รายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงขั้นสูงสุด | 15 สิ่งที่ต้องมีเพื่อให้แน่ใจว่างานจะสำเร็จ

หัวใจของคุณเต้นรัวเมื่อคุณนึกถึงสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด:

❗️วิทยากรล้มป่วยก่อนขึ้นเวที

❗️ สถานที่ของคุณหมดไฟในวันงาน

❗️หรือแย่ที่สุด – มีคนได้รับบาดเจ็บในงานของคุณ

ความคิดปั่นป่วนในท้องทำให้คุณตื่นขึ้นในตอนกลางคืน

แต่แม้แต่เหตุการณ์ที่วุ่นวายที่สุดก็สามารถจัดการได้ หากคุณวางแผนล่วงหน้าอย่างรอบคอบและเป็นระบบ

แบบง่าย ๆ รายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงเหตุการณ์ สามารถช่วยคุณระบุ เตรียมพร้อม และลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่เหตุการณ์จะหยุดชะงัก มาดูสิ่งที่ต้องมี 10 ประการในรายการตรวจสอบเพื่อเปลี่ยนความกังวลให้เป็นแผนปฏิบัติการที่วางไว้อย่างดี

สารบัญ

• ขององค์กร
• การบริหารความเสี่ยงของงานคืออะไร?
• 5 ขั้นตอนในการจัดการความเสี่ยงในฐานะนักวางแผนงานคืออะไร
• รายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงเหตุการณ์
• 5 องค์ประกอบของการบริหารความเสี่ยง ?
• รายการตรวจสอบในการจัดการเหตุการณ์
• Takeaways
• คำถามที่พบบ่อย

ขององค์กร

การบริหารความเสี่ยงของงานคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงของเหตุการณ์เกี่ยวข้องกับการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหรือปัญหาที่อาจคุกคามเหตุการณ์ จากนั้นจึงวางกระบวนการและข้อควรระวังเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านั้น สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดงานมีแผนฉุกเฉินพร้อมที่จะลดการหยุดชะงักและกู้คืนได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้น รายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงของเหตุการณ์ยังใช้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นจะถูกข้ามไป

5 ขั้นตอนในการจัดการความเสี่ยงในฐานะนักวางแผนงานคืออะไร

เรารู้ว่าการเป็นนักวางแผนงานอีเวนต์เป็นเรื่องที่เครียดกับความเป็นไปได้ทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นได้ เพื่อช่วยคุณจากการคิดมาก ให้ปฏิบัติตาม 5 ขั้นตอนง่ายๆ ของเราเพื่อจัดทำแผนการจัดการความเสี่ยงที่สมบูรณ์แบบสำหรับกิจกรรม:

• ระบุความเสี่ยง – ระดมสมองทุกสิ่งที่เป็นไปได้ที่อาจผิดพลาดในงานของคุณ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ปัญหาเกี่ยวกับสถานที่ สภาพอากาศเลวร้าย ความล้มเหลวของเทคโนโลยี การยกเลิกลำโพง ปัญหาอาหาร การบาดเจ็บ ผู้เข้าร่วมน้อย ฯลฯ คิดให้กว้างและใส่ไว้ใน เครื่องมือระดมความคิด เพื่อรักษาความคิดให้สมบูรณ์

• ประเมินโอกาสและผลกระทบ – สำหรับความเสี่ยงของเหตุการณ์แต่ละเหตุการณ์ที่ระบุ ให้ประเมินแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับเหตุการณ์ของคุณ ซึ่งจะช่วยพิจารณาว่าความเสี่ยงใดจำเป็นต้องมีแผนบรรเทาผลกระทบที่ละเอียดที่สุด

• พัฒนาแผนฉุกเฉิน – สำหรับความเสี่ยงที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า ให้สร้างแผนสำรอง แนวทางแก้ไข และเหตุฉุกเฉินที่เฉพาะเจาะจง เพื่อลดการหยุดชะงักหากความเสี่ยงเหล่านั้นเกิดขึ้นจริง ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการยืนยันสถานที่สำรอง ซัพพลายเออร์ กำหนดการ ฯลฯ

