การดำเนินโครงการ เป็นช่วงวิกฤตที่เปลี่ยนแผนให้เป็นจริง เป็นช่วงเวลาแห่งการสร้างหรือทำลายเมื่อวิสัยทัศน์พบกับการกระทำ และความสำเร็จขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผล

ในการนี​​้ blog หลังจากนี้ เราจะมาสำรวจความสำคัญของแผนการดำเนินการโครงการ เปิดเผยบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร และให้คำแนะนำอันมีค่าเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการโครงการ และสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อดำเนินการดังกล่าว 

เริ่มกันเลย!

สารบัญ

• การดำเนินโครงการคืออะไรกันแน่?
• ความสำคัญของการดำเนินโครงการคืออะไร?
• องค์ประกอบหลักของแผนการดำเนินการคืออะไร
• ขั้นตอนในการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ
• 5 สิ่งสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยงในการดำเนินโครงการ
• เครื่องมือสำหรับสร้างแผนการดำเนินโครงการ 
• ประเด็นที่สำคัญ
• คำถามที่พบบ่อย

การดำเนินโครงการคืออะไรกันแน่?

การดำเนินโครงการคือขั้นตอนที่โครงการที่วางแผนไว้ถูกนำไปปฏิบัติและดำเนินการ มันเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนกิจกรรมที่วางแผนไว้ งาน และกลยุทธ์ให้เป็นผลลัพธ์ที่วัดได้ 

ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการและทีมทำงานร่วมกันเพื่อประสานงานกิจกรรม จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ จัดการลำดับเวลา มอบหมายความรับผิดชอบ ติดตามความคืบหน้า และปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน 

การดำเนินโครงการมักต้องการการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารและการประสานงานเป็นไปอย่างราบรื่นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

• การบริหารจัดการโครงการ
• ทางเลือกโครงการ Microsoft
• ระเบียบวิธีน้ำตก

ความสำคัญของการดำเนินโครงการคืออะไร?

การดำเนินโครงการเป็นสะพานเชื่อมระหว่างการวางแผนและความสำเร็จ หากปราศจากการดำเนินการที่เหมาะสม แม้แต่แผนการที่ดีที่สุดก็อาจยังคงเป็นเพียงแค่แนวคิด 

• มันเปลี่ยนแผนให้เป็นจริง
• ทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการต่างๆ สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และพันธกิจโดยรวมขององค์กร และมีส่วนสนับสนุนการเติบโตและความสำเร็จ
• ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทรัพยากรที่เหมาะสม รวมถึงการเงิน บุคคล และวัสดุ ถูกปรับใช้เพื่อดำเนินกิจกรรมโครงการ

องค์ประกอบหลักของแผนการดำเนินการคืออะไร

แผนการดำเนินการโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่างที่เป็นแนวทางในการดำเนินโครงการ องค์ประกอบเฉพาะอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการ แต่นี่คือ 4 องค์ประกอบทั่วไป:

1. วัตถุประสงค์และขอบเขตของโครงการ: กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจน โดยสรุปเป้าหมายของโครงการที่จะบรรลุผล ระบุขอบเขตของงาน ระบุขอบเขต และผลงานของโครงการ
2. ไทม์ไลน์และเหตุการณ์สำคัญ: พัฒนาไทม์ไลน์โดยละเอียดซึ่งสรุปกิจกรรมหลัก งาน และเหตุการณ์สำคัญของโครงการ กำหนดวันที่หรือกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการทำงานแต่ละงานให้เสร็จสิ้นและบรรลุเป้าหมายสำคัญของโครงการ
3. การจัดสรรทรัพยากร: กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ เช่น ทรัพยากรบุคคล อุปกรณ์ วัสดุ และการเงิน จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็นและสอดคล้องกับความต้องการของโครงการ
4. บทบาทและความรับผิดชอบ: กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างชัดเจน มอบหมายงานและความรับผิดชอบเฉพาะให้กับบุคคลหรือทีม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจบทบาทของตนในกระบวนการนำไปใช้งาน

ขั้นตอนในการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ

เมื่อทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถเพิ่มโอกาสในการดำเนินโครงการได้สำเร็จ:

ขั้นตอนที่ 1 - ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน: 

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องแน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับแผนโครงการ วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง สื่อสารแผนโครงการกับทีม ชี้แจงข้อสงสัย และตอบคำถามหรือข้อกังวลเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน

ขั้นตอนที่ 2 - พัฒนาแผนโครงการโดยละเอียด: 

สร้างแผนโครงการที่ครอบคลุมซึ่งสรุปงาน เส้นเวลา ทรัพยากร และการพึ่งพาที่เกี่ยวข้อง 

• ตัวอย่างเช่น หากโครงการเปิดตัวแคมเปญการตลาด แผนจะรวมถึงงานต่างๆ เช่น การวิจัยตลาด การออกแบบสื่อการตลาด การจัดตารางตำแหน่งโฆษณา และการดำเนินแคมเปญโซเชียลมีเดีย โดยมีระยะเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงาน

ขั้นตอนที่ 3 - มีส่วนร่วมและจัดทีม: 

มีส่วนร่วมกับทีมโครงการและปรับความพยายามของพวกเขาไปสู่เป้าหมายของโครงการ 

• กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนเข้าใจงานของตนและวิธีที่พวกเขามีส่วนช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จ 
• ส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันที่ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิดและการทำงานเป็นทีม

ขั้นตอนที่ 4 - แบ่งงานและกำหนดลำดับความสำคัญ: 

แบ่งแผนโครงการออกเป็นงานที่เล็กลงและสามารถจัดการได้ กำหนดการพึ่งพางานและระบุกิจกรรมที่สำคัญ กำหนดลำดับความสำคัญและสร้างลำดับตรรกะสำหรับการดำเนินงาน 

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดระเบียบงานของทีมและรับรองว่างานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งจะราบรื่น

ขั้นตอนที่ 5 - เวลาเป็นสิ่งสำคัญ: 

คุณต้องสร้างไทม์ไลน์ที่เหมือนจริงด้วยวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับแต่ละงาน และกำหนดเหตุการณ์สำคัญเพื่อทำเครื่องหมายความสำเร็จหลักหรือขั้นตอนของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไทม์ไลน์อธิบายถึงการพึ่งพางานและความพร้อมใช้งานของทรัพยากร ติดตามความคืบหน้าตามไทม์ไลน์เป็นประจำและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 6 - จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ: 

จัดสรรทรัพยากร รวมถึงทรัพยากรบุคคล วัสดุ และอุปกรณ์ ตามความต้องการของงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรพร้อมใช้งานเมื่อจำเป็นและสอดคล้องกับงบประมาณของโครงการ ปรับการใช้ทรัพยากรให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดปัญหาคอขวด 

ขั้นตอนที่ 7 - ติดตามความคืบหน้าและจัดการความเสี่ยง: 

ติดตามความสำเร็จของงาน ระบุคอขวด และแก้ไขการเบี่ยงเบนใดๆ ทันที ใช้กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงโดยการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ประเมินผลกระทบ และพัฒนาแผนการบรรเทาผลกระทบ ทบทวนและปรับปรุงแนวทางการบริหารความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอเมื่อโครงการดำเนินไป 

ขั้นตอนที่ 8 - สื่อสารและทำงานร่วมกัน:

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ คุณสามารถให้ทุกคนรับทราบข้อมูลอัปเดตเป็นประจำ จัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของเรา และให้ข้อเสนอแนะเพื่อให้โมเมนตัมดำเนินต่อไป 

อย่าลืมความโปร่งใสและการแก้ปัญหาเชิงรุกเป็นอาวุธลับของคุณ มาใช้เครื่องมือและแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อทำให้การแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่าย

ขั้นตอนที่ 9 - ปรับเปลี่ยนและปรับเปลี่ยน:

คงความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงตลอดทั้งโครงการ คาดการณ์ความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นและปรับแผนให้เหมาะสม 

ด้วยการประเมินประสิทธิภาพและการเรียนรู้จากประสบการณ์ของเราเป็นประจำ คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 10 - จัดทำเอกสารและเรียนรู้: 

สิ่งสำคัญคือต้องเก็บเอกสารที่เหมาะสมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณและทีมทำ การตัดสินใจของคุณ และผลลัพธ์ที่คุณได้รับ รวบรวมบทเรียนที่ได้รับในระหว่างกระบวนการนำไปใช้เพื่อปรับปรุงโครงการในอนาคตของคุณ ดำเนินการทบทวนหลังโครงการเพื่อประเมินความสำเร็จของโครงการและระบุประเด็นที่ต้องปรับปรุง

