Çalışanların eğitimlerini tamamlamalarını takip etmek için, "tamamlanmış" olarak neyin sayılacağına karar verin, her kişi için aynı birkaç bilgiyi kaydedin, kanıtları düzenleyici kurumunuzun beklediği süre boyunca saklayın ve sayıları belirli bir program dahilinde kontrol edin. Küçük bir ekip için bir elektronik tablo bunu yapabilir. İlerlemeyi sizin için kaydeden bir kurs aracı, takip etme ve yeniden yazma zahmetini ortadan kaldırır.
Bu kılavuz, zorunlu veya uyumluluk eğitimleri düzenleyen ve bunların tamamlandığını kanıtlamak zorunda olan kişiler içindir. Kaydedilmesi gerekenleri, tamamlama kurallarının nasıl yazılacağını, denetçilerin ne görmek istediğini ve sağlık ve sigorta sektörlerini örnek göstererek kayıt tutmanın üç yolunu kapsamaktadır.
Tamamlanan her eğitim için ne kaydedilmeli?
Bir eğitim kaydı dört soruyu yanıtlamalıdır: kim, ne, ne zaman ve ne kadar iyi. Bunlardan daha azı, bir kişinin eğitildiğini değil, yalnızca davet edildiğini gösterebilir.
| Alan | Neleri yakalamalı? | Bir denetçi neden sorar? |
|---|---|---|
| Öğrenci | Adı soyadı ve çalışan numarası veya iş e-postası gibi benzersiz bir kimlik bilgisi. | İsimler tekrarlanır ve kişilerin rolleri değişir, bu nedenle kimlik numarası kaydı tek bir kişiye bağlar. |
| Kurs ve sürüm | Başlık, ayrıca öğrettiği politikanın sürümü veya tarihi. | Kişinin hangi kurallar konusunda eğitim aldığını gösterir. |
| Atama | Görevlendirme tarihi ve nedeni (yeni başlayan, yıllık yenileme, politika değişikliği) | Eğitimin doğru kişilere zamanında ulaştığını gösteriyor. |
| Sürecin Tamamlanması | Tamamlanma tarihi ve karşılanan kural | "Açılmış" olanı "bitmiş" olandan ayırır. |
| Sonuç | Geçme notuna göre puan veya geçme/kalma durumu. | Kişinin konuyu anladığını gösterir. |
| Harcanan zaman | Aktif öğrenme zamanı, burada onu kaydedebilirsiniz. | Tıklama oranını sorgulamaya yardımcı olur. |
| Bir sonraki tarih | Yenileme tarihi | Bir hatanın fark edilmeden kalmasını engeller. |
Her kurs denemesi için kişi başına bir sıra tutun, kişi başına bir sıra değil. Başarısız bir denemeden sonra ikinci bir deneme de kanıt niteliğindedir.
Herhangi bir şeyi takip etmeden önce tamamlama kuralını yazın.
"Tamamlandı" ifadesi farklı ekiplerde farklı anlamlar taşıyor. Bunu önce yazılı olarak düzeltin, yoksa iki yönetici aynı kurs için iki farklı tamamlama oranı bildirecektir.
Kullanılabilir bir kural en fazla üç bölümden oluşabilir:
- Kapsam: Öğrenci sadece son sayfayı değil, her dersi baştan sona çalıştı.
- anlama: Öğrenci, bilgi testlerinde minimum bir puana ulaştı, örneğin %80 doğru cevap oranı.
- Çaba: Öğrenci, materyal üzerinde minimum düzeyde aktif zaman geçirdi; bu da bir saatlik bir kursu iki dakikada geçiştiren kişileri eliyor.
Ardından, birisi kurala uymadığında ne olacağına karar verin. Hemen tekrar mı deneyecekler, yoksa bir amiri mi bekleyecekler? Kayıtlarda önceki deneme görünecek mi? Bunu bir kez yazın ve herkese uygulayın.
