Yeni işe alınanların çoğu, ilk 90 gün içinde kalıp kalmayacaklarına karar verir. Yapılandırılmış bir işe alıştırma sürecine sahip şirketler, işe alıştırmayı şansa bırakan kuruluşlara kıyasla yeni işe alınanların işe bağlılığını %82, verimliliğini ise %70'ten fazla artırır [1]. Ancak Gallup araştırması, çalışanların yalnızca %12'sinin kuruluşlarının işe alıştırma sürecini iyi yaptığını kesinlikle kabul ettiğini sürekli olarak ortaya koymaktadır [2].
Bu iki veri noktası arasındaki fark, personel değişiminin gerçekleştiği ve İK ekiplerinin en büyük etkiye sahip olduğu noktadır.
Bu kılavuz, yeni personelin işe alım sürecinin her aşamasını, ilk günden bir hafta öncesinden başlayarak ilk 90 güne kadar ele alıyor; ayrıca, başarılı programları ikinci haftadan sonra terk edilenlerden ayıran altı uygulamayı da açıklıyor.
Kritik 7 an bir bakışta
- Birinci günden önce — Karşılama videosu ve arkadaş tanıtımıyla şüpheleri ortadan kaldırın.
- İlk saat — Sıcak bir karşılama ve hazır bir çalışma alanı ile evrak işlerinden ziyade insanlara odaklanın.
- Birinci gün — Sunumları statik slayt gösterilerinden ziyade etkileşimli hale getirerek bilgi bombardımanını önleyin.
- İlk hafta — "Aptalca sorular" için güvenli bir ortam oluşturmak üzere bir akran arkadaşı görevlendirin.
- İkinci-üçüncü hafta — Gerçekliğin beklentilerle örtüşüp örtüşmediğini kontrol ederek bu belirsizliği giderin.
- Birinci ay — İlk aşamaları birlikte gözden geçirmek için iki yönlü bir geri bildirim oturumu düzenleyin.
- İkinci Gün — Takımdaki yerlerini resmi bir değerlendirme ve kazandıkları başarıların kamuoyu önünde tanınmasıyla sağlamlaştırın.
Her biri bir öncekinin üzerine inşa edilir. Birini kaçırırsanız, bir sonrakini tutturmak daha zor olur.
???? Ücretsiz indirin: Yeni Çalışanın İşe Alım Sürecindeki 7 Önemli An Kontrol Listesi: İlk 90 gündeki her temas noktası için tek sayfalık bir referans.
İşe alım sürecinin aşama aşama zaman çizelgesi:
Uçağa binmeden bir hafta önce hazırlık dönemi.
İş teklifinin kabulü ile ilk iş günü arasındaki süre genellikle boşa geçer. Yeni işe alınanlar müsait, meraklı ve endişelidir; bu kombinasyon onları şirketten gelen neredeyse her türlü iletişime açık hale getirir.
İlk günden önce gönderilmesi veya tamamlanması gerekenler:
Örneğin Shopify, yeni çalışanlarına binaya adım atmadan önce ekipmanlarını, ekiplerinden yazılı bir karşılama mesajını ve yapılandırılmış bir gündemi içeren bir "işe başlama kiti" gönderiyor. Sonuç olarak, çalışanlar kafası karışık değil, işe uyum sağlamış bir şekilde geliyorlar; bu da ilk verimli katkıya ulaşma süresini kısaltıyor.
Birinci gün
İş yerindeki ilk izlenimler kalıcıdır. Psikolojik sözleşmeler üzerine yapılan araştırmalar, erken dönem deneyimlerinin uzun vadeli beklentileri daha sonra tersine çevrilmesi zor şekillerde etkilediğini göstermektedir.
Birinci günün öncelikleri:
İlk hafta
İlk hafta, şirket düzeyinden ziyade rol düzeyinde oryantasyonla ilgilidir. Yeni çalışanlar, ilk haftayı kilit paydaşlarının kimler olduğunu, ilk 30 günlük teslimatlarının neye benzediğini ve takıldıkları zaman nereden yardım alabileceklerini öğrenerek tamamlamalıdırlar.
