Elektronik sağlık kayıt (EHR) sistemlerine yeni başlayanların çoğu, sistem etrafında şekillenir: İşte giriş ekranı, işte menü, işte her not türü için şablon. Yeni başlayan kişi bir sertifika ile ayrılır. Belgeleme sorunları ise ertesi hafta serviste başlar.
Bu kılavuz, hastane eğitim ve geliştirme (E&G) direktörleri ile bilişim veya uyumluluk liderleri için farklı bir başlangıç noktası sunmaktadır: kişinin tamamlaması gereken iş akışı ve bu iş akışını tamamlarken karşılaşacağı zorluklar. Kılavuz, bir sorunun eğitim eksikliği mi yoksa sistem hatası mı olduğunu nasıl teşhis edeceğinizi, gerçek bir görev etrafında hazırlık ve uygulama nasıl tasarlayacağınızı ve yeni başlayan kişinin bunu eksiksiz ve uyumlu bir dokümantasyonla tamamlayıp tamamlayamayacağını nasıl değerlendireceğinizi göstermektedir.
Tasarım yapmaya değer bir durum.
Aşağıdaki senaryo örnek niteliğindedir, belgelenmiş bir vaka değildir.
Yeni bir servis sekreteri Pazartesi günü işe başlıyor. Perşembe günü, bir hastanın yatışından sonra rutin bir hasta kaydı güncellemesi yapması isteniyor. Görev kağıt üzerinde basit: demografik bilgileri doğrulamak, sevk kaynağını kaydetmek, bir onay formu eklemek ve girişi tamamlamak. Uygulamada ise dört engelle karşılaşıyorlar. Onay formu, sınıf oturumunda gösterilenden farklı bir ekranda ekleniyor. İki alan aynı görünüyor ancak farklı raporlara veri sağlıyor. Zorunlu bir alan, geçerli bir girişi yararsız bir mesajla reddediyor. Ve eksik sevk kaynağı için yerel prosedür, kimsenin bahsetmediği bir belgede yazılı.
Memur kaydı tamamlar, ancak bir alanı boş bırakır ve başka bir alan için serbest metin yöntemi kullanır. Kayıt eksik kalır ve bu kaydı kullanan bir sonraki kişi bu eksikliği devralır.
Bu bir eğitim sorunu mu? Kısmen. Sadece bir eğitim sorunu mu? Neredeyse kesinlikle değil. Bu ayrım, tasarım çalışmasının özünü oluşturuyor.
Sisteme değil, göreve odaklanarak başlayın.
Eğitim içeriğini açmadan önce, rolün neler yapabilmesi gerektiğini tek bir cümleyle yazın. Örneğin: Hasta kayıt sürecinin baştan sona tamamlanmasını sağlayın ve dokümantasyon sürecinde nerede zorluklar oluştuğunu belirleyin. Burada iki fiil önemlidir ve bunlar birbirinden farklıdır.
İş akışını tamamlamak bir uygulamak Öğrenci, ezberlemediği bir durumda bilinen bir prosedürü kullanır. Sürtünmeyi belirlemek bir görevdir. çözümlemek or değerlendirmek Görev: Öğrencinin bir şeylerin yanlış olduğunu fark etmesi, hatanın kendi hatası mı yoksa sistemin hatası mı olduğunu değerlendirmesi ve ne yapacağına karar vermesi gerekir. Bu bilişsel talepler Bloom'un revize edilmiş taksonomisinden gelir ve görevin kişiden ne gerektirdiğini tanımlar, nasıl yerine getirilmesi gerektiğini değil.
Bu, uyum açısından önemlidir. Carnegie Mellon'un Eberly Merkezi bu noktayı açıkça belirtiyor: eğer amaç becerileri uygulamaksa ancak değerlendirme yalnızca hatırlamayı ölçüyorsa, öğrenciler bir şeyi uygular ve başka bir şey üzerinden değerlendirilir; bu da hem motivasyonu hem de öğrenmeyi baltalar.Eberly Merkezi, hedeflerin, değerlendirmelerin ve öğretim stratejilerinin uyumlaştırılmasıMenü adlarıyla ilgili çoktan seçmeli bir test, birinin yukarıdaki kayıt güncellemesini tamamlayıp tamamlayamayacağı hakkında size çok az bilgi verir.
Reçete yazmadan önce teşhis koyun.
