Paano Mag-host ng Pinaka-nakakaengganyo na Town Hall Meeting sa 2024 | Pinakamahusay na Mga Tip + Gabay

Alam mo ba na malaking bahagi ng dahilan kung bakit nanalo si Bill Clinton sa kanyang kampanya sa pagkapangulo noong 1992 ay ang tagumpay ng kanyang mga pulong ng town hall?

Walang humpay siyang nag-ensayo sa paghahatid ng mga pagpupulong na ito, gamit ang kanyang mga tauhan bilang kunwaring manonood at nagdodoble para sa kanyang mga kalaban. Sa kalaunan, naging komportable siya sa format na naging medyo kilala siya para dito, at ang kanyang tagumpay sa pagsagot sa mga tanong ay matagumpay na humantong sa kanya hanggang sa Oval Office.

Ngayon, hindi namin sinasabi na mananalo ka sa anumang halalan sa pagkapangulo sa pamamagitan ng pulong sa bulwagan ng bayan, ngunit mapapanalo mo ang puso ng iyong mga empleyado. Ang ganitong uri ng pagpupulong ay nakakatulong na mapabilis ang buong kumpanya sa pamamagitan ng pagtugon sa mga partikular na tanong mula sa iyong koponan sa isang live na Q&A.

Narito ang iyong pinakahuling gabay sa pagpupulong sa bulwagan ng bayan sa 2024.

• Ano ang Town Hall Meeting?
• Isang Maikling Kasaysayan ng Mga Pagpupulong ng Town Hall
• 5 Mga Benepisyo ng isang Town Hall
• 3 Mga Halimbawa ng Great Town Hall Meeting
• 11 Mga Tip para sa iyong Town Hall

Ano ang Town Hall Meeting?

Kaya, ano ang nangyayari sa mga pulong ng town hall para sa mga kumpanya? Ang pulong sa bulwagan ng bayan ay isang nakaplanong pulong sa buong kumpanya kung saan nakatuon ang pansin pamamahala sa pagsagot sa mga tanong mula sa mga empleyado.

Dahil doon, ang isang town hall ay nakasentro sa paligid ng Sesyon ng Q&A, ginagawa itong mas bukas, hindi gaanong formulaic na bersyon ng isang all-hand meeting.

Higit pang Mga Tip sa Trabaho sa

• Mga Pagpupulong sa Negosyo
• 6 Mga Hack sa Pagpupulong
• Pagpupulong ng Lahat ng Kamay

Isang Maikling Kasaysayan ng Mga Pagpupulong ng Town Hall

Ang unang pagpupulong ng town hall ay ginanap noong 1633 sa Dorchester, Massachusetts upang ayusin ang mga alalahanin ng mga taong-bayan. Dahil sa tagumpay nito, mabilis na kumalat ang pagsasanay sa buong New England at naging pundasyon para sa American Democracy.

Simula noon, ang mga tradisyonal na pagpupulong sa bulwagan ng bayan ay naging popular sa maraming demokrasya bilang isang paraan para makipagpulong ang mga pulitiko sa mga nasasakupan at pag-usapan ang mga batas o regulasyon. At mula noon, sa kabila ng pangalan, lumipat sila ng malayo mula sa alinmang town hall patungo sa mga meeting room, paaralan, mga digital platform At higit pa.

Ang mga pulong ng town hall ay may mahalagang papel din sa mga kampanyang pangpangulo. Si Jimmy Carter ay sikat sa pagdaraos ng “meet the people” tour sa maliliit na bayan na may malakas na lokal na pamahalaan. Nagdaos si Bill Clinton ng mga pulong sa bulwagan ng bayan sa telebisyon upang sagutin ang mga tanong at nagdaos din si Obama ng ilang online town hall mula 2011.

