వ్యాపారాలు మరియు సంస్థలలో సమావేశాలు కీలక పాత్ర పోషిస్తాయి, సమస్యలను చర్చించడానికి మరియు పరిష్కరించడానికి మరియు పురోగతిని నడపడానికి అంతర్గత వ్యవహారాలను నిర్వహించడానికి వేదికగా పనిచేస్తాయి. ఈ సమావేశాల సారాంశాన్ని సంగ్రహించడానికి, వర్చువల్ లేదా వ్యక్తిగతంగా, సమావేశ అంశాలు or సమావేశ నిమిషాలు (MoM) నోట్స్ తీసుకోవడం, చర్చించిన కీలక అంశాలను సంగ్రహించడం మరియు చేరుకున్న నిర్ణయాలు మరియు తీర్మానాలను ట్రాక్ చేయడంలో కీలకమైనవి.
ఈ కథనం సమర్థవంతమైన సమావేశ నిమిషాలను వ్రాయడంలో మీకు మార్గనిర్దేశం చేస్తుంది, ఉదాహరణలు మరియు టెంప్లేట్‌లతో పాటు అనుసరించాల్సిన ఉత్తమ పద్ధతులతో.
విషయ సూచిక
- సమావేశ నిమిషాలు ఏమిటి?
- మినిట్-టేకర్ ఎవరు?
- మీటింగ్ మినిట్స్ ఎలా వ్రాయాలి
- సమావేశ నిమిషాల ఉదాహరణలు (+ టెంప్లేట్‌లు)
- మంచి సమావేశ నిమిషాలను రూపొందించడానికి చిట్కాలు
- కీ టేకావేస్
మీటింగ్ మినిట్స్ | freepik.comసమావేశ నిమిషాలు ఏమిటి?
మీటింగ్ మినిట్స్ అనేది మీటింగ్ సమయంలో జరిగే చర్చలు, నిర్ణయాలు మరియు చర్య అంశాల వ్రాతపూర్వక రికార్డు.
- వారు హాజరైన వారందరికీ మరియు హాజరు కాలేని వారికి సూచన మరియు సమాచార వనరుగా పనిచేస్తారు.
- ముఖ్యమైన సమాచారం మరచిపోకుండా మరియు చర్చించిన వాటి గురించి మరియు ఏ చర్యలు తీసుకోవాలో అందరూ ఒకే పేజీలో ఉండేలా వారు సహాయం చేస్తారు.
- సమావేశంలో తీసుకున్న నిర్ణయాలు మరియు కట్టుబాట్లను డాక్యుమెంట్ చేయడం ద్వారా వారు జవాబుదారీతనం మరియు పారదర్శకతను కూడా అందిస్తారు.
మినిట్-టేకర్ ఎవరు?
సమావేశంలో తీసుకున్న చర్చలు మరియు నిర్ణయాలను ఖచ్చితంగా రికార్డ్ చేయడానికి మినిట్-టేకర్ బాధ్యత వహిస్తాడు.
వారు అడ్మినిస్ట్రేటివ్ ఆఫీసర్, సెక్రటరీ, అసిస్టెంట్ లేదా మేనేజర్ లేదా టాస్క్‌ను నిర్వహిస్తున్న వాలంటీర్ టీమ్ మెంబర్ కావచ్చు. నిమిషం-టేకర్ మంచి సంస్థ మరియు నోట్-టేకింగ్ కలిగి ఉండటం చాలా అవసరం మరియు చర్చలను సమర్థవంతంగా క్లుప్తీకరించవచ్చు.
సమావేశ అంశాలుAhaSlidesతో ఫన్ మీటింగ్ హాజరు
ఒకే సమయంలో ప్రజలను సమీకరించండి
ప్రతి టేబుల్‌కి వచ్చి వ్యక్తులు కనిపించకపోతే వారిని 'చెక్' చేసే బదులు, ఇప్పుడు, మీరు AhaSlidesతో సరదాగా ఇంటరాక్టివ్ క్విజ్‌ల ద్వారా ప్రజల దృష్టిని సేకరించి హాజరును తనిఖీ చేయవచ్చు!
