Checklist sa Pamamahala ng Panganib sa Pangwakas na Kaganapan | 15 Kailangang-Kailangan Upang Matiyak ang Tagumpay ng Kaganapan

Bumibilis ang tibok ng iyong puso habang iniisip mo ang mga pinakamasamang sitwasyon:

❗️ Ang isang tagapagsalita ay nagkasakit ilang minuto bago umakyat sa entablado.

❗️ Biglang nawalan ng kuryente ang iyong venue sa araw ng event.

❗️ O ang pinakamasama sa lahat - may nasaktan sa iyong event.

Ang mga pag-iisip na nakakasakit sa tiyan ay nagpapanatili sa iyo sa gabi.

Ngunit kahit na ang pinaka-magulong mga kaganapan ay maaaring pamahalaan - kung plano mong maingat at sistematikong nang maaga.

Isang simple checklist ng pamamahala sa panganib ng kaganapanay maaaring makatulong sa iyo na matukoy, maghanda para sa at mabawasan ang mga potensyal na isyu bago sila madiskaril sa iyong kaganapan. Alamin natin ang 10 dapat na mayroon sa checklist para mabago ang pag-aalala sa isang maayos na plano ng pagkilos.

Talaan ng nilalaman

• Pangkalahatang-ideya
• Ano ang Pamamahala ng Panganib ng isang Kaganapan?
• Limang Hakbang sa Pamamahala ng Panganib bilang isang Event Planner
• Checklist ng Pamamahala ng Panganib sa Kaganapan
• Limang Elemento ng Pamamahala sa Panganib
• Checklist sa Pamamahala ng Kaganapan
• Takeaways
• Mga Madalas Itanong

Pangkalahatang-ideya

Ano ang panganib sa kaganapan?	Mga hindi inaasahang at hindi inaasahang problema na negatibong nakakaapekto sa mga organizer at pagba-brand ng kumpanya.
Mga halimbawa ng panganib sa kaganapan?	Matinding panahon, kaligtasan sa pagkain, sunog, kaguluhan, banta sa seguridad, panganib sa pananalapi,…

Ano ang Pamamahala ng Panganib ng isang Kaganapan?

Ang pamamahala sa panganib ng kaganapan ay kinabibilangan ng pagtukoy ng mga potensyal na panganib o isyu na maaaring magbanta sa isang kaganapan, at pagkatapos ay maglagay ng mga proseso at pag-iingat upang mabawasan ang mga panganib na iyon. Nakakatulong ito sa mga organizer ng kaganapan na magkaroon ng mga contingency plan na nakahanda upang mabawasan ang pagkaantala at mabilis na makabawi kung may mga isyu. Ginagamit din ang isang checklist sa pamamahala ng panganib ng kaganapan upang matiyak na ang bawat potensyal na banta ay maitawid.

Ang Limang Hakbang sa Pamamahala ng Panganib bilang isang Event Planner

Alam namin na nakakastress ito bilang isang event planner sa lahat ng posibilidad na maaaring mangyari. Para iligtas ka sa sobrang pag-iisip, sundin ang aming simpleng 5 hakbang para makagawa ng perpektong plano sa pamamahala ng peligro para sa mga kaganapan:

• Kilalanin ang mga panganib- Mag-brainstorm ng lahat ng posibleng bagay na maaaring magkamali sa iyong kaganapan. Isaalang-alang ang mga salik tulad ng mga isyu sa venue, masamang panahon, mga pagkabigo sa teknolohiya, mga pagkansela ng speaker, mga isyu sa pagkain, mga pinsala, mababang pagdalo, atbp. Mag-isip nang mabuti at ilagay ito sa isang kasangkapan sa brainstormingupang panatilihing buo ang mga ideya.

Kailangan ng mga bagong paraan para mag-brainstorm?

Gamitin ang tool sa brainstorming AhaSlides upang makabuo ng higit pang mga ideya sa trabaho, at kapag nag-aayos ng kaganapan!

🚀 Mag-sign Up nang Libre☁️

• Tayahin ang posibilidad at epekto - Para sa bawat natukoy na panganib sa kaganapan, tantyahin kung gaano ito malamang na mangyari at kung ano ang potensyal na epekto nito sa iyong kaganapan. Nakakatulong ito na matukoy kung aling mga panganib ang nangangailangan ng pinakamasusing mga plano sa pagpapagaan.

•Bumuo ng mga contingency plan - Para sa mas mataas na priyoridad na mga panganib, lumikha ng mga partikular na backup na plano, solusyon, at mga contingencies upang mabawasan ang pagkagambala kung ang mga panganib na iyon ay magkatotoo. Maaaring kabilang dito ang pagkumpirma ng mga alternatibong lugar, supplier, iskedyul, atbp.

• Magtalaga ng mga responsibilidad- Gawing may pananagutan ang isang tao para sa pagpapatupad ng bawat contingency plan at malinaw na ipaalam ang mga tungkulin sa iyong koponan. Tinitiyak nito na may gagawa ng aksyon kung may mangyayaring panganib.