5 Mga Benepisyo ng Mga Pagpupulong ng Town Hall

1. Kung gaano ito kabukas: Dahil ang kaluluwa ng isang business town hall meeting ay ang Q&A session, ang mga kalahok ay maaaring magtaas ng mga tanong na gusto nila at makakuha ng agarang feedback mula sa mga pinuno. Ito ay nagpapatunay na ang mga pinuno ay hindi lamang walang mukha na gumagawa ng desisyon, ngunit tao at mahabagin.
2. Lahat ay first-hand: Itigil ang bulung-bulungan sa opisina sa pamamagitan ng pagbibigay ng unang-kamay na impormasyon mula sa pamamahala. Ang pagiging transparent hangga't maaari ay ang pinakamahusay na paraan upang matiyak na walang makakarinig ng anumang maling impormasyon mula sa ibang lugar.
3. Pakikipag-ugnayan sa empleyado: Isang 2018 pag-aaral natuklasan na 70% ng mga empleyado ng US ay hindi ganap na nakikibahagi sa trabaho, kabilang ang 19% na aktibong humiwalay. Ang mga pangunahing dahilan na binanggit ay ang kawalan ng tiwala sa senior management, hindi magandang relasyon sa direktang manager, at kawalan ng pagmamalaki sa pagtatrabaho para sa kumpanya. Ang mga pagpupulong ng Town Hall ay nagbibigay-daan sa mga nakahiwalay na kawani na makaramdam ng pagiging aktibo at kaakibat sa kung paano gumagana ang kumpanya, na gumagawa ng mga kababalaghan para sa kanilang pagganyak.
4. Pagpapalakas ng relasyon: Ang pulong sa bulwagan ng bayan ay isang pagkakataon para sa lahat na magtipon at makibalita, hindi lamang tungkol sa trabaho, kundi pati na rin sa personal na buhay. Ang iba't ibang departamento ay nagiging mas pamilyar din sa trabaho at mga tungkulin ng isa't isa at posibleng makipagtulungan.
5. Pagpapatibay ng mga halaga: Salungguhitan ang mga halaga at kultura ng iyong organisasyon. Mag-set up ng mga karaniwang layunin at ibalik kung ano ang aktwal na sinusubukang makamit ng mga layuning iyon.

3 Mga Halimbawa ng Great Town Hall Meeting

Bukod sa mga pampulitikang pagpupulong, ang mga pulong sa bulwagan ng bayan ay nakahanap ng kanilang paraan sa bawat organisasyon ng iba't ibang sektor.

1. At Victor Central School District sa New York, ang mga pulong sa bulwagan ng bayan ay kasalukuyang ginaganap online upang talakayin ang paglulunsad ng estratehikong pagpaplano at ang paparating na badyet. Tinatalakay ang tatlong haligi ng kultura, pag-aaral at pagtuturo, at suporta at pagkakataon ng mag-aaral.
2. At Home Depot, isang grupo ng mga kasama ang nakikipagpulong sa isang miyembro ng pamamahala at tinatalakay ang mga bagay na maganda sa loob ng tindahan at mga bagay na nangangailangan ng pagpapabuti. Isa itong pagkakataon na maging tapat tungkol sa mga isyung nangyayari sa tindahan na maaaring hindi mapansin ng management.
3. At Ang Vietnam Technique Development Co., isang Vietnamese na kumpanya kung saan ako personal na nagtrabaho, ang mga pulong sa town hall ay ginaganap kada quarter at taun-taon upang talakayin ang mga kita at layunin sa pagbebenta pati na rin ipagdiwang ang mga holiday. Nalaman ko na ang mga empleyado ay mas grounded at nakatutok pagkatapos ng bawat pagpupulong.

11 Tip para sa iyong Town Hall Meeting

Una, kailangan mo ng ilang katanungan sa town hall upang itanong! Ang pagpupulong sa isang town hall ay hindi madaling gawain. Mahirap makahanap ng tamang balanse sa pagbibigay ng impormasyon at pagsagot sa mga tanong, habang sinusubukang panatilihing nakatuon ang iyong crew hangga't maaari.

Tutulungan ka ng 11 tip na ito na magdaos ng pinakamahusay na pulong sa town hall na posible, live man ito o online…

Mga Tip sa General Town Hall Meeting

Tip #1 – Bumuo ng agenda

Ang pagkuha ng tamang agenda ay sobrang mahalaga para sa kalinawan.

1. Palaging magsimula sa isang maikling pagtanggap at icebreaker. Mayroon kaming ilang mga ideya para dito dito.
2. Magkaroon ng isang seksyon na iyong binanggit mga update ng kumpanya sa pangkat at muling pagtibayin ang mga partikular na layunin.
3. Mag-iwan ng oras para sa Q&A. Ng maraming oras. Mga 40 minuto sa isang oras na pulong ay mabuti.

