Büyük notlar mı kayboluyor? Yeni personel tanıtılmayı mı bekliyor? Hedeflerini kıran ancak tanınmayan takımlar mı? gibi görünüyor herkesin katılımıyla toplantı gündemde!
Her şeyi bilen bir şirket, muhtemelen tüm ekibinizi sıradan ama son derece verimli bir toplantıda birleştirmenin en iyi yoludur.
Örnek bir gündem ve ücretsiz, etkileşimli bir şablonla bunu nasıl doğru şekilde yapabileceğinizi burada bulabilirsiniz!
Herkesin Katıldığı Toplantı Nedir?
An herkesin katılımıyla toplantı sadece içeren bir toplantıdır bir şirketin tüm personeli. Bu düzenli bir toplantıdır (belki ayda bir kez yapılır) ve genellikle şirketin yöneticileri tarafından yürütülür.
Herkesin katıldığı bir toplantı birkaç önemli şeyi başarmaya çalışır...
- herhangi bir personeli güncellemek için yeni duyurular e-posta için uygun değil.
- ayarlamak için şirket hedefleri ve mevcut olanlara yönelik ilerlemeyi takip edin.
- ödüllendirmek olağanüstü başarılar bireylerden ve ekiplerden
- için personeli kabul et gidenler kadar katılanlar da.
- cevaplamak çalışan soruları işin her köşesinden.
Bir göre 2013 çalışmada, tüm çalışanların katıldığı toplantılar samimi sohbetlere ilham verebilir. Liderler, bir organizasyon içinde çeşitli seviyelerdeki insanlardan doğrudan duyma şansına sahiptir.
Tüm bunlarla birlikte, nihai herkesin katılımıyla yapılan bir toplantının amacı enjekte etmektir. birlik duygusu bir şirkete dönüştü. Bugünlerde bunun giderek daha fazla talep görmesi şaşırtıcı değil ve herkesin katıldığı toplantılar, kendi saflarındaki bağlantıları güçlü tutmak isteyen şirketler arasında popülerlik kazanıyor.
Fun GERÇEK ⚓ 'Tüm ellerin buluşması'nın anlamı, bir geminin tüm mürettebatını fırtınada yol almaya yardımcı olmak için üst güverteye getirmek için kullanılan eski deniz çağrısından gelir; 'herkes güverteye'.
Neden Herkesin Katıldığı Bir Toplantı Düzenlemelisiniz?
Anlıyorum; hepimiz 'başka bir toplantı daha yok' sendromundan kaçınmaya çalışıyoruz. Haftalık, aylık ve yıllık toplantıların listesine bir tane daha eklemek, ekibinizi size karşı çevirmenin iyi bir yolu gibi görünebilir, ancak aslında bu düzenlediğiniz toplantı sayısını azaltın.
Nasıl? Çünkü herkesin katıldığı bir toplantı her şeyi kapsar. Çalışma ayınızda yapacağınız diğer toplantıların çoğunun önemli kısımlarını alır ve onu 1 saatlik dar bir zaman dilimine sıkıştırır.
Bir göre 2013 çalışmada, tüm çalışanların katıldığı toplantılar samimi sohbetlere ilham verebilir. Liderler, bir organizasyon içinde çeşitli seviyelerdeki insanlardan doğrudan duyma şansına sahiptir.
Sonuçta bu, programınızda gerçekten biraz zaman kazandırabilir. İşte herkesin katıldığı bir toplantının diğer yararlarından bazıları...
- Kapsayıcı olun - Her hafta veya her ay onlarla masaya oturmaya istekli olmanızın ekibiniz için ne kadar önemli olabileceğini ifade etmek zor. Soru-Cevap aracılığıyla onlara can alıcı sorularını sorma şansı vermek ve onlara karşı mümkün olduğunca açık ve dürüst olmak, harika bir şirket kültürü oluşturur.
- Bir takım ol - Patrondan haber almak ne kadar güzelse, çalışan arkadaşlarının yüzlerini görmek de o kadar güzel. Uzaktan çalışma ve bölümlere ayrılmış ofisler çoğu zaman en çok eğlenmesi gereken kişileri izole edebilir. Herkesin katılımıyla yapılan bir toplantı, onlara birbirlerini tekrar görme ve sohbet etme konusunda gayri resmi bir şans sunuyor.
- Kimseyi kaçırmayın - Herkesin katıldığı bir toplantının ardındaki fikir şudur: Herkes iş başına. Birkaç devamsızlığınız olsa da, uzak çalışanlar da dahil olmak üzere herkesin duyması gerekeni duyduğunu bilerek mesajlarınızı iletebilirsiniz.
eller yukarı Bütün eller!
Herkes orada olacaksa gösteri sergilemek. Bir sonraki tüm eller toplantınız için bu ücretsiz, etkileşimli sunum şablonunu alın!