Faydalı bir yapı:
İlk ay (8-30. günler)
Birinci ayın sonunda, yeni işe alınan kişi "işin inceliklerini öğrenme" aşamasını geçmiş ve katkıda bulunmaya başlamış olmalıdır. Yöneticinin rolü açıklamaktan koçluğa dönüşür.
Anahtar faaliyetler:
İkinci ve üçüncü aylar (31-90. günler)
90 günlük süre doğal bir dönüm noktasıdır. Birçok kuruluş bunu resmi bir değerlendirme noktası olarak kullanır; aynı zamanda sosyal entegrasyonun ya gerçekleştiği ya da başarısız olduğu dönemdir.
Bu aşama için yapılacak aktiviteler:
90 günün ötesinde
90 günle sona eren oryantasyon süreci, entegrasyonun ikinci aşamasını, yani kariyer gelişimini, mentorluğu ve uzun vadeli bağlılığı sağlayan aidiyet duygusunu gözden kaçırır. "Oryantasyon"dan "sürekli gelişim"e geçişin açıkça belirlenmesi önemlidir; aksi takdirde bu geçiş gerçekleşmez.
6 işe alıştırma sürecinde en iyi uygulama
1. Sadece bir yönetici değil, bir de yardımcı atayın.
Yöneticiler performanstan sorumludur. Arkadaşlık programı, yeni işe alınanların yöneticilerine sormaya çekindikleri soruları yanıtlayabilen akranlardır. Microsoft, arkadaşlık programını inceledi ve bir arkadaşı olan yeni işe alınanların 90. günde işe alım süreçlerinden %23 daha memnun olduklarını buldu [4]. Arkadaşlık rolü, gönüllü, zaman sınırlı (genellikle 90 gün) ve iyi bir arkadaş davranışının nasıl olması gerektiğine dair kısa bir kılavuzla desteklendiğinde en iyi sonucu verir.
2. Yönetim katmanını otomatikleştirin
İşe başlamadan önceki evrakların gönderilmesi, ilk hafta toplantılarının planlanması, kontrol listesi hatırlatıcılarının dağıtılması; tüm bunlar bir İK bilgi sistemi veya işe alım platformu aracılığıyla otomatikleştirilebilir. Otomasyonun önemi, daha hızlı olmasından (ki öyle) değil, bir yöneticinin meşgul olduğu veya yeni bir çalışanın yoğun bir hafta içinde işe başladığı durumlarda hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamasından kaynaklanmaktadır.
3. Sadece sunumlar değil, etkileşimli oturumlar düzenleyin.
Yeni çalışan oryantasyonu genellikle tek yönlüdür. İK sunum yapar, yeni çalışanlar izler. Üçüncü güne gelindiğinde kimse pek bir şey hatırlamaz. Oryantasyon oturumları sırasında kısa canlı anketler, bilgi testleri veya soru-cevap oturumları düzenlemek, bilgi akılda kalıcılığını önemli ölçüde artırır ve kolaylaştırıcılara anlama zayıflığı konusunda gerçek zamanlı sinyaller verir. AhaSlides, İK ekiplerinin anketleri, testleri ve açık soru-cevap oturumlarını herhangi bir canlı veya sanal oturuma entegre etmelerini sağlar; böylece "hangi sorularınız var?" anı, retorik bir soru olmaktan ziyade gerçek bir veri noktası haline gelir.
4. Kültürü varsaymak yerine açıkça ifade edin.
Kültür genellikle "burada işlerin nasıl yürüdüğü" olarak tanımlanır; ancak yeni çalışanlar kültürü gözlemleyemezler; münferit olaylar yaşarlar ve çıkarımlar yaparlar. İyi bir oryantasyon programı uygulayan ekipler kültürü anlaşılır hale getirir: bunu yazılı olarak belgelerler, üst düzey yöneticilerin şirket değerlerini yansıtan gerçek kararlar hakkında konuşmalarını sağlarlar ve herhangi bir politika belgesinde yer almayacak normları ortaya çıkarırlar (toplantıların gerçekte nasıl yürütüldüğü, kararların nasıl üst kademelere iletildiği, anlaşmazlıkların nasıl ele alındığı).