•Sanayin ang iyong mga plano - Patakbuhin ang mga potensyal na sitwasyon upang matukoy ang mga puwang sa iyong mga plano sa pamamahala ng panganib sa kaganapan. Ang pagsasanay sa iyong koponan sa kung paano tumugon sa iba't ibang mga sitwasyon ay bubuo ng kumpiyansa upang matagumpay nilang mapamahalaan ang mga isyu na lumitaw sa araw ng kaganapan.

Mga Tip para sa Mas Mahusay na Pakikipag-ugnayan

• Pamamahala ng Kaganapan
• Pagdidisenyo ng kaganapan
• Negosyo sa networking

Checklist ng Pamamahala ng Panganib sa Kaganapan

Ano ang mga pangkalahatang punto na kailangang saklawin ng checklist ng pamamahala sa peligro ng kaganapan? Maghanap ng inspirasyon sa aming mga halimbawa ng checklist sa mga panganib sa kaganapan sa ibaba.

#1 - Lugar
☐ Nilagdaan ang kontrata
☐ Nakuha ang mga permit at lisensya
☐ Nakumpirma ang floor plan at setup arrangement
☐ Tinukoy ang catering at teknikal na mga kinakailangan
☐ Natukoy ang lugar ng pag-backup at naka-standby

#2 - Panahon
☐ Malubhang pagsubaybay sa panahon at plano ng abiso
☐ Available ang tolda o alternatibong tirahan kung kinakailangan
☐ Ginawa ang mga pagsasaayos upang ilipat ang kaganapan sa loob ng bahay kung kinakailangan

#3 - Teknolohiya
☐ Nasubok ang A/V at iba pang tech na kagamitan
☐ Nakuha ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa suporta sa IT
☐ Mga papel na printout ng mga materyales na magagamit bilang backup
☐ Contingency plan para sa internet o pagkawala ng kuryente

#4 - Medikal/Kaligtasan
☐ Available ang mga first aid kit at AED
☐ Malinaw na minarkahan ang mga emergency exit
☐ Mga tauhan na sinanay sa mga pamamaraang pang-emerhensiya
☐ Ang impormasyon sa pakikipag-ugnayan sa seguridad/pulis ay nasa kamay

#5 - Mga nagsasalita
☐ Natanggap ang mga bio at larawan
☐ Pinili ang mga alternatibong speaker bilang backup
☐ Nakipag-ugnayan sa contingency plan ng tagapagsalita

#6 - Pagdalo
☐ Nakumpirma ang minimum na limitasyon sa pagdalo
☐ Ipinaalam ang patakaran sa pagkansela
☐ Nakalagay ang plano ng refund kung kinansela ang kaganapan

#7 - Insurance
☐ May bisa ang patakaran sa seguro sa pangkalahatang pananagutan
☐ Nakuha ang sertipiko ng insurance

#8 - Dokumentasyon
☐ Mga kopya ng mga kontrata, permit at lisensya
☐ Impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa lahat ng vendor at supplier
☐ Programa ng kaganapan, agenda at/o itineraryo

#9 - Staffing/Volunteers
☐ Mga tungkuling itinalaga sa kawani at boluntaryo
☐ Mga backup na magagamit upang punan para sa mga hindi pagsipot
☐ Nakumpleto ang pagsasanay sa mga pamamaraang pang-emergency at contingency plan

#10 - Pagkain at Inumin
☐ Magkaroon ng mga backup na magagamit para sa anumang nabubulok na mga supply
☐ Inihanda ang mga alternatibong opsyon sa pagkain kung sakaling maantala/maling order/mga bisitang may allergy
☐ Available ang mga karagdagang produktong papel, kagamitan, at paninda

#11 - Basura at Pag-recycle
☐ Ibinahagi ang mga basurahan at mga lalagyan ng pag-recycle
☐ Mga tungkuling itinalaga upang mangolekta ng basura habang at pagkatapos ng kaganapan

#12 - Mga Pamamaraan para sa Paghawak ng mga Reklamo
☐ Miyembro ng kawani na itinalaga upang hawakan ang mga reklamo ng dadalo
☐ Isang protocol para sa paglutas ng mga isyu at pag-aalok ng mga refund/kabayaran kung kinakailangan

#13 - Plano sa Paglisan ng Emergency
☐ Inihanda ang mga ruta ng paglikas at mga tagpuan
☐ Ilagay ang mga tauhan malapit sa labasan

#14 - Lost Person Protocol
☐ Mga tauhan na responsable para sa mga nawawalang bata/matanda/may kapansanan na itinalaga
☐ Impormasyon sa pakikipag-ugnayan para sa mga magulang/tagapag-alaga ng mga menor de edad na nakuha

#15 - Pag-uulat ng Insidente
☐ Pormularyo ng pag-uulat ng insidente na ginawa para sa mga kawani upang idokumento ang anumang mga emerhensiya

Ang Limang Elemento ng Pamamahala sa Panganib

Ang panganib ay hindi lamang malas - bahagi ito ng bawat pakikipagsapalaran. Ngunit gamit ang tamang plano sa pamamahala ng panganib sa kaganapan, maaari mong amuhin ang panganib na dulot ng kaguluhan at gawing mga pagkakataon ang mga banta. Ang limang diskarte sa pamamahala ng peligro ay kinabibilangan ng:

• Ang pagkilala sa peligro- Mag-isip ng maliliit na bagay tulad ng mga tech glitches...hanggang sa kabuuang sakuna. Ang mga panganib sa paglilista ay nag-aalis ng mga ito sa iyong ulo at sa papel kung saan maaari mong harapin ang mga ito.