Herkesin Katıldığı Toplantı Gündemi
Neyin ne olduğunu gerçekten anlamak için herkesin katıldığı bir toplantı gündemi örneğine ihtiyacınız var. aslında tüm ellerde olur?
İşte gündemde görebileceğiniz 6 tipik madde ve her şeyi yalın tutmak için önerilen zaman sınırları 1 saat.
1. Buz Kırıcılar
⏰ 5 dakikadır.
Potansiyel olarak bazı yeni yüzlerin yer aldığı şirket çapında bir toplantı olduğundan, bazı meslektaşların bir süredir oturup birbirleriyle sohbet etme şansı bulamamış olma ihtimali yüksektir. 1 veya 2 buz kırıcı kullanın takım ruhu güçlü ve toplantının ağırlığı başlamadan önce o güzel beyinleri ısıtın.
Tüm çalışanların katıldığı toplantıların başlangıcında önemlidirler, çünkü çalışanların katılımını etkileyebilecek resmi atmosferi ortadan kaldırırken, meslektaşların departmanlar arası beklenmedik bağlantıları keşfetmelerine yardımcı olurlar.
Bu fikirlerden bazılarını deneyin:
- Hangi GIF ruh halinizi tanımlar? - Herkese birkaç GIF gösterin ve hislerine en uygun olanına oy vermelerini isteyin.
- Utanç verici bir hikaye paylaşın - İşte iyi fikirler ürettiği kanıtlanmış bir tanesi. Herkesten kısa, utanç verici bir hikaye yazmasını ve anonim olarak göndermesini isteyin. Bunları okumak, herkesin katılacağı toplantı gündeminiz için eğlenceli bir başlangıç olabilir.
- Sürpriz sınav! - Biraz önemsiz şeylerle büyütülemeyecek hiçbir durum yoktur. Güncel olaylara veya şirket uygulamalarına ilişkin 5 dakikalık hızlı bir test, yaratıcılığa ilham verebilir ve güzel bir eğlenceyle tüm gücünüzü harekete geçirebilir.
💡 Kontrol edin Her toplantı için 10 buz kırıcı - çevrimiçi veya başka türlü!
2. Takım Güncellemeleri
⏰ 5 dakikadır.
Bu toplantıda bazı yeni yüzlerle karşılaşmanızın yanı sıra yakın zamanda gerçekleşen birkaç gidişi kaçırma olasılığınız da var. En iyisi bunu erken ele al böylece kimse beceriksizce oturup tanıştırılmayı beklemez.
Yeni ayrılan personele büyük teşekkür etmek sadece iyi bir liderlik değil, aynı zamanda sizi insanlarınızın önünde insanlaştırır. Aynı şekilde, şirkete yeni yüzleri erkenden tanıtmak, kendilerini dahil hissetmelerine yardımcı olmak ve toplantının geri kalanında herkesi rahatlatmak için harika bir yoldur.
Bunun için kısa bir teşekkür ve selamlama yeterli olacaktır, ancak kısa bir sunum yaparak ekstra yol kat edebilirsiniz.
Eski çalışma arkadaşlarınıza saygınızı göstermek ve kalan ekip üyeleri için kapanış sağlamak adına bunu gündemin erken bir aşamasında (ilk 10 dakika içinde) eklemek önemlidir.
Bu ayrıca yeni çalışanların sonradan akla gelen bir şey gibi değil, gerçekten hoş karşılandıklarını hissetmelerine yardımcı olur ve sonuçta herkesin kaygısını azaltan olumlu bir hava yaratır.
3. Şirket Haberleri
⏰ 5 dakikadır.
Tüm çalışanların katıldığı toplantı gündemindeki bir diğer hızlı ama önemli madde, ekibinizi şirketin faaliyetleri hakkında güncellemektir. Bu neden önemlidir? Bu, herkesi uyumlu tutmak ve herkesi etkileyen daha geniş şirket gelişmeleri, etkinlikler ve lojistik notları hakkında bilgi sahibi olmaktır.
Bunun projeler ve hedeflerle ilgili olmadığını (bir dakika içinde olacak) ancak tüm şirketi etkileyen duyurularla ilgili olduğunu unutmayın. Bu, yapılan yeni anlaşmalar, boru hattındaki yeni ekip kurma planları ve ayrıca tesisatçının son bıraktığı kahve kupasını almaya hangi gün geleceği gibi tüm o gerekli sıkıcı şeylerle ilgili olabilir.
Bu etkinliğin amacı, şirket genelinde olup bitenler konusunda şeffaflık ve uyumu sağlamanın yanı sıra, tonu hafif ve bilgilendirici tutmaktır.
4. Hedef İlerleme
⏰ 20 dakikadır.
