Çoğu kuruluş, işe alım sürecini tek seferlik bir olay olarak ele alır: dizüstü bilgisayarı teslim edin, uyumluluk kontrol listesini gözden geçirin, ekibi tanıtın. Ardından altı hafta sonra yeni çalışan gitmiş olur.
Çalışanların yalnızca %12'si şirketlerinin kendilerini işe alıştırma konusunda harika bir iş çıkardığını söylüyor [1]. İK ekiplerinin olup bitenler hakkında düşündükleri ile yeni işe alınanların gerçekte deneyimledikleri arasındaki bu fark, işe alıştırma sorularının kapatmak için tasarlandığı sorundur.
Bu kılavuz, ne sorulması gerektiğini, ne zaman sorulması gerektiğini ve yanıtlara göre nasıl hareket edilmesi gerektiğini ele alarak, işe alım programınızın önemli rakamları iyileştirmesini sağlar: çalışanların elde tutulması, verimlilik ve tam katkıya ulaşma süresi.
İşe alım anketlerinin sandığınızdan daha önemli olmasının nedenleri
Erken işten ayrılma verilerini göz ardı etmek zor. BambooHR, yeni işe alınanların %70'inin işin kendilerine uygun olup olmadığına ilk ay içinde karar verdiğini ve %29'unun bu kararı ilk hafta içinde verdiğini tespit etti [2]. Şirketlerin, yeni bir çalışanın kalıp kalmayacağını etkilemek için ortalama 44 günü var.
Yapılandırılmış bir işe alım sürecine sahip kuruluşlar, yeni çalışanların işe bağlılığını %82 oranında ve verimliliğini %70'in üzerinde artırır [3]. Yöneticiler aktif olarak katıldığında, yeni çalışanların işe alım deneyimlerini olağanüstü olarak tanımlama olasılığı 3.4 kat daha fazladır [1].
İşe alım sürecinde sorulan sorular, sorunların istifa mektuplarına dönüşmeden önce tespit edilmesini sağlayan bir mekanizma sunar. Doğru iletişim kişisini bulmakta zorlanan, rolünü anlamayan veya ekipten kopuk hisseden yeni bir çalışanın, ilk haftalarında kendiliğinden bunu dile getirmesi pek olası değildir. Kısa ve zamanında yapılan bir anket, bunu yapmaları için yapılandırılmış bir yol sunar.
Yeni işe alım anketleri ne zaman yapılmalı?
Soru içeriği kadar zamanlama da önemlidir. 90. günde yapılan tek bir anket, kritik ilk izlenim penceresini kaçırır. Birinci günde yapılan bir anket ise insanlardan henüz deneyimlemedikleri şeyleri değerlendirmelerini ister. Doğru zamanlama, her dönüm noktasında veri elde etmenizi sağlar.
3. günden 7. güne kadar — ilk izlenimler
Sadece lojistik ve ilk izlenimler hakkında soru sorun. Kültürü veya yöneticiyle olan ilişki kalitesini değerlendirmek için henüz çok erken, ancak temel kurulum hatalarını yakalamak için tam doğru zaman: eksik sistem erişimi, belirsiz programlar veya hiç gerçekleşmeyen bir ofis turu.
30. Gün — erken entegrasyon
Dördüncü haftaya gelindiğinde, yeni işe alınan kişi ekibiyle, yöneticisiyle ve günlük sorumluluklarıyla yeterince temas kurmuş olur ve size rol netliği ve destek konusunda anlamlı geri bildirim verebilir. Bu, anketler dizisinin en önemli olanıdır.
60. Gün — ivme kontrolü
İki ay sonra, ilk izlenimlerin devam edip etmediğini değerlendirebilirsiniz. İşlerini kuruluşun hedefleriyle ilişkilendirmekte zorlanan çalışanlar burada açıkça ortaya çıkacaktır.
90. Gün — program değerlendirmesi
90. günde, yeni çalışanlardan genel olarak işe alım sürecini değerlendirmelerini isteyin. Bu aşamada, program tasarımına geri bildirim sağlayacak verileri toplarsınız.
Yeni işe alım soruları (kategoriye göre)
Rol netliği
Belirsiz beklentiler, erken işten ayrılmaların en yaygın nedenlerinden biridir. Birden fazla İK kaynağının aktardığı bir ankete göre, yeni çalışanların %44'ü doğrudan yöneticilerinin kim olduğunu bilmiyor ve %65'i bir soruları olduğunda kiminle iletişime geçeceklerini bilmiyor [3]. Rol netliği soruları bu boşlukları erken ortaya çıkarır.
- Günlük sorumluluklarınız konusunda net bir anlayışa sahip misiniz?
