การวางแผนงานอีเว้นท์ที่สมบูรณ์แบบอาจทำให้รู้สึกหนักใจ และนั่นคือจุดนั้น บริษัทจัดการเหตุการณ์เข้ามา.
ไม่ว่าคุณจะฝันถึงงานแต่งงานครั้งหนึ่งในชีวิต การจัดงานเฉลิมฉลองวันครบรอบ หรือต้องการจัดการประชุมขององค์กร บริษัทจัดการงานอีเว้นท์สามารถเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของคุณให้เป็นประสบการณ์ที่ผู้คนจะไม่มีวันลืม
อ่านบทความต่อไปเพื่อทราบว่าบริษัทจัดการอีเว้นท์คืออะไร บทบาทของพวกเขา รวมถึงเคล็ดลับในการเลือกบริษัทที่ดีที่สุด และสัญญาณเตือนที่ควรหลีกเลี่ยง
สารบัญ
ภาพรวมสินค้า
| บริษัทจัดงานอีเว้นท์ มีความหมายว่าอย่างไร? | บริษัทจัดการงานอีเว้นท์สามารถรับผิดชอบงานจัดงานที่สำคัญทั้งหมดเพื่อช่วยให้งานอีเว้นท์ประสบความสำเร็จ ช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาของงานและแขกของคุณ |
| บริษัทจัดงานทำอะไร? | วางแผน จัดงาน และประสานงานกิจกรรมต่างๆ มากมายให้กับลูกค้า |
ภาพรวมของบริษัทรับจัดงานอีเว้นท์บริษัท จัดการกิจกรรมคืออะไร?
เมื่อวางแผนงานในทุกระดับ ตั้งแต่งานแต่งงานไปจนถึงการประชุมบริษัท บริษัทจัดการงานอีเว้นท์สามารถรับประกันได้ว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น
นักวางแผนกิจกรรมทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อทำความเข้าใจความต้องการ เป้าหมาย และงบประมาณของพวกเขา จากนั้นพวกเขาก็จัดทำแผนการจัดงานที่ครอบคลุมซึ่งปรับให้เหมาะกับวิสัยทัศน์ของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีความอุ่นใจว่าวิสัยทัศน์ในการจัดงานจะกลายเป็นความจริงที่น่าจดจำ
หน้าที่ของบริษัทจัดการอีเว้นท์คืออะไร?
มีวัตถุประสงค์ของบริษัทจัดการงานอีเวนต์มากมาย เช่น การจัดงานที่ดีเยี่ยมที่ตรงตามความต้องการของลูกค้าทุกประการ หน้าที่หลักของบริษัทจัดการงานอีเว้นท์คือการวางแผน ประสานงาน และดำเนินกิจกรรมให้ประสบผลสำเร็จในนามของลูกค้า พวกเขาจัดการด้านลอจิสติกส์และรายละเอียดทั้งหมด เพื่อให้ลูกค้ามุ่งเน้นไปที่การเพลิดเพลินกับกิจกรรมของพวกเขา แทนที่จะกังวลเกี่ยวกับองค์กร
หน้าที่หลักบางประการของบริษัทรับจัดงาน ได้แก่👇
#1 - วางแนวความคิดและวางแผนงาน- พวกเขาทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อทำความเข้าใจวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และงบประมาณสำหรับการจัดงาน จากนั้นจึงจัดทำแผนงานที่ครอบคลุมเพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์นั้น
#2 - รักษาความปลอดภัยสถานที่และเจรจาสัญญา- พวกเขาสำรวจสถานที่ที่มีศักยภาพ เปรียบเทียบตัวเลือกตามสถานที่ตั้ง พื้นที่ สิ่งอำนวยความสะดวก ราคา และความพร้อม รักษาความปลอดภัยที่ดีที่สุด และเจรจาสัญญาในนามของลูกค้า
#3 - ประสานงานซัพพลายเออร์และผู้ขาย- พวกเขาระบุ เลือก จอง และจัดการซัพพลายเออร์ที่จำเป็นทั้งหมด เช่น ผู้จัดเลี้ยง ช่างภาพ ช่างตกแต่ง ให้เช่า ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น
#4 - จัดการงบประมาณกิจกรรม- พวกเขาสร้างงบประมาณ ติดตามค่าใช้จ่าย และมองหาวิธีในการประหยัดต้นทุนในขณะที่ยังคงบรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้า
