Etkinlik sona erdi. Katılımcılar ayrıldı. Şimdi, organizatörleri tahminde bulunanlardan ayıran kısım geliyor: geri bildirim toplama. Etkinlik sonrası anketler, neyin işe yaradığını, neyin başarısız olduğunu ve bir dahaki sefere neyin değiştirilmesi gerektiğini gösterir, ancak bu yalnızca anketin kendisi iyi tasarlanmışsa geçerlidir. Belirsiz bir anket, belirsiz veriler üretir.
SurveyMonkey'nin anket uzunluğu üzerine yaptığı araştırmaya göre, tamamlanması 7-8 dakikadan uzun süren anketlerde tamamlama oranları %5-20'ye düşüyor [1]. Bu da ankete dahil edeceğiniz soruların yerini hak etmesi gerektiği anlamına geliyor. Bu kılavuz, ölçtükleri şeye göre düzenlenmiş 30'dan fazla etkinlik sonrası anket sorusunu ve zamanlama, format ve yanıt oranlarını düşüren hatalar hakkında pratik rehberliği kapsıyor.
Genel memnuniyet
Önce genelden başlayın, sonra ayrıntılara girin. Bu sorular, ayrıntılara inmeden önce olayın nasıl sonuçlandığına dair genel bir fikir edinmenizi sağlar.
- Etkinlikteki genel deneyiminizi nasıl değerlendirirsiniz? (1-5)
- Etkinlik beklentilerinizi karşıladı mı? (Beklentileri aştı / Beklentileri karşıladı / Beklentilerin altında kaldı)
- Bu organizatörün düzenleyeceği gelecekteki bir etkinliğe katılma olasılığınız ne kadar? (Çok düşük olasılıktan çok yüksek olasılığa)
- Bu etkinliği bir meslektaşınıza tavsiye etme olasılığınız nedir? (0-10 NPS ölçeği)
- Deneyiminizi en iyi anlatan tek kelime nedir? (Açık uçlu veya kelime bulutu)
İçerik ve oturumlar
Bu sorular, programın değer katıp katmadığını ve katılımcıların ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını değerlendirir.
- İçerik, mesleki ihtiyaçlarınızla ne kadar ilgiliydi? (Hiç değil ila Aşırı derecede)
- Hangi oturumu en faydalı buldunuz? (Açılır menü veya açık uçlu)
- En az verimli bulduğunuz oturum hangisiydi? (Açılır menü veya açık uçlu)
- İçerik, uzmanlık seviyenize uygun muydu? (Çok basit / Tam uygun / Çok gelişmiş)
- İş hayatımda uygulayabileceğim pratik bilgiler edindim. (Kesinlikle katılmıyorumdan Kesinlikle katılıyoruma kadar)
Konuşmacılar ve sunum yapanlar
- Genel olarak hoparlörlerin kalitesini nasıl değerlendirirsiniz? (1-5)
- Hangi konuşmacı veya sunucu en çok öne çıktı? (Açık uçlu)
- Konuşmacılarla soru-cevap için yeterli fırsat oldu mu? (Evet / Hayır / Kısmen)
- Gelecek etkinliklerde hangi konuların ele alınmasını istersiniz? (Açık uçlu)
Lojistik ve organizasyon
- Etkinliğin organizasyonunu genel olarak nasıl değerlendirirsiniz? (1-5)
- Mekan uygun ve rahat mıydı? (Evet / Hayır / Kısmen)
- Kayıt ve giriş işlemlerini nasıl değerlendirirsiniz? (1-5)
- Etkinlikle ilgili iletişim (program, güncellemeler, yol tarifleri) açık ve zamanında mıydı? (Evet / Hayır / Kısmen)
- Yiyecek ve içecek kalitesini nasıl değerlendirirsiniz? (1-5 veya Yok)
Ağ oluşturma ve etkileşim
- Etkinlik yeterli ağ kurma fırsatı sağladı mı? (Evet / Hayır / Kısmen)
- Bu etkinlikte değerli profesyonel bağlantılar kurdum. (Kesinlikle katılmıyorumdan Kesinlikle katılıyoruma kadar)
- Hangi iletişim biçimini tercih edersiniz? (Yapılandırılmış oturumlar / Açık ağ oluşturma / Her ikisi de)
Değer ve gelecek niyeti
- Bu etkinlik zamanımı iyi değerlendirmemi sağladı. (Kesinlikle katılmıyorumdan Kesinlikle katılıyoruma kadar)
- Etkinlik, giriş ücretine değdi. (Kesinlikle katılmıyorumdan Kesinlikle katılıyoruma kadar)
- Bu etkinlikte neyi değiştirmek isterdiniz? (Açık uçlu)
- Etkinliğin en değerli kısmı neydi? (Açık uçlu)
- Ek yorumlarınız veya önerileriniz var mı? (Açık uçlu)
Sanal ve hibrit etkinlikler: ek sorular
Etkinliğinizde sanal veya hibrit bir bileşen varsa, bu deneyime özgü birkaç soru daha ekleyin.