- İş görüşmesi sırasında açıklanan görevler, asıl iş görevlerinizle örtüşüyor mu?
- Görevinizde 30, 60 ve 90 gün sonra başarının ne anlama geldiğini biliyor musunuz?
- İşinizi yapabilmek için gerekli araçlara ve sistem erişimine sahip misiniz?
- Görevinizle ilgili bir sorunuz olduğunda kime başvuracağınızı biliyor musunuz?
Bunlar, basit evet/hayır veya 5 puanlık onay ölçeği soruları olarak iyi sonuç verir. Bunlardan herhangi birinde düşük puan alınması, işe alım yöneticisinin genel bir e-posta yerine doğrudan iletişime geçmesini gerektirir.
Yönetici desteği
Gallup'un araştırması, yönetici ilişkisinin işe alım başarısının en büyük belirleyicisi olduğunu sürekli olarak göstermektedir. Yöneticiler aktif olarak dahil olduğunda, yeni çalışanların memnuniyeti ve bağlılığı önemli ölçüde artmaktadır [1].
- Yöneticiniz sizinle ne sıklıkla birebir görüşme yapıyor?
- Yöneticiniz size öncelikler konusunda net yönlendirmeler veriyor mu?
- Yöneticinizden yardım istemekte kendinizi ne kadar rahat hissediyorsunuz?
- Yöneticiniz size işinizle ilgili faydalı geri bildirim veriyor mu?
- Yöneticinizin sizin başarınızla ilgilendiğini düşünüyor musunuz?
İletişim sıklığı soruları için bir sıklık ölçeği (Asla / Nadiren / Bazen / Sıklıkla / Her zaman), ilişki kalitesi soruları için ise bir memnuniyet ölçeği (Çok memnuniyetsizden Çok memnuna) kullanın.
Takım entegrasyonu
Sosyal bağ kurma hissi performansı artırır. Kendilerini dahil olmuş hisseden çalışanlar daha yüksek bağlılık gösterir ve ilk yıl içinde işten ayrılma olasılıkları daha düşüktür.
- Birlikte çalıştığınız tüm takım arkadaşlarınızla doğrudan tanıştınız mı?
- Kendinizi takımınızın değerli bir üyesi olarak görüyor musunuz?
- Meslektaşlarla gayri resmi olarak iletişim kurma fırsatları var mı?
- Ekibinizin çalışmalarının daha geniş kurumsal hedeflerle nasıl örtüştüğünü anlıyor musunuz?
- Takım arkadaşlarınızdan herhangi biri size işe hızlı bir şekilde adapte olmanızda yardımcı olmak için özel çaba sarf etti mi?
Kültür ve değerler
Organizasyon kültürüyle bağ kuramayan yeni çalışanların, rolün kendisi uygun olsa bile, işten ayrılma olasılıkları daha yüksektir. BambooHR, etkili kültür eğitimi alan çalışanların %91'inin iş yerleriyle bağ kurduğunu, buna karşılık işe alım sürecinin bu bileşenden yoksun olduğunu söyleyenlerin sadece %29'unun aynı şeyi hissettiğini tespit etti [2].
- Şirketin değerlerini ve bunların günlük çalışmalara nasıl yansıdığını anlıyor musunuz?
- Şirket kültürünün, işe alım sürecinde size anlatılanlarla örtüştüğünü düşünüyor musunuz?
- İş yerinde kendiniz olmaktan rahat hissediyor musunuz?
- İşe başladığınızdan beri kültürle ilgili sizi şaşırtan bir şey oldu mu?
- Katılmayı düşünen bir arkadaşınıza bu kültürü nasıl anlatırdınız?
Son iki soru açık metin alanı olarak daha iyi sonuç veriyor. Cevaplar genellikle ölçekli bir sorunun asla yakalayamayacağı şeyleri ortaya çıkarıyor.
Eğitim ve Geliştirme
Yeni işe alınanların %76'sı, bir rolde başarılı olabilmeleri için eğitimin önemli olduğunu söylüyor [2]. Eğitim programınızda eksiklikler varsa, bunu burada göreceksiniz.
- İşe alım eğitiminiz sizi asıl sorumluluklarınıza hazırladı mı?
- Eğitim oturumları iyi organize edilmiş ve takip etmesi kolay mıydı?
- Daha fazla eğitim almanız gerektiğini düşündüğünüz bir konu veya beceri var mı?
- Bağımsız olarak çalışmaya başlamadan önce eğitiminizi tamamlamak için yeterli zamanınız oldu mu?
- Eğitim deneyiminizin genel kalitesini nasıl değerlendirirsiniz?
Oryantasyon programı değerlendirmesi (90. gün)
Bu sorular, bireysel deneyimi değil, programın kendisini değerlendirmek içindir. Bunları bireysel takip yerine program iyileştirmesine yönelik kullanın.