Ipadala ang agenda kahit isang araw bago ang pagpupulong para makapaghanda ang lahat at maitala ang mga tanong na gusto nilang itanong.

Tip #2 – Gawin itong interactive

Maaaring i-off ng isang boring, static na presentasyon ang mga tao sa iyong pulong nang mabilis, na mag-iiwan sa iyo ng dagat ng mga blangkong mukha pagdating sa seksyong Q&A. Upang maiwasan ito sa lahat ng mga gastos, maaari mong i-embed ang iyong presentasyon sa maraming pagpipiliang poll, word cloud at kahit na mga pagsusulit na may libreng account sa AhaSlides!

Tip #3 – Gumamit ng teknolohiya

Kung napupuno ka ng mga tanong, na malamang, makikinabang ka sa isang online na tool upang mapanatiling maayos ang lahat. Hinahayaan ka ng maraming live na tool sa Q&A na ikategorya ang mga tanong, markahan ang mga ito bilang nasagot at i-pin ang mga ito para sa ibang pagkakataon, habang hinahayaan nila ang iyong koponan na i-upvote ang mga tanong ng isa't isa at magtanong nang hindi nagpapakilala nang walang takot sa paghatol.

sagot lahat ang mahahalagang tanong

Huwag palampasin ang isang beat sa AhaSlides' libreng Q&A tool. Maging organisado, transparent at isang mahusay na pinuno.

Tip #4 – I-promote ang inclusivity

Siguraduhin na ang impormasyon sa iyong pulong sa bulwagan ng bayan ay may kaugnayan sa bawat kalahok sa ilang antas. Wala sila doon upang marinig ang impormasyon na maaari mong talakayin nang pribado sa mga indibidwal na departamento.

Tip #5 – Sumulat ng follow-up

Pagkatapos ng pulong, magpadala ng email na may recap ng lahat ng tanong na iyong sinagot, pati na rin ang anumang iba pang tanong na wala kang oras upang tugunan nang live.

Mga Tip sa Live na Town Hall Meeting

• Isaalang-alang ang iyong seating arrangement – U-shape, Boardroom o Circled – alin ang pinakamagandang kaayusan para sa iyong pulong sa town hall? Maaari mong tingnan ang mga kalamangan at kahinaan ng bawat isa Ang artikulong ito.
• Magdala ng meryenda: Upang madagdagan ang aktibong pakikipag-ugnayan sa pulong, maaari ka ring magdala ng mga hindi makalat na meryenda at inuming naaangkop sa edad sa pulong. Ang kagandahang-loob na ito ay kapaki-pakinabang, lalo na sa mahabang pagpupulong, kapag ang mga tao ay maaaring ma-dehydrate, magutom, at kailanganin ng energy boost para maging ganap na nakatuon.
• Subukan ang teknolohiya: Kung gumagamit ka ng teknolohiya ng anumang paglalarawan, subukan muna ito. Mas mainam na magkaroon ng backup para sa bawat piraso ng software na ginagamit mo rin.

Virtual Town Hall Meeting Tips

• Tiyakin ang isang magandang koneksyon – Hindi mo gustong maputol ang iyong pagsasalita ng hindi magandang koneksyon sa network. Nakakadismaya ito sa iyong mga stakeholder at nawawalan ka ng mga puntos pagdating sa propesyonalismo.
• Pumili ng maaasahang platform sa pagtawag - Ang isang ito ay walang utak. Google Hangout? Mag-zoom? Mga Microsoft Team? Ang iyong pinili. Siguraduhin lamang na ito ay isang bagay na maa-access at mada-download ng karamihan ng mga tao nang walang premium na bayad.
• Itala ang pulong – Maaaring hindi makadalo ang ilang kalahok sa nakatakdang oras, kaya isang plus ang pagpunta sa virtual. Tiyaking i-record ang iyong screen sa panahon ng pulong para mapanood ito ng mga tao sa ibang pagkakataon.

💡 Kumuha ng higit pang mga tip sa paano mag-host ng pinakamahusay na online na Q&A para sa iyong madla!

Mga Madalas Itanong