• มอบหมายความรับผิดชอบ – ให้บุคคลหนึ่งคนรับผิดชอบในการดำเนินแผนฉุกเฉินแต่ละแผน และสื่อสารบทบาทอย่างชัดเจนกับทีมของคุณ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าใครบางคนจะดำเนินการหากเกิดความเสี่ยงขึ้นจริง

• ฝึกฝนแผนของคุณ – เรียกใช้สถานการณ์ที่เป็นไปได้เพื่อระบุช่องว่างในแผนการจัดการความเสี่ยงเหตุการณ์ของคุณ การฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการตอบสนองในสถานการณ์ต่างๆ จะสร้างความมั่นใจเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในวันงานได้สำเร็จ

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การจัดการเหตุการณ์
• การออกแบบเหตุการณ์
• เครือข่ายธุรกิจ

รายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงเหตุการณ์

อะไรคือประเด็นทั่วไปที่รายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงของเหตุการณ์จำเป็นต้องครอบคลุม? มองหาแรงบันดาลใจจากตัวอย่างรายการตรวจสอบความเสี่ยงด้านเหตุการณ์ด้านล่าง

#1 – สถานที่
☐ เซ็นสัญญาแล้ว
☐ ใบอนุญาตและใบอนุญาตที่ได้รับ
☐ ยืนยันแบบแปลนชั้นและการเตรียมการติดตั้ง
☐ ข้อกำหนดด้านการจัดเลี้ยงและทางเทคนิคระบุไว้
☐ ระบุสถานที่สำรองและสแตนด์บาย

#2 – สภาพอากาศ
☐ แผนเฝ้าระวังและแจ้งเตือนสภาพอากาศรุนแรง
☐ เต็นท์หรือที่พักพิงอื่น ๆ มีให้หากจำเป็น
☐ การเตรียมการเพื่อย้ายงานไปไว้ในร่ม ถ้าจำเป็น

#3 – เทคโนโลยี
☐ ทดสอบ A/V และอุปกรณ์เทคโนโลยีอื่นๆ
☐ ได้รับข้อมูลการติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านไอที
☐ กระดาษที่พิมพ์ออกมาของวัสดุที่มีสำรอง
☐ แผนฉุกเฉินสำหรับอินเทอร์เน็ตหรือไฟฟ้าดับ

#4 – การแพทย์/ความปลอดภัย
☐ มีชุดปฐมพยาบาลและเครื่อง AED
☐ ป้ายทางออกฉุกเฉินชัดเจน
☐ เจ้าหน้าที่ได้รับการฝึกฝนเกี่ยวกับขั้นตอนปฏิบัติในกรณีฉุกเฉิน
☐ ข้อมูลติดต่อเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย/ตำรวจ

#5 – ลำโพง
☐ ได้รับประวัติและรูปภาพแล้ว
☐ เลือกลำโพงสำรองเป็นสำรอง
☐ แจ้งแผนฉุกเฉินของผู้บรรยายแล้ว

#6 – การเข้าร่วม
☐ ยืนยันเกณฑ์การเข้าร่วมขั้นต่ำแล้ว
☐ แจ้งนโยบายการยกเลิกแล้ว
☐ มีแผนคืนเงินหากงานถูกยกเลิก

#7 – ประกันภัย
☐ กรมธรรม์ประกันภัยความรับผิดทั่วไปมีผลบังคับใช้
☐ ใบรับรองการประกันภัยที่ได้รับ

#8 – เอกสาร
☐ สำเนาสัญญา ใบอนุญาต และใบอนุญาต
☐ ข้อมูลติดต่อสำหรับผู้ขายและซัพพลายเออร์ทั้งหมด
☐ โปรแกรมกิจกรรม กำหนดการ และ/หรือ กำหนดการเดินทาง

