Toplantılar, işletmelerde ve kuruluşlarda çok önemli bir rol oynar, sorunları tartışmak ve ele almak ve ilerlemeyi sağlamak için iç işleri yönetmek için bir platform görevi görür. İster sanal ister yüz yüze olsun, bu toplantıların özünü yakalamak için, görüşme süreleri or toplantı tutanakları (Aylık) not almak, tartışılan kilit konuları özetlemek ve alınan kararları ve kararları takip etmek için çok önemlidir.
Bu makale, kullanılacak örnekler ve şablonların yanı sıra izlenecek en iyi uygulamalarla birlikte etkili toplantı tutanakları yazmanıza yardımcı olacaktır.
İçindekiler
- Toplantı Tutanakları Nedir?
- Dakika Tutan Kim?
- Toplantı Tutanakları Nasıl Yazılır?
- Toplantı Tutanağı Örnekleri (+ Şablonlar)
- İyi Toplantı Tutanakları Oluşturmanın İpuçları
- Önemli Noktalar
Toplantı Tutanakları | freepik.comToplantı Tutanakları Nedir?
Toplantı tutanakları, bir toplantı sırasında gerçekleşen tartışmaların, kararların ve eylem maddelerinin yazılı bir kaydıdır.
- Tüm katılımcılar ve katılamayacak olanlar için bir referans ve bilgi kaynağı olarak hizmet ederler.
- Önemli bilgilerin unutulmamasını ve neyin tartışıldığı ve hangi adımların atılması gerektiği konusunda herkesin aynı fikirde olmasını sağlamaya yardımcı olurlar.
- Ayrıca toplantı sırasında alınan kararları ve taahhütleri belgeleyerek hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlarlar.
Dakika Tutan Kim?
Dakika Alıcı, toplantı sırasında yapılan tartışmaların ve alınan kararların doğru bir şekilde kaydedilmesinden sorumludur.
İdari görevli, sekreter, asistan veya yönetici veya görevi yerine getiren gönüllü ekip üyesi olabilirler. Tutanak tutan kişinin iyi bir organizasyona ve not tutmaya sahip olması ve tartışmaları etkili bir şekilde özetleyebilmesi çok önemlidir.
Görüşme süreleriAhaSlides ile Eğlenceli Toplantı Seyirci
İnsanları aynı anda toplayın
Her masaya gelip gelmemeleri durumunda insanları 'kontrol etmek' yerine, şimdi AhaSlides ile eğlenceli interaktif sınavlarla insanların dikkatini çekebilir ve katılımı kontrol edebilirsiniz!
🚀 Ücretsiz Şablonlar Alın ☁️Toplantı Tutanakları Nasıl Yazılır?
Etkili toplantı tutanakları için, Öncelikle objektif olmalılar, toplantının gerçekçi bir kaydı olmalılarve kişisel görüşlerden veya tartışmaların sübjektif yorumlarından kaçının. Sonraki, Kısa, net ve anlaşılması kolay olmalı,sadece ana noktalara odaklanın ve gereksiz ayrıntılar eklemekten kaçının. Nihayet, doğru olmalı ve kaydedilen tüm bilgilerin taze ve ilgili olmasını sağlamalıdır.
Toplantı tutanağı yazmanın detaylarına aşağıdaki adımları izleyerek inelim!
Toplantı Tutanağının 8 Temel Unsuru
- Toplantının tarihi, saati ve yeri
- Katılımcıların listesi ve devamsızlık için özür dileme
- Toplantının gündemi ve amacı
- Tartışmaların ve alınan kararların özeti
- Alınan oylar ve sonuçları
- Sorumlu taraf ve tamamlama için son tarih dahil olmak üzere eylem öğeleri
- Sonraki adımlar veya takip öğeleri
- Kapanış konuşmaları veya toplantının ertelenmesi
Toplantı Tutanakları Nasıl Yazılır?Etkili toplantı tutanakları yazma adımları
1/ Hazırlık
Toplantıdan önce, toplantı gündemini ve ilgili arka plan materyallerini öğrenin. Dizüstü bilgisayar, not defteri ve kalem gibi gerekli tüm araçlara sahip olduğunuzdan emin olun. Hangi bilgilerin dahil edileceği ve nasıl biçimlendirileceği konusunda bir fikir edinmek için önceki toplantı tutanaklarını gözden geçirmek de iyi bir fikirdir.
2/ Not alma
Toplantı sırasında, tartışmalar ve alınan kararlar hakkında net ve özlü notlar alın. Tüm toplantıyı kelimesi kelimesine yazmak yerine kilit noktaları, kararları ve eylem öğelerini yakalamaya odaklanmalısınız. Konuşmacıların adlarını veya önemli alıntıları ve eylem öğelerini veya kararları eklediğinizden emin olun. Başkalarının anlamamasını sağlayacak kısaltmalar veya steno yazmaktan kaçının.
