ఏమిటి ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక ప్రక్రియ ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణలో?

Good project management includes five fundamental steps: Starting Initiation, Planning, Execution, Monitoring and Control, and finishing with Closure. It is important to note that none of the successful projects can ignore any of these stages, especially a project planning process which keeps everything to follow track, such as being delivered on time and within budget.

ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక అనేది ప్రాజెక్ట్ జీవిత చక్రం యొక్క గుండె వద్ద ఉంది, అంటే ఇది అత్యంత సవాలుగా ఉండే దశ. అయితే, అక్కడికి చేరుకోవడానికి ఎల్లప్పుడూ ఒక మార్గం ఉంటుంది.

ఈ కథనంలో, మేము ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక, నిర్వచనం, ఉదాహరణలు, ప్రక్రియ మరియు ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక ప్రక్రియను బాగా అర్థం చేసుకోవడంలో మరియు దాని ఇబ్బందులను ఎలా ఎదుర్కోవాలో తెలుసుకోవడానికి మీకు సహాయపడే కొన్ని ప్రణాళిక సాధనాల గురించి మరింత తెలుసుకుంటాము. 

మంచి ఎంగేజ్‌మెంట్ కోసం చిట్కాలు

• ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ
• ప్రాజెక్ట్ షెడ్యూల్ ఉదాహరణ
• జలపాతం పద్దతి

ప్రాజెక్ట్ ప్లానింగ్ యొక్క నిర్వచనం ఏమిటి?

నిర్ణీత కాల వ్యవధిలో నిర్దిష్ట లక్ష్యాన్ని సాధించడానికి అవసరమైన దశలు మరియు వనరులను వివరించడం, నిర్వహించడం మరియు వ్యూహరచన చేయడం వంటి క్రమబద్ధమైన ప్రక్రియగా ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికను నిర్వచించవచ్చు. ఇది లక్ష్యాలను గుర్తించడం, రోడ్‌మ్యాప్‌ను ఏర్పాటు చేయడం మరియు ఉత్పాదకతను ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి మరియు నష్టాలను తగ్గించడానికి వనరులను కేటాయించడం వంటి క్రియాశీలక విధానం.

సంబంధిత: వ్యూహాత్మక నిర్వహణ ప్రక్రియ | 7 ఉత్తమ చిట్కాలతో అల్టిమేట్ గైడ్

7 Stages of the Project Planning Process

ఈ భాగంలో, మేము ఈ క్రింది విధంగా ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికలో పాల్గొన్న 7 దశలను పరిశీలిస్తాము:

దశ 1: ప్రాజెక్ట్ లక్ష్యాలు మరియు స్కోప్‌లను నిర్వచించడం

ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక ప్రక్రియ యొక్క ప్రారంభ దశ ప్రాజెక్ట్ లక్ష్యాలు మరియు పరిధిని స్పష్టంగా నిర్వచించడం చుట్టూ తిరుగుతుంది. ఇది ఆశించిన ఫలితాలను అర్థం చేసుకోవడం, వాటాదారులను గుర్తించడం మరియు కొలవగల లక్ష్యాలను ఏర్పరచడం. ప్రాజెక్ట్ సరిహద్దులు, డెలివరీలు మరియు పరిమితులను నిర్వచించడం తదుపరి ప్రణాళిక కార్యకలాపాలకు పునాదిని ఏర్పరుస్తుంది.

ఉదాహరణకు, Nike వచ్చే ఏడాది 3,00,000 యూనిట్లను విక్రయించాలనే లక్ష్యాన్ని నిర్దేశించింది, ఇది ప్రస్తుత అమ్మకాలతో పోలిస్తే 30% పెరుగుతుంది.

దశ 2: సమగ్ర ప్రాజెక్ట్ అసెస్‌మెంట్ నిర్వహించడం

A thorough project assessment is crucial for informed decision-making and risk mitigation. This stage involves conducting a detailed analysis of project requirements, resources, potential risks, and dependencies. By assessing the project's feasibility, viability, and potential challenges, planners can identify critical success factors and develop strategies to address potential roadblocks.

