Kumpanya sa Pamamahala ng Kaganapan | 10 Tips Para Makatipid ng Oras, Pera at Stress

Ang pagpaplano ng perpektong kaganapan ay maaaring pakiramdam napakalaki, at doon mga kumpanya ng pamamahala ng kaganapan pasok ka.

Pangarap mo man ng panghabambuhay na kasal, magdaraos ng pagdiriwang ng anibersaryo o kailangan mong mag-organisa ng corporate conference, maaaring gawing karanasan ng isang event management company ang iyong pananaw sa isang karanasang hindi malilimutan ng mga tao.

Panatilihin ang pagbabasa ng artikulo upang malaman kung ano nga ba ang isang kumpanya ng pamamahala ng kaganapan, ang kanilang tungkulin, kasama ang mga tip upang piliin ang pinakamahusay at kung ano ang mga pulang bandila na dapat iwasan.

Talaan ng nilalaman

• Pangkalahatang-ideya
• Ano ang isang Event Management Company?
• Ano ang Function ng isang Event Management Company?
• Paano Pumili Ang Pinakamahusay na Kumpanya sa Pamamahala ng Kaganapan?
• Ano ang Dapat Iwasan Kapag Sinusuri ang Mga Panukala sa Pamamahala ng Kaganapan?
• Ano ang mga Halimbawa ng Mga Kaganapan na Maaaring Planuhin ng Kumpanya sa Pamamahala ng Kaganapan?
• Takeaways

Pangkalahatang-ideya

Ano ang Isang Kumpanya sa Pamamahala ng Kaganapan?

Kapag nagpaplano ng isang kaganapan sa anumang sukat, mula sa isang kasal hanggang sa isang corporate meeting, matitiyak ng isang kumpanya ng pamamahala ng kaganapan na ang lahat ay tumatakbo nang walang putol.

Ang mga tagaplano ng kaganapan ay malapit na nakikipagtulungan sa mga kliyente upang maunawaan ang kanilang mga pangangailangan, layunin at badyet. Pagkatapos ay gumawa sila ng isang komprehensibong plano ng kaganapan na iniayon sa pananaw ng kliyente upang ang mga kliyente ay magkaroon ng kapayapaan ng isip na ang kanilang pangitain sa kaganapan ay magiging isang di malilimutang katotohanan.

Ano ang Function Ng Isang Event Management Company?

Mayroong maraming mga layunin ng kumpanya sa pamamahala ng kaganapan, tulad ng pag-aayos ng isang mahusay na kaganapan na nakakatugon sa lahat ng mga pangangailangan ng mga kliyente. Ang pangunahing tungkulin ng isang kumpanya ng pamamahala ng kaganapan ay ang magplano, mag-coordinate at magsagawa ng mga matagumpay na kaganapan sa ngalan ng kanilang mga kliyente. Pinangangasiwaan nila ang lahat ng logistik at detalye para makapag-focus ang mga kliyente sa pag-enjoy sa kanilang event, sa halip na mag-alala tungkol sa organisasyon.

Ang ilang pangunahing tungkulin ng isang kumpanyang nag-oorganisa ng kaganapan ay kinabibilangan ng👇

#1 - I-conceptualize at planuhin ang kaganapan – Nakikipagtulungan sila sa mga kliyente upang maunawaan ang pananaw, layunin at badyet para sa kaganapan, pagkatapos ay gumawa ng isang komprehensibong plano upang maisakatuparan ang pananaw na iyon.

#2 – I-secure ang venue at makipag-ayos ng mga kontrata – Sinusuri nila ang mga potensyal na lugar, pinagkukumpara ang mga opsyon batay sa lokasyon, espasyo, mga pasilidad, pagpepresyo at availability, sinisiguro ang pinakamahusay at nakikipag-ayos ng mga kontrata sa ngalan ng kliyente.

#3 – Mag-coordinate ng mga supplier at vendor – Tinutukoy, pinipili, ibinu-book at pinamamahalaan nila ang lahat ng kinakailangang supplier tulad ng mga caterer, photographer, dekorador, rental, atbp. upang matiyak na maayos ang takbo ng lahat.