• Pagtatasa ng panganib- I-rate ang bawat panganib upang maunawaan kung alin ang nagdudulot ng pinakamalaking banta. Pag-isipan: Gaano ang posibilidad na mangyari ito? Anong pinsala ang maaaring idulot kung ito ay nangyari? Ang pagbibigay-priyoridad sa mga panganib ay nakatuon sa iyong mga pagsisikap sa mga isyu na talagang mahalaga.

• Pagbabawas ng panganib- Magkaroon ng mga plano upang lumaban! Isaalang-alang ang mga paraan upang bawasan ang mga pagkakataong magkaroon ng panganib, bawasan ang anumang epekto kung mangyari ito, o pareho. Kung mas maaari mong pahinain ang mga panganib nang maaga, mas mababa ang pagkagambala nito sa iyo.

• Pagsubaybay sa peligro- Kapag nailagay na ang iyong mga paunang plano, manatiling mapagbantay. Subaybayan ang mga senyales na umuusbong ang mga bagong panganib o nagbabago ang mga lumang panganib. Ayusin ang iyong mga diskarte kung kinakailangan upang makasabay sa umuusbong na landscape ng pagbabanta.

• Pag-uulat ng panganib- Ibahagi ang mga panganib at plano sa iyong koponan. Ang pagdadala sa iba sa loop ay makakakuha ng buy-in, naglalantad ng mga kahinaan na maaaring napalampas mo, at namamahagi ng pananagutan para sa pamamahala ng mga panganib.

Ano ang isang Checklist sa Pamamahala ng Kaganapan?

Ang isang checklist sa pamamahala ng kaganapan ay tumutukoy sa isang listahan ng mga item o gawain na pinatunayan ng mga organizer ng kaganapan na inihanda, inayos o binalak bago ang isang kaganapan.

Ang isang komprehensibong checklist sa pamamahala ng peligro ay nakakatulong na matiyak na walang mahalagang bagay na napapansin habang inaayos mo ang lahat ng mga detalyeng kailangan upang matagumpay na maisagawa ang isang kaganapan.

Ang mga checklist ay kapaki-pakinabang para sa pamamahala ng kaganapan dahil ang mga ito ay:

• Magbigay ng kalinawan at istraktura- Naglatag sila sa isang order na nagdedetalye ng lahat ng kailangang gawin, kaya walang nahuhulog sa mga bitak.

• Hikayatin ang masusing paghahanda- Ang pag-check sa mga item ay nag-uudyok sa mga organizer na matiyak na ang lahat ng mga pagsasaayos at pag-iingat ay aktwal na nasa lugar bago magsimula ang kaganapan.

• Pagbutihin ang komunikasyon- Maaaring hatiin at italaga ng mga koponan ang mga item sa checklist upang matiyak na naiintindihan ng lahat ang kanilang mga tungkulin at responsibilidad.

• Suportahan ang pagkakapare-pareho- Ang paggamit ng parehong checklist para sa mga umuulit na kaganapan ay nakakatulong na mapanatili ang mga pamantayan at mahuli ang mga lugar para sa pagpapabuti sa bawat oras.

• Ipakita ang mga puwang o kahinaan- Ang mga hindi na-check na item ay nagha-highlight ng mga nakalimutang bagay o nangangailangan ng higit pang pagpaplano, na nagbibigay-daan sa iyong matugunan ang mga ito bago lumitaw ang mga isyu.

• Padaliin ang mga handover- Ang pagbibigay ng checklist sa mga bagong organizer ay tumutulong sa kanila na maunawaan ang lahat ng ginawa upang magplano ng mga nakaraang matagumpay na kaganapan.

Takeaways

Sa mga dagdag na ito sa iyong checklist sa pamamahala ng panganib sa kaganapan, handa ka nang mabuti para sa larangan ng digmaan! Binabago ng paghahanda ang potensyal na kaguluhan tungo sa kalmadong kumpiyansa. Kaya idagdag ang bawat item sa iyong listahan. I-cross off ang mga ito isa-isa. Panoorin ang checklist na muling ihubog ang pag-aalala sa kapangyarihan. Dahil kapag mas marami kang inaabangan, mas maraming panganib ang susuko sa iyong maselang pagpaplano at paghahanda.

Mga Madalas Itanong