4 ทักษะผู้อำนวยความสะดวกที่จำเป็นสำหรับการสนทนาที่ประสบความสำเร็จ (+ คำแนะนำและรายการตรวจสอบ)

การมีคนที่รู้วิธีเป็นผู้นำการประชุมหรือเวิร์กช็อปสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของกลุ่มและความรวดเร็วในการทำงาน

ผู้อำนวยความสะดวกที่ดีจะทำให้ทุกคนมีสมาธิกับงาน เพื่อให้ทีมตัดสินใจได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น

ส่วนที่ดีที่สุด? คุณไม่จำเป็นต้อง “เกิดมา” เป็นผู้อำนวยความสะดวก ใครๆ ก็สามารถเรียนรู้สิ่งเหล่านี้ได้ ทักษะอำนวยความสะดวก ด้วยการฝึกที่ถูกต้อง

แล้วอะไรคือสิ่งที่ทำให้ผู้คนมีพลังขับเคลื่อนผ่านวาระต่างๆ? นั่นคือสิ่งที่เราจะแกะออกในบทความนี้ มาเข้าเรื่องกันเถอะ!

สารบัญ

• ทักษะการอำนวยความสะดวกคืออะไร?
• 4 ทักษะของก อำนวยความสะดวก คุณต้องการ
  • #1. การฟัง
  • #2. การตั้งคำถาม
  • #3. ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม
  • # 4. การจัดการเวลา
• รายการตรวจสอบทักษะวิทยากรกระบวนการ
• เทคนิคการอำนวยความสะดวกที่ดีที่สุดที่ควรลอง
• คำถามที่พบบ่อย

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• วิทยากรที่ผ่านการฝึกอบรม
• นวัตกรรมในที่ทำงาน

ทักษะการอำนวยความสะดวกคืออะไร?

ทักษะการอำนวยความสะดวกคือการมอบเครื่องมือและพื้นที่ที่พวกเขาต้องการเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จแก่กลุ่มคน เช่น การเตรียมพร้อมสำหรับการวางแผน การตั้งความคาดหวัง การเปลี่ยนแปลง การรับฟังอย่างแท้จริง และการรักษาเวลา

การเป็นเจ้านายที่ออกไปข้างนอกนั้นไม่สำคัญเท่าไหร่ แต่อยู่ที่การยอมให้คนอื่นมีส่วนร่วมมากกว่า

ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก คุณนำทีมมารวมกันโดยมีเป้าหมายร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับทุกคน จากนั้นคุณนำทางการอภิปรายไปสู่เป้าหมายนั้นในขณะเดียวกันก็ให้แน่ใจว่าทีมมีสิ่งที่จำเป็นเพื่อเอาชนะมัน

เป้าหมายหลักของคุณในการฝึกฝนทักษะวิทยากรคือการเป็นผู้นำโดยไม่ต้องใส่ใจรายละเอียดมากเกินไป แต่คุณสนับสนุนการมีส่วนร่วมและแนวคิดใหม่ๆ จากทีมงานทั้งหมดแทน คุณต้องการให้ทีมคิดและขับเคลื่อนการสนทนา ไม่ใช่แค่คุณที่อยู่ด้านหน้าเท่านั้น

ตราบใดที่คุณจัดให้มีโครงสร้างและการสนับสนุนโดยไม่เข้าควบคุม คนของคุณจะรู้สึกมีอำนาจในการแก้ปัญหาร่วมกัน นั่นคือเวลาที่ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงเกิดขึ้น และทีมก็ทำสิ่งต่างๆ สำเร็จ!

ระดมสมองระดมความคิดกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ให้นวัตกรรมเกิดขึ้น! ระดมสมองในขณะเดินทางด้วย AhaSlides

ทักษะ 4 ประการของวิทยากรที่คุณต้องการ

คุณมีทักษะที่จำเป็นในการเป็นผู้อำนวยความสะดวกที่เชี่ยวชาญหรือไม่?