దశ 3: వర్క్ బ్రేక్‌డౌన్ స్ట్రక్చర్ (WBS) అభివృద్ధి చేయడం

ఈ ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక దశలో, మొత్తం ప్రాజెక్ట్ చిన్న, నిర్వహించదగిన భాగాలుగా విభజించబడింది. ఈ విధానాన్ని వర్క్ బ్రేక్‌డౌన్ స్ట్రక్చర్ (WBS) అని పిలుస్తారు, ఇది టాస్క్‌లు, సబ్-టాస్క్‌లు మరియు డెలివరీల యొక్క క్రమానుగత ప్రాతినిధ్యాన్ని అందిస్తుంది, స్పష్టత మరియు సంస్థను నిర్ధారిస్తుంది. ఇది వనరుల కేటాయింపు మరియు టాస్క్ సీక్వెన్సింగ్‌ను సులభతరం చేస్తుంది మరియు ప్రాజెక్ట్ అమలు కోసం తార్కిక ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను ఏర్పాటు చేస్తుంది.

దశ 4: వనరులను అంచనా వేయడం మరియు కాలక్రమాలను ఏర్పాటు చేయడం

ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక విజయానికి వనరుల అంచనా మరియు కాలక్రమం ఏర్పాటు కూడా కీలకం. ఈ దశ ప్రతి పనికి అవసరమైన సిబ్బంది, బడ్జెట్ కేటాయింపులు మరియు సామగ్రిని నిర్ణయించడం లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది. టాస్క్ డిపెండెన్సీలు, ప్రాధాన్యతలు మరియు అందుబాటులో ఉన్న వనరులను పరిగణనలోకి తీసుకోవడం ద్వారా, ప్లానర్‌లు లేదా మేనేజర్‌లు వాస్తవిక టైమ్‌లైన్‌లను అభివృద్ధి చేయవచ్చు, అలాగే కీలక మైలురాళ్లను గుర్తించవచ్చు.

స్టేజ్ 5: రిస్క్ ఐడెంటిఫికేషన్ అండ్ మిటిగేషన్ స్ట్రాటజీస్

No project is immune to risks, and addressing them early on is vital to processing a plan. During this stage, potential risks and uncertainties are identified, analyzed, and prioritized. Proactive strategies are developed to mitigate risks, encompassing contingency plans, risk transfer mechanisms, and alternative courses of action. Regular risk monitoring and assessment ensure adaptability throughout the project's lifecycle.

దశ 6: కమ్యూనికేషన్ మరియు వాటాదారుల నిశ్చితార్థం

Like glue, effective communication can hold a project together. Establishing a communication plan that outlines channels, frequency, and stakeholders' involvement is imperative. Regular status updates, progress reports, and collaborative discussions foster transparency, enhance coordination, and manage stakeholder expectations.

దశ 7: పర్యవేక్షణ, నియంత్రణ మరియు మూల్యాంకనం

సమర్థవంతమైన ప్రాజెక్ట్ ప్లానింగ్ ఫ్రేమ్‌వర్క్ యొక్క తుది దశకు రావడం అనేది నిరంతర పర్యవేక్షణ మరియు మూల్యాంకన దశ. ఈ దశ పురోగతిని ట్రాక్ చేయడం, స్థాపించబడిన మైలురాళ్లతో పోల్చడం మరియు విచలనాలను గుర్తించడంపై దృష్టి పెడుతుంది. అవసరమైతే, ప్రాజెక్ట్ను దాని లక్ష్యాలతో సరిచేయడానికి సర్దుబాట్లు చేయబడతాయి. నేర్చుకున్న పాఠాలు డాక్యుమెంట్ చేయబడి, జ్ఞాన బదిలీని మరియు భవిష్యత్తు అభివృద్ధిని ప్రారంభిస్తాయి.

What are the Components of Project Planning?

ప్రాజెక్ట్ ప్లానింగ్ ప్రక్రియ యొక్క 7 ముఖ్య భాగాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:

• నిర్వహణలో ప్రణాళిక యొక్క పరిధి: ప్రాజెక్ట్ యొక్క సరిహద్దులు మరియు లక్ష్యాలను స్పష్టంగా నిర్వచించండి.
• వర్క్ బ్రేక్‌డౌన్ స్ట్రక్చర్ (WBS): ప్రాజెక్ట్‌ను చిన్న, నిర్వహించదగిన పనులుగా విభజించడం.
• కాలక్రమం మరియు మైలురాళ్ళు: వాస్తవిక టైమ్‌లైన్‌ని ఏర్పాటు చేయడం మరియు పురోగతిని ట్రాక్ చేయడానికి మైలురాళ్లను సెట్ చేయడం.
• వనరుల కేటాయింపు: సిబ్బంది, బడ్జెట్ మరియు సామగ్రితో సహా అవసరమైన వనరులను గుర్తించడం మరియు కేటాయించడం.
• రిస్క్ అనాలిసిస్ అండ్ మిటిగేషన్: సంభావ్య ప్రమాదాలను గుర్తించడం మరియు వాటిని తగ్గించడానికి వ్యూహాలను అభివృద్ధి చేయడం.
• కమ్యూనికేషన్ ప్లాన్: ప్రాజెక్ట్ వాటాదారుల మధ్య సమన్వయం మరియు సహకారాన్ని సులభతరం చేయడానికి సమర్థవంతమైన కమ్యూనికేషన్ మార్గాలను ఏర్పాటు చేయడం.
• పర్యవేక్షణ మరియు మూల్యాంకనం: ప్రాజెక్ట్ పురోగతిని పర్యవేక్షించడానికి మరియు ముందే నిర్వచించిన KPIలకు వ్యతిరేకంగా పనితీరును అంచనా వేయడానికి మెకానిజమ్‌లను అమలు చేయడం.

Why is the Project Planning Process Necessary?

ఇది ప్రాజెక్ట్ పనితీరును మరియు విజయం యొక్క అవకాశాన్ని పెంచుతుంది

There are a number of reasons why projects fail and one of them is the failure to define objectives, goals, and responsibilities among team members (close to 39% estimated). The project won't run smoothly if team members are confused about their individual roles and responsibilities. Furthermore, the lack of clear objectives and goals or misunderstanding the direction and purpose of the project can lead to misalignment and a lack of focus, resulting in unexpected glitches, and scope creep.

ఇది జట్టు సహకారం మరియు కమ్యూనికేషన్‌ను మెరుగుపరుస్తుంది 

ఒక చక్కటి వ్యవస్థీకృత ప్రణాళిక జట్టు సభ్యులకు సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మరియు సహకరించడానికి అవకాశాన్ని సృష్టిస్తుంది. ప్రత్యేకించి క్రాస్ డిపార్ట్‌మెంటల్ లేదా క్రాస్-కంపెనీ ప్రాజెక్ట్‌ల విషయానికి వస్తే, అనేక మంది సిబ్బంది మరియు వివిధ నేపథ్యాల నిపుణుల ప్రమేయంతో కలిసి పని చేయడంతో, ప్రణాళిక పాత్ర మరింత స్పష్టంగా ఉంటుంది. ఫలితంగా, స్పష్టమైన కమ్యూనికేషన్ మరియు సహకారం జట్టుకృషిని మెరుగుపరుస్తుంది, భాగస్వామ్య దృష్టిని ప్రోత్సహిస్తుంది, తక్కువ ఉద్యోగుల సంఘర్షణలు మరియు సానుకూల ప్రాజెక్ట్ వాతావరణాన్ని ప్రోత్సహిస్తుంది.

ఇది వనరుల ఆప్టిమైజేషన్‌ను నిర్ధారిస్తుంది

సమయం, మానవ వనరులు, బడ్జెట్, పరికరాలు మరియు సామగ్రితో సహా వనరులను ఉత్తమంగా ఉపయోగించుకోవడానికి ప్రణాళిక అనేది అంతిమ అభ్యాసం. అవసరమైన వనరులను ముందుగానే గుర్తించడం ద్వారా, ప్రాజెక్ట్ బృందం సరైన సమయంలో సరైన వనరులు అందుబాటులో ఉన్నాయని, ఆలస్యాలను తగ్గించడం మరియు నకిలీ చేయడం, అలాగే సామర్థ్యాన్ని ఆప్టిమైజ్ చేయడం వంటివి చేయవచ్చు.

ఇది ప్రమాదాలు మరియు ఊహించని సమస్యలను తగ్గిస్తుంది

ప్రమాదాలను ముందుగానే గుర్తించడం ద్వారా, ప్రాజెక్ట్ బృందం రిస్క్ రెస్పాన్స్ ప్లానింగ్ వ్యూహాలను మరియు వాటిని పరిష్కరించడానికి ఆకస్మిక ప్రణాళికలను అభివృద్ధి చేయవచ్చు. ఈ ప్రోయాక్టివ్ విధానం ప్రమాదాల సంభావ్యత మరియు ప్రభావాన్ని తగ్గించడంలో సహాయపడుతుంది, ప్రాజెక్ట్ పనితీరును మెరుగుపరుస్తుంది మరియు వైఫల్యం అవకాశాలను తగ్గిస్తుంది.