3/ Dakikaları düzenleyin
Toplantıdan sonra tutanaklarınızın tutarlı ve özlü bir özetini oluşturmak için notlarınızı gözden geçirin ve düzenleyin. Tutanakların okunmasını kolaylaştırmak için başlıklar ve madde işaretleri kullanabilirsiniz. Tartışmanın kişisel görüşlerini veya sübjektif yorumlarını almayın. Gerçeklere ve toplantı sırasında üzerinde anlaşmaya varılan şeylere odaklanın.
4/ Ayrıntıların kaydedilmesi
Toplantı tutanaklarınız tarih, saat, yer ve katılımcılar gibi ilgili tüm ayrıntıları içermelidir. Tartışılan önemli konulardan, kararlardan ve atanan eylem öğelerinden bahsedin. Alınan tüm oyları ve tartışmaların sonuçlarını kaydettiğinizden emin olun.
5/ Eylem öğeleri
Kimin sorumlu olduğu ve tamamlama için son tarih dahil olmak üzere, atanan tüm eylem öğelerini listelediğinizden emin olun. Bu, herkesin sorumluluklarını ve bunları tamamlama zaman çizelgesini bilmesini sağladığı için toplantı tutanaklarının çok önemli bir parçasıdır.
6/ İnceleme ve dağıtım
Tutanakları doğruluk ve eksiksizlik açısından gözden geçirmeli ve gerekli düzeltmeleri yapmalısınız. Tüm kilit noktaların ve kararların not edildiğinden emin olun. Ardından, tutanakları tüm katılımcılara şahsen veya e-posta yoluyla dağıtabilirsiniz. Dakikaların bir kopyasını, ortak bir sürücü veya bulut tabanlı bir depolama platformu gibi kolay erişim için merkezi bir konumda saklayın.
7/ Takip
Toplantıdaki eylem öğelerinin takip edildiğinden ve derhal tamamlandığından emin olun. İlerlemeyi izlemek ve kararların uygulandığından emin olmak için dakikaları kullanın. Sorumluluğu korumanıza yardımcı olur ve toplantının üretken ve etkili olmasını sağlar.
Toplantı Tutanağı Örnekleri (+ Şablonlar)
1/ Toplantı Tutanağı Örneği: Basit Toplantı Şablonu
Basit toplantı tutanaklarının ayrıntı düzeyi ve karmaşıklığı, toplantının amacına ve kuruluşunuzun ihtiyaçlarına bağlı olacaktır.
Genel olarak, basit toplantı tutanakları şirket içi amaçlar için kullanılır ve diğer toplantı tutanağı türleri kadar resmi veya kapsamlı olması gerekmez.
Bu nedenle, acil bir ihtiyacınız varsa ve toplantı basit, çok da önemli olmayan bir içerik etrafında dönüyorsa, aşağıdaki şablonu kullanabilirsiniz:
| Toplantı Başlığı:[Toplantı Başlığı Girin] Tarih: [Tarihi gir] Zaman:[Zaman Girin] Lokasyon:[Konum Girin] Katılımcılar:[Katılımcıların Adlarını Girin] Devamsızlık için Özür: [İsimleri Girin]Gündem:[Gündem Maddesi 1'i Girin][Gündem Maddesi 2'i Girin][Gündem Maddesi 3'i Girin]Toplantı Özeti:[Önemli noktalar veya eylem öğeleri dahil olmak üzere toplantı sırasında alınan kararların ve tartışmaların bir özetini ekleyin.]Aksiyon nesneleri: [Sorumlu taraf ve tamamlama için son tarih de dahil olmak üzere, toplantı sırasında atanan tüm eylem öğelerinin bir listesini ekleyin.]Sonraki Adımlar: [Toplantı sırasında tartışılan sonraki adımları veya takip öğelerini ekleyin.]Kapanış Konuşması: [Herhangi bir kapanış konuşmasını veya toplantının ertelenmesini ekleyin.]İmza: [Tutanağı Alan Kişinin İmzasını Giriniz] |
2/ Toplantı Tutanağı Örneği: Yönetim Kurulu Toplantı Şablonu
Yönetim kurulu toplantı tutanakları kayıt altına alınır ve tüm üyelere dağıtılır, alınan kararların ve organizasyonun gidişatının bir kaydı sağlanır. Bu nedenle, açık, eksiksiz, ayrıntılı ve resmi olmalıdır. İşte bir yönetim kurulu toplantı tutanağı şablonu:
| Toplantı Başlığı:Yönetim Kurulu Toplantısı Tarih: [Tarihi gir]Zaman: [Zaman Girin]Lokasyon:[Konum Girin] Katılımcılar: [Katılımcıların Adlarını Girin]Devamsızlık için Özür: [Devamsızlıktan Özür Dileyenlerin İsimlerini Giriniz]Gündem:1. Önceki toplantı tutanaklarının onaylanması 2. Mali rapor incelemesi 3. Stratejik planın tartışılması4. Başka herhangi bir işToplantı Özeti:1. Önceki toplantı tutanaklarının onaylanması: [Önceki toplantıdan öne çıkanlar gözden geçirildi ve onaylandı]2. Mali rapor incelemesi: [Mevcut mali duruma ilişkin önemli noktaları ve gelecekteki mali planlama için tavsiyeleri ekleyin]3. Stratejik planın tartışılması: [Yönetim kurulunun kuruluşun stratejik planını tartıştığını ve güncellemeler yaptığını ekleyin]4. Diğer işler: [Gündemde yer almayan diğer önemli konuları yazınız]Aksiyon nesneleri:[Sorumlu taraf ve tamamlama son tarihi de dahil olmak üzere toplantı sırasında atanan tüm eylem öğelerinin bir listesini ekleyin]Sonraki Adımlar:Yönetim kurulu [Tarih Girin]'de bir takip toplantısı yapacak.Kapanış Konuşması:Toplantı [Giriş Saati]'nde ertelendi.İmza: [Tutanağı Alan Kişinin İmzasını Giriniz] |
Bu yalnızca temel bir yönetim kurulu toplantısı şablonudur ve toplantınızın ve kuruluşunuzun gereksinimlerine bağlı olarak öğe eklemek veya kaldırmak isteyebilirsiniz.