🚀 ఉచిత టెంప్లేట్‌లను పొందండి ☁️మీటింగ్ మినిట్స్ ఎలా వ్రాయాలి
సమర్థవంతమైన సమావేశ నిమిషాల కోసం, ముందుగా, అవి ఆబ్జెక్టివ్‌గా ఉండాలి, సమావేశానికి సంబంధించిన వాస్తవ రికార్డుగా ఉండాలి, మరియు వ్యక్తిగత అభిప్రాయాలు లేదా చర్చల యొక్క ఆత్మాశ్రయ వివరణలను నివారించండి. తరువాత, ఇది క్లుప్తంగా, స్పష్టంగా మరియు సులభంగా అర్థం చేసుకోవాలి,ప్రధాన అంశాలపై మాత్రమే దృష్టి పెట్టండి మరియు అనవసరమైన వివరాలను జోడించకుండా ఉండండి. చివరగా, ఇది ఖచ్చితంగా ఉండాలి మరియు రికార్డ్ చేయబడిన సమాచారం అంతా తాజాగా మరియు సంబంధితంగా ఉండేలా చూసుకోవాలి.
ఈ క్రింది దశలను ఉపయోగించి సమావేశ నిమిషాలను వ్రాయడం యొక్క వివరాలలోకి వెళ్దాం!
సమావేశ నిమిషాల 8 ముఖ్యమైన భాగాలు
- సమావేశం తేదీ, సమయం మరియు స్థానం
- హాజరైన వారి జాబితా మరియు గైర్హాజరైనందుకు ఏదైనా క్షమాపణలు
- సమావేశం యొక్క ఎజెండా మరియు ఉద్దేశ్యం
- చర్చలు మరియు తీసుకున్న నిర్ణయాల సారాంశం
- తీసుకున్న ఓట్లు మరియు వాటి ఫలితాలు
- బాధ్యతాయుతమైన పార్టీ మరియు పూర్తి చేయడానికి గడువుతో సహా చర్య అంశాలు
- ఏదైనా తదుపరి దశలు లేదా తదుపరి అంశాలు
- సమావేశం ముగింపు వ్యాఖ్యలు లేదా వాయిదా
మీటింగ్ మినిట్స్ ఎలా వ్రాయాలిసమర్థవంతమైన సమావేశ నిమిషాలను వ్రాయడానికి దశలు
1/ తయారీ
సమావేశానికి ముందు, మీటింగ్ ఎజెండా మరియు ఏవైనా సంబంధిత బ్యాక్‌గ్రౌండ్ మెటీరియల్‌లతో మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి. ల్యాప్‌టాప్, నోట్‌ప్యాడ్ మరియు పెన్ వంటి అవసరమైన అన్ని సాధనాలు మీ వద్ద ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. ఏ సమాచారాన్ని చేర్చాలి మరియు దానిని ఎలా ఫార్మాట్ చేయాలి అనే దాని గురించి అవగాహన పొందడానికి మునుపటి సమావేశ నిమిషాలను సమీక్షించడం కూడా మంచిది.
2/ నోట్-టేకింగ్
సమావేశంలో, చర్చలు మరియు తీసుకున్న నిర్ణయాలపై స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త గమనికలను తీసుకోండి. మీరు మీటింగ్ మొత్తాన్ని అక్షరాలా లిప్యంతరీకరించడం కంటే కీలకమైన అంశాలు, నిర్ణయాలు మరియు చర్య అంశాలను క్యాప్చర్ చేయడంపై దృష్టి పెట్టాలి. స్పీకర్ల పేర్లు లేదా ఏవైనా కీలకమైన కోట్‌లు మరియు ఏదైనా చర్య అంశాలు లేదా నిర్ణయాలను చేర్చారని నిర్ధారించుకోండి. మరియు ఇతరులకు అర్థం కాని సంక్షిప్తాలు లేదా సంక్షిప్తలిపిలో రాయడం మానుకోండి.
