บริษัทรับจัดงานอีเว้นท์ | 10 เคล็ดลับในการประหยัดเวลา เงิน และความเครียด

การวางแผนงานอีเว้นท์ที่สมบูรณ์แบบอาจทำให้รู้สึกหนักใจ และนั่นคือจุดนั้น บริษัทจัดการเหตุการณ์ เข้ามา.

ไม่ว่าคุณจะฝันถึงงานแต่งงานครั้งหนึ่งในชีวิต การจัดงานเฉลิมฉลองวันครบรอบ หรือต้องการจัดการประชุมขององค์กร บริษัทจัดการงานอีเว้นท์สามารถเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของคุณให้เป็นประสบการณ์ที่ผู้คนจะไม่มีวันลืม

อ่านบทความต่อไปเพื่อทราบว่าบริษัทจัดการงานอีเวนต์คืออะไร บทบาทของพวกเขา รวมถึงเคล็ดลับในการเลือกบริษัทที่ดีที่สุด และอะไรคือธงแดงที่ควรหลีกเลี่ยง

สารบัญ

• ภาพรวมสินค้า
• บริษัทจัดการกิจกรรมคืออะไร?
• หน้าที่ของ บริษัท จัดการกิจกรรมคืออะไร?
• วิธีการเลือก บริษัท จัดการเหตุการณ์ที่ดีที่สุด?
• สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อตรวจสอบข้อเสนอการจัดการกิจกรรม
• ตัวอย่างของกิจกรรมที่บริษัทจัดการกิจกรรมสามารถวางแผนคืออะไร
• Takeaways

ภาพรวมสินค้า

บริษัท จัดการกิจกรรมคืออะไร?

เมื่อวางแผนงานในทุกระดับ ตั้งแต่งานแต่งงานไปจนถึงการประชุมบริษัท บริษัทจัดการงานอีเว้นท์สามารถรับประกันได้ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

นักวางแผนกิจกรรมทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อทำความเข้าใจความต้องการ เป้าหมาย และงบประมาณของพวกเขา จากนั้นพวกเขาก็จัดทำแผนการจัดงานที่ครอบคลุมซึ่งปรับให้เหมาะกับวิสัยทัศน์ของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีความอุ่นใจว่าวิสัยทัศน์ในการจัดงานจะกลายเป็นความจริงที่น่าจดจำ

หน้าที่ของบริษัทจัดการอีเว้นท์คืออะไร?

มีวัตถุประสงค์ของบริษัทจัดการงานอีเวนต์มากมาย เช่น การจัดงานที่ดีเยี่ยมที่ตรงตามความต้องการของลูกค้าทุกประการ หน้าที่หลักของบริษัทจัดการงานอีเว้นท์คือการวางแผน ประสานงาน และดำเนินกิจกรรมให้ประสบผลสำเร็จในนามของลูกค้า พวกเขาจัดการด้านลอจิสติกส์และรายละเอียดทั้งหมด เพื่อให้ลูกค้ามุ่งเน้นไปที่การเพลิดเพลินกับกิจกรรมของพวกเขา แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับองค์กร

หน้าที่หลักบางประการของบริษัทรับจัดงาน ได้แก่👇

#1 - วางแนวความคิดและวางแผนงาน - พวกเขาทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อทำความเข้าใจวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และงบประมาณสำหรับการจัดงาน จากนั้นจึงจัดทำแผนงานที่ครอบคลุมเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์นั้น

#2 - รักษาความปลอดภัยสถานที่และเจรจาสัญญา - พวกเขาสำรวจสถานที่ที่มีศักยภาพ เปรียบเทียบตัวเลือกตามสถานที่ตั้ง พื้นที่ สิ่งอำนวยความสะดวก ราคา และความพร้อม รักษาความปลอดภัยที่ดีที่สุด และเจรจาสัญญาในนามของลูกค้า

#3 - ประสานงานซัพพลายเออร์และผู้ขาย - พวกเขาระบุ เลือก จอง และจัดการซัพพลายเออร์ที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ผู้จัดเลี้ยง ช่างภาพ ช่างตกแต่ง ให้เช่า ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

#4 - จัดการงบประมาณกิจกรรม - พวกเขาสร้างงบประมาณ ติดตามค่าใช้จ่าย และมองหาวิธีในการประหยัดต้นทุนในขณะที่ยังคงบรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้า