5 สิ่งสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยงในการดำเนินโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักถึงหลุมพรางและความท้าทายทั่วไปที่สามารถขัดขวางความสำเร็จได้ สิ่งสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยงในการดำเนินโครงการมีดังนี้ 

• การวางแผนที่ไม่ดี: กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ร่างขอบเขต สร้างแผนโครงการโดยละเอียด และระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น การรีบดำเนินการโดยไม่มีการวางแผนที่เหมาะสมอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าและการใช้งบประมาณมากเกินไป
• ขาดการสื่อสาร: ลองนึกภาพทีมที่ทำงานในโครงการ แต่ไม่มีใครรู้ว่าคนอื่นกำลังทำอะไร สร้างช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ทุกคนรับทราบและสอดคล้องกัน อัพเดทผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นประจำ ส่งเสริมการเจรจาอย่างเปิดเผย และจัดการกับข้อกังวลใดๆ ที่เกิดขึ้น
• การจัดสรรทรัพยากรไม่เพียงพอ: คุณต้องคิดถึงสถานการณ์ที่คุณไม่มีคนหรือวัสดุเพียงพอที่จะทำงานให้สำเร็จ จัดให้มีการจัดสรรการเงิน บุคลากร และอุปกรณ์อย่างเพียงพอ ตรวจสอบการใช้ทรัพยากรและทำการปรับเปลี่ยนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดและทำให้สิ่งต่างๆ ทำงานได้อย่างราบรื่น 
• ขอบเขตการคืบ: ลองนึกภาพโครงการที่เติบโตและพัฒนาอย่างต่อเนื่องเกินกว่าที่วางแผนไว้ในตอนแรก จัดการคำขอเปลี่ยนแปลงอย่างรอบคอบ ประเมินผลกระทบก่อนที่จะยอมรับ จดจ่ออยู่กับการป้องกันความล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น
• ขาดการจัดการความเสี่ยง:  ระบุและประเมินความเสี่ยงเชิงรุก พัฒนากลยุทธ์การบรรเทา และติดตามความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่ การละเลยการบริหารความเสี่ยงอาจนำไปสู่อุปสรรคที่คาดไม่ถึง

เครื่องมือสำหรับสร้างแผนการดำเนินโครงการ

AhaSlides สามารถจัดหาเครื่องมือที่มีค่าเพื่อช่วยคุณในการดำเนินโครงการ:  

• การประชุมทีมและการนำเสนอ: คุณสามารถรวมองค์ประกอบมัลติมีเดีย เช่น รูปภาพ วิดีโอ และแผนภูมิ เพื่อสื่อสารการอัปเดตโครงการ ความคืบหน้า และเหตุการณ์สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ เดอะ คุณสมบัติแบบโต้ตอบ, ชอบ โพลสด, แบบทดสอบและ Q & Aช่วยดึงดูดผู้ชมและรวบรวมข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์
• การติดตามสถานะโครงการ: AhaSlides ให้เครื่องมือสำหรับการแสดงภาพและติดตามสถานะโครงการ คุณสามารถใช้ ตาชั่งลำดับแผนภูมิ กราฟ และแถบความคืบหน้าเพื่อแสดงเหตุการณ์สำคัญของโครงการ งานที่เสร็จสมบูรณ์ และกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจความคืบหน้าของโครงการได้อย่างง่ายดาย และระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นได้
• การทำงานร่วมกันและการระดมความคิด: คุณสามารถสร้างงานนำเสนอแบบโต้ตอบหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการที่สมาชิกในทีมสามารถร่วมแสดงความคิดเห็น ป้อนข้อมูล และมีส่วนร่วมในการอภิปราย คุณสมบัติเหมือนสด คำเมฆและคำถามปลายเปิดช่วยส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์และส่งเสริมการมีส่วนร่วม

ประเด็นที่สำคัญ 

แผนการดำเนินโครงการที่ดำเนินการอย่างดีมีความสำคัญต่อการเปลี่ยนแนวคิดให้กลายเป็นความจริง ด้วยการปฏิบัติตามแผนที่ครอบคลุม หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป และใช้เครื่องมือและกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการโครงการสามารถสำรวจความซับซ้อนของการดำเนินการด้วยความสำเร็จที่มากขึ้น 

คำถามที่พบบ่อย

Ref: ฟอร์บ | ทีมเวิร์ค.คอม