3/ నిమిషాలను నిర్వహించండి
సమావేశం తర్వాత మీ నిమిషాల యొక్క పొందికైన మరియు సంక్షిప్త సారాంశాన్ని రూపొందించడానికి మీ గమనికలను సమీక్షించండి మరియు నిర్వహించండి. నిమిషాలను సులభంగా చదవడానికి మీరు హెడ్డింగ్‌లు మరియు బుల్లెట్ పాయింట్‌లను ఉపయోగించవచ్చు. చర్చకు సంబంధించిన వ్యక్తిగత అభిప్రాయాలు లేదా ఆత్మాశ్రయ వివరణలను తీసుకోవద్దు. వాస్తవాలు మరియు సమావేశంలో అంగీకరించిన వాటిపై దృష్టి పెట్టండి.
4/ వివరాలను నమోదు చేయడం
మీ సమావేశ నిమిషాల్లో తేదీ, సమయం, స్థానం మరియు హాజరైన వారి వంటి అన్ని సంబంధిత వివరాలు ఉండాలి. మరియు చర్చించబడిన ఏవైనా ముఖ్యమైన అంశాలు, నిర్ణయాలు మరియు కేటాయించిన చర్య అంశాలను పేర్కొనండి. తీసుకోబడిన ఏవైనా ఓట్లను మరియు ఏవైనా చర్చల ఫలితాలను తప్పకుండా రికార్డ్ చేయండి.
5/ యాక్షన్ అంశాలు
ఎవరు బాధ్యత వహిస్తారు మరియు పూర్తి చేయడానికి గడువుతో సహా కేటాయించిన ఏదైనా చర్య అంశాలను జాబితా చేసినట్లు నిర్ధారించుకోండి. సమావేశ నిమిషాల్లో ఇది కీలకమైన భాగం, ఎందుకంటే ప్రతి ఒక్కరూ తమ బాధ్యతలను మరియు వాటిని పూర్తి చేయడానికి టైమ్‌లైన్‌ని తెలుసుకునేలా చేస్తుంది.
6/ సమీక్ష మరియు పంపిణీ
మీరు ఖచ్చితత్వం మరియు సంపూర్ణత కోసం నిమిషాలను సమీక్షించాలి మరియు ఏవైనా అవసరమైన పునర్విమర్శలు చేయాలి. అన్ని కీలక అంశాలు మరియు నిర్ణయాలను గుర్తించినట్లు నిర్ధారించుకోండి. అప్పుడు, మీరు వ్యక్తిగతంగా లేదా ఇమెయిల్ ద్వారా హాజరైన వారందరికీ నిమిషాలను పంపిణీ చేయవచ్చు. షేర్డ్ డ్రైవ్ లేదా క్లౌడ్ ఆధారిత నిల్వ ప్లాట్‌ఫారమ్ వంటి సులభ ప్రాప్యత కోసం నిమిషాల కాపీని కేంద్రీకృత ప్రదేశంలో నిల్వ చేయండి.
7/ ఫాలో-అప్
మీటింగ్‌లోని చర్య అంశాలు ఫాలోఅప్ చేయబడి, తక్షణమే పూర్తవుతున్నాయని నిర్ధారించుకోండి. పురోగతిని ట్రాక్ చేయడానికి నిమిషాలను ఉపయోగించండి మరియు నిర్ణయాలు అమలులో ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. ఇది మీరు జవాబుదారీతనాన్ని కొనసాగించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు సమావేశం ఉత్పాదకంగా మరియు ప్రభావవంతంగా ఉందని నిర్ధారిస్తుంది.