#1. การฟัง

การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นทักษะวิทยากรที่สำคัญ

โดยเกี่ยวข้องกับการให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมกำลังพูด การสบตา รับทราบมุมมองที่แตกต่างกันโดยไม่มีการตัดสิน และการถามคำถามที่ชัดเจน

การฟังอย่างกระตือรือร้นเป็นมากกว่าการได้ยินคำศัพท์เพื่อเข้าใจความหมายและมุมมองที่สมบูรณ์

เป็นสิ่งสำคัญที่วิทยากรจะต้องละเว้นการสนทนาข้างเคียงหรือสิ่งรบกวนสมาธิเพื่อให้ปรากฏตัวอย่างแท้จริง

เพื่อปลูกฝังการฟังอย่างกระตือรือร้น คุณสามารถทวนสิ่งที่บางคนพูดกลับเพื่อยืนยันความเข้าใจ ขอให้ผู้เข้าร่วมขยายความคิดเห็น หรือนิ่งเงียบหลังจากที่มีคนพูดเพื่อให้มีการตอบกลับ

#2. การตั้งคำถาม

การถามคำถามปลายเปิดและไตร่ตรองเป็นกุญแจสำคัญในการจุดประกายการสนทนาและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม

ผู้อำนวยความสะดวกควรใช้คำถามเพื่อชี้แจง กระตุ้นให้เกิดการพิจารณาเพิ่มเติม และมุ่งเน้นการแก้ปัญหาการสนทนา

คำถามที่จัดทำขึ้นอย่างดีในเวลาที่เหมาะสมสามารถดึงแนวคิดที่ชาญฉลาดและเปิดเผยคุณค่าที่มีร่วมกัน

คำถามปลายเปิดที่เริ่มต้นด้วยอะไร อย่างไร และเพราะเหตุใดจึงกระตุ้นให้เกิดการสำรวจ เทียบกับคำตอบใช่/ไม่ใช่

ตัวอย่างคำถามที่คุณสามารถถามได้:

• มีตัวเลือกอะไรบ้างที่เราควรพิจารณาเพื่อแก้ไขปัญหานี้
• สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อส่วนอื่น ๆ ของโครงการอย่างไร
• ใครสามารถยกตัวอย่างสิ่งที่พวกเขาหมายถึงได้บ้าง

ยกระดับความซื่อสัตย์ การสนทนา กับ AhaSlides

ฟีเจอร์ปลายเปิดของ AhaSlides ช่วยให้ทีมส่งและโหวตไอเดียที่พวกเขาชื่นชอบได้อย่างมีส่วนร่วม

#3. ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วม

วิทยากรต้องดึงข้อมูลจากสมาชิกทุกคนในกลุ่ม และทำให้ทุกคนรู้สึกว่ามีคนได้ยินเสียงของตน

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ต่างๆ เช่น การโทรหาผู้อื่น การยอมรับการมีส่วนร่วมในเชิงบวก และการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมที่เงียบกว่า

การดำเนินการบางอย่างที่คุณสามารถทำได้:

• การเรียกชื่อเฉพาะบุคคล
• ถามคนเงียบๆ ในมุมมองของตน
• ขอบคุณผู้มีส่วนร่วมตามชื่อหลังจากที่พวกเขาแบ่งปัน

# 4. การจัดการเวลา

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผลถือเป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินตามแผนและบรรลุเป้าหมายการประชุม

วิทยากรกระบวนการควรเริ่มและสิ้นสุดตามกำหนดเวลา ดำเนินการอภิปรายให้ดำเนินไปในจังหวะที่เหมาะสม และเปลี่ยนเส้นทางการสนทนาเมื่อจำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามข้อผูกพันเรื่องเวลา

เพื่อให้ตรงต่อเวลา คุณสามารถลอง:

• การตั้งเวลาระหว่างการระดมความคิดและรอบการอภิปราย
• ตั้งค่าสถานะเมื่อกลุ่มอยู่ห่างจากจุดสิ้นสุดของหัวข้อ 5 นาที
• เปลี่ยนผ่านโดยพูดว่า “เราครอบคลุม X ดีแล้ว มาดู Y กันดีกว่า”

รายการตรวจสอบทักษะวิทยากรกระบวนการ

รายการตรวจสอบนี้ช่วยให้คุณอำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้ ในตอนท้าย คุณจะมีกลยุทธ์ที่ประสบความสำเร็จในการมีส่วนร่วมและเริ่มชี้แนะการอภิปราย

การเตรียมพร้อม

☐ สร้างวาระการประชุมและส่งออกไปล่วงหน้า
☐ หัวข้อวิจัย/ประเด็นที่จะครอบคลุม
☐ รวบรวมวัสดุและทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมด

การเปิด

☐ ยินดีต้อนรับผู้เข้าร่วมและกำหนดแนวทาง
☐ ทบทวนวาระ เป้าหมาย และรายการทำความสะอาด
☐ กำหนดบรรทัดฐาน/แนวทางของกลุ่มสำหรับการอภิปราย
☐ เตรียมเรือตัดน้ำแข็งตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อคลายผู้คน

การฟังที่ใช้งานอยู่

☐ สบตาและแสดงตนอย่างเต็มที่
☐ หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือสิ่งรบกวนสมาธิ
☐ ชี้แจงและรับทราบมุมมองที่แตกต่าง

การตั้งคำถาม

☐ ถามคำถามปลายเปิดเพื่อจุดประกายการอภิปราย
☐ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยินเสียงทั้งหมด เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วมที่เงียบกว่า
☐ ให้ความสำคัญกับการแก้ปัญหาในการอภิปราย

การบริหารเวลา

☐ เริ่มและสิ้นสุดตรงเวลา
☐ ดำเนินการอภิปรายอย่างต่อเนื่อง
☐ แจ้งเตือนกลุ่มถึงกำหนดเวลาสำหรับการสนทนาแต่ละครั้ง

การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม

☐ เรียกชื่อผู้อื่นเมื่อเป็นไปได้
☐ รับทราบการมีส่วนร่วมในเชิงบวก
☐ สรุปการอภิปรายเพื่อตรวจสอบระดับความเข้าใจ

การตัดสินใจ

☐ ช่วยกลุ่มระบุทางเลือกและลำดับความสำคัญ
☐ ขอบเขตของข้อตกลง/ฉันทามติ
☐ บันทึกรายการการดำเนินการหรือขั้นตอนถัดไป

ปิด

☐ ทบทวนความสำเร็จและการตัดสินใจ
☐ ขอบคุณผู้เข้าร่วมที่มีส่วนร่วม
☐ สื่อสารขั้นตอนต่อไปและผลลัพธ์ที่คาดหวัง
☐ ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการอำนวยความสะดวกและวาระการประชุม

ภาษากาย

☐ ดูเอาใจใส่ มีส่วนร่วม และเข้าถึงได้
☐ สบตา ยิ้ม และใช้น้ำเสียงที่หลากหลาย
☐ การเปลี่ยนระหว่างการสนทนาได้อย่างราบรื่น

ดีที่สุด เทคนิคการอำนวยความสะดวก ที่จะลอง

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของเทคนิคการอำนวยความสะดวกในการจัดการไดนามิกของกลุ่ม:

• ชุด icebreakers (เกม คำถาม) ในช่วงเริ่มต้นเพื่อทำให้ผู้คนผ่อนคลายและทำให้พวกเขาโต้ตอบได้อย่างสบายใจมากขึ้น
• จัดทำข้อตกลง/บรรทัดฐานของกลุ่มร่วมกัน เช่น การฟังอย่างกระตือรือร้น ไม่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แชร์เวลาออกอากาศเพื่อส่งเสริมความเคารพ
• แบ่งออกเป็นกลุ่มย่อยเล็กๆ โดยมีงานที่ชัดเจนเมื่อจำเป็นต้องป้อนข้อมูลในวงกว้าง
• เดินเป็นวงกลมและขอให้แต่ละคนป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่อให้มีส่วนร่วมอย่างสมดุล
• ดำเนินกิจกรรมการลงคะแนนแบบติดหนึบเพื่อให้ได้รับฉันทามติเมื่อความคิดเห็นแตกต่าง
• ใช้สัญญาณมือ เช่น ยกนิ้วโป้งขึ้น/ลง เพื่อรับฟีดแบ็คสดเกี่ยวกับไอเดียต่างๆ
• ยืนหยัดอภิปรายในการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าพลังงาน
• วิจารณ์แซนด์วิช พร้อมการตอบรับเชิงบวกมากขึ้นเพื่อลดผลกระทบ
• หมุนเวียนระหว่างกิจกรรมเพื่อเช็คอินเป็นกลุ่มและตอบคำถาม
• สรุปเพื่อตรวจสอบความเข้าใจและจัดการกับความตึงเครียดด้วยความเคารพก่อนเดินหน้าต่อไป

คำถามที่พบบ่อย