#9 – การจัดหาพนักงาน/อาสาสมัคร
☐ บทบาทที่มอบให้กับเจ้าหน้าที่และอาสาสมัคร
☐ มีข้อมูลสำรองให้กรอกในกรณีที่ไม่ปรากฏตัว
☐ เสร็จสิ้นการฝึกอบรมขั้นตอนฉุกเฉินและแผนฉุกเฉิน

#10 – อาหารและเครื่องดื่ม
☐ มีข้อมูลสำรองสำหรับวัสดุสิ้นเปลืองที่เน่าเสียง่าย
☐ ตัวเลือกอาหารทางเลือกที่เตรียมไว้ในกรณีที่สั่งอาหารล่าช้า/ไม่ถูกต้อง/แขกที่เป็นโรคภูมิแพ้
☐ มีผลิตภัณฑ์กระดาษพิเศษ ช้อนส้อม และภาชนะสำหรับเสิร์ฟ

#11 – ขยะและการรีไซเคิล
☐ มีการแจกจ่ายถังขยะและภาชนะรีไซเคิล
☐ บทบาทที่ได้รับมอบหมายให้เก็บขยะระหว่างและหลังกิจกรรม

#12 – ขั้นตอนการจัดการข้อร้องเรียน
☐ เจ้าหน้าที่ได้รับมอบหมายให้จัดการข้อร้องเรียนของผู้เข้าร่วม
☐ โปรโตคอลสำหรับแก้ไขปัญหาและเสนอการคืนเงิน/การชดเชยหากจำเป็น

#13 – แผนการอพยพฉุกเฉิน
☐ เตรียมเส้นทางอพยพและจุดนัดพบ
☐ ให้พนักงานประจำอยู่ใกล้ทางออก

#14 – พิธีสารคนหาย
☐ เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบกรณีเด็กหาย/คนชรา/ผู้พิการ ได้รับมอบหมาย
☐ ข้อมูลการติดต่อสำหรับพ่อแม่/ผู้ปกครองของผู้เยาว์ที่ได้รับ

#15 – การรายงานเหตุการณ์
☐ แบบฟอร์มรายงานเหตุการณ์ที่สร้างขึ้นสำหรับเจ้าหน้าที่เพื่อบันทึกเหตุฉุกเฉินใด ๆ

องค์ประกอบห้าประการของการบริหารความเสี่ยงคืออะไร?

ความเสี่ยงไม่ใช่แค่โชคร้ายเท่านั้น แต่ยังเป็นส่วนหนึ่งของทุกการลงทุน แต่ด้วยแผนการจัดการความเสี่ยงของเหตุการณ์ที่เหมาะสม คุณสามารถควบคุมความเสี่ยงที่ทำให้เกิดความสับสนวุ่นวายและเปลี่ยนภัยคุกคามให้เป็นโอกาสได้ แนวทางการจัดการความเสี่ยง XNUMX แนวทาง ได้แก่:

• การระบุความเสี่ยง – คิดเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นความผิดพลาดทางเทคโนโลยี ... ไปจนถึงหายนะทั้งหมด ความเสี่ยงในการลงรายการบัญชีจะทำให้ความเสี่ยงเหล่านี้หลุดออกจากหัวคุณและเข้าสู่กระดาษซึ่งคุณสามารถเผชิญหน้ากับมันได้

• การประเมินความเสี่ยง– ประเมินความเสี่ยงแต่ละรายการเพื่อทำความเข้าใจว่าความเสี่ยงใดเป็นภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุด พิจารณา: เป็นไปได้มากน้อยเพียงใดที่จะเกิดขึ้น จะส่งผลเสียหายอะไรหากเกิดขึ้น? การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงมุ่งเน้นที่ความพยายามของคุณในประเด็นที่สำคัญจริงๆ

• การลดความเสี่ยง – มีแผนโต้กลับ! พิจารณาวิธีการลดโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง ลดผลกระทบหากเกิดขึ้น หรือทั้งสองอย่าง ยิ่งคุณสามารถลดความเสี่ยงได้ล่วงหน้ามากเท่าไร ความเสี่ยงเหล่านั้นก็จะรบกวนคุณน้อยลงเท่านั้น