సమావేశ నిమిషాల ఉదాహరణలు (+ టెంప్లేట్‌లు)
1/ మీటింగ్ నిమిషాల ఉదాహరణ: సాధారణ సమావేశ టెంప్లేట్
సాధారణ సమావేశ నిమిషాల వివరాలు మరియు సంక్లిష్టత స్థాయి సమావేశం యొక్క ఉద్దేశ్యం మరియు మీ సంస్థ యొక్క అవసరాలపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
సాధారణంగా, సాధారణ సమావేశ నిమిషాలు అంతర్గత ప్రయోజనాల కోసం ఉపయోగించబడతాయి మరియు ఇతర రకాల సమావేశ నిమిషాల వలె అధికారికంగా లేదా సమగ్రంగా ఉండవలసిన అవసరం లేదు.
కాబట్టి, మీకు అత్యవసరంగా అవసరమైతే మరియు సమావేశం సాధారణమైన, అంత ముఖ్యమైనది కాని కంటెంట్ చుట్టూ తిరుగుతుంటే, మీరు క్రింది టెంప్లేట్‌ని ఉపయోగించవచ్చు:
| సమావేశం శీర్షిక:[సమావేశం శీర్షికను చొప్పించు] తేదీ: [తేదీని చొప్పించు] సమయం:[సమయం చొప్పించు] స్థానం:[స్థానాన్ని చొప్పించు] హాజర్:[హాజరైన వారి పేర్లను చొప్పించండి] గైర్హాజరు కోసం క్షమాపణలు: [పేర్లను చొప్పించు]ఎజెండా:[అజెండా అంశం 1ని చొప్పించండి][అజెండా అంశం 2ని చొప్పించండి][అజెండా అంశం 3ని చొప్పించండి]సమావేశ సారాంశం:[ఏదైనా కీలకమైన అంశాలు లేదా చర్య అంశాలతో సహా సమావేశంలో చేసిన చర్చలు మరియు నిర్ణయాల సారాంశాన్ని చొప్పించండి.]యాక్షన్ అంశాలు: [బాధ్యత కలిగిన పార్టీ మరియు పూర్తి చేయడానికి గడువుతో సహా మీటింగ్ సమయంలో కేటాయించబడిన ఏవైనా చర్య అంశాల జాబితాను చొప్పించండి.]తదుపరి దశలు: [సమావేశంలో చర్చించబడిన ఏవైనా తదుపరి దశలు లేదా తదుపరి అంశాలను చొప్పించండి.]ముగింపు వ్యాఖ్యలు: [సమావేశం యొక్క ఏదైనా ముగింపు వ్యాఖ్యలు లేదా వాయిదా వేయండి.]సంతకం: [నిమిషాలు తీసుకునే వ్యక్తి సంతకాన్ని చొప్పించండి] |
2/ మీటింగ్ నిమిషాల ఉదాహరణ: బోర్డ్ మీటింగ్ టెంప్లేట్
బోర్డ్ మీటింగ్ మినిట్స్ రికార్డ్ చేయబడి, సభ్యులందరికీ పంపిణీ చేయబడతాయి, తీసుకున్న నిర్ణయాలు మరియు సంస్థ యొక్క దిశ యొక్క రికార్డును అందిస్తాయి. కాబట్టి, ఇది స్పష్టంగా, పూర్తి, వివరంగా మరియు అధికారికంగా ఉండాలి. బోర్డు సమావేశ నిమిషాల టెంప్లేట్ ఇక్కడ ఉంది:
