehe ya mwisho ya kukamilika] Hatua zifuatazo: Bodi itakuwa na mkutano wa kufuatilia katika [Ingiza Tarehe]. Kufunga hotuba: Mkutano uliahirishwa saa [Ingiza Saa]. Sahihi: [Ingiza Sahihi ya Mtu Anayechukua Dakika]

Hiki ni kiolezo cha msingi cha mkutano wa bodi, na unaweza kutaka kuongeza au kuondoa vipengele kulingana na mahitaji ya mkutano na shirika lako.

3/ Dakika za Mkutano Mfano: Kiolezo cha Usimamizi wa Mradi 

Huu hapa ni mfano wa dakika za mkutano kwa kiolezo cha usimamizi wa mradi:

Kichwa cha Mkutano: Mkutano wa Timu ya Usimamizi wa Mradi  Date: [Ingiza Tarehe] muda: [Weka Wakati] eneo:[Ingiza Mahali] Waliohudhuria: [Ingiza Majina ya Waliohudhuria] Samahani kwa Kutokuwepo: [Ingiza Majina ya walioomba msamaha kwa kutokuwepo] Agenda: 1. Mapitio ya hali ya mradi 2. Majadiliano ya hatari za mradi 3. Mapitio ya maendeleo ya timu 4. Biashara nyingine yoyote Muhtasari wa Mkutano: 1. Mapitio ya hali ya mradi: [Ingiza sasisho lolote kuhusu maendeleo na uangazie masuala yoyote yanayohitaji kushughulikiwa] 2. Majadiliano ya hatari za mradi: [Ingiza hatari zinazowezekana kwa mradi na mpango wa kupunguza hatari hizo] 3. Mapitio ya maendeleo ya timu: [Ingiza maendeleo yaliyokaguliwa na kujadili masuala yoyote yaliyojitokeza] 4 Biashara nyingine yoyote: [Ingiza mambo mengine yoyote muhimu ambayo hayakujumuishwa katika ajenda] Vipengee vya Kushughulikia: [Ingiza orodha ya majukumu yoyote ambayo yalitolewa wakati wa mkutano, ikijumuisha mhusika na tarehe ya mwisho ya kukamilika] Hatua zifuatazo: Timu itakuwa na mkutano wa kufuatilia katika [Ingiza Tarehe]. Kufunga hotuba: Mkutano uliahirishwa saa [Ingiza Saa]. Sahihi: [Ingiza Sahihi ya Mtu Anayechukua Dakika]

Vidokezo vya Kuunda Dakika Nzuri za Mikutano

Usisisitize kuhusu kunasa kila neno, lenga katika kuweka mada kuu, matokeo, maamuzi na vipengee vya kushughulikia. Weka majadiliano kwenye jukwaa la moja kwa moja ili uweze kupata maneno yote kwenye wavu moja kubwa🎣 -AhaSlides' ubao wa wazo ni zana angavu na rahisi kwa kila mtu kuwasilisha mawazo yake haraka. Hivi ndivyo unavyofanya:

Unda wasilisho jipya na yako AhaSlides akaunti, kisha uongeze slaidi ya Brainstorm katika sehemu ya "Kura".

Andika yako mada ya majadiliano, kisha ubofye "Present" ili kila mtu kwenye mkutano aweze kujiunga na kuwasilisha mawazo yake.

Inaonekana rahisi-peasy, sivyo? Jaribu kipengele hiki sasa, ni moja tu ya vipengele muhimu vya kukusaidia kuwezesha mikutano yako kwa mijadala hai na thabiti.

jaribu ahaslides

Kuchukua Muhimu

Madhumuni ya kumbukumbu za mkutano ni kutoa muhtasari wa hali ya juu wa mkutano kwa wale ambao hawakuweza kuhudhuria, pamoja na kuweka rekodi ya matokeo ya mkutano. Kwa hiyo, dakika zinapaswa kupangwa na rahisi kuelewa, zikionyesha habari muhimu zaidi kwa uwazi na kwa ufupi.

Tags: Kikao cha biashara

Kushiriki