5. 30-60-90 günlük dönüm noktalarını yazılı olarak belirleyin.
Yönetici ve yeni çalışan arasında ortaklaşa yazılan 30-60-90 günlük bir plan iki amaca hizmet eder: beklentileri net bir şekilde ortaya koyar ve her iki tarafa da gözden geçirip güncelleyebilecekleri ortak bir belge sunar. Plan, sadece faaliyetleri değil, teslim edilecek sonuçları da belirtmelidir. "Tüm ekip toplantılarına katılmak" bir faaliyettir. "Uyumluluk eğitimini tamamlamak ve ürün yol haritasının özetini 30. güne kadar ekibe sunmak" ise bir teslim edilecek sonuçtur.
6. Geri bildirim toplayın ve buna göre hareket edin.
Çoğu kuruluş, işe alım sürecinin ardından yeni çalışanlara anket uygular. Ancak sonuçlarla ilgili görünür bir şey yapanların sayısı azdır. Bir işe alım programını iyileştirmenin en hızlı yolu, döngüyü tamamlamaktır: Toplanan geri bildirimleri programı yürüten ekiple paylaşın, bir sonraki grup için değişiklikler yapın ve yeni çalışanlara girdileri sonucunda nelerin değiştiğini bildirin. Bu döngü, işe yaradığında, kuruluşun onları dinlediğini de yeni çalışanlara gösterir; bu da başlı başına bir işe alım sonucudur.
Uzaktan ve hibrit çalışanların işe alım süreci
Uzaktan ve hibrit çalışma modelinde çalışanlar, yüz yüze oryantasyonun kısmen tesadüfen çözdüğü bağlantı sorununa benzer bir sorunla karşı karşıya kalıyorlar. Koridorda tesadüfi tanışmalar, toplantının nasıl geçtiğini duymak, bir anlaşmazlık sırasında ortamı değerlendirmek gibi durumlar video görüşmelerinde yaşanmıyor. İK ekiplerinin bu tesadüfi anları bilinçli anlarla değiştirmesi gerekiyor.
Ölçülebilir bir fark yaratan birkaç düzenleme:
Kişisel dokunuşlu gemi ekipmanları. Ekip tarafından el yazısıyla yazılmış bir not veya küçük bir şirket logolu hediye ile birlikte gelen bir dizüstü bilgisayar, çoğu resmi karşılama mesajından daha fazla ilk gün havası yaratır. Yeni çalışanın ilk sabahını teknik destek görüşmesiyle geçirmemesi için cihazın gönderilmeden önce tamamen yapılandırıldığından emin olun.
Programın içine bağlantıları dahil edin. Uzaktan çalışan yeni personelin ilk haftalarında daha az değil, daha fazla yapılandırılmış sosyal etkileşim noktasına sahip olması gerekir. İş arkadaşıyla kısa bir sanal kahve, video üzerinden bir ekip yemeği veya ekip toplantısının başında kısa bir "tanışma" sorusu hepsi sayılır. Bunların uzun olmasına gerek yok; tutarlı olmaları yeterli.
Bağlamı aşırı derecede iletin. Ofis ortamında yeni çalışanlar, ortam bilgilerini özümserler. Uzaktan çalışırken ise yalnızca bilinçli olarak paylaşılan bilgilere erişebilirler. Uzaktan çalışanlarla çalışan yöneticiler, kararların ardındaki gerekçeleri açıklamaya, davet edilmedikleri toplantı notlarını paylaşmaya ve ekip kanallarında devam eden çalışmaları anlatmaya özen göstermelidirler.
Asenkron işe alım materyallerini stratejik olarak kullanın. Önceden kaydedilmiş tanıtım videoları, yazılı oryantasyon kılavuzları ve kendi hızlarında ilerleyebilecekleri etkileşimli modüller, uzaktan çalışanların kendi hızlarında ilerlemelerine ve gerektiğinde materyalleri tekrar gözden geçirmelerine olanak tanır. Canlı oturumlar ise bilgi aktarımından ziyade tartışmaya, sorulara ve ilişki kurmaya odaklanabilir.