| సమావేశం శీర్షిక:బోర్డ్ ఆఫ్ డైరెక్టర్స్ మీటింగ్ తేదీ: [తేదీని చొప్పించు]సమయం: [సమయం చొప్పించు]స్థానం:[స్థానాన్ని చొప్పించు] హాజర్: [హాజరైన వారి పేర్లను చొప్పించండి]గైర్హాజరు కోసం క్షమాపణలు: [గైర్హాజరు కోసం క్షమాపణ చెప్పిన వారి పేర్లను చొప్పించండి]ఎజెండా:1. మునుపటి సమావేశ నిమిషాల ఆమోదం 2. ఆర్థిక నివేదిక సమీక్ష 3. వ్యూహాత్మక ప్రణాళికపై చర్చ4. ఏదైనా ఇతర వ్యాపారంసమావేశ సారాంశం:1. మునుపటి సమావేశ నిమిషాల ఆమోదం: [మునుపటి సమావేశంలోని ఇన్సర్ట్ ముఖ్యాంశాలు సమీక్షించబడ్డాయి మరియు ఆమోదించబడ్డాయి]2. ఆర్థిక నివేదిక సమీక్ష: [ప్రస్తుత ఆర్థిక పరిస్థితి యొక్క ముఖ్యాంశాలు మరియు భవిష్యత్ ఆర్థిక ప్రణాళిక కోసం సిఫార్సులను చొప్పించండి]3. వ్యూహాత్మక ప్రణాళిక యొక్క చర్చ: [బోర్డు చర్చించిన మరియు సంస్థ యొక్క వ్యూహాత్మక ప్రణాళికకు నవీకరణలను చొప్పించండి]4. ఏదైనా ఇతర వ్యాపారం: [ఎజెండాలో చేర్చని ఏవైనా ఇతర ముఖ్యమైన విషయాలను చొప్పించండి]యాక్షన్ అంశాలు:[బాధ్యత కలిగిన పక్షం మరియు పూర్తి చేయడానికి గడువుతో సహా మీటింగ్ సమయంలో కేటాయించిన ఏదైనా చర్య అంశాల జాబితాను చొప్పించండి]తదుపరి దశలు:[ఇన్సర్ట్ డేట్]లో బోర్డు తదుపరి సమావేశాన్ని కలిగి ఉంటుంది.ముగింపు వ్యాఖ్యలు:సమావేశం [ఇన్సర్ట్ టైమ్]కి వాయిదా పడింది.సంతకం: [నిమిషాలు తీసుకునే వ్యక్తి సంతకాన్ని చొప్పించండి] |
ఇది ప్రాథమిక బోర్డ్ మీటింగ్ టెంప్లేట్ మరియు మీ సమావేశం మరియు సంస్థ యొక్క అవసరాలను బట్టి మీరు ఎలిమెంట్‌లను జోడించవచ్చు లేదా తీసివేయవచ్చు.
3/ మీటింగ్ నిమిషాల ఉదాహరణ: ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టెంప్లేట్
ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టెంప్లేట్ కోసం సమావేశ నిమిషాల ఉదాహరణ ఇక్కడ ఉంది:
| సమావేశం శీర్షిక: ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టీమ్ మీటింగ్ తేదీ: [తేదీని చొప్పించు]సమయం: [సమయం చొప్పించు]స్థానం:[స్థానాన్ని చొప్పించు] హాజర్: [హాజరైన వారి పేర్లను చొప్పించండి]గైర్హాజరు కోసం క్షమాపణలు: [గైర్హాజరు కోసం క్షమాపణ చెప్పిన వారి పేర్లను చొప్పించండి]ఎజెండా:1. ప్రాజెక్ట్ స్థితి యొక్క సమీక్ష2. ప్రాజెక్ట్ ప్రమాదాల చర్చ3. జట్టు పురోగతి యొక్క సమీక్ష4. ఏదైనా ఇతర వ్యాపారంసమావేశ సారాంశం:1. ప్రాజెక్ట్ స్థితి యొక్క సమీక్ష: [పురోగతిపై ఏదైనా నవీకరణను చొప్పించండి మరియు పరిష్కరించాల్సిన ఏవైనా సమస్యలను హైలైట్ చేయండి]2. ప్రాజెక్ట్ రిస్క్‌ల చర్చ: [ప్రాజెక్ట్‌కు