#4 – Pamahalaan ang badyet ng kaganapan – Lumilikha sila ng badyet, sumusubaybay sa mga gastos at naghahanap ng mga paraan upang makatipid ng mga gastos habang nakakamit pa rin ang mga layunin ng kliyente.

#5 - Lumikha ng mga timeline at iskedyul – Bumuo sila ng mga detalyadong iskedyul at contingency plan upang matiyak na ang kaganapan ay magbubukas ayon sa nilalayon.

#6 – Pagpaplano ng libangan – Inaayos nila ang anumang pagtatanghal, tagapagsalita o aktibidad bilang bahagi ng programa ng kaganapan.

#7 – Dekorasyon at signage – Nag-order sila ng mga kinakailangang dekorasyon, linen, bulaklak, staging at signage na kinakailangan.

#8 – Mag-hire at pamahalaan ang mga tauhan ng kaganapan – Naghahanap sila, nagbu-book at namamahala sa lahat ng pansamantalang kawani na kailangan para tumulong sa pagpapatakbo ng kaganapan.

#9 – Isagawa ang plano ng kaganapan nang walang kamali-mali – Sa araw ng kaganapan, pinangangasiwaan nila ang pag-setup, pinamamahalaan ang lahat ng mga vendor, nag-troubleshoot ng mga isyu at tinitiyak na magpapatuloy ang programa ayon sa plano.

#10 - Pag-follow up pagkatapos ng kaganapan – Pinangangasiwaan nila ang mga gawain tulad ng pagbabalik ng kagamitan, mga pagbabayad ng invoice, pagpapadala ng mga tala ng pasasalamat, pagsusuri ng mga tagumpay at mga lugar para sa pagpapabuti.

Mga Tip Para sa Mas Magagandang Kaganapan

• Management event
• Interactive na museo
• Pagdidisenyo ng kaganapan

Paano Pumili Ang Pinakamahusay na Kumpanya sa Pamamahala ng Kaganapan?

Ang pinakamahusay na kumpanya ng pamamahala ng kaganapan ay maaaring maglaan ng oras upang maghanap, ngunit sa mga makatotohanang tip na ito, sila ay nasa iyong pintuan mismo🚪

#1 – Karanasan – Isaalang-alang ang mga kumpanyang matagumpay na nagsagawa ng maraming kaganapan na katulad ng sukat at saklaw sa iyo. Magkakaroon sila ng proseso ng down pat at malalaman nila kung paano haharapin ang mga karaniwang isyu na lumalabas.

#2 – Portfolio – Suriin ang mga halimbawa ng mga nakaraang kaganapan na pinlano at pinamahalaan ng kumpanya. Maghanap ng kalidad, pagkamalikhain at atensyon sa detalye na tumutugma sa iyong paningin.

#3 – Mga Sanggunian – Humingi at suriin ang mga sanggunian mula sa mga nakaraang kliyente upang kumpirmahin na ang kumpanya ay naghahatid sa mga pangako nito at pinangangasiwaan ang mga isyu nang propesyonal.

#4 – Espesyalisasyon – Nakatuon ang ilang kumpanya sa mga corporate event habang ang iba ay nagdadalubhasa sa mga kasalan. Pumunta para sa isa na may karanasan at kinakailangang mga mapagkukunan na iniakma sa iyong partikular na uri ng kaganapan.

#5 – Koponan – Kilalanin ang mga pangunahing miyembro ng pangkat ng pamamahala ng kaganapan na magpaplano at magsasagawa ng iyong kaganapan. Suriin ang kanilang propesyonalismo, pagtugon at pagkaunawa sa iyong mga pangangailangan at pananaw.

#6 – Kontrata at pagpepresyo – Paghambingin ang maraming panukala (hindi bababa sa 3) upang makuha ang pinakamahusay na mga tuntunin ng kontrata at pagpepresyo. Tiyaking malinaw ang saklaw ng trabaho at naiintindihan mo ang lahat ng mga bayarin.

#7 – Reputasyon – Suriin ang mga review, mga parangal (kung mayroon man), ang paninindigan nito sa mga organisasyon ng industriya ng kaganapan at kung gaano katagal ang kumpanya ay nasa negosyo bilang mga tagapagpahiwatig ng pagiging lehitimo at kalidad.