- Genel olarak işe alım ve entegrasyon sürecinizden ne kadar memnunsunuz?
- İşe alıştırma sürecinin en faydalı kısmı neydi?
- Programı siz tasarlıyor olsaydınız neleri değiştirirdiniz?
- İşe alıştırma süreci, rolünüze hazır hissetmenize yardımcı oldu mu?
- Benzer bir pozisyon arayan bir arkadaşınıza bu şirketi tavsiye etme olasılığınız ne kadar?
Gerçek dünyadan bir örnek: büyük ölçekte işe alıştırma süreci
Çeyrek dönemlik grup işe alımları yapan orta ölçekli bir teknoloji şirketi, güçlü mülakat geri bildirimlerine rağmen 90 günlük işten ayrılma oranının yüksek olduğunu tespit etti. Üç aşamalı yapılandırılmış bir anket dizisi (7. gün, 30. gün, 90. gün) uygulamaya koyduklarında, 30. gün sonuçları tutarlı bir örüntü ortaya koydu: Bir departmandaki yeni çalışanlar, yönetici iletişimini kuruluşun geri kalanındaki emsallerine göre önemli ölçüde daha düşük değerlendirdi.
Anket verileri olmasaydı, bu görünmez olurdu. Ekip lideri, düzenli olarak yapılan departman çapındaki toplantıların yeterli iletişim anlamına geldiğini varsayıyordu. Yeni çalışanlar bu toplantıları, ihtiyaç duydukları bire bir görüşmeler olarak değil, grup duyuruları olarak yorumladılar.
Sorun tespit edildikten sonra çözüm oldukça basitti: ilk 60 gün boyunca haftalık zorunlu bire bir görüşmeler. Bu sayede, sonraki iki dönemde o departmandaki personel devir oranı yaklaşık üçte bir oranında düştü.
Bu sonuç —belirli bir sorun, belirli bir değişiklik, ölçülebilir bir sonuç— işe alıştırma sorularının amacıdır. Bu sorular ancak birileri yanıtları gerçekten okuyup bunlara göre hareket ettiğinde işe yarar.
Soru formatı ipuçları
Anketleri kısa tutun. Yedinci gün anketinde yirmi değil, beş ila yedi soru olmalıdır. Anket uzunluğu arttıkça tamamlama oranları önemli ölçüde düşer ve tamamlanmamış bir anket, cevaplanan kısa bir ankete göre daha kötü veriler verir.
Ölçekli ve açık uçlu soruları karıştırın. Ölçekli sorular (1-5, onay, sıklık) bir kohort genelinde kolayca toplanabilir. Açık uçlu sorular ise ayrıntıları ortaya çıkarır. Her ikisini de kullanın: örüntüyü tespit etmek için ölçekli sorular, anlamak için açık uçlu sorular.
Mümkünse yanıtları anonim hale getirin. Yeni işe alınanların, yöneticilerinin geri bildirimlerini göreceğini düşünmeleri durumunda, yöneticileri hakkında dürüst geri bildirim verme olasılıkları düşüktür. Anonimlik, en önemli sorulara verilen yanıtların kalitesini artırır.
Verilere ilişkin görünür şekilde hareket edin. Çalışanlar geri bildirimlerinin herhangi bir değişikliğe yol açtığını görmezlerse, sonraki dönemlerde yanıt oranları düşer. Hatta grupla paylaşılan kısa bir özet bile ("bize söyledikleriniz bunlar, biz de bunları düzeltiyoruz") süreci tamamlar ve sürece olan güveni artırır.
Ortak hatalar önlemek için
İyi niyetli işe alım anket programları bile, tasarımda birkaç tekrar eden hata yer aldığında yetersiz kalabiliyor. İşte en sık karşılaşılan hatalar:
İşe alım sürecinin sonunda bir anket göndermek
Geri bildirim istemek için 90. güne kadar beklemek, 30. günde zorluk çeken yeni çalışanları zaten kaybetmiş olmanız anlamına gelir. Program sonu anketleri program değerlendirmesi için faydalıdır, ancak müdahalenin hala mümkün olduğu daha önceki kontrollerin yerini tutamazlar. Birisi üçüncü haftada rolünü anlamadıysa, bunu on üçüncü haftada bilmesi ona yardımcı olmaz.
Çözüm: Her anket kısa olsa bile, 7. gün, 30. gün, 60. gün, 90. gün gibi tüm aşamaları kapsayan bir anket döngüsü oluşturun. 30. günde yapılan beş soruluk bir kontrol anketi, 90. günde yapılan yirmi soruluk bir geriye dönük değerlendirmeden daha faydalıdır.