సంభావ్య ప్రమాదాలను చొప్పించండి మరియు ఆ నష్టాలను తగ్గించడానికి ఒక ప్రణాళిక]3. బృందం పురోగతి యొక్క సమీక్ష: [సమీక్షించిన పురోగతిని చొప్పించండి మరియు ఏవైనా సమస్యలు తలెత్తితే చర్చించండి]4 ఏదైనా ఇతర వ్యాపారం: [ఎజెండాలో చేర్చని ఏవైనా ఇతర ముఖ్యమైన విషయాలను చొప్పించండి]యాక్షన్ అంశాలు:[బాధ్యత కలిగిన పక్షం మరియు పూర్తి చేయడానికి గడువుతో సహా మీటింగ్ సమయంలో కేటాయించిన ఏదైనా చర్య అంశాల జాబితాను చొప్పించండి]తదుపరి దశలు:[తేదీని చొప్పించు]లో బృందం తదుపరి సమావేశాన్ని కలిగి ఉంటుంది.ముగింపు వ్యాఖ్యలు:సమావేశం [ఇన్సర్ట్ టైమ్]కి వాయిదా పడింది.సంతకం: [నిమిషాలు తీసుకునే వ్యక్తి సంతకాన్ని చొప్పించండి] |
మంచి సమావేశ నిమిషాలను రూపొందించడానికి చిట్కాలు
ప్రతి పదాన్ని సంగ్రహించడం గురించి ఒత్తిడి చేయవద్దు, ప్రధాన అంశాలు, ఫలితాలు, నిర్ణయాలు మరియు చర్య అంశాలను లాగిన్ చేయడంపై దృష్టి పెట్టండి. చర్చలను లైవ్ ప్లాట్‌ఫారమ్‌లో ఉంచండి, తద్వారా మీరు అన్ని పదాలను పెద్ద నెట్‌లోకి పట్టుకోవచ్చు🎣 -AhaSlides 'ఐడియా బోర్డ్ ఒక సహజమైన మరియు సరళమైన సాధనం ప్రతి ఒక్కరూ తమ ఆలోచనలను త్వరగా సమర్పించడానికి. మీరు దీన్ని ఎలా చేస్తారో ఇక్కడ ఉంది:
మీతో కొత్త ప్రెజెంటేషన్‌ని సృష్టించండి అహాస్లైడ్స్ ఖాతా, ఆపై "పోల్" విభాగంలో బ్రెయిన్‌స్టార్మ్ స్లయిడ్‌ను జోడించండి.
మీ వ్రాయండి చర్చనీయాంశం, ఆపై "ప్రెజెంట్" నొక్కండి, తద్వారా మీటింగ్‌లోని ప్రతి ఒక్కరూ చేరవచ్చు మరియు వారి ఆలోచనలను సమర్పించవచ్చు.
AhaSlides ఆలోచన బోర్డ్‌తో, ప్రతి ఒక్కరికీ వాయిస్ ఉంటుంది మరియు మీరు సమావేశ నిమిషాలను కూడా సులభంగా ట్రాక్ చేయవచ్చుతేలికగా అనిపిస్తుంది, కాదా? ఇప్పుడే ఈ ఫీచర్‌ని ప్రయత్నించండి, ఉల్లాసమైన, బలమైన చర్చలతో మీ సమావేశాలను సులభతరం చేయడంలో సహాయపడే ఉపయోగకరమైన ఫీచర్‌లలో ఇది ఒకటి.
కీ టేకావేస్
మీటింగ్ మినిట్స్ యొక్క ఉద్దేశ్యం ఏమిటంటే, హాజరు కాలేకపోయిన వారి కోసం మీటింగ్ యొక్క ఉన్నత-స్థాయి అవలోకనాన్ని అందించడం, అలాగే సమావేశ ఫలితాల రికార్డును ఉంచడం. అందువల్ల, నిమిషాలు నిర్వహించబడాలి మరియు సులభంగా అర్థం చేసుకోవాలి, చాలా ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా హైలైట్ చేయాలి.
టాగ్లు: వ్యాపార సమావేశం