Herhangi bir şey inşa etmeden önce, görevin gerçekte nasıl gerçekleştirildiğini, mevcut oryantasyon eğitiminin öğrettikleri ve test ettikleriyle karşılaştırın. Dört kontrol, eğitim eksikliklerini diğer nedenlerden ayırmaya yardımcı olur:
- Görevi gözlemleyin. İşe yeni başlayan veya deneyimli personelin iş akışını tamamlamasını izleyin ve hataları, geçici çözümleri ve tereddütleri kaydedin.
- Eğitimle karşılaştırın. Mevcut program bu sıralamayı tam olarak uyguluyor mu, yoksa sistemi genel olarak mı kullanıyor? Herhangi bir değerlendirme öğrencinin tamamlamasını gerektiriyor mu?
- Çevreyi kontrol edin. Eğitimde anlatılan araçlar, erişim izinleri, personel seviyeleri ve yerel prosedürler doğru mu? Doğru erişim seviyesine sahip olmayan yeni bir çalışan, sınıfta ne kadar eğitim verilmiş olursa olsun, görevi uygulayamaz.
- Sistemdeki hataları arayın. Eğer deneyimli personel de aynı sorunu yaşıyorsa veya aynı geçici çözümü kullanıyorsa, bunun nedeni muhtemelen ekranın, alanın veya kuralın tasarımıdır. Daha fazla eğitim bunu düzeltmeyecektir. Bunu bir değişiklik talebi olarak bilişim birimine iletin.
Paydaşlarınızla açıkça dile getirmeniz gereken tuzak şudur: Kullanılabilirlik kusurları daha fazla eğitim değil, sistem değişiklikleri gerektirebilir. Eğitim, bir kusuru örtbas etmek için kullanılırsa, maliyet her dönemde geri döner. Mevcut yönteminizi ve mevcut değerlendirmenizin üst sınırını gerçekler olarak değil, test edilecek hipotezler olarak ele alın.
İş akışı etrafında tasarım hazırlığı ve uygulama
Eğitimin hangi eksiklikleri giderebileceğini öğrendikten sonra, programın her aşamasını ilgili göreve uygun hale getirin.
Hazırlık. Kişinin uygulamaya geçmeden önce kısa bir teşhis testiyle ön koşulları kontrol edin. Kayıt alanı ile klinik alan arasındaki fark gibi ihtiyaç duydukları terimleri ve kaydedilmesi gerekenler ve kimin kaydedebileceği gibi görevi sınırlayan düzenleyici kuralları bildiklerinden emin olun. Kendi hızında çalışma bu aşamaya uygundur. Burada yapılan hatırlama kontrolü yalnızca ön koşulları doğrular. Kişinin işi yapabileceğine dair bir kanıt değildir.
İş akışı haritalaması. İnsanların atladığı adımları ve sistem ile yerel prosedürün uyuşmadığı noktaları da içerecek şekilde, gerçek iş akışını ekran ekran haritalandırın. Bu haritayı kullanarak uygulama örneğini ve cevap anahtarını oluşturun ve doğrulaması için bilişim veya uyumluluk liderinize verin. Aynı harita bir sürtünme denetimi haline gelir: gözlemcilerin hata veya geçici çözümler gördüğü her nokta, sistem düzeltmesi, daha net bir iş yardımı veya uygulama örneği için adaydır.
Uygulama. Öğrencilere gerçekçi bir örnek olayla birlikte tüm görevi verin ve kararlarını açıklamalarını ve uygulamalarını isteyin. Geri bildirim, kararla bağlantılı olmalıdır; örneğin: "Onay formunu yanlış kayıt türüne eklediniz. İşte kontrol edebileceğiniz kanıtlar ve form türü belirsiz olduğunda yapılması gerekenler." Hız ve eksiksizlik hakkındaki geri bildirim, adıma özgü olduğunda en iyi sonucu verir.
Canlı mı yoksa eşzamansız mı? Canlı eğitmen girdisi, bir seçim belirsiz olduğunda en büyük değeri katar: savunulabilir iki eylem mevcut olduğunda veya prosedür ve sistem çeliştiğinde. Yerel uygulamayı bilen biri tarafından yönetilen bir tartışma, yazılı bir cevap anahtarının çözemediği sorunları çözer. Asenkron inceleme, kuralları doğrulamak, hatırlamayı kontrol etmek ve açık bir durumda geri bildirim vermek için yeterlidir.