3/ Toplantı Tutanağı Örneği: Proje Yönetim Şablonu
İşte bir proje yönetimi şablonu için bir toplantı tutanağı örneği:
| Toplantı Başlığı: Proje Yönetim Ekibi Toplantısı Tarih: [Tarihi gir]Zaman: [Zaman Girin]Lokasyon:[Konum Girin] Katılımcılar: [Katılımcıların Adlarını Girin]Devamsızlık için Özür: [Devamsızlıktan Özür Dileyenlerin İsimlerini Giriniz]Gündem:1. Proje durumunun gözden geçirilmesi2. Proje risklerinin tartışılması3. Ekip ilerlemesinin gözden geçirilmesi4. Başka herhangi bir işToplantı Özeti:1. Proje durumunun gözden geçirilmesi: [İlerlemeyle ilgili herhangi bir güncelleme ekleyin ve ele alınması gereken sorunları vurgulayın]2. Proje risklerinin tartışılması: [Projeye potansiyel riskler ekleyin ve bu riskleri azaltmak için bir plan yapın]3. Ekip ilerlemesinin gözden geçirilmesi: [İncelenen ilerlemeyi ekleyin ve ortaya çıkan sorunları tartışın]4 Diğer işler: [Gündemde yer almayan diğer önemli konuları yazınız]Aksiyon nesneleri:[Sorumlu taraf ve tamamlama son tarihi de dahil olmak üzere toplantı sırasında atanan tüm eylem öğelerinin bir listesini ekleyin]Sonraki Adımlar:Ekip [Tarih Girin]'de bir takip toplantısı yapacak.Kapanış Konuşması:Toplantı [Giriş Saati]'nde ertelendi.İmza: [Tutanağı Alan Kişinin İmzasını Giriniz] |
İyi Toplantı Tutanakları Oluşturmanın İpuçları
Her kelimeyi kaydetme konusunda strese girmeyin; ana konuların, sonuçların, kararların ve eylem öğelerinin günlüğe kaydedilmesine odaklanın. Tartışmaları canlı bir platforma koyun, böylece tüm kelimeleri tek bir ağda toplayabilirsiniz🎣 -AhaSlides'in fikir panosu sezgisel ve basit bir araçtır Herkesin fikirlerini hızlı bir şekilde sunabilmesi için. İşte bunu nasıl yapacağınız:
Yeni bir sunum oluşturun AhaSlides hesabı, ardından "Anket" bölümüne Beyin Fırtınası slaydını ekleyin.
Yaz tartışma konusu, ardından toplantıdaki herkesin katılabilmesi ve fikirlerini sunabilmesi için "Sunum Yap"a basın.
AhaSlides'ın fikir panosu ile herkesin söz hakkı var ve toplantı tutanaklarını da kolayca takip edebilirsiniz.Kulağa kolay geliyor, değil mi? Bu özelliği şimdi deneyin; canlı, sağlam tartışmalarla toplantılarınızı kolaylaştırmaya yardımcı olacak kullanışlı özelliklerden yalnızca biridir.
Önemli Noktalar
Toplantı tutanaklarının amacı, katılamayanlar için toplantı hakkında üst düzey bir genel bakış sağlamak ve toplantı sonuçlarının kaydını tutmaktır. Bu nedenle, tutanaklar düzenlenmeli ve anlaşılması kolay olmalı, en önemli bilgiler açık ve öz bir şekilde vurgulanmalıdır.
Etiketler: İş görüşmesi