• การติดตามความเสี่ยง – เมื่อแผนเริ่มต้นของคุณเข้าที่แล้ว ให้ระวังตัวไว้ ติดตามสัญญาณความเสี่ยงใหม่ที่กำลังเกิดขึ้นหรือความเสี่ยงเก่ากำลังเปลี่ยนแปลง ปรับกลยุทธ์ของคุณตามความจำเป็นเพื่อให้ทันกับแนวภัยคุกคามที่เปลี่ยนแปลงไป

• การรายงานความเสี่ยง – แบ่งปันความเสี่ยงและแผนกับทีมของคุณ การนำผู้อื่นเข้าสู่วงจรทำให้เกิดการซื้อ เปิดเผยจุดอ่อนที่คุณอาจพลาด และกระจายความรับผิดชอบในการจัดการความเสี่ยง

รายการตรวจสอบในการจัดการกิจกรรมคืออะไร?

รายการตรวจสอบในการจัดการเหตุการณ์หมายถึงรายการของรายการหรืองานที่ผู้จัดงานตรวจสอบว่าได้เตรียม จัด หรือวางแผนไว้ล่วงหน้าสำหรับเหตุการณ์

รายการตรวจสอบการบริหารความเสี่ยงที่ครอบคลุมช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีสิ่งใดที่สำคัญถูกมองข้ามไป เมื่อคุณจัดเตรียมรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมให้สำเร็จ

รายการตรวจสอบมีประโยชน์สำหรับการจัดการเหตุการณ์เนื่องจาก:

• ให้ความชัดเจนและโครงสร้าง – พวกเขาจัดเรียงตามลำดับรายละเอียดทุกอย่างที่ต้องทำ ดังนั้นไม่มีอะไรตกหล่น

• ส่งเสริมการเตรียมการอย่างละเอียดถี่ถ้วน – การตรวจสอบรายการต่างๆ กระตุ้นให้ผู้จัดงานแน่ใจว่ามีการเตรียมการและข้อควรระวังทั้งหมดก่อนที่งานจะเริ่มต้นขึ้น

• ปรับปรุงการสื่อสาร – ทีมสามารถแบ่งและกำหนดรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน

• สนับสนุนความสม่ำเสมอ – การใช้รายการตรวจสอบเดียวกันสำหรับกิจกรรมที่เกิดซ้ำช่วยรักษามาตรฐานและจับประเด็นสำหรับการปรับปรุงในแต่ละครั้ง

• เปิดเผยช่องว่างหรือจุดอ่อน – รายการที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายเน้นสิ่งที่ลืมหรือต้องมีการวางแผนเพิ่มเติม ทำให้คุณสามารถจัดการกับปัญหาเหล่านั้นได้ก่อนที่จะเกิดปัญหา

• อำนวยความสะดวกในการส่งมอบ – การส่งรายการตรวจสอบให้กับผู้จัดงานรายใหม่ช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงสิ่งที่ทำเพื่อวางแผนงานที่ประสบความสำเร็จก่อนหน้านี้

Takeaways

ด้วยความพิเศษเหล่านี้ในรายการตรวจสอบการจัดการความเสี่ยงของกิจกรรม คุณก็พร้อมสำหรับสนามรบแล้ว! การเตรียมพร้อมเปลี่ยนความโกลาหลที่อาจเกิดขึ้นเป็นความมั่นใจที่สงบ ดังนั้นเพิ่มแต่ละรายการในรายการของคุณ ข้ามพวกเขาออกไปทีละคน ดูรายการตรวจสอบที่เปลี่ยนความกังวลให้เป็นพลัง เพราะยิ่งคุณคาดหวังมากเท่าไหร่ ความเสี่ยงก็จะยอมจำนนต่อการวางแผนและเตรียมการอย่างพิถีพิถันของคุณ