#5 - สร้างไทม์ไลน์และตารางเวลา - พวกเขาพัฒนากำหนดการโดยละเอียดและแผนฉุกเฉินเพื่อให้แน่ใจว่าเหตุการณ์จะเกิดขึ้นตามที่ตั้งใจไว้

#6 - การวางแผนความบันเทิง - จัดให้มีการแสดง วิทยากร หรือกิจกรรมต่างๆ เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ

#7 - การตกแต่งและป้าย - พวกเขาสั่งการตกแต่งที่จำเป็น ผ้าปูที่นอน ดอกไม้ การแสดงละคร และป้ายที่จำเป็น

#8 - จ้างและจัดการพนักงานจัดงาน - พวกเขาค้นหา จอง และจัดการพนักงานชั่วคราวทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อช่วยดำเนินกิจกรรม

#9 - ดำเนินการตามแผนงานได้อย่างไม่มีที่ติ - ในวันที่จัดงาน พวกเขาจะดูแลการตั้งค่า จัดการผู้ขายทั้งหมด แก้ไขปัญหา และให้แน่ใจว่าโปรแกรมดำเนินการตามแผนที่วางไว้

#10 - ติดตามหลังงาน - พวกเขาจัดการงานต่างๆ เช่น การคืนอุปกรณ์ การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การส่งบันทึกขอบคุณ การประเมินความสำเร็จ และพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

เคล็ดลับสำหรับกิจกรรมที่ดีขึ้น

• การจัดการเหตุการณ์
• พิพิธภัณฑ์แบบโต้ตอบ
• การออกแบบเหตุการณ์

วิธีการเลือกบริษัทจัดการงานอีเว้นท์ที่ดีที่สุด?

บริษัทจัดการงานอีเวนท์ที่ดีที่สุดอาจต้องใช้เวลาในการแสวงหา แต่ด้วยเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงเหล่านี้ พวกเขาจะอยู่ที่หน้าบ้านของคุณ🚪

#1 - ประสบการณ์ - พิจารณาบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการจัดกิจกรรมมากมายซึ่งมีขนาดและขอบเขตใกล้เคียงกับของคุณ พวกเขาจะต้องดำเนินการตามขั้นตอนและรู้วิธีจัดการกับปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้น

#2 - ผลงาน - ทบทวนตัวอย่างเหตุการณ์ในอดีตที่บริษัทได้วางแผนและจัดการไว้ มองหาคุณภาพ ความคิดสร้างสรรค์ และความใส่ใจในรายละเอียดที่ตรงกับวิสัยทัศน์ของคุณ

#3 - ข้อมูลอ้างอิง - ขอและตรวจสอบการอ้างอิงจากลูกค้าคนก่อนเพื่อยืนยันว่าบริษัทปฏิบัติตามสัญญาและจัดการปัญหาอย่างมืออาชีพ

#4 - ความเชี่ยวชาญ - บางบริษัทเน้นที่งานกิจกรรมองค์กร ในขณะที่บางบริษัทเน้นเรื่องงานแต่งงาน เลือกผู้ที่มีประสบการณ์และทรัพยากรที่จำเป็นซึ่งปรับให้เหมาะกับประเภทงานเฉพาะของคุณ

# 5 - ทีม - พบกับสมาชิกคนสำคัญของทีมบริหารจัดการงานที่จะวางแผนและดำเนินกิจกรรมของคุณ ประเมินความเป็นมืออาชีพ การตอบสนอง และการเข้าใจความต้องการและวิสัยทัศน์ของคุณ

#6 - สัญญาและราคา - เปรียบเทียบข้อเสนอหลายรายการ (อย่างน้อย 3 รายการ) เพื่อรับเงื่อนไขสัญญาและราคาที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตของงานชัดเจนและคุณเข้าใจค่าธรรมเนียมทั้งหมด

# 7 - ชื่อเสียง - ตรวจสอบบทวิจารณ์ รางวัล (ถ้ามี) จุดยืนในองค์กรอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ และระยะเวลาที่บริษัทดำเนินธุรกิจโดยเป็นตัวบ่งชี้ถึงความชอบธรรมและคุณภาพ

#8 - การสื่อสาร - บริษัทควรรับฟังความต้องการของคุณอย่างรอบคอบ ตอบทุกคำถามของคุณ และตอบกลับคำร้องขอทันที การสื่อสารที่ดีเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ประสบความสำเร็จ