Aynı disiplin size temizlik kazandırır. eğitim tamamlama oranıKuralı karşılayan kişi sayısı, görevlendirdiğiniz kişi sayısına bölünür. Eğer 40 kişiyi görevlendirdiyseniz ve 34 kişi kuralı karşıladıysa, oranınız %85'tir. Paydayı her zaman belirtin, çünkü "40 kişiden 34'ü tamamladı" ifadesi, "40 kişiden" belirtilmeden pek bir anlam ifade etmez.
Denetçilerin ve düzenleyicilerin görmeyi beklediği şey
Kurallar sektöre ve ülkeye göre değişir, bu nedenle kesin gereklilikleri uyumluluk ekibinizle teyit edin. Bu üç örnek, genel modeli göstermektedir: doğru kişileri eğitin, ardından kayıtları gösterebilin.
ABD sağlık sistemi (HIPAA). Gizlilik Kuralı, ilgili kuruluşun tüm çalışanlarını gizlilik politikaları ve prosedürleri konusunda eğitmesini, yeni başlayanları işe başladıktan sonra makul bir süre içinde eğitmesini ve önemli bir politika değişikliğinden etkilenen personeli yeniden eğitmesini gerektirir. Ayrıca, kuruluşun eğitimin verildiğini belgelemesini ve bu belgeyi altı yıl boyunca saklamasını da gerektirir.45 CFR 164.530Güvenlik Kuralı ayrıca, gerekli eylemler ve faaliyetlere ilişkin yazılı kayıtların da altı yıl süreyle saklanmasını istemektedir (45 CFR 164.316Pratikte bu, tek bir "tüm personel eğitildi" girişi yerine, her kişi için tarih içeren bir kayıt anlamına gelir.
Birleşik Krallık sağlık ve bakım sistemi (NHS). İşverenler, Skills for Health tarafından yayınlanan Temel Beceriler Eğitim Çerçevesini ölçüt olarak kullanarak, her personel grubunun hangi yasal ve zorunlu eğitimlere ihtiyaç duyduğuna karar verir. Skills for Health'e göre, çerçeveye Uygunluk Beyanı sunan İngiltere'deki NHS kuruluşları, Elektronik Personel Kaydı'nda (ESR) uyumlu eğitimleri kaydedebilir ve raporlayabilir.Sağlık Becerileri, Temel Beceriler Eğitim Çerçevesi Hakkında Sıkça Sorulan SorularEğer ESR dışında, örneğin özel bir sağlık hizmeti sağlayıcısı için eğitim veriyorsanız, yine de kimin neyi ne zaman tamamladığına dair kendi kayıtlarınıza ihtiyacınız var.
Sigorta (kara para aklama karşıtı). ABD'de teminat kapsamındaki ürünleri çıkaran sigorta şirketleri, ilgili kişilerin sorumlulukları konusunda sürekli eğitimini içeren bir kara para aklama karşıtı program yürütmek zorundadır. Şirket, çalışanlarını, acentelerini ve brokerlerini doğrudan eğitebilir veya başka bir sigorta şirketi veya yetkili bir üçüncü taraf tarafından eğitildiklerini doğrulayabilir.31 CFR 1025.210İkinci yöntem ise yalnızca dışarıdan aldığınız eğitime dair kanıtınız varsa işe yarar; bu nedenle takip cihazınızda "başka yerde eğitim aldım" alanı ve kanıtın bir kopyası bulunmalıdır.
Bunların ortak noktası basit. Düzenleyici kurum nadiren yönteminizi sorar. Bunun yerine kaydı sorar: kişi, eğitim, tarih ve saklandığına dair kanıt.