Artık hepinizin avucunun içindeyiz. Burası hedefleri göstereceğiniz ve takımınızın onlara doğru ilerleyişi hakkında gururla övüneceğiniz (veya herkesin önünde ağlayacağınız) yerdir.
Bu bölüm genellikle genel duyurulardan sonra gelir ve çoğunlukla bölüm başkanları veya ekip liderleri tarafından yönetilir, sunucu veya moderatör akışı yönlendirir.
Bu muhtemelen toplantınızın en önemli bölümüdür, o yüzden bu kısa ipuçlarına göz atın...
- Görsel verileri kullanın - Bu pek sürpriz olmayabilir, ancak grafikler ve çizelgeler çok Verileri netleştirmek metinden daha iyi bir iş. Nereden geldiklerini ve (umarız) nereye gittiklerini daha net bir şekilde göstermek için her departmanın ilerlemesini bir grafik üzerinde bir nokta olarak gösterin.
- Tebrik et ve dürt - Ekibiniz için bu, herkesin katıldığı toplantı gündeminin en sinir bozucu kısmı olabilir. Allay, takımları iyi işlerinden dolayı tebrik ederek ve düşük performans gösteren takımları, hedeflerine ulaşmak için daha iyi bir şansa sahip olmak için neye ihtiyaç duyacaklarını sorarak nazikçe dürterek korkuyor.
- Etkileşimli hale getirin - Herkesin katılımıyla gerçekleşen toplantınızın en uzun kısmı olduğundan ve pek çok hususun doğrudan herkes için geçerli olmadığından, bir miktar etkileşimle odağı odada tutmak isteyebilirsiniz. Nasıl olduğunu görmek için bir anketi, derecelendirmeyi, kelime bulutunu ve hatta bir testi deneyin. takipte ekibiniz öyle sanıyor.
Konuşmanın bu bölümünü yaptıktan sonra ekipleri ara odalarına yerleştirmek iyi bir fikirdir, böylece 3 yönlü bir yanıt için beyin fırtınası yapabilirler...
- İlerleme güncellemelerinde beğendikleri şey.
- İlerleme güncellemelerinde sevmedikleri şeyler.
- Daha iyi ilerlemenin önüne geçen bir engelleyici.
Bu etkinlik, ekipleri takdir veya yapıcı teşviklerle motive ederken şeffaflık ve hesap verebilirliği teşvik etmeyi amaçlamaktadır.
5. Personel Tanıma
⏰ 10 dakikadır.
Tanınma güçlü bir motivasyon kaynağıdır ve tüm çalışanların katıldığı toplantınız, kuruluşunuzdaki bilinmeyen kahramanları öne çıkarmak için mükemmel bir zamandır.
Bütün bir şarkıyı gösterip dans etmenize gerek yok (zaten personelinizin çoğu bundan rahatsızlık duyabilir), ancak biraz takdir ve muhtemelen küçük bir ödül, yalnızca kişi için değil, aynı zamanda toplantınız için de çok şey yapabilir. bir bütün.
Genel olarak konuşursak, bunu yapmanın iki yolu vardır:
- Toplantıdan önce, tüm ekip liderleri, ekiplerinde görevinde daha da ileri gitmiş birinin adını gönderir. Her takımdan en çok gönderilen adı onaylamak için toplantıyı kullanın.
- Toplantı esnasında - Herkesin 'sessiz kahramanı' için canlı bir kelime bulutu tutun. İzleyicilerinizden en çok gönderilen isim kelime bulutunun merkezinde büyük görünecek ve bu da size kim olduğunu kamuoyuna duyurma şansı verecektir.
Personel takdir ritüeli moral yükseltebilir, ekipler arası saygıyı artırabilir ve tüm çalışanların katıldığı toplantılara olumlu bir duygusal yükseliş katabilir.
Bahşiş 💡 Bir çark, mükemmel bir ödül dağıtma aracıdır. İzleyici etkileşimi için buna benzer hiçbir şey yoktur!
6. Soru-Cevap'ı açın
⏰ 15 dakikadır.
Herkesin katıldığı bir toplantıda en yüksek öncelik olarak kabul edilen canlı soru-cevap bölümüyle bitirelim.
Bu, herhangi bir departmandan herhangi birinin üst düzey yöneticilere soru sorması için bir şanstır. Bu segmentten her şeyi bekleyin ve bunu da memnuniyetle karşılayın; çünkü ekibiniz, geçerli bir endişeye doğrudan yanıt alabilecekleri tek zamanın bu olduğunu düşünebilir.
Büyük bir ekibiniz varsa, soru-cevap sürecini verimli bir şekilde ele almanın bir yolu, herkesin katılımıyla yapılan toplantıdan birkaç gün önce sorular sormak, ardından kalabalığın önünde yanıtlamaya değer olanları bulmak için bunları filtreleyerek bulmaktır.