What is the Best Project Planning Process?

For better project planning as well as overcoming challenges that might be encountered during the planning, it is worth considering some project planning methodologies. They refer to structured approaches and frameworks used to effectively plan and manage projects.

జలపాతం ప్రణాళిక

వాటర్‌ఫాల్ మెథడాలజీ అనేది ప్రాజెక్ట్‌ను విభిన్న దశలుగా విభజించే ఒక సీక్వెన్షియల్ విధానం, ఇది ప్రతి దశను మునుపటి దశగా నిర్మిస్తుంది. ఇది ఒక సరళ పురోగతిని అనుసరిస్తుంది, ఇక్కడ ప్రతి దశ తదుపరి దశకు వెళ్లే ముందు పూర్తి చేయాలి. కీలక దశల్లో సాధారణంగా అవసరాల సేకరణ, రూపకల్పన, అభివృద్ధి, పరీక్ష, విస్తరణ మరియు నిర్వహణ ఉంటాయి. జలపాతం బాగా నిర్వచించబడిన మరియు స్థిరమైన అవసరాలు కలిగిన ప్రాజెక్టులకు బాగా సరిపోతుంది.

PRINCE2 (నియంత్రిత వాతావరణంలో ప్రాజెక్ట్‌లు)

PRINCE2 అనేది యునైటెడ్ కింగ్‌డమ్ మరియు ప్రపంచవ్యాప్తంగా విస్తృతంగా ఉపయోగించే ప్రాసెస్-ఆధారిత ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ మెథడాలజీ. ఇది ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక, పర్యవేక్షణ మరియు నియంత్రణ కోసం నిర్మాణాత్మక ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను అందిస్తుంది. PRINCE2 ప్రాజెక్ట్‌లను నిర్వహించదగిన దశలుగా విభజిస్తుంది మరియు సమర్థవంతమైన పాలన, రిస్క్ మేనేజ్‌మెంట్ మరియు వాటాదారుల నిశ్చితార్థాన్ని నొక్కి చెబుతుంది. వ్యాపార సమర్థన మరియు సమగ్ర డాక్యుమెంటేషన్‌పై దృష్టి సారించినందుకు ఇది విస్తృతంగా గుర్తించబడింది.

PRISM (ప్రాజెక్ట్స్ ఇంటిగ్రేషన్, స్కోప్, టైమ్ మరియు రిసోర్స్ మేనేజ్‌మెంట్)

PRISM అనేది ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ ఇన్‌స్టిట్యూట్ (PMI) చే అభివృద్ధి చేయబడిన ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ మెథడాలజీ. ఇది ఏకీకరణ, పరిధి, సమయం మరియు వనరుల నిర్వహణను కలిగి ఉన్న సమగ్ర ఫ్రేమ్‌వర్క్‌ను అందిస్తుంది. ప్రాజెక్ట్ లక్ష్యాలను నిర్వచించడం, పని బ్రేక్‌డౌన్ నిర్మాణాలను రూపొందించడం, కార్యకలాపాలను షెడ్యూల్ చేయడం మరియు వనరులను కేటాయించడం వంటి ప్రక్రియలను చేర్చడం, ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికకు నిర్మాణాత్మక విధానాన్ని PRISM నొక్కి చెబుతుంది.

సంబంధిత: 2024లో ఉత్తమ వ్యూహాత్మక ప్రణాళిక టెంప్లేట్లు | ఉచితంగా డౌన్‌లోడ్ చేసుకోండి

What are Some Project Planning Tools and Software?