Kayıt tutmanın üç yolu
| Yöntem | En iyi ne zaman çalışır | Dikkat et |
|---|---|---|
| Tablo | Yaklaşık 30 kişiden az, bir veya iki çeşit yemek, tek işletme sahibi. | Manuel giriş, öğrencinin ne yaptığının kanıtı yok, iki kişi düzenleme yaptığında sürüm farklılığı oluşuyor. |
| İK veya öğrenme yönetim sistemi | Zaten bir tanesine sahipsiniz ve bu, kayıt sistemini içeriyor. | Kurulum süresi, kullanıcı başına maliyet ve eğitim içeriğinin yine de oluşturulması veya satın alınması gerekiyor. |
| Dahili takip özelliğine sahip ders takip aracı | Kendi eğitim programınızı oluşturuyorsunuz ve insanların öğrenme süreçlerini tamamladıkça bunların kaydedilmesini istiyorsunuz. | Mevcut İK sisteminin yerini almayabilir, bu nedenle dışa aktarmayı planlayın. |
Bir elektronik tablo iyi bir başlangıçtır ve çoğu küçük ekip bunu kullanır. Ancak her bir işaretlemenin arkasındaki kanıtlara (puan, süre ve deneme) ihtiyaç duyduğunuzda işler karışır. Ne kadar çok ders ve kişi eklerseniz, haftanızın o kadar büyük bir kısmı yeniden yazmakla geçer.
Hangisini seçerseniz seçin, şu soruyla test edin: Belirli bir kişi için, belirli bir dersin tüm kayıtlarını beş dakikadan kısa sürede oluşturabilir miyim? Eğer oluşturamazsanız, bir sonraki denetim bunu sizin için ortaya çıkaracaktır.
AhaSlides kurslarında tamamlanma durumunu nasıl takip edebilirsiniz?
AhaSlides Courses, eğitimi kendiniz oluşturduğunuzda bunu yapmanın pratik bir yoludur. Öğrencilerin ilerlemesini ve sonuçlarını kaydeder, böylece kaydı elle yeniden oluşturmanıza gerek kalmaz. 15 Ekim 2026'daki canlı ürüne göre, şunları kapsar:
- İnşa et veya dönüştür. Sıfırdan bir kurs oluşturun, bir komut dosyasından veya dosyadan yapay zeka kullanarak bir kurs oluşturun veya canlı eğitim için zaten kullandığınız bir sunumu kendi hızınızda ilerleyebileceğiniz bir kursa dönüştürün. Yayınlamadan önce oluşturulan taslağı kontrol edin.
- Öğrenciler giriş yapıyor. Bağlantıya sahip herkes kursu açabilir, ancak öğrencilerin ilerlemelerinin kaydedilmesi için oturum açmaları veya hesap oluşturmaları gerekir. Ayrıca bir kursu yalnızca atanmış öğrencilerle sınırlandırabilirsiniz.
- Kişileri ve grupları görevlendirin. "Yeni başlayanlar" veya "tüm hasar uzmanları" için uygun olan bireysel katılımcıları veya öğrenci gruplarını seçin.
- Tamamlama kurallarını belirleyin. Tüm derslerin tamamlanmasını, kursun bilgi kontrollerinde minimum bir doğru cevap yüzdesini, minimum bir aktif öğrenme süresini veya bunların bir kombinasyonunu gerektirebilir. Öğrenciler gereksinimleri görür ve geçme kararı öğrenci tarafından değil, sunucu tarafından verilir.
- Puan otomatik olarak hesaplanır. Bilgi testleri sizin için değerlendirilir, bu nedenle her öğrencinin kimse not vermeden bir puanı olur.
- Ders raporunu okuyun. Rapor, genel bir bakış, ders bazında sonuçlar ve her öğrencinin etkinlik kaydını içeren öğrenci bazında bir görünüm sunmaktadır. Raporu CSV veya PDF olarak dışa aktarabilir, böylece denetçiye kanıt sunabilir veya başka bir sisteme yükleyebilirsiniz.
Bu, önceki alan tablosunu büyük ölçüde otomatik hale getiriyor: öğrenci, kurs, tamamlama, sonuç ve harcanan süre, kişiler öğrenirken kaydediliyor. Politika sürümünü, atama nedenini ve yenileme programınızı yine kendiniz ekliyorsunuz.
AhaSlides Courses tam teşekküllü bir İK veya öğrenme yönetim sistemi değildir. Kuruluşunuzun belirli bir sistemde kayıt tutması gerekiyorsa, dışa aktarmayı o sisteme geçiş köprüsü olarak düşünün. Kursu eğitimin kendisi ve her kişinin nasıl performans gösterdiğinin kaydı için kullanın.