#5 - สร้างไทม์ไลน์และตารางเวลา- พวกเขาพัฒนากำหนดการโดยละเอียดและแผนฉุกเฉินเพื่อให้แน่ใจว่าเหตุการณ์จะเกิดขึ้นตามที่ตั้งใจไว้
#6 - การวางแผนความบันเทิง- จัดให้มีการแสดง วิทยากร หรือกิจกรรมต่างๆ เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ
หน้าที่ของ บริษัท จัดการกิจกรรมคืออะไร? (ที่มาของภาพ: การปรบมือต้อนรับ)#7 - การตกแต่งและป้าย- พวกเขาสั่งการตกแต่งที่จำเป็น ผ้าปูที่นอน ดอกไม้ การแสดงละคร และป้ายที่จำเป็น
#8 - จ้างและจัดการพนักงานจัดงาน- พวกเขาค้นหา จอง และจัดการพนักงานชั่วคราวทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อช่วยดำเนินกิจกรรม
#9 - ดำเนินการตามแผนงานได้อย่างไม่มีที่ติ- ในวันที่จัดงาน พวกเขาจะดูแลการตั้งค่า จัดการผู้ขายทั้งหมด แก้ไขปัญหา และให้แน่ใจว่าโปรแกรมดำเนินการตามแผนที่วางไว้
#10 - ติดตามหลังงาน- พวกเขาจัดการงานต่างๆ เช่น การคืนอุปกรณ์ การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ การส่งบันทึกขอบคุณ การประเมินความสำเร็จ และพื้นที่สำหรับการปรับปรุง
เคล็ดลับสำหรับการจัดการงานที่ดีขึ้น
กำลังมองหาความสนุกเพิ่มเติมระหว่างงานอยู่ใช่ไหม
รวบรวมผู้ชมของคุณด้วยแบบทดสอบสนุกๆ บน AhaSlides ลงทะเบียนเพื่อรับแบบทดสอบฟรีจากไลบรารีเทมเพลต AhaSlides!
🚀 รับแบบทดสอบฟรี☁️วิธีการเลือกบริษัทจัดการงานอีเว้นท์ที่ดีที่สุด
บริษัทจัดการงานอีเวนท์ที่ดีที่สุดอาจต้องใช้เวลาในการแสวงหา แต่ด้วยเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงเหล่านี้ พวกเขาจะอยู่ที่หน้าบ้านของคุณ🚪
#1 - ประสบการณ์- พิจารณาบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการจัดกิจกรรมมากมายซึ่งมีขนาดและขอบเขตใกล้เคียงกับของคุณ พวกเขาจะต้องดำเนินการตามขั้นตอนและรู้วิธีจัดการกับปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้น
#2 - ผลงาน- ทบทวนตัวอย่างเหตุการณ์ในอดีตที่บริษัทได้วางแผนและจัดการไว้ มองหาคุณภาพ ความคิดสร้างสรรค์ และความใส่ใจในรายละเอียดที่ตรงกับวิสัยทัศน์ของคุณ
#3 - ข้อมูลอ้างอิง- ขอและตรวจสอบการอ้างอิงจากลูกค้าคนก่อนเพื่อยืนยันว่าบริษัทปฏิบัติตามสัญญาและจัดการปัญหาอย่างมืออาชีพ
#4 - ความเชี่ยวชาญ- บางบริษัทเน้นที่งานกิจกรรมองค์กร ในขณะที่บางบริษัทเน้นเรื่องงานแต่งงาน เลือกผู้ที่มีประสบการณ์และทรัพยากรที่จำเป็นซึ่งปรับให้เหมาะกับประเภทงานเฉพาะของคุณ
# 5 - ทีม- พบกับสมาชิกคนสำคัญของทีมบริหารจัดการงานที่จะวางแผนและดำเนินกิจกรรมของคุณ ประเมินความเป็นมืออาชีพ การตอบสนอง และการเข้าใจความต้องการและวิสัยทัศน์ของคุณ
#6 - สัญญาและราคา- เปรียบเทียบข้อเสนอหลายรายการ (อย่างน้อย 3 รายการ) เพื่อรับเงื่อนไขสัญญาและราคาที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบเขตของงานชัดเจนและคุณเข้าใจค่าธรรมเนียมทั้งหมด
# 7 - ชื่อเสียง- ตรวจสอบบทวิจารณ์ รางวัล (ถ้ามี) จุดยืนในองค์กรอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ และระยะเวลาที่บริษัทดำเนินธุรกิจโดยเป็นตัวบ่งชี้ถึงความชอบธรรมและคุณภาพ
#8 - การสื่อสาร- บริษัทควรรับฟังความต้องการของคุณอย่างรอบคอบ ตอบทุกคำถามของคุณ และตอบกลับคำร้องขอทันที การสื่อสารที่ดีเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสัมพันธ์ในการทำงานที่ประสบความสำเร็จ