- Sanal platformun kalitesini nasıl değerlendirirsiniz? (1-5)
- Etkinlik sırasında herhangi bir teknik sorun yaşadınız mı? (Evet Hayır)
- Sanal deneyim, yüz yüze bir etkinliğe kıyasla ne kadar ilgi çekiciydi? (Çok daha az / Daha az / Yaklaşık aynı / Daha fazla)
Yanıt oranlarını düşüren hatalar
Çok fazla soru sormak. 10 sorudan azını hedefleyin [3]. Her ek soru tamamlanmayı azaltır. Bilinmesi gerekenlerden ziyade bilmek güzel olan her şeyi çıkarın.
Çok geç gönderildi. Hafıza çabuk kaybolur. Anketinizi etkinlikten sonraki 24 saat içinde, ideal olarak kapanış oturumunda salonda bir hatırlatma ile gönderin. Etkinliğin bitiminden sonraki iki saat içinde gönderilen SMS anketleri, daha sonra gönderilenlere göre %32 daha fazla tamamlanma oranı elde eder [2]. 3-4 gün sonra gönderilen bir takip e-postası, ilk gönderimi kaçıranlardan %20-30 daha fazla yanıt yakalayabilir [3].
Sadece açık uçlu sorulara güvenmek. Açık uçlu yanıtlar zengin bilgi sunar ancak geniş ölçekte analiz edilmesi zordur ve tamamlama oranlarını düşürür. Nicel veriler için derecelendirme ölçekleri kullanın. Anket başına açık uçlu soruları bir veya iki ile sınırlayın.
Sonuçları görmezden gelmek. Bir sonraki anketinize kimsenin katılmamasını sağlamanın en hızlı yolu, geri bildirim toplamak ve asla bu geri bildirimlere göre hareket etmemektir. Katılımcılarla önemli bulguları paylaşın ve onların girdilerine dayanarak neleri değiştirdiğinizi onlara bildirin. Kısa bir özet e-postası bile güven oluşturur ve gelecekteki anketlere katılımı artırır.
Yönlendirici sorular kullanmak. "Muhteşem açılış konuşmamızdan ne kadar keyif aldınız?" tarafsız bir soru değildir. Soruyu nesnel bir şekilde ifade edin ve varsayımlardan kaçının.
Bölümlemeyi unutmak. VIP'ler, ilk kez katılanlar, tekrar katılanlar ve sanal katılımcıların deneyimleri genellikle farklıdır. En azından bu gruplar için ayrı analizler planlayın ve etkinliğiniz yeterince büyükse özel soru setleri oluşturmayı düşünün.
