บริษัทรับจัดงานอีเว้นท์ | 10 เคล็ดลับในการประหยัดเวลา เงิน และความเครียด

การวางแผนงานที่สมบูรณ์แบบอาจรู้สึกหนักใจ และนั่นคือจุดนั้น บริษัทจัดการเหตุการณ์ เข้ามา.

ไม่ว่าคุณจะฝันถึงงานแต่งงานในชีวิต จัดงานฉลองครบรอบ หรือต้องการจัดประชุมองค์กร บริษัทจัดการงานอีเวนต์สามารถเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของคุณให้เป็นประสบการณ์ที่ผู้คนจะไม่ลืมเลือน

อ่านบทความต่อไปเพื่อทราบว่าบริษัทจัดการงานอีเวนต์คืออะไร บทบาทของพวกเขา รวมถึงเคล็ดลับในการเลือกบริษัทที่ดีที่สุด และอะไรคือธงแดงที่ควรหลีกเลี่ยง

สารบัญ

• ขององค์กร
• บริษัทจัดการกิจกรรมคืออะไร?
• หน้าที่ของ บริษัท จัดการกิจกรรมคืออะไร?
• วิธีการเลือก บริษัท จัดการเหตุการณ์ที่ดีที่สุด?
• สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อตรวจสอบข้อเสนอการจัดการกิจกรรม
• ตัวอย่างของกิจกรรมที่บริษัทจัดการกิจกรรมสามารถวางแผนคืออะไร
• Takeaways

ขององค์กร

บริษัท จัดการกิจกรรมคืออะไร?

เมื่อวางแผนงานในทุกระดับ ตั้งแต่งานแต่งงานไปจนถึงการประชุมบริษัท บริษัทจัดการงานอีเว้นท์สามารถรับประกันได้ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น

นักวางแผนกิจกรรมทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อทำความเข้าใจความต้องการ เป้าหมาย และงบประมาณของพวกเขา จากนั้นจึงวางแผนงานอีเวนต์ที่ครอบคลุมซึ่งปรับให้เหมาะกับวิสัยทัศน์ของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีความอุ่นใจว่าวิสัยทัศน์อีเวนต์ของพวกเขาจะกลายเป็นเรื่องจริงที่น่าจดจำ

หน้าที่ของบริษัทจัดการอีเว้นท์คืออะไร?

มีวัตถุประสงค์ของบริษัทจัดการงานอีเวนต์มากมาย เช่น การจัดงานที่ดีเยี่ยมที่ตรงตามความต้องการของลูกค้าทุกประการ หน้าที่หลักของบริษัทจัดการงานอีเว้นท์คือการวางแผน ประสานงาน และดำเนินกิจกรรมให้ประสบผลสำเร็จในนามของลูกค้า พวกเขาจัดการด้านลอจิสติกส์และรายละเอียดทั้งหมด เพื่อให้ลูกค้ามุ่งเน้นไปที่การเพลิดเพลินกับกิจกรรมของพวกเขา แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับองค์กร

หน้าที่หลักบางประการของบริษัทรับจัดงาน ได้แก่👇

#1 – กำหนดแนวคิดและวางแผนงาน – พวกเขาทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อทำความเข้าใจวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และงบประมาณสำหรับกิจกรรม จากนั้นวางแผนอย่างครอบคลุมเพื่อบรรลุวิสัยทัศน์นั้น

#2 – รักษาความปลอดภัยสถานที่และเจรจาสัญญา – พวกเขาสำรวจสถานที่ที่มีศักยภาพ เปรียบเทียบตัวเลือกตามสถานที่ตั้ง พื้นที่ สิ่งอำนวยความสะดวก ราคาและห้องว่าง จัดหาสถานที่ที่ดีที่สุดและเจรจาสัญญาในนามของลูกค้า

#3 – ประสานงานซัพพลายเออร์และผู้ขาย – พวกเขาระบุ เลือก จอง และจัดการซัพพลายเออร์ที่จำเป็นทั้งหมด เช่น คนจัดเลี้ยง ช่างภาพ ช่างตกแต่ง ร้านเช่า ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

#4 – จัดการงบประมาณการจัดงาน – พวกเขาสร้างงบประมาณ ติดตามค่าใช้จ่าย และมองหาวิธีประหยัดค่าใช้จ่ายในขณะที่ยังคงบรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้า

#5 – สร้างไทม์ไลน์และตารางเวลา – พวกเขาพัฒนากำหนดการโดยละเอียดและแผนฉุกเฉินเพื่อให้แน่ใจว่าเหตุการณ์จะดำเนินไปอย่างที่ตั้งใจไว้

#6 – การวางแผนความบันเทิง – พวกเขาจัดให้มีการแสดง วิทยากร หรือกิจกรรมใด ๆ โดยเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมกิจกรรม

#7 – การตกแต่งและป้าย – พวกเขาสั่งของตกแต่ง ผ้าปูเตียง ดอกไม้ การจัดเวทีและป้ายที่จำเป็น

#8 – จ้างและจัดการพนักงานจัดงาน – พวกเขาค้นหา จอง และจัดการพนักงานชั่วคราวทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อช่วยดำเนินกิจกรรม

#9 – ดำเนินการตามแผนงานอย่างไม่มีที่ติ – ในวันงาน พวกเขาดูแลการตั้งค่า จัดการผู้ขายทั้งหมด แก้ไขปัญหา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรแกรมดำเนินไปตามแผน

#10 – ติดตามหลังงาน – พวกเขาจัดการงานต่างๆ เช่น การส่งคืนอุปกรณ์ การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การส่งบันทึกขอบคุณ การประเมินความสำเร็จและส่วนที่ต้องปรับปรุง

เคล็ดลับสำหรับกิจกรรมที่ดีขึ้น

• การจัดการเหตุการณ์
• พิพิธภัณฑ์แบบโต้ตอบ
• การออกแบบเหตุการณ์

วิธีการเลือกบริษัทจัดการงานอีเว้นท์ที่ดีที่สุด?

บริษัทจัดการงานอีเวนท์ที่ดีที่สุดอาจต้องใช้เวลาในการแสวงหา แต่ด้วยเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงเหล่านี้ พวกเขาจะอยู่ที่หน้าบ้านของคุณ🚪

#1 – ประสบการณ์ – พิจารณาบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการดำเนินกิจกรรมมากมายที่มีขนาดและขอบเขตใกล้เคียงกับของคุณ พวกเขาจะมีขั้นตอนตามขั้นตอนและรู้วิธีจัดการกับปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้น

#2 – ผลงาน – ทบทวนตัวอย่างเหตุการณ์ที่ผ่านมาที่บริษัทได้วางแผนและจัดการ มองหาคุณภาพ ความคิดสร้างสรรค์ และความใส่ใจในรายละเอียดที่ตรงกับวิสัยทัศน์ของคุณ

#3 – ข้อมูลอ้างอิง – ขอและตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงจากลูกค้ารายก่อนเพื่อยืนยันว่าบริษัททำตามสัญญาและจัดการปัญหาอย่างมืออาชีพ

#4 – ความเชี่ยวชาญ – บางบริษัทเน้นไปที่งานอีเวนต์ของบริษัท ในขณะที่บางบริษัทเน้นไปที่งานแต่งงาน เลือกผู้ที่มีประสบการณ์และทรัพยากรที่จำเป็นซึ่งปรับให้เหมาะกับประเภทเหตุการณ์เฉพาะของคุณ

#5 – ทีม – พบกับสมาชิกคนสำคัญของทีมจัดการงานที่จะวางแผนและดำเนินการงานของคุณ ประเมินความเป็นมืออาชีพ การตอบสนอง และการเข้าใจความต้องการและวิสัยทัศน์ของคุณ

#6 – สัญญาและการกำหนดราคา – เปรียบเทียบข้อเสนอหลายรายการ (อย่างน้อย 3 รายการ) เพื่อรับเงื่อนไขสัญญาและราคาที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตของงานชัดเจนและคุณเข้าใจค่าธรรมเนียมทั้งหมด

#7 – ชื่อเสียง – ตรวจสอบบทวิจารณ์ รางวัล (ถ้ามี) สถานะขององค์กรในอุตสาหกรรมการจัดงาน และระยะเวลาที่บริษัทดำเนินธุรกิจเป็นตัวบ่งชี้ความถูกต้องและคุณภาพ

#8 – การสื่อสาร – บริษัทควรรับฟังความต้องการของคุณอย่างรอบคอบ ตอบคำถามทั้งหมดของคุณ และตอบกลับคำขอทันที การสื่อสารที่ดีเป็นกุญแจสู่ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ประสบความสำเร็จ

#9 – ความยืดหยุ่น – บริษัทที่ดีที่สุดยินดีที่จะปรับแต่งบริการของตนตามงบประมาณและความชอบของคุณ แทนที่จะยึดติดกับเทมเพลตมาตรฐานอย่างตายตัว

#10 – ความโปร่งใส – ยืนหยัดในความโปร่งใสอย่างเต็มที่ในงบประมาณ สัญญา ระยะเวลา และแผนงาน หลีกเลี่ยงบริษัทที่ปิดเป็นความลับหรือปฏิเสธที่จะเปิดเผยรายละเอียด

#11 – การจัดการวิกฤต – พวกเขาจัดการกับปัญหาที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นได้อย่างไร? บริษัทที่มีประสบการณ์ในการจัดการวิกฤตที่แข็งแกร่งจะช่วยหลีกเลี่ยงภัยพิบัติ

#12 – นวัตกรรม – พวกเขาเปิดรับแนวคิดและวิธีแก้ปัญหาใหม่ ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณด้วยวิธีที่สร้างสรรค์หรือไม่? บริษัทที่ก้าวหน้าส่งเสริมผลลัพธ์ที่แปลกใหม่

#13 – ประกันภัย – พวกเขามีประกันที่จำเป็นรวมถึงความคุ้มครองความรับผิดชอบสำหรับงานของคุณหรือไม่? สิ่งนี้จะช่วยปกป้องคุณจากความเสี่ยงและการเรียกร้อง

#14 – ค่า – แนวทางการดำเนินธุรกิจและค่านิยมของบริษัทสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณหรือไม่? ความพอดีทางวัฒนธรรมนำไปสู่ความเข้าใจซึ่งกันและกัน

#15 – เทคโนโลยี – พวกเขาเข้าใจเทคโนโลยีและติดตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของแนวโน้มอุตสาหกรรมอยู่เสมอหรือไม่? พวกเขาใช้เทคโนโลยีเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อให้แผนเป็นระเบียบและเป็นไปตามแผนหรือไม่? เทคโนโลยีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

มองหาบริษัทจัดการงานอีเวนต์ที่มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องและมีผลงานเป็นที่ยอมรับ มีชื่อเสียงที่ดีและมีความยืดหยุ่น การสื่อสารและความโปร่งใสที่จำเป็นในการดำเนินการตามวิสัยทัศน์ที่ไม่เหมือนใครของคุณและเกินความคาดหมายสำหรับงานพิเศษของคุณ

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อตรวจสอบข้อเสนอการจัดการกิจกรรม

มีธงสีแดงบางอย่างที่คุณต้องระวังในบริษัทจัดการงานอีเวนต์บางแห่ง การหลีกเลี่ยงมันจะหลบกระสุนในขั้นตอนการประหารชีวิตในภายหลัง

• ภาษาคลุมเครือหรือภาษาทั่วไป – ข้อเสนอที่ไม่ได้ระบุวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ข้อกำหนดด้านงบประมาณ หรือไทม์ไลน์ของคุณโดยเฉพาะถือเป็นธงสีแดง ระวังบริษัทที่ใช้ภาษาทั่วไปแทนที่จะปรับแต่งข้อเสนอของตน

• ขอบเขตงานที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ได้กำหนด – หลีกเลี่ยงบริษัทที่ไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่าพวกเขาจะให้บริการอะไรและงานใดบ้างที่ไม่รวมอยู่ในข้อเสนอของพวกเขา ขอบเขตควรละเอียดและครอบคลุม

• ค่าธรรมเนียมพิเศษที่มากเกินไป – ระวังข้อเสนอที่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าธรรมเนียมการจัดการ หรือ ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงิน. สิ่งเหล่านี้ควรโปร่งใสและอธิบายได้ชัดเจน

• ปฏิเสธที่จะตอบคำถาม – หากบริษัทหลีกเลี่ยงการตอบคำถามของคุณเกี่ยวกับรายละเอียดการวางแผน สัญญา หรือการกำหนดราคา เป็นไปได้ว่าพวกเขากำลังปิดบังอะไรบางอย่าง ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความไว้วางใจ

ตัวอย่างกิจกรรมที่บริษัทจัดการกิจกรรมสามารถวางแผนได้มีอะไรบ้าง

• งานแต่งงาน – การวางแผนและดำเนินการงานแต่งงานเป็นบริการหลักสำหรับบริษัทจัดการงานอีเวนต์หลายแห่ง พวกเขาจัดการทุกด้านของการวางแผนตั้งแต่การเลือกสถานที่ไปจนถึงการเชิญและการประสานงานในแต่ละวัน