#8 – Komunikasyon – Dapat makinig nang mabuti ang kumpanya sa iyong mga pangangailangan, sagutin ang lahat ng iyong mga katanungan at agad na tumugon sa mga kahilingan. Ang mabuting komunikasyon ay susi sa isang matagumpay na relasyon sa pagtatrabaho.

# 9 - Kakayahang umangkop – Ang pinakamahusay na mga kumpanya ay handang i-customize ang kanilang mga serbisyo batay sa iyong badyet at mga kagustuhan, sa halip na manatili nang mahigpit sa isang karaniwang template.

# 10 - Transparency – Ipilit ang buong transparency sa mga badyet, kontrata, timeline at plano. Iwasan ang mga kumpanyang malihim o tumangging magbahagi ng mga detalye.

#11 – Pamamahala ng krisis – Paano nila hinahawakan ang mga hindi inaasahang isyu na lumabas? Ang isang kumpanya na may malakas na karanasan sa pamamahala ng krisis ay makakatulong na maiwasan ang mga sakuna.

#12 – Pagbabago – Bukas ba sila sa mga bagong ideya at solusyon para makamit ang iyong mga layunin sa malikhaing paraan? Ang mga progresibong kumpanya ay nagtataguyod ng mga bagong resulta.

# 13 - Seguro – Dala ba nila ang kinakailangang insurance kasama ang saklaw ng pananagutan para sa iyong kaganapan? Pinoprotektahan ka nito mula sa mga panganib at paghahabol.

#14 – Mga Halaga – Naaayon ba ang kanilang diskarte sa negosyo at mga halaga ng kumpanya sa kultura ng iyong organisasyon? Ang cultural fit ay humahantong sa mutual understanding.

#15 – Teknolohiya – Marunong ba sila sa teknolohiya at palaging nag-follow up sa mga pinakamahuhusay na kagawian ng mga uso sa industriya? Ginagamit ba nila ang teknolohiya tulad ng software sa pamamahala ng proyekto upang mapanatiling maayos at nasa track ang mga plano? Pinapabuti ng teknolohiya ang kahusayan.

Maghanap ng isang kumpanya ng pamamahala ng kaganapan na may nauugnay na karanasan at isang napatunayang track record, isang magandang reputasyon at ang flexibility, komunikasyon at transparency na kinakailangan upang maisagawa ang iyong natatanging pananaw at lumampas sa iyong mga inaasahan para sa iyong espesyal na kaganapan.

Ano ang Dapat Iwasan Kapag Sinusuri ang Mga Panukala sa Pamamahala ng Kaganapan?

Mayroong ilang mga pulang bandila na kailangan mong bantayan sa ilang kumpanya ng pamamahala ng kaganapan. Ang pag-iwas dito ay makakaiwas ng bala sa yugto ng pagpapatupad mamaya.

• Malabo o pangkalahatang wika – Ang mga panukala na hindi partikular na tumutugon sa iyong mga layunin sa kaganapan, mga kinakailangan sa badyet o timeline ay isang pulang bandila. Mag-ingat sa mga kumpanyang gumagamit ng generic na wika sa halip na i-customize ang kanilang panukala.

• Hindi malinaw o hindi natukoy na saklaw ng trabaho – Iwasan ang mga kumpanyang hindi malinaw na tinukoy kung anong mga serbisyo ang kanilang ibibigay at kung aling mga gawain ang hindi kasama sa kanilang panukala. Ang saklaw ay dapat na detalyado at komprehensibo.

• Sobrang dagdag na bayad – Mag-ingat sa mga panukalang may dagdag na bayad na hindi tahasang nakasaad, tulad ng mga dagdag na singil sa gasolina, mga bayarin sa pangangasiwa o mga singil sa pagproseso ng pagbabayad. Ang lahat ng ito ay dapat na malinaw at malinaw na ipinaliwanag.

• Pagtanggi na sagutin ang mga tanong – Kung iniiwasan ng isang kumpanya na sagutin ang iyong mga tanong tungkol sa mga detalye ng pagpaplano, kontrata o pagpepresyo, malamang na nangangahulugan ito na may itinatago sila. Mahalaga ang transparency para sa pagbuo ng tiwala.