Örnek uygulama: kabul güncellemesi
Örnek niteliğindedir. Uygulama öncesinde, uygulayıcının vakayı ve yanıt kriterlerini doğrulaması gerekir.
Dosya. Öğrenciye kurgusal bir hastaya ait simüle edilmiş bir kayıt verilir. Öğrenciden kabul güncellemesini tamamlaması istenir. Vaka, taranmış bir onay formu, referans numarası eksik bir sevk mektubu ve eğitim kılavuzunda gösterilen giriş formatını reddeden bir alan içermektedir.
Öğrencinin tercihleri. Eksik referans numarasında, öğrenci (a) alanı boş bırakıp işlemi tamamlayabilir, (b) bir yer tutucu yazabilir veya (c) onaylanmış prosedürü kullanarak eksikliği kaydedip eksik bilgiyi talep edebilir. Reddedilen alanda ise (a) kabul edilene kadar farklı bir formatla tekrar deneyebilir, (b) değeri serbest metin notuna yazabilir veya (c) sorunu şüpheli bir sistem hatası olarak kaydedip onaylanmış ara adıma devam edebilir.
Geri bildirim. Her bir seçim için, geri bildirim, kabul edilen kriterlere göre neden savunulabilir veya eksik olduğunu açıklar. Boş bir alan eksiktir, çünkü sonraki kullanıcılar verinin eksik mi yoksa hiç ihtiyaç duyulmamış mı olduğunu anlayamazlar. Yer tutucu savunulamaz, çünkü doğru olmayan bilgileri kaydeder. Onaylanmış prosedüre göre boşluğun kaydedilmesi eksiksizdir. İkinci kararda, kabul edilene kadar formatları denemek geçerli bir giriş oluşturabilir, ancak bilişim ekibinin görmesi gereken bir hatayı gizler. Hatayı kaydetmek, hem kaydı hem de bir sonraki grubu koruyan yanıttır.
Tekrar deneme. Öğrenci, ekli ancak imzalanmamış bir onay formu gibi farklı bir eksiklik içeren ikinci bir vakayı ele alır ve aynı mantığı ona da uygular.
Bir grup öğrenci genelinde, öğrencilerin sürtünme raporları, bilişim ekibi için şüpheli hataların yapılandırılmış bir listesi haline de gelir.
Kapasiteyi değerlendirin ve transferi planlayın.
Görevi yansıtan ölçütler seçin. İki pratik örnek şunlardır: görev zamanı hem de dokümantasyonun eksiksizliğiBaşlamadan önce her ikisini de tanımlayın: Tamamlanmış sayılan şey nedir, kim değerlendirir, paydada hangi kayıtlar yer alır ve ne zaman ölçüm yaparsınız.
Basit bir değerlendirme ölçütü, yargılamanın tutarlı olmasını sağlar. Aşağıdaki ölçüt, klinik veya uyumluluk uzmanınızla birlikte uyarlayabileceğiniz bir öneridir. Onaylanmış bir hazırlık standardı değildir.
| Kriter | Bir gözlemcinin aradığı şey | Puan |
|---|---|---|
| Görev yürütme | İş akışını tamamlar ve dokümantasyon sorunlarını belirler, yapılan işlemi ve bunun ardındaki kanıtları kaydeder. | 0 için 2 |
| muhakeme | İlgili kısıtlamaları, alternatifleri ve belirsizlikleri açıklar; görev süresini ve dokümantasyonun eksiksizliğini kontrol eder. | 0 için 2 |
| Sınırları | Onaylanmış prosedürleri kullanır ve bilgi veya yetki eksikliği olduğunda yardım ister. | 0 için 2 |
Puanlama noktaları: 0 eksik veya desteksiz anlamına gelir; 1 kısmi, ilgili eksiklikler içeren anlamına gelir; 2 ise eksiksiz ve kararlaştırılan kriterlere göre gerekçelendirilmiş anlamına gelir. Kritik hataları ayrı olarak tanımlayın; örneğin, doğru olmayan bilgilerin kaydedilmesi veya gerekli bir onay kontrolünün atlanması gibi. Genel puan asla kritik bir hatayı gizlememelidir.