# 9 - ความยืดหยุ่น - บริษัทที่ดีที่สุดยินดีที่จะปรับแต่งบริการของตนตามงบประมาณและความต้องการของคุณ แทนที่จะยึดติดกับเทมเพลตมาตรฐานอย่างเคร่งครัด

#10 - ความโปร่งใส - ยืนยันความโปร่งใสอย่างเต็มที่ในด้านงบประมาณ สัญญา ระยะเวลา และแผนงาน หลีกเลี่ยงบริษัทที่เป็นความลับหรือปฏิเสธที่จะเปิดเผยรายละเอียด

#11 - การจัดการภาวะวิกฤติ - พวกเขาจะจัดการกับปัญหาที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นได้อย่างไร บริษัทที่มีประสบการณ์ในการจัดการวิกฤตที่แข็งแกร่งจะช่วยหลีกเลี่ยงภัยพิบัติ

#12 - นวัตกรรม - พวกเขาเปิดรับแนวคิดและแนวทางแก้ไขใหม่ ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณด้วยวิธีที่สร้างสรรค์หรือไม่? บริษัทที่ก้าวหน้าส่งเสริมผลลัพธ์ใหม่ๆ

#13 - ประกันภัย - พวกเขามีประกันที่จำเป็น รวมถึงความคุ้มครองความรับผิดสำหรับงานของคุณหรือไม่? สิ่งนี้จะปกป้องคุณจากความเสี่ยงและการเรียกร้อง

#14 - ค่านิยม - แนวทางการดำเนินธุรกิจและค่านิยมของบริษัทสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณหรือไม่? ความพอดีทางวัฒนธรรมนำไปสู่ความเข้าใจซึ่งกันและกัน

#15 - เทคโนโลยี - พวกเขามีความชำนาญด้านเทคโนโลยีและติดตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของแนวโน้มอุตสาหกรรมอยู่เสมอหรือไม่? พวกเขาใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อจัดระเบียบแผนและดำเนินการให้เป็นไปตามแผนหรือไม่ เทคโนโลยีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

มองหาบริษัทจัดการงานอีเวนต์ที่มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องและมีผลงานเป็นที่ยอมรับ มีชื่อเสียงที่ดีและมีความยืดหยุ่น การสื่อสารและความโปร่งใสที่จำเป็นในการดำเนินการตามวิสัยทัศน์ที่ไม่เหมือนใครของคุณและเกินความคาดหมายสำหรับงานพิเศษของคุณ

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อตรวจสอบข้อเสนอการจัดการกิจกรรม

มีธงสีแดงบางอย่างที่คุณต้องระวังในบริษัทจัดการงานอีเวนต์บางแห่ง การหลีกเลี่ยงมันจะหลบกระสุนในขั้นตอนการประหารชีวิตในภายหลัง

• ภาษาคลุมเครือหรือภาษาทั่วไป - ข้อเสนอที่ไม่ได้ระบุถึงวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ความต้องการด้านงบประมาณ หรือไทม์ไลน์ของคุณโดยเฉพาะถือเป็นธงสีแดง ระวังบริษัทที่ใช้ภาษาทั่วไปแทนการปรับแต่งข้อเสนอของตน

• ขอบเขตงานที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ได้กำหนด - หลีกเลี่ยงบริษัทที่ไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่าจะให้บริการใดบ้าง และงานใดบ้างที่ไม่รวมอยู่ในข้อเสนอ ขอบเขตควรมีรายละเอียดและครอบคลุม

• ค่าธรรมเนียมพิเศษที่มากเกินไป - ระวังข้อเสนอที่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าธรรมเนียมการจัดการ หรือ ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงิน. สิ่งเหล่านี้ควรโปร่งใสและอธิบายได้ชัดเจน

• ปฏิเสธที่จะตอบคำถาม - หากบริษัทหลีกเลี่ยงการตอบคำถามของคุณเกี่ยวกับรายละเอียดการวางแผน สัญญา หรือราคา อาจหมายความว่าพวกเขากำลังซ่อนบางสิ่งบางอย่างอยู่ ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความไว้วางใจ

ตัวอย่างกิจกรรมที่บริษัทจัดการกิจกรรมสามารถวางแผนได้มีอะไรบ้าง

• งานแต่งงาน - การวางแผนและดำเนินการจัดงานแต่งงานถือเป็นบริการหลักสำหรับบริษัทจัดการงานอีเวนต์หลายแห่ง พวกเขาจัดการทุกด้านของการวางแผนตั้งแต่การเลือกสถานที่ไปจนถึงคำเชิญและการประสานงานในแต่ละวัน