Eğer eğitimi canlı olarak da veriyorsanız, oturumu önce AhaSlides'ta gerçekleştirebilir, ardından kaçıranlar için aynı sunumu kendi hızlarında ilerleyebilecekleri bir kursa dönüştürebilirsiniz. Rehberimiz... Kurs tamamlanmasının ötesinde eğitimi ölçmek Tamamlanma süreci kontrol altına alındıktan sonra neyin ölçülmesi gerektiğini kapsar.
Bir kursun nasıl oluşturulduğunu ve yayınlandığını buradan okuyabilirsiniz. AhaSlides yardım merkezi.
Sayıların doğruluğunu sağlamak için basit bir rutin
Takip etmenin faydası ancak birileri ona bakarsa ortaya çıkar. Kısa bir rutin, büyük bir yıllık temizlikten daha iyi sonuç verir:
- Haftalık: Yeni başlayanların gerekli derslerinin atanıp atanmadığını kontrol edin.
- Aylık: Tamamlama raporunu çekin, tamamlananları atananlarla karşılaştırın ve kuralı yerine getirmeyen kişilere mesaj gönderin.
- Aylık: Önümüzdeki 90 gün için yenileme eğitimlerinin tarihlerini kontrol edin ve bunları erkenden atayın.
- Yıllık: Üç rastgele kişi için eksiksiz kayıt oluşturarak tüm süreci test edin ve kayıtların düzenleyici kurumunuzun belirlediği süre boyunca saklandığını doğrulayın.
Sık Sorulan Sorular
Çalışan eğitimlerini takip etmenin en iyi yolu nedir?
Az sayıda kişi için yukarıdaki alanlara sahip bir elektronik tablo yeterlidir. Birkaç kurs düzenlediğinizde veya puan ve süre kanıtına ihtiyaç duyduğunuzda, öğrencinin çalışması sırasında tamamlanmayı kaydeden bir araç kullanın ve ardından raporu dosyanıza aktarın.
Uyumluluk eğitimlerinin tamamlanma durumunu nasıl takip ediyorsunuz?
Kursu belirli kişilere atayın, bir tamamlama kuralı tanımlayın, her tamamlamanın tarihini, sonucunu ve kanıtını kaydedin ve kayıtları düzenleyici kurumunuzun belirlediği saklama süresi boyunca muhafaza edin. Tamamlama oranını aylık olarak gözden geçirin ve son tarihten önce, sonrasında değil, eksiklikleri giderin.
İyi bir eğitim tamamlama oranı nedir?
Zorunlu eğitimlerde hedef, görevlendirilen her kişi olduğundan, belirlediğiniz son tarihe kadar %100'lük bir tamamlanma oranına ulaşmayı hedefleyin. Tamamlanma oranının nerede düştüğünü bulmak için ekip bazında oranı takip edin ve her zaman kaç kişiyi görevlendirdiğinizi belirtin.
Eğitim kayıtları ne kadar süreyle saklanmalıdır?
Bu, size uygulanan kurala bağlıdır. Örneğin, ABD HIPAA belgelerinin altı yıl boyunca saklanması gerekmektedir (45 CFR 164.530Uyumluluk ekibinizden kendi sürenizi belirleyin ve bunu kalıcı bir kural olarak ayarlayın.
Bizim kararımız
Öncelikle araçtan değil, kayıttan başlayın. Tamamlama kuralını yazın, herkes için aynı birkaç alanı yakalayın ve bir kişinin tüm geçmişini dakikalar içinde oluşturabilin. Eğer bir elektronik tablo size bunu sağlıyorsa, onu kullanmaya devam edin. Eğer puanları tekrar yazıyor ve insanları e-postayla takip ediyorsanız, ilerlemeyi sizin için kaydeden bir kurs aracı size zaman kazandıracaktır. AhaSlides Courses, kendi eğitimlerinizi oluştururken ve giriş, atama, tamamlama kuralları, puanlama ve dışa aktarılabilir bir raporu tek bir yerde istediğinizde iyi bir çözümdür. Kayıtlarınızın bir İK veya öğrenme yönetim sisteminde olması gerekiyorsa, o sistemi kullanmaya devam edin ve dışa aktarma özelliğini kullanın.