Ano Ang Mga Halimbawa Ng Mga Kaganapan na Maaaring Planuhin ng Isang Kumpanya sa Pamamahala ng Kaganapan?

• Kasalan – Ang pagpaplano at pagsasagawa ng mga kasalan ay isang pangunahing serbisyo para sa maraming kumpanya ng pamamahala ng kaganapan. Pinangangasiwaan nila ang lahat ng aspeto ng pagpaplano mula sa pagpili ng lugar hanggang sa mga imbitasyon at on-the-day coordination.

• Mga kumperensya at trade show – Maaaring mag-organisa ang mga kumpanya ng event ng malalaking corporate event tulad ng mga conference, seminar, summit, paglulunsad ng produkto at trade show. Pinamamahalaan nila ang pagpaparehistro, koordinasyon ng tagapagsalita, logistik ng lugar, catering at pagpaparehistro.

• Paglulunsad ng Produkto – Ang mga manager ng kaganapan ay maaaring lumikha ng mga nakaka-engganyong, buzz-worthy na mga kaganapan upang mag-unveil ng mga bagong produkto o serbisyo sa publiko. Nagpaplano sila ng mga aktibidad, demonstrasyon at mga elementong pang-promosyon tulad ng live na poll at mga pagsusulit para makabuo ng excitement.

• Mga fundraiser at charity event – Ang mga non-profit na kaganapan tulad ng mga charity ball, pagtakbo/paglalakad at mga donasyon ay isa pang karaniwang uri ng kaganapan na pinamamahalaan ng mga kumpanya ng kaganapan. Nakatuon sila sa pag-maximize ng pagdalo at mga nalikom na pondo.

• Mga partido ng kumpanya – Tumutulong ang mga kumpanya ng kaganapan sa pagpaplano at pamamahala ng mga holiday party ng kumpanya, mga summer outing, pagdiriwang ng pagreretiro at iba pang uri ng mga kaganapang panlipunan ng empleyado. Nag-aayos sila ng mga aktibidad at catering.

• Mga seremonya ng parangal at gala – Ang pagpaplano ng mga award show, gala dinner at black-tie event ay isa pang specialty para sa ilang full-service na kumpanya sa pamamahala ng kaganapan. Pinangangasiwaan nila ang palamuti, mga seating chart, mga basket ng regalo at mga talumpati.

• Mga demonstrasyon ng produkto – Para sa mga kumpanyang nagpaplanong magpakita ng linya ng produkto, maaaring magdisenyo ang mga tagaplano ng kaganapan ng mga interactive na demonstrasyon, test drive, pagsubok sa panlasa, at iba pang maimpluwensyang paraan upang maipakita ang produkto sa mga potensyal na customer.

Ang mga kumpanya sa pamamahala ng kaganapan ay nagpaplano ng mga kaganapan na may iba't ibang laki at uri, mula sa matalik na kasal hanggang sa malalaking corporate conference, fundraiser, party, paglulunsad ng produkto at higit pa – karaniwang anumang nakaplanong kaganapan kung saan kailangan ang propesyonal na koordinasyon at logistik upang makamit ang mga layunin ng kliyente.

Takeaways

Ang pagkuha ng isang ekspertong kumpanya sa pamamahala ng kaganapan ay nagbabago ng isang pangunahing pananaw sa isang karanasang hindi titigil sa pag-uusap ng mga tao sa loob ng maraming taon.

Ang kanilang pamamahala ay nagpapalaya sa iyo mula sa logistical headaches upang ganap mong mamuhay ang tungkulin ng isang mabait na host. Ilarawan ang lugar ng kaganapan na perpektong naka-set up, kasama ang mga nasasabik na bisita na nag-e-enjoy sa masarap na catering at kamangha-manghang entertainment - habang naglalakad ka sa silid, na may oras upang makihalubilo sa lahat. Kahanga-hanga di ba?

Gustong gawing mas interactive ang iyong kaganapan? Subukan mo AhaSlides upang ma-access ang isang serye ng mga icebreaker, mga botohan, at mga pagsusulit na nagpapaangat sa session sa ibang antas.