Project planning tools and software have become indispensable for effective project management in today's fast-paced and dynamic business landscape. As a project manager, you might want to take a look at these top suggestions:

మైక్రోసాఫ్ట్ ప్రాజెక్ట్ వివిధ పరిశ్రమలలో నిపుణులు విస్తృతంగా ఉపయోగించే ఒక సమగ్ర ప్రాజెక్ట్ ప్లానింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్. ఇది టాస్క్‌లు, వనరులు, టైమ్‌లైన్‌లు మరియు బడ్జెట్‌లను నిర్వహించడానికి బలమైన ఫీచర్‌ల శ్రేణిని అందిస్తుంది.

asana దాని బలమైన ఫీచర్లు మరియు సౌలభ్యానికి ప్రసిద్ధి చెందిన బహుముఖ ప్రాజెక్ట్-ప్లానింగ్ సాధనం. ప్రాజెక్ట్‌లను సమర్థవంతంగా ప్లాన్ చేయడానికి, నిర్వహించడానికి మరియు ట్రాక్ చేయడానికి ఇది బృందాలకు కేంద్రీకృత ప్లాట్‌ఫారమ్‌ను అందిస్తుంది.

Trello దాని సరళత మరియు విజువల్ అప్పీల్‌కు ప్రసిద్ధి చెందిన ఒక ప్రసిద్ధ టాస్క్-ప్లానింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్. దీని వినియోగదారు-స్నేహపూర్వక ఇంటర్‌ఫేస్ బోర్డులు, జాబితాలు మరియు కార్డ్‌లను కలిగి ఉంటుంది, ఇది జట్లను సునాయాసంగా నిర్వహించడానికి మరియు ప్రాధాన్యత ఇవ్వడానికి అనుమతిస్తుంది.

సంబంధిత: 10లో ఆసన ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్‌ను సమర్థవంతంగా ఉపయోగించుకోవడానికి 2024 చిట్కాలు

What are the 10 Steps of Project Planning?

ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక ప్రక్రియ ప్రాజెక్ట్‌ల పరిధి మరియు స్థాయిని బట్టి సంస్థ నుండి సంస్థకు మారుతుంది. కొంతమంది నిర్వాహకులు ఈ క్రింది విధంగా 10 ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళిక దశలను ఇష్టపడవచ్చు:

1. ప్రాజెక్ట్ లక్ష్యాలు మరియు లక్ష్యాలను నిర్వచించండి.
2. ప్రాజెక్ట్ వాటాదారులను గుర్తించండి.
3. సమగ్ర ప్రాజెక్ట్ పరిధి విశ్లేషణను నిర్వహించండి.
4. వివరణాత్మక పని విచ్ఛిన్న నిర్మాణాన్ని (WBS) అభివృద్ధి చేయండి.
5. ప్రాజెక్ట్ డిపెండెన్సీలను మరియు పనుల క్రమాన్ని నిర్ణయించండి.
6. వనరుల అవసరాలను అంచనా వేయండి మరియు వనరుల ప్రణాళికను రూపొందించండి.
7. వాస్తవిక ప్రాజెక్ట్ షెడ్యూల్‌ను అభివృద్ధి చేయండి.
8. ప్రాజెక్ట్ నష్టాలను గుర్తించండి మరియు అంచనా వేయండి.
9. కమ్యూనికేషన్ ప్రణాళికను రూపొందించండి.
10. ప్రాజెక్ట్ అనుమతులను పొందండి మరియు ప్రాజెక్ట్ ప్రణాళికను ఖరారు చేయండి.

తరచుగా అడుగు ప్రశ్నలు

ఫైనల్ థాట్స్

It is important to note that project planning is the best process to keep everything in positive progress. While project planning software can help improve the productivity of the project planning process, please don't take it for granted, the role of project manager and team coordination is much more critical.

So, don't forget to have an పరిచయ సమావేశం ప్రాజెక్ట్ ప్రారంభంలో అన్ని టీమ్‌లను కనెక్ట్ చేయడానికి మరియు మొత్తం ప్రాజెక్ట్ సమయంలో మీ బృందాలు అత్యంత పనితీరును మరియు ప్రేరణ పొందేలా చేసేందుకు నైపుణ్య శిక్షణ. మీకు మరింత ఆకర్షణీయమైన మరియు ఉత్తేజకరమైన సమావేశ ప్రదర్శనలు లేదా శిక్షణ అవసరమైతే, అహా స్లైడ్స్ అనేక ఉచిత అధునాతన ఫీచర్‌లు మరియు టెంప్లేట్‌లు మరియు అన్ని కంపెనీల కోసం పోటీ ధర ప్రణాళికతో మీ ఉత్తమ భాగస్వామి కావచ్చు.

ref: BIJU'S | వీక్‌ప్లాన్ | బోధించే లక్ష్యం