Öğrenilen bilgilerin aktarılması için, pratikte kullanılan vaka yerine yeni, daha önce görülmemiş bir vakayı değerlendirin ve öğrenci gerçek iş ortamına yeterince maruz kaldıktan sonra iş yerinde takip edin. Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezleri (CDC), mümkün olduğunca hem öğrenmeyi hem de öğrenme aktarımını değerlendirmeyi önermektedir, çünkü eğitimde başarılı olan bir kişi yine de bunu işte uygulamakta zorlanabilir.CDC, Eğitim değerlendirmesi: Etkinliğin ölçülmesiBu takip süreci, denetimli bir çalışma görevi veya öğrencinin gerçek çalışmalarından oluşan bir örneğin eğitmen tarafından incelenmesi şeklinde olabilir.
Eğer işe alım süreciniz, kayıt ekibinin kayıtları klinik personele aktarması gibi meslekler arası bilgi aktarımını içeriyorsa, Sağlık Araştırma ve Kalite Ajansı'nın (Agency for Healthcare Research and Quality) TeamSTEPPS programı Bu, sağlık hizmetleri ekip çalışması ve iletişim kaynakları için bir başlangıç noktasıdır. Klinik eğitimcinin ilgili araçları seçmesini ve uyarlamasını sağlayın.
Kanıtların neler gösterebileceği ve neler gösteremeyeceği
Neler talep edebileceğiniz konusunda net olun. Denetiminizin yanıtlaması gereken sorular bunlardır.
Öğrencilerin iş akışını tamamlayabildiklerini ve engelleri belirleyebildiklerini ne gösterir? Daha önce görülmemiş bir vaka üzerinden alınan puanlar, görev süresi ve dokümantasyon eksiksizliği, bir temel ölçütle karşılaştırılır ve sunulan sürtüşme raporlarının kalitesi değerlendirilir. Benzer durumları benzer durumlarla karşılaştırın: aynı popülasyon, aynı payda ve aynı zamanlama.
Performans iyileştikten sonra bile hangi kısıtlamalar devam edebilir? Birkaç neden var. Hatalı ekranlar ve kurallar, biri sistemi değiştirene kadar kalır. Personel sayısı, iş yükü ve erişim izinleri, bir kişinin düzgün bir şekilde belgelemeye ayırabileceği zamanı belirler. Sistemle çelişen yerel prosedürler, çelişkili kalmaya devam eder. Ve yeni bir şablon veya yazılım yükseltmesi gibi eş zamanlı operasyonel değişiklikler, eğitimden bağımsız olarak ölçümlerinizi etkileyebilir. Herhangi bir değişikliği programa atfetmeden önce bunları inceleyin.
Yukarıdaki kaynaklar, hedefleri, uygulamayı ve değerlendirmeyi uyumlu hale getirme ve öğrenmeyi ve aktarımı ölçme tasarım ilkelerini desteklemektedir. Bunlar, herhangi bir programın veya platformun dokümantasyon yükünü azalttığına dair kanıt değildir. Bu makale herhangi bir sonuç vaadi vermemektedir ve kendi değerlendirmeniz de vermemelidir.
AhaSlides'ın uyabileceği yerler
AhaSlides, uyarlanabilir ve etkileşimli öğrenmeyi destekler ve canlı ve kendi hızınızda sunum arasında geçiş yapmanıza olanak tanır. Yukarıdaki gibi bir oryantasyon programında bu, uygulamadan önce kendi hızınızda ön koşul kontrolü, belirsiz karar için etkileşimli, kolaylaştırılmış bir oturum ve sonrasında yeni bir vakanın kendi hızınızda incelenmesi anlamına gelebilir. Belirli yazma, geri bildirim ve raporlama işlevleri, planlama yapmadan önce kendi iş akışınızla karşılaştırılmalıdır. Herhangi bir yapay zeka, simülasyon veya elektronik sağlık kaydı entegrasyonu, gösterilene kadar harici veya onaylanmamış olarak ele alınmalıdır.
sonraki adımın
Görev değerlendirme kriterleriyle başlayın: Hastanenizdeki yüksek hacimli bir iş akışını ele alın, bilişim veya uyumluluk sorumlunuzla yukarıdaki üç kriteri belirleyin ve iki veya üç gerçek denemeyi gözlemleyin. Kaydettiğiniz sürtünme, sırasıyla eğitim eksiklikleri ve sistem kusurları listeniz olacaktır.
Tasarımınız hazır olduğunda, uygulama ve değerlendirme aşamalarının canlı ve kendi hızınızda ilerleyebileceğiniz bir versiyonunun nasıl işleyeceğini size gösterebiliriz. AhaSlides demosunu talep edin ve iş akışınızı getirin.