Dürüst cevaplar almanızı sağlayacak sorular yazmak için ipuçları
İyi yapılandırılmış bir anket bile, sorular kötü yazılmışsa güvenilir olmayan veriler üretebilir. Göndermeden önce kontrol etmeniz gereken beş pratik şey şunlardır:
Ölçeklendirmede tutarlılık sağlayın. Bir bölümde 1-5 ölçeği, diğerinde 1-10 ölçeği kullanmak, katılımcıların her birkaç soruda zihinsel çerçevelerini yeniden ayarlamalarını gerektirir. Tüm değerlendirilen maddeler için tek bir ölçek seçin ve ona bağlı kalın. Çoğu etkinlik anketi bu şekilde iyi sonuç verir. beş puanlık ölçek Çünkü hızlı yanıt veriyor ve analizi kolay.
Sorularınızı tek bir fikirle sınırlı tutun. "İçeriğin kalitesini ve konuşmacının sunumunu nasıl değerlendirirsiniz?" sorusu aslında iki soruyu bir arada içeriyor. İçeriği beğenen ancak konuşmacıyı takip etmekte zorlanan katılımcıların iyi bir cevabı yok. çift namlulu sorular Ankete bir satır daha eklese bile, bunları ayrı maddeler halinde saklayın.
Katılımcılara, kendilerini ilgilendirmeyen soruları yanıtlamaları için bir çıkış yolu sunun. Eğer etkinliğe sadece sanal olarak katılan bazı katılımcılar varsa ve yiyecek ve içecek konusunda soru soruyorsanız, "Uygulanamaz" seçeneğini de ekleyin. Birini deneyimlemediği bir şeyi değerlendirmeye zorlamak verilerinizi çarpıtır ve yanıt vereni hayal kırıklığına uğratır.
Teknik terimlerden ve şirket içi terminolojiden kaçının. Ekibiniz belirli bir oturumu "öğleden sonraki paralel oturum" olarak adlandırabilir, ancak katılımcılar bunu oturum başlığıyla bilirler. Katılımcıların kayıt olurken veya programı alırken kullandıkları dili kullanın. Bu, özellikle çok günlük veya çok oturumlu etkinlikleri kapsayan anketler için önemlidir.
Anketi göndermeden önce test edin. Anketi baştan sona kendiniz uygulayın, ardından planlama ekibinin dışından bir kişiden anketi hiç bilgi sahibi olmadan doldurmasını isteyin. Tereddüde neden olan soruları, belirsiz görünen ölçekleri veya anketin oluşturulmasında yer almayan biri için mantıklı gelmeyen mantık sıçramalarını arayın. Organizatör için açık olan şeyler, telefonda hızlıca cevap veren bir katılımcı için genellikle belirsiz olabilir.
Mobil deneyimi de göz önünde bulundurun. Etkinlik sonrası anket yanıtlarının büyük çoğunluğu, katılımcılar genellikle eve dönerken telefonlardan geliyor. Uzun soru metinleri, küçük dokunma alanları ve çok sütunlu düzenler, mobil cihazlarda tamamlama oranını düşürüyor. Göndermeden önce anketinizi bir telefonda önizleyin ve tam metni okumak için kaydırma gerektiren soruları kısaltın. Dört inçlik bir ekranda iyi çalışan bir anket, her yerde iyi çalışacaktır. Platformunuz destekliyorsa, yanıt verenlerin ayrı bir "sonraki" düğmesine dokunmasına gerek kalmaması için her değerlendirme seçiminden sonra otomatik ilerlemeyi etkinleştirin. Bu küçük değişiklik bile mobil cihazlardaki terk oranını önemli ölçüde azaltabilir.
Sık Sorulan Sorular
Etkinlik sonrası anket ne kadar sürmelidir?
Tamamlanması beş dakikayı geçmeyen 8-10 soru hedefleyin. Beş dakikalık bir anket ile on dakikalık bir anket arasındaki fark oldukça büyüktür. En önemli ölçütlerinize öncelik verin ve geri kalanını çıkarın. Gerçekten daha fazla veriye ihtiyacınız varsa, iki kısa anket yapmayı düşünün: biri etkinlikten hemen sonra genel memnuniyeti kapsayan, diğeri ise en ilgili katılımcılarınızdan daha derinlemesine geri bildirim almak için bir hafta sonra. Bir diğer faydalı kural: bir soru, bir sonraki etkinlikten önce gerçekçi bir şekilde verebileceğiniz bir karara uymuyorsa, onu çıkarın. Sakladığınız her ekstra soru, anketi tamamlayan her katılımcı için küçük bir bedeldir.