Bu bölümün amacı yalnızca yanıtlar sağlamak değil; ekibinize bir ses vermek, liderliğin dinlediğini göstermek ve toplantıyı olumlu bir tonla kapatmaktır. açıklık ve saygı.
Ancak, tüm süreç hakkında daha şeffaf olmak istiyorsanız, ekibinizin size canlı bir soru-cevap platformu aracılığıyla soru sormasına izin verin. Bu şekilde, her şeyi örgütlü, yönetilir ve% 100 uzak çalışanlar için dost.
AhaSlides Kullanarak Tüm Katılımcıların Katıldığı Bir Toplantı Nasıl Yapılır
1. Sunumunuzu Hazırlayın
- Yeni bir sunu oluşturma AhaSlides üzerinde.
- Slaytlarınızı kapsamak istediğiniz temel konularla yapılandırın: şirket güncellemeleri, ekip başarıları, duyurular, soru-cevap vb.
- Şunların bir karışımını kullanın: bilgilendirici slaytlar (metin, resimler, grafikler) ve etkileşimli slaytlar (Anketler, testler, kelime bulutları, soru-cevap).
2. Etkileşimli Öğeler Ekleyin
- Anket: Yeni girişimler hakkında görüş veya hızlı geri bildirim toplayın.
- Soru-Cevap slaytları: Çalışanlarınızın canlı olarak soru göndermesine izin verin; böylece sunum sırasında veya sonrasında sorularınızı yanıtlayabilirsiniz.
- Kelime Bulutları: Ekibin duygularını yakalayın veya önemli temaları vurgulayın.
- Sınavlar: Ekibinizi eğlenceli bilgi kontrolleri veya şirket bilgileriyle meşgul edin.
3. Erişimi Paylaşın
- Toplantıdan önce paylaşın benzersiz katılım bağlantısı veya kodu Tüm katılımcıların akıllı telefonlarını veya cihazlarını kullanarak katılım sağlayabilmeleri için.
- Gecikmeleri önlemek için herkesi birkaç dakika erken katılmaya teşvik edin.
4. Toplantı Sırasında
- Slaytlarınızı, bilgilendirici içerikler ile etkileşimli etkinlikler arasında geçiş yaparak sunun.
- Tartışmaları teşvik etmek için canlı anket sonuçlarını ve soru-cevap yanıtlarını kullanın.
- Tek yönlü iletişim yerine herkesi dahil ederek oturumu dinamik tutun.
5. Etkileşim kurun ve takip edin
- Anketlerden ve soru-cevaplardan elde edilen bilgileri kullanarak endişeleri giderin ve başarıları kutlayın.
- Gelecekte referans olması veya daha geniş ekiple paylaşılması için yanıtları ve sonuçları kaydedin.
- İsteğe bağlı olarak toplantıdan sonra sunumun tamamını veya özetini paylaşabilirsiniz.
Herkesin Katıldığı Bir Toplantı için Ekstra Yardımlar
1 saatten biraz daha uzun bir süre boyunca tüm becerilerinizi ortaya koymak istiyorsanız bu ekstra aktiviteleri deneyin...
1. Müşteri Hikayeleri
Şirketinizin bir müşteriye dokunduğu zamanlar, ekibiniz için son derece güçlü bir motivasyon olabilir.
Toplantıdan önce veya toplantı sırasında ekibinizin size müşterilerden gelen parlak yorumları göndermesini sağlayın. Bunları tüm ekip için okuyun veya herkesin hangi müşterinin hangi incelemeyi yaptığını tahmin edebilmesi için bir test yapın.
2. Takım Konuşması
Dürüst olalım, ekip üyeleri genellikle ekip liderlerine CEO'larından çok daha yakındır.
Her takımın liderlerini sahneye davet ederek herkesin tanıdık bir sesten duymasını sağlayın ve kendi versiyonlarını iletin. hedef ilerleme adım. Bu, ilişkilendirilebilir ve doğru olma olasılığı daha yüksektir ve başkalarına sesinizden bir mola verir!
3. Sınav Zamanı!
Rekabetçi bir testle tüm ellerinizi renklendirin. Her takımı takımlara ayırabilir, ardından işle ilgili sorular aracılığıyla liderlik tablosunda mücadele etmelerini sağlayabilirsiniz.
Bu yıl öngörülen içerik çıktımız nedir? Geçen yıl en büyük özelliğimizin benimsenme oranı neydi? Bu tür sorular yalnızca önemli şirket ölçümlerini öğretmekle kalmaz, aynı zamanda toplantınızın coşkusunu artırır ve istediğiniz ekipleri oluşturmanıza yardımcı olur.