• งานประชุมและงานแสดงสินค้า - บริษัทจัดงานสามารถจัดกิจกรรมองค์กรขนาดใหญ่ เช่น การประชุม การสัมมนา การประชุมสุดยอด การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และงานแสดงสินค้า พวกเขาจัดการการลงทะเบียน การประสานงานวิทยากร การขนส่งสถานที่ การจัดเลี้ยง และการลงทะเบียน

• เปิดตัวผลิตภัณฑ์ - ผู้จัดการงานอีเวนต์สามารถสร้างงานอีเวนต์ที่น่าดึงดูดและน่าจดจำเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่สู่สาธารณะ พวกเขาวางแผนกิจกรรม การสาธิต และองค์ประกอบส่งเสริมการขาย เช่น โพลสด และ แบบทดสอบ เพื่อสร้างความตื่นเต้น

• งานระดมทุนและกิจกรรมการกุศล - กิจกรรมที่ไม่แสวงหาผลกำไร เช่น ลูกบอลการกุศล การวิ่ง/เดิน และการบริจาค เป็นอีกหนึ่งกิจกรรมทั่วไปที่จัดการโดยบริษัทจัดงาน พวกเขามุ่งเน้นไปที่การเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมและการระดมทุนสูงสุด

• ฝ่าย บริษัท - บริษัทจัดงานอีเว้นท์ช่วยเหลือในการวางแผนและจัดการงานปาร์ตี้วันหยุดของบริษัท การออกไปเที่ยวช่วงฤดูร้อน งานฉลองเกษียณอายุ และกิจกรรมทางสังคมของพนักงานประเภทอื่นๆ พวกเขาจัดกิจกรรมและจัดเลี้ยง

• พิธีมอบรางวัลและกาล่าดินเนอร์ - การวางแผนการแสดงรางวัล งานกาล่าดินเนอร์ และกิจกรรมแบล็คไท เป็นอีกหนึ่งความพิเศษของบริษัทจัดการงานอีเวนต์ครบวงจรบางแห่ง พวกเขาดูแลการตกแต่ง แผนผังที่นั่ง กระเช้าของขวัญ และการกล่าวสุนทรพจน์

• การสาธิตผลิตภัณฑ์ - สำหรับบริษัทที่วางแผนจะแสดงกลุ่มผลิตภัณฑ์ นักวางแผนงานสามารถออกแบบการสาธิตเชิงโต้ตอบ ทดลองขับ ทดสอบรสชาติ และวิธีการอื่นๆ ที่มีผลกระทบในการแสดงผลิตภัณฑ์ต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

บริษัทจัดการอีเวนต์วางแผนอีเวนต์ในขนาดและประเภทต่างๆ ตั้งแต่งานแต่งงานแบบใกล้ชิดไปจนถึงการประชุมองค์กรขนาดใหญ่ การระดมทุน งานปาร์ตี้ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ โดยพื้นฐานแล้วคืออีเว้นท์ใดๆ ที่วางแผนไว้ซึ่งจำเป็นต้องมีการประสานงานอย่างมืออาชีพและโลจิสติกส์เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้า

Takeaways

การจ้างบริษัทจัดการงานอีเว้นท์ที่เชี่ยวชาญจะเปลี่ยนวิสัยทัศน์พื้นฐานให้เป็นประสบการณ์ที่ผู้คนไม่หยุดพูดถึงมานานหลายปี

การจัดการของพวกเขาช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องลอจิสติกส์ ดังนั้นคุณจึงสามารถทำหน้าที่ของเจ้าบ้านที่มีน้ำใจได้อย่างเต็มที่ ลองนึกภาพพื้นที่จัดงานที่จัดไว้อย่างลงตัว โดยมีแขกที่ตื่นเต้นเพลิดเพลินกับการจัดเลี้ยงแสนอร่อยและความบันเทิงที่น่าทึ่ง ในขณะที่คุณเดินเล่นไปรอบๆ ห้อง และมีเวลาพบปะกับทุกคน มหัศจรรย์ใช่มั้ยล่ะ?

ต้องการทำให้กิจกรรมของคุณเป็นแบบโต้ตอบมากขึ้นหรือไม่? พยายาม AhaSlides เพื่อเข้าถึงชุดของ icebreakers แบบสำรวจ และแบบทดสอบที่ทำให้เซสชั่นลอยขึ้นไปอีกระดับหนึ่ง