Sık karşılaşılan işe alım süreci hataları
Çok geç başladı. Yeni işe alınan kişinin aldığı ilk iletişim, ilk gün oryantasyonu için bir takvim daveti ise, işe başlamadan önceki hazırlık süreci sona ermiş demektir.
Aşırı yüklenmenin ilk haftası. Uyumluluk eğitimini, alet tanıtımlarını, departman tanıtımlarını ve sosyal haklara kayıt işlemlerini beş güne sığdırmak, çalışanların çok az şey öğrenmesine ve bitkin düşmesine neden olur.
Yönetici hazırlığı yok. Yeni bir çalışanın ilk hafta deneyimi büyük ölçüde yöneticisinin müsaitliğine ve niyetine bağlıdır. Yöneticilerin sadece şirket genelindeki oryantasyon programına erişim değil, kendi kısa kontrol listelerine de ihtiyaçları vardır.
30 günden sonra herhangi bir takip yapılmadı. İlk ay, işe alıştırma sürecinin sonu değildir. 30 günlük süreyi "tamamlandı" olarak kabul eden kuruluşlar, yenilik hissi geçtikten ancak aidiyet duygusu tam olarak yerleşmedikten sonra, üçüncü ve dördüncü aylarda erken ayrılmalarda öngörülebilir bir artış görürler.
Yeni çalışanların işe alım ve oryantasyon eğitimlerinde AhaSlides kullanımı
Canlı oryantasyon oturumları - ister yüz yüze, ister sanal, ister hibrit olsun - genellikle aynı şekilde başarısız olur: yeni çalışanlar oturumun büyük bölümünde pasif kalırlar. AhaSlides, herhangi bir oturuma gerçek zamanlı bir etkileşim katmanı ekler: kolaylaştırıcıların anlama düzeyini ölçebilmesi için canlı anketler, insanların yüksek sesle sormaya çekinecekleri soruları sorabilmeleri için anonim soru-cevap bölümü ve ilk izlenimleri veya ekip normlarını akılda kalıcı bir görsel formatta yakalamak için kelime bulutları.
Birden fazla lokasyonda veya zaman diliminde grup tabanlı işe alım süreçleri yürüten İK ekipleri için, eşzamansız özellikler, yeni çalışanların etkileşimli unsurları kendi hızlarında tamamlamalarına olanak tanır ve sonuçlar bir sonraki canlı oturumdan önce kolaylaştırıcı tarafından görülebilir. Bu, canlı zamanın önceden tüketilebilecek bilgilerin sunulmasına değil, tartışmaya ve bağlantı kurmaya harcanabileceği anlamına gelir.
kaynaklar
[1] Brandon Hall Grubu (Glassdoor için yürütüldü). Yanlış bir çalışanın gerçek maliyeti. Sıkça alıntılanan rakam: Güçlü bir işe alıştırma programına sahip kuruluşlar, yeni çalışanların işe bağlılığını %82, verimliliğini ise %70'in üzerinde artırıyor. Brandon Hall Grubu işe alım araştırması
[2] Gallup. Amerikan İş Yerinin Durumu. Çalışanların yalnızca %12'si kuruluşlarının işe alıştırma sürecini iyi yaptığına kesinlikle katılıyor. Gallup işyeri araştırması
[3] Bauer, TN (2010). Yeni çalışanların işe alım süreci: Başarıyı en üst düzeye çıkarmak. SHRM Vakfı'nın Etkin Uygulama Kılavuzları Serisi. 4 C çerçevesi (Uyumluluk, Açıklama, Kültür, Bağlantı), Bauer'in sosyalleşme araştırmalarından kaynaklanmaktadır. SHRM Vakfı
[4] Microsoft. Yeni çalışanınızın oryantasyon programına neden öncelik vermelisiniz? Yapılan şirket içi araştırmada, yeni işe başlayan ve bir mentor desteği alan çalışanların 90 gün sonra %23 daha yüksek memnuniyet oranına sahip olduğu tespit edildi. Microsoft WorkLab