Anketi tamamlayanlara teşvik edici bir ödül sunmalı mıyım?
Teşvikler yanıt oranlarını artırabilir, ancak aynı zamanda sadece ödülü almak için acele eden kişilerden düşük kaliteli yanıtlar da çekebilir. Daha iyi bir yaklaşım, anketi teşvike gerek kalmayacak kadar kolay ve kısa hale getirmektir. Yanıt oranları hala düşükse, garantili bir ödül yerine acele etme teşvikini azaltan bir çekilişe katılım hakkı düşünün. En etkili teşvik, katılımcılara geri bildirimlerinin bir sonraki etkinliğin nasıl yürütüleceğini etkileyeceğini söylemektir: insanlar girdilerinin önemli olduğuna inandıklarında yanıt verirler.
Sonuçlarla ne yapmalıyım?
Öncelikle temel ölçütlerinizi hesaplayarak başlayın: genel memnuniyet puanı, NPS ve yıldan yıla takip ettiğiniz belirli puanlar. Ardından, temaları bulmak için açık uçlu yanıtları okuyun. Tek seferlik şikayetler yerine kalıplar arayın. Net bir tabloya sahip olduğunuzda, özeti paylaş Ekibinizle ve uygun durumlarda katılımcılarla iletişim kurun. Kısa bir "Bize söyledikleriniz ve değiştirdiklerimiz şunlardır" e-postası, geri bildirim döngüsünü tamamlar ve katılımcıların gelecekteki anketlere katılma olasılığını artırır. Ayrıca, her anketi bağımsız bir çalışma olarak ele almak yerine, zaman içinde ilerlemeyi ölçebilmeniz için etkinlikten etkinliğe aynı temel soruları takip etmenize yardımcı olur. Kıyaslama puanları, tek bir veri noktasının sağlayamayacağı bir bağlam sunar.
AhaSlides ile etkinlik sırasında geri bildirim toplama
Geri bildirim toplamanın en etkili zamanı, katılımcılar odadan ayrılmadan öncedir. AhaSlides, oturumu canlı slaytlarla kapatmanıza olanak tanır: nicel sorularınız için derecelendirme ölçekleri, odanın havasını yakalamak için bir kelime bulutu ve belirli öneriler için açık uçlu bir slayt; sonuçlar odanın yanıt vermesiyle ekranda görünür. Odada geri bildirim toplamak, yukarıda belirtilen %85-95'lik tamamlama oranlarına ulaşmanızı sağlar ve toplu geri bildirimin ekranda görünmesini izlemek, oturuma somut bir kapanış anı kazandırır.
Anketin tamamı için, AhaSlides Anketleri Yukarıdaki etkinlik sonrası anket sorularını, katılımcıların tek bir sayfada tamamlayıp bir kez göndereceği tek bir forma dönüştürün. Bunu kapanış oturumunuzun son slaydı olarak gösterin, ardından aynı anketi erken ayrılan katılımcılarla bir bağlantı veya QR kodu olarak paylaşın; herhangi bir cihazdan, hesap gerekmeden yanıt verebilirler.
kaynaklar
[1] SurveyMonkey. Bir anket ne kadar uzun olmalı? https://www.surveymonkey.com/curiosity/survey_completion_times/
[2] Explori. Etkinlik sonrası anketlerde iyi bir yanıt oranı nedir? https://www.explori.com/blog/what-is-a-good-post-event-survey-response-rate
[3] ASAE Merkezi. Etkinlik sonrası anket oluşturma ve paylaşma konusunda 5 en iyi uygulama. (Eylül 2024) https://www.asaecenter.org/resources/articles/an_plus/2024/09-september/5-best-practices-for-creating-and-sharing-post-event-surveys