Her aşamada aynı soruları sormak
Bazı ekipler zaman kazanmak için tüm anket noktalarında tek bir soru setini yeniden kullanır. Sorun şu ki, "Sorumluluklarınıza hazır hissediyor musunuz?" gibi bir soru, 7. günde ve 60. günde çok farklı anlamlar ifade eder. Çok erken sormak gereksiz bilgi kirliliğine yol açar. Çok geç sormak ise düzeltici eylem için zamanın geçtiği anlamına gelir.
Çözüm: Her soruyu, uygulanabilir olduğu aşamaya göre eşleştirin. 7. gün lojistik ve ilk izlenimler içindir. 30. gün rol netliği ve yönetici ilişkisi içindir. 90. gün ise program düzeyinde değerlendirme içindir.
Veri toplamak ama döngüyü tamamlamamak
Bu, en yaygın başarısızlık noktasıdır. İK ekipleri anketi yürütür, sonuçları şirket içinde inceler ve yoluna devam eder. Yeni işe alınanlar, geri bildirimlerinin bir kara kutuya kaybolduğunu fark eder ve bunun sonucunda sonraki dönemlerde yanıt oranları düşer. Daha da önemlisi, verilerde ortaya çıkan sorunlar düzeltilmez.
Çözüm: Her anket kategorisinin sorumluluğunu belirli bir kişiye atayın — yönetici desteği yanıtları insan kaynakları yöneticisine, eğitim eksiklikleri Eğitim ve Gelişim ekibine, lojistik sorunları ise İK operasyonlarına gitsin. Ardından, gruba kısa bir özet paylaşın: ne duyduğunuzu ve neleri değiştirdiğinizi. Kapsamlı olmasına gerek yok. Kısa bir mesaj bile geri bildirimin okunduğunu ve ciddiye alındığını gösterir.
Yönetici soruları için anonim veri toplama işlemi atlanıyor.
Yöneticiyle olan ilişki kalitesi, işe alım anketlerinde ölçülmesi gereken en önemli unsurlardan biridir ve yanıtlar anonim değilse, yanlış veri üretme olasılığı en yüksek kategoridir. İlk haftalarında olan yeni çalışanlar, doğrudan yöneticiye gönderilen veya yöneticinin de bulunduğu bir toplantıda incelenen bir formda yöneticilerini kötü değerlendirmeyeceklerdir.
Çözüm: Yöneticiyle ilgili soruları varsayılan olarak anonim hale getirin ve yeni çalışanlara cevap vermeden önce bunu açıkça bildirin. Anket aracınız anonimleştirmeyi desteklemiyorsa, yönetici sorularını açık metin olarak ele alın ve sonuçları paylaşmadan önce manuel olarak birleştirin.
Yeni işe alım anketlerini yürütmek AhaSlides
Yeni işe alınanların anketi gerçekten doldurmasını sağlamak, zorluğun yarısını oluşturuyor. Özellikle ilk hafta, gelen kutuları zaten çok yoğun olduğunda, e-posta yoluyla gönderilen uzun formları görmezden gelmek kolaydır.
AhaSlides Bu özellik, işe alım anketlerini canlı, etkileşimli oturumlar olarak yürütmenizi sağlar; ister bir grup işe alım toplantısında isterse bir bağlantı aracılığıyla eş zamanlı olmayan bir şekilde. Tek bir akışta derecelendirme ölçeği sorularını, çoktan seçmeli soruları ve açık uçlu metin yanıtlarını karıştırabilirsiniz ve sonuçlar gerçek zamanlı olarak görünür, böylece İK veya Eğitim ve Gelişim ekipleri, bir elektronik tabloya aktarılmasını beklemek yerine eksiklikleri anında tespit edebilir.
Özellikle grup halinde işe alım süreçlerinde, oturumun sonunda canlı bir anket düzenlemek ve sonuçları birlikte incelemek dinamikleri değiştirir. Yeni çalışanlar, meslektaşlarının yanıtlarını ekranda toplu olarak görürler; bu da genellikle özel bir formun asla sağlayamayacağı bir konuşmanın önünü açar. Eğitim içeriğinin kendisi için ise, bu anketleri bir araya getirmek... çevrimiçi kurs yaratıcısı Yeni çalışanların, kontroller arasında kendi hızlarında işe alım modüllerini tamamlamalarına olanak tanır.
kaynaklar
[1] Gallup. Yeni çalışanların işe uyum sürecinin şirket çalışanlarını elde tutmada neden önemli olduğu. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. İlk izlenim her şeydir: Yeni bir çalışanın başarısı veya başarısızlığı 44 gün içinde belirlenebilir. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ çalışan işe alım istatistiği ve trendi. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