# 9 - ความยืดหยุ่น- บริษัทที่ดีที่สุดยินดีที่จะปรับแต่งบริการของตนตามงบประมาณและความต้องการของคุณ แทนที่จะยึดติดกับเทมเพลตมาตรฐานอย่างเคร่งครัด
#10 - ความโปร่งใส- ยืนยันความโปร่งใสอย่างเต็มที่ในด้านงบประมาณ สัญญา ระยะเวลา และแผนงาน หลีกเลี่ยงบริษัทที่เป็นความลับหรือปฏิเสธที่จะเปิดเผยรายละเอียด
#11 - การจัดการภาวะวิกฤติ - พวกเขาจะจัดการกับปัญหาที่ไม่คาดคิดที่เกิดขึ้นได้อย่างไร บริษัทที่มีประสบการณ์ในการจัดการวิกฤตที่แข็งแกร่งจะช่วยหลีกเลี่ยงภัยพิบัติ
#12 - นวัตกรรม- พวกเขาเปิดรับแนวคิดและแนวทางแก้ไขใหม่ ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณด้วยวิธีที่สร้างสรรค์หรือไม่? บริษัทที่ก้าวหน้าส่งเสริมผลลัพธ์ใหม่ๆ
#13 - ประกันภัย- พวกเขามีประกันที่จำเป็น รวมถึงความคุ้มครองความรับผิดสำหรับงานของคุณหรือไม่? สิ่งนี้จะปกป้องคุณจากความเสี่ยงและการเรียกร้อง
#14 - ค่านิยม- แนวทางการดำเนินธุรกิจและค่านิยมของบริษัทสอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณหรือไม่? ความพอดีทางวัฒนธรรมนำไปสู่ความเข้าใจซึ่งกันและกัน
#15 - เทคโนโลยี- พวกเขามีความชำนาญด้านเทคโนโลยีและติดตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของแนวโน้มอุตสาหกรรมอยู่เสมอหรือไม่? พวกเขาใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อจัดระเบียบแผนและดำเนินการให้เป็นไปตามแผนหรือไม่ เทคโนโลยีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
มองหาบริษัทจัดการงานอีเวนต์ที่มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องและมีผลงานเป็นที่ยอมรับ มีชื่อเสียงที่ดีและมีความยืดหยุ่น การสื่อสารและความโปร่งใสที่จำเป็นในการดำเนินการตามวิสัยทัศน์ที่ไม่เหมือนใครของคุณและเกินความคาดหมายสำหรับงานพิเศษของคุณ
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อตรวจสอบข้อเสนอการจัดการกิจกรรม
(แหล่งรูปภาพ: Trustpilot)มีธงสีแดงบางอย่างที่คุณต้องระวังในบริษัทจัดการงานอีเวนต์บางแห่ง การหลีกเลี่ยงมันจะหลบกระสุนในขั้นตอนการประหารชีวิตในภายหลัง
• ภาษาคลุมเครือหรือภาษาทั่วไป- ข้อเสนอที่ไม่ได้ระบุถึงวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ความต้องการด้านงบประมาณ หรือไทม์ไลน์ของคุณโดยเฉพาะถือเป็นธงสีแดง ระวังบริษัทที่ใช้ภาษาทั่วไปแทนการปรับแต่งข้อเสนอของตน
• ขอบเขตงานที่ไม่ชัดเจนหรือไม่ได้กำหนด- หลีกเลี่ยงบริษัทที่ไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่าจะให้บริการใดบ้าง และงานใดบ้างที่ไม่รวมอยู่ในข้อเสนอ ขอบเขตควรมีรายละเอียดและครอบคลุม
• ค่าธรรมเนียมพิเศษที่มากเกินไป- ระวังข้อเสนอที่มีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมน้ำมันเชื้อเพลิง ค่าธรรมเนียมการจัดการ หรือ ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงิน. สิ่งเหล่านี้ควรโปร่งใสและอธิบายได้ชัดเจน
• ปฏิเสธที่จะตอบคำถาม- หากบริษัทหลีกเลี่ยงการตอบคำถามของคุณเกี่ยวกับรายละเอียดการวางแผน สัญญา หรือราคา อาจหมายความว่าพวกเขากำลังซ่อนบางสิ่งบางอย่างอยู่ ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความไว้วางใจ