• งานประชุมและงานแสดงสินค้า – บริษัทจัดงานสามารถจัดกิจกรรมองค์กรขนาดใหญ่ เช่น การประชุม สัมมนา การประชุมสุดยอด การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และงานแสดงสินค้า พวกเขาจัดการการลงทะเบียน การประสานงานวิทยากร การขนส่งสถานที่ การจัดเลี้ยง และการลงทะเบียน

• เปิดตัวผลิตภัณฑ์ – ผู้จัดการกิจกรรมสามารถสร้างเหตุการณ์ที่น่าดึงดูดและคุ้มค่าเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ต่อสาธารณะ พวกเขาวางแผนกิจกรรม การสาธิต และองค์ประกอบส่งเสริมการขายเช่น โพลสด และ แบบทดสอบ เพื่อสร้างความตื่นเต้น

• งานระดมทุนและกิจกรรมการกุศล – กิจกรรมที่ไม่หวังผลกำไร เช่น ลูกบอลการกุศล วิ่ง/เดิน และการบริจาค เป็นกิจกรรมทั่วไปอีกประเภทหนึ่งที่จัดการโดยบริษัทจัดงาน พวกเขามุ่งเน้นไปที่การเพิ่มการเข้าร่วมและการระดมทุนให้ได้มากที่สุด

• ฝ่าย บริษัท – บริษัทจัดงานช่วยเหลือในการวางแผนและจัดการงานเลี้ยงวันหยุดของบริษัท, การออกนอกบ้านช่วงฤดูร้อน, งานฉลองเกษียณอายุ และกิจกรรมทางสังคมของพนักงานประเภทอื่นๆ พวกเขาจัดกิจกรรมและจัดเลี้ยง

• พิธีมอบรางวัลและกาล่าดินเนอร์ – การวางแผนงานประกาศรางวัล งานกาล่าดินเนอร์ และงานผูกเน็คไทเป็นอีกงานพิเศษสำหรับบริษัทจัดการงานกิจกรรมเต็มรูปแบบบางแห่ง พวกเขาจัดการตกแต่ง แผนผังที่นั่ง กระเช้าของขวัญ และกล่าวสุนทรพจน์

• การสาธิตผลิตภัณฑ์ – สำหรับบริษัทที่วางแผนจะจัดแสดงสายผลิตภัณฑ์ นักวางแผนงานสามารถออกแบบการสาธิตเชิงโต้ตอบ ทดลองขับ ทดสอบรสชาติ และวิธีการอื่นๆ ที่มีประสิทธิภาพในการนำเสนอผลิตภัณฑ์ต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

บริษัทจัดการงานอีเวนต์วางแผนงานอีเวนต์ในขนาดและประเภทต่างๆ ตั้งแต่งานแต่งงานแบบส่วนตัวไปจนถึงการประชุมใหญ่ขององค์กร งานระดมทุน ปาร์ตี้ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ โดยพื้นฐานแล้วงานอีเวนต์ใดๆ ที่วางแผนไว้ซึ่งต้องการการประสานงานและการขนส่งแบบมืออาชีพเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้า

Takeaways

การจ้างบริษัทจัดการงานอีเวนต์ที่เชี่ยวชาญจะเปลี่ยนวิสัยทัศน์พื้นฐานให้เป็นประสบการณ์ที่ผู้คนจะพูดถึงไม่หยุดเป็นเวลาหลายปี

การจัดการของพวกเขาทำให้คุณไม่ต้องปวดหัวเรื่องลอจิสติกส์ ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้ชีวิตในบทบาทของเจ้าของที่พักที่มีน้ำใจได้อย่างเต็มที่ ลองนึกภาพพื้นที่จัดงานที่จัดไว้อย่างสมบูรณ์แบบ พร้อมแขกที่ตื่นเต้นเพลิดเพลินกับการจัดเลี้ยงแสนอร่อยและความบันเทิงที่น่าตื่นตาตื่นใจ - ในขณะที่คุณเดินเล่นในห้อง มีเวลาพบปะสังสรรค์กับทุกคน ยอดเยี่ยมใช่มั้ย

ต้องการทำให้กิจกรรมของคุณเป็นแบบโต้ตอบมากขึ้นหรือไม่? พยายาม Ahaสไลด์ เพื่อเข้าถึงชุดของ icebreakers แบบสำรวจ และแบบทดสอบที่ทำให้เซสชั่นลอยขึ้นไปอีกระดับหนึ่ง