ตัวอย่างงานอีเว้นท์ที่บริษัทจัดการอีเว้นท์สามารถวางแผนได้
(ภาพถ่ายโดย Ken Burgin)• งานแต่งงาน- การวางแผนและดำเนินการจัดงานแต่งงานถือเป็นบริการหลักสำหรับบริษัทจัดการงานอีเวนต์หลายแห่ง พวกเขาจัดการทุกด้านของการวางแผนตั้งแต่การเลือกสถานที่ไปจนถึงคำเชิญและการประสานงานในแต่ละวัน
• งานประชุมและงานแสดงสินค้า- บริษัทจัดงานสามารถจัดกิจกรรมองค์กรขนาดใหญ่ เช่น การประชุม การสัมมนา การประชุมสุดยอด การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และงานแสดงสินค้า พวกเขาจัดการการลงทะเบียน การประสานงานวิทยากร การขนส่งสถานที่ การจัดเลี้ยง และการลงทะเบียน
• เปิดตัวผลิตภัณฑ์- ผู้จัดการงานอีเวนต์สามารถสร้างงานอีเวนต์ที่น่าดึงดูดและน่าจดจำเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่สู่สาธารณะ พวกเขาวางแผนกิจกรรม การสาธิต และองค์ประกอบส่งเสริมการขาย เช่น โพลสดที่ แบบทดสอบเพื่อสร้างความตื่นเต้น
• งานระดมทุนและกิจกรรมการกุศลกิจกรรมที่ไม่แสวงหากำไร เช่น งานเต้นรำการกุศล การวิ่ง/เดิน และการบริจาค เป็นกิจกรรมประเภทอื่นๆ ที่บริษัทจัดงานจัดขึ้น กิจกรรมเหล่านี้มุ่งเน้นที่การเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมและระดมทุนให้ได้มากที่สุด
• ฝ่าย บริษัทบริษัทจัดงานต่างๆ ให้ความช่วยเหลือในการวางแผนและจัดการงานเลี้ยงวันหยุดของบริษัท ทัศนศึกษาฤดูร้อน งานฉลองเกษียณอายุ และกิจกรรมทางสังคมอื่นๆ ของพนักงาน นอกจากนี้ยังจัดกิจกรรมและจัดเลี้ยงอีกด้วย
• พิธีมอบรางวัลและกาล่าดินเนอร์- การวางแผนงานประกาศรางวัล งานเลี้ยงอาหารค่ำ และงานอีเว้นท์ระดับสูง ถือเป็นความเชี่ยวชาญอีกประการหนึ่งของบริษัทจัดการงานอีเว้นท์ครบวงจรบางแห่ง พวกเขาจัดการเรื่องการตกแต่ง แผนผังที่นั่ง ตะกร้าของขวัญ และการกล่าวสุนทรพจน์
• การสาธิตผลิตภัณฑ์ - สำหรับบริษัทที่วางแผนจะแสดงกลุ่มผลิตภัณฑ์ นักวางแผนงานสามารถออกแบบการสาธิตเชิงโต้ตอบ ทดลองขับ ทดสอบรสชาติ และวิธีการอื่นๆ ที่มีผลกระทบในการแสดงผลิตภัณฑ์ต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
บริษัทจัดการอีเว้นท์จะวางแผนอีเว้นท์ที่มีขนาดและประเภทต่างๆ ตั้งแต่งานแต่งงานเล็กๆ ไปจนถึงการประชุมองค์กรขนาดใหญ่ การระดมทุน งานปาร์ตี้ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วก็คืออีเว้นท์ที่วางแผนไว้ทุกประเภทที่ต้องมีการวางแผนและการประสานงานทางโลจิสติกส์ระดับมืออาชีพเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้า
Takeaways
การจ้างบริษัทจัดการงานอีเว้นท์ที่เชี่ยวชาญจะเปลี่ยนวิสัยทัศน์พื้นฐานให้เป็นประสบการณ์ที่ผู้คนไม่หยุดพูดถึงมานานหลายปี
การจัดการของพวกเขาช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องลอจิสติกส์ ดังนั้นคุณจึงสามารถทำหน้าที่ของเจ้าบ้านที่มีน้ำใจได้อย่างเต็มที่ ลองนึกภาพพื้นที่จัดงานที่จัดไว้อย่างลงตัว โดยมีแขกที่ตื่นเต้นเพลิดเพลินกับการจัดเลี้ยงแสนอร่อยและความบันเทิงที่น่าทึ่ง ในขณะที่คุณเดินเล่นไปรอบๆ ห้อง และมีเวลาพบปะกับทุกคน มหัศจรรย์ใช่มั้ยล่ะ?
ต้องการทำให้กิจกรรมของคุณเป็นแบบโต้ตอบมากขึ้นหรือไม่? พยายาม Ahaสไลด์เพื่อเข้าถึงชุดของ icebreakers แบบสำรวจ และแบบทดสอบที่ทำให้เซสชั่นลอยขึ้นไปอีกระดับหนึ่ง
คีย